Guida sintetica Gestione Attività

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1 Guida sintetica Gestione Attività Sommario Creare le tipologie di Attività... 1 Registrare una attività... 2 Registrare più attività automaticamente... 3 Visualizzare la totalità delle Pianificazioni... 5 Stampare un Planning delle Attività... 5 Estrapolare una lista clienti anche in funzione alle attività... 5 La funzione di gestione attività consente: 1 creare un numero illimitato di tipologie di attività; 2 associare un numero illimitato di attività per ogni cliente e/o per ogni mandante; 3 estrapolare la lista personalizzata di clienti / mandanti relativi ad una determinata attività; La tipologia di attività potrebbe essere: visita, degustazione, ricorrenza, evento, telefonata, dimostrazione, ecc.; La lista di estrapolazione avviene con il sistema di ricerca avanzata spiegato nella guida sintetica gestione clienti, quindi oltre al tipo di attività interessata è possibile impostare una notevole quantità di filtri, in base a ciascuna delle informazioni memorizzate nell anagrafica (provincia, zona, località, esito, data attività, prodotti ordinati, ecc ). Questo modulo unito all invio di circolari automatizzato e alla gestione documentale rendono il software un potente CRM indispensabile sia a chi ha delle trattative complicate, sia a chi vuole creare una gestione efficace della comunicazione pre e post vendita verso clienti e/o mandanti. Creare le tipologie di Attività Dalla Scheda Clienti, menù laterale di sinistra, selezionare tipi di attività, oppure dal menù principale file tabelle, tipo di attività. Aggiungi permette di aggiungere un nuovo tipo di attività; Modifica permette di modificare il tipo di attività sulla quale si è posizionato il cursore; Elimina permette di eliminare il tipo di attività selezionato. Exit chiude la videata e torna alla maschera precedente. 1

2 Registrare una attività La registrazione di una attività relativa ad una mandante o ad un cliente, si effettua dalle rispettive anagrafiche tramite il pulsante Attività: Accedendo alla seguente maschera: Figura 1 In questa videata, vengono visualizzate le totalità delle attività relative alla scheda corrente. In basso è possibile filtrare le informazioni visualizzate e più precisamente: Partendo da sinistra verso destra; 2

3 1 visualizzare solo le attività svolte, solo quelle da svolgere o entrambe; 2 filtrare in base ad una o più informazioni (per esempio si potrebbe filtrare le sole attività svolte da un agente, oppure le sole attività di un determinato tipo ; 3 filtrare in base al periodo, anno, mese o arco temporale personalizzato. Aggiungi permette di aggiungere una nuova attività, mentre elimina, consente di eliminare l attività selezionata. Quando si aggiunge una nuova attività si apre la seguente maschera: 1 Data, Ora e Cliente vengono proposti automaticamente; 2 Attività, permette di selezionare il tipo di attività che si sta registrando; 3 Agente, permette di indicare la persona che sta registrando o alla quale è associate tale attività; 4 Priorità è il livello di importanza dell attività (1,2 10); 5 Note un testo descrittivo dell attività; 6 Costo è un valore numerico che può indicare il costo per gestire tale attività o il guadagno che ha prodotto o il tempo che è stato impiegato per gestirla. 7 Da svolgere permette di differenziare le attività che si dovranno svolgere da quelle svolte. In basso, sono disponibili altre funzioni e più precisamente: Operazioni Ripetitive consente di inserire automaticamente attività ripetitive sul cliente. E sufficiente indicare il periodo nel quale si deve ripetere l attività, l agente al quale associarla, il tipo di attività e ogni quanti giorni va ripetuta. Molto comodo per esempio se occorre pianificare visite periodiche sul cliente.. Pianificazione appuntamenti vedi registrare più attività automaticamente. Stampa consente di effettuare un report (giornaliero, settimanale, mensile o annuale) o delle semplici etichette, personalizzando le informazioni da inserire nel planning. Registrare più attività automaticamente Questa funzione, consente di registrare automaticamente più attività su diversi clienti in automatico. Accessibile dalla scheda clienti tramite il seguente pulsante, 3

4 videata:, da accesso alla seguente Aggiungi - permette di aggiungere una nuova pianificazione di attività su un gruppo di clienti; Modifica consente di modificare i dati generali di una pianificazione precedentemente inserita; Elimina consente di eliminare la pianificazione selezionata; Dettaglio permette di entrare nel dettaglio della pianificazione e definire il gruppo dei clienti ai quali va applicata, il tipo di attività e altre informazioni. Tramite Dettaglio, si entra nella stessa videata di figura 1; la prima cosa da fare a questo punto è quella di indicare quali sono i clienti ai quali si desidera applicare tale attività; per fare questa operazione, si utilizza il pulsante Importa lista (posizionato sotto aggiungi); Con importa lista ( spiegato nella ricerca avanzata della gestione clienti), si accede al potente strumento di ricerca avanzata che consente di creare delle liste personalizzate. Ora tramite la funzione Pianificazione appuntamenti, si accede alla seguente videata: Imposta ora e data permette di definire il giorno e l ora di partenza della pianificazione; con incremento di consente di definire ogni quanto (minuti, ore, ecc ) va pianificata l attività successiva; imposta tipo attività definisce il tipo di attività (visita, telefonata, ect ); imposta agente definisce la persona da associare a quella attività; 4

5 impostato anche la priorità e il costo, non rimane altro che definire lo stato (cioè se è un attività da svolgere o svolta) e quindi applicare la pianificazione a tutti i clienti selezionati; se si desidera applicarla a tutti i clienti è sufficiente non selezionarne nessuno. Se ci fosse stata la necessità di filtrare uno o più clienti della lista importata, era possibile utilizzare la funzione visualizzazione e selezione, spiegata al paragrafo precedente. Visualizzare la totalità delle Pianificazioni Sempre dalla scheda cliente, con il pulsante Pianifica, selezionare Tutte le pianificazioni e quindi premere il pulsante dettaglio pianificazione. Stampare un Planning delle Attività Per Stampare il planning delle attività, utilizzare la funzione stampa spiegata in precedenza, accessibile dalla videata delle attività. Estrapolare una lista clienti anche in funzione alle attività Utilizzare la funzione ricerca avanzata spiegata nella guide sintetica gestione clienti. 5