Istruzioni per gli utenti di una contabilità salariale certificata Swissdec

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1 Istruzioni per gli utenti di una contabilità salariale certificata Swissdec La contabilità salariale certificata Swissdec permette di effettuare la notifica dei dati salariali in modo semplice e rapido. Segua queste istruzioni che presentano tutti i passi da eseguire. Nelle due colonna a destra è indicato chi o cosa è interessato dal passo: lei come utente o il programma di contabilità salariale (sistema ). Preparativi Da eseguire da Utente 1. Registrazione dei dati di base Prima della trasmissione elettronica è necessario registrare nella contabilità salariale i dati del destinatario. Dove può trovare i dati del destinatario? AVS/AD Cassa di compensazione CAF Cassa di compensazione assegni familiari Dati necessari N. cassa di compensazione, n. membro Dove reperirli I numeri delle casse di compensazione sono disponibili sul sito I numeri di membri sono disponibili nei conteggi. LAINF LAINFC IGM LPP Dati necessari Dove reperirli Assicurazione contro gli infortuni Assicurazione complementare contro gli infortuni LAINF Assicurazione indennità giornaliera di malattia Previdenza professionale Numero dell'assicurazione, nome e indirizzo della compagnia, numero del cliente e numero del contratto. Ai clienti è fornito dalle compagnie un profilo assicurativo secondo lo standard salari CH (ELM), che contiene i dati del destinatario. UST Dati necessari Dove reperirli Ufficio federale di statistica Per l UST non è necessario registrare dati nei destinatari. Per la registrazione, utilizzare le spiegazioni contenute nel questionario per la rilevazione della struttura dei salari. Su > rilevazione della struttura dei salari. AF Certificato di salario a. Certificato di salario Dati necessari Per le amministrazioni fiscali non è necessario registrare alcun parametro. Per la corretta registrazione dei dati e la produzione dei Certificati di salario è necessario il vostro regolamento spese, se del caso, le indicazioni concernenti i diritti di partecipazione dei dipendenti. Come reperirli Nella sua documentazione b. Imposta alla fonte Dati necessari I numeri di conteggio (numeri di controllo) dei cantoni con i quali l imposta deve essere conteggiata. Con ELM, il conteggio avviene direttamente ogni cantone. Le aziende che sinora hanno effettuato i conteggi esclusivamente con il proprio cantone ove risiedono, devono registrare i numeri di conteggio per i cantoni aggiuntivi. Dove reperirli Presso le relative amministrazioni (telefono, mail). Aggiornato il: / 22

2 Esempio di un profilo assicurativo Da eseguire da Esempio di un profilo assicurativo contenente i dati richiesti Premessa per un conteggio corretto da parte dell'assicuratore è la registrazione corretta dei "salari da e massimi" la registrazione completa dei gruppi di persone e delle categorie la registrazione corretta del codice assicurativo per tutte le persone. Aggiornato il: / 22

3 Trasmissione Da eseguire da 2. Non è necessario un login iniziale e un preavviso per trasmettere i dati salariali via Swissdec. 3. L'indirizzo Internet (URL) del distributore Swissdec è di regola inserito nel programma dal produttore della contabilità salariale. 4. I destinatari dei dati salariali possono essere selezionati nella contabilità salariale. Esempio tratto da una contabilità salariale (LAINF, LAINC, IGM, certificato di salario e rilevazione della struttura dei salari UST)): 5. Cliccare su «Invia» per avviare la trasmissione dei dati. 6. I dati da trasmettere sono trasformati in un formato standardizzato, chiamato XML, e dotati di una firma digitale. 7. È verificata la raggiungibilità del distributore. Il distributore è gestito dalla Swisscom e ha unicamente la funzione di distribuire i dati salariali senza memorizzarli. La procedura soddisfa i requisiti rigorosi della protezione dei dati ed è dotata del sigillo di qualità per la tutela dei dati GoodPriv@cy. 8. Se il distributore è pronto a ricevere i dati, essi sono trasmessi in forma criptata. 9. Il distributore invia i dati ai destinatari da lei definiti rispettando gli obblighi della protezione dei dati. In tal modo si garantisce che ogni destinatario riceva unicamente i dati a lui destinati. 10. La ricezione dei dati da parte del destinatario è confermata e riceve elettronicamente un login e una password che le permettono di accedere direttamente al sistema del destinatario dei dati. 11. Dopo il login nel sistema del destinatario dei dati ha la possibilità di completare e liberare i dati in modo definitivo. Il lavoro è così terminato. Aggiornato il: / 22

4 Esempi di sistemi destinatari di dati Da eseguire da AVS / AD / CAF Login Verifica di un membro Notifiche del salario ricevuto Riassunto delle somme dei salari notficate Aggiornato il: / 22

5 AVS Entrata / Uscita Entrata/Uscita: preparazione dati Entrata/Uscita: verifica e trasmissione dei dati preparati Entrata/Uscita: conferma della cassa di compensazione Aggiornato il: / 22

6 AVS Entrata / Uscita Entrata/Uscita: preparazione dati Alcune casse di compensazione non sono ancora in grado di elaborare la consegna dei dati tramite il distributore. La trasmissione può allora avvenire mediante il PartnerWeb della cassa di compensazione. Con questa soluzione, lei provvederà a trasmettere il file ELM, creato con il suo programma salariale, alla cassa di compensazione, mediante upload del file. Seguirà un processo di plausibilità dei dati e, dopo l avvenuta trasmissione, le verrà recapitata una ricevuta. Aggiornato il: / 22

7 LAINF Login Riassunto Aggiornato il: / 22

8 Integrazioni Aggiornato il: / 22

9 Liberazione Aggiornato il: / 22

10 LAINF Conferma Stampa e salvataggio della dichiarazione del salario Aggiornato il: / 22

11 LAINFC Login Riassunto Integrazioni Ricevuta Aggiornato il: / 22

12 IGM Login Riassunto Integrazioni Aggiornato il: / 22

13 IGM Ricevuta Da eseguire da LPP Presincronizzazione: preparazioni dati Presincronizzazione: verifica e trasmissione dei dati Da eseguire da Aggiornato il: / 22

14 LPP Presincronizzazione: notifica di risposta dell'assicuratore LPP Notifica del salario: preparazione dati Notifica del salario: login Aggiornato il: / 22

15 LPP Notifica del salario: notifica complessiva dei dati trasmessi Notifica del salario: Integrazioni Aggiornato il: / 22

16 LPP Notifica del salario: ricevuta Notifica del salario: notifica di ritorno dell'assicuratore LPP Mutazione: preparazione dati Aggiornato il: / 22

17 LPP Mutazione: verifica e trasmissione dei dati Mutazione: notifica dell'assicuratore LPP Aggiornato il: / 22

18 UST Login Riassunto Integrazioni Liberazione Aggiornato il: / 22

19 Amministrazioni fiscali Certificato di salario Selezionando le amministrazioni fiscali come destinatari (cfr. 4.2: selezione destinatari dati salariali), tutti i cantoni giuridicamente obbligati alla dichiarazione dei salari riceveranno i dati relativi al certificato di salario. Non è possibile aggiungere integrazioni e non c é liberazione dei dati. Se in seguito si riscontra un errore, è necessario preparare e spedire una rettifica (correzione dell avviso precedente). All interno della ricevuta elettronica, è contenuto il numero dei certificati di salario trasmessi per cantone: Amministrazione fiscali: imposta alla fonte Il conteggio dell'imposta alla fonte è effettuato mensilmente. Selezionando i cantoni di destinazione dell'imposta alla fonte, questi ricevono il conteggio del mese attuale. Non è possibile apportare delle aggiunte e viene a cadere la liberazione dei dati. Sulla quietanza elettronica del conteggio figurano le seguenti informazioni: totale dei salari soggetti all'imposta alla fonte, gli importi dell'imposta alla fonte e le commissioni del mese attuale totale dei salari soggetti all'imposta alla fonte, gli importi dell'imposta alla fonte e le commissioni per ogni mese corretto il totale cumulato dei salari soggetti a imposta alla fonte, gli importi dell'imposta alla fonte e le commissioni. Aggiornato il: / 22

20 Nessun accesso ad Internet Cosa succede se non ho alcun accesso a internet sul computer? Posso trasmettere comunque i dati? Sì. In questo caso è possibile applicare per la trasmissione la procedura Export/Import (EIV). Prepari i dati normalmente all interno del suo programma salariale, selezioni la procedura EIV e salvi i dati da trasmettere su un supporto informatico es. un CD o una chiavetta USB. Su un computer connesso a internet, selezioni l indirizzo del distributore ( e selezioni dal suo supporto il file da inviare. La trasmissione avviene in modo crittografato e il distributore smista i dati automaticamente. Le verrà recapitata una ricevuta, con la quale potrà effettuare il login nel sistema del destinatario e autorizzare i dati. Per evitare problemi con tale procedura, è importante che sul computer utilizzato non restino dati visualizzabili da terzi. La trasmissione diretta dal programma salariale è, in questo senso, la soluzione più semplice e veloce. Il conteggio dell imposta alla fonte e gli avvisi di entrata/uscita per la cassa di compensazione non possono essere trasmessi mediante questo processo. Entrata Preparazione Aggiornato il: / 22

21 Selezione del file XML e invio Salvare la risposta Aggiornato il: / 22

22 Liberazione dei dati Liberazione dati eseguita con successo Aggiornato il: / 22