DEL SIP PER LA TIPOLOGIA DOCUMENTARIA CONVENZIONE. [versione 1] Estratto da LINEE GUIDA PER LA REALIZZAZIONE DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO (SIP)
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1 SCHEDA DESCRITTIVA DEL P PER LA TIPOLOGIA DOCUMENTARIA CONVENZIONE [versione 1] Estratto da LINEE GUIDA PER LA REALIZZAZIONE DEI PACCHETTI DI VERSAMENTO (P) EMISONE DEL DOCUMENTO Codice Documento InnovaPuglia_SchedaPConvenzione Versione 1 Data 15/01/2018 Livello di classificazione Pubblicato Azione Nominativo Funzione Redazione Approvazione Maria Paola Marzocca Pietro Romanazzi Responsabile della funzione archivistica di conservazione di Responsabile sviluppo e manutenzione del sistema di conservazione Emissione Gaetano Campi Responsabile del servizio di conservazione di
2 Il presente documento è rilasciato sotto la licenza Attribuzione-Non commerciale delle Creative Commons [2]
3
4 Storia delle modifiche apportate al Documento VERONE Variazioni Data 1 Prima emissione 15/01/2018 [4]
5 Indice Documenti di riferimento Descrizione della tipologia documentaria Composizione dell Unità documentaria Metadati Metadati di identificazione Metadati di profilo archivistico Metadati di profilo generali Metadati di profilo dell unità documentaria Metadati di profilo del documento Gestione metadati specifici strutturati e/o multipli Ulteriori metadati Gestione dei collegamenti tra Unità documentarie [5]
6 Documenti di riferimento Titolo e nome file Manuale del Sistema di Conservazione Schema generale di Disciplinare tecnico Specifiche tecniche dei servizi di versamento Indirizzo pubblicazione nella sezione Servizi/Conservazione nella sezione Servizi/Conservazione nella sezione Servizi/Conservazione [6]
7 CONVENZIONE 1. Descrizione della tipologia documentaria Il presente documento si riferisce alla tipologia documentaria CONVENZIONE, quale accordo stipulato tra Ente Produttore ed InnovaPuglia per l attivazione del Servizio di conservazione dei documenti informatici. 2. Composizione dell Unità documentaria Elemento dell unità documentaria Tipo documento Descrizione Informazioni sul documento (firme, formati, riferimenti temporali) Documento principale CONVENZIONE Documento che obbliga le parti a rispettare impegni comunemente presi. Formati: PDF, PDF.P7M Firmato: Riferimento temporale: data di registrazione di protocollo, data di invio/ricezione PEC Allegato GENERICO Eventuali documenti allegati alla convenzione Formati: PDF, PDF.P7M Firmato: Riferimento temporale: data di registrazione di protocollo, data di invio/ricezione PEC Annotazione SEGNATURA ENTE PRODUTTORE Segnatura di protocollo del documento sottoscritto per accettazione dall Ente produttore e trasmesso ad InnovaPuglia Formato: XML Firme: Riferimento temporale: [7]
8 3. Metadati Le tabelle seguenti contengono i set di metadati da utilizzare la produzione dell Indice P da inviare in conservazione. In ogni tabella sono previste le seguenti informazioni: Denominazione: identifica la denominazione del metadato (tag) nell Indice P; Valore/Formato: indica il formato in cui deve essere espresso il metadato o i valori che può assumere. Per i campi che prevedono un formato di tipo data si fa riferimento allo standard ISO La lunghezza massima dei campi di tipo stringa è di 4096 caratteri per i metadati di profilo specifici, mentre per gli altri si rimanda alle Specifiche tecniche del servizio di versamento. Nel caso in cui sia individuato un valore predefinito da InnovaPuglia, questo è indicato in maiuscolo tra doppi apici; Descrizione: fornisce informazioni aggiuntive sul tag e indicazioni in merito alla compilazione dello stesso; Obblig.: sta a indicare l obbligatorietà, indicata con un in grassetto quando è assoluta (in mancanza del dato il versamento potrebbe non andare a buon fine), un in testo normale quando è relativa (ovvero è consigliabile compilare il metadato, ma una sua eventuale assenza non pregiudica il versamento) e con quando è facoltativa Metadati di identificazione Ambiente SACPUGLIA Identificazione del Conservatore Ente (definita da InnovaPuglia) Denominazione del Produttore o del Versatore Struttura (definita da InnovaPuglia) Denominazione della Struttura versante. Se disponibile è utilizzato il codice dell AOO registrato all IPA UserID (definita da InnovaPuglia) Identificativo del Sistema versante [8]
9 Numero Numero o codice identificativo dell Unità documentaria. Deve essere univoco nel TipoRegistro Anno Anno (AAAA) Anno di produzione del documento TipoRegistro (da concordare con InnovaPuglia, in caratteri maiuscoli) Denominazione o codice del Registro, Repertorio o altro in cui è registrata l Unità documentaria TipologiaUnitaDocumentaria CONVENZIONE Denominazione della Tipologia di unità documentaria [9]
10 3.2. Metadati di profilo archivistico DEMINAZIONE DESCRIZIONE OBBL In questo tag vanno indicate le informazioni relative alla Classifica principale, al Fascicolo principale e all eventuale Sottofascicolo cui appartiene l Unità documentaria. È possibile valorizzare solo la Classifica e non i campi descrittivi del Fascicolo nel caso l Unità documentaria sia stata solo classificata e non fascicolata. Fascicolo principale Fascicolo secondario Le informazioni richieste sono relative alla sintassi con cui vengono valorizzate le informazioni relative al fascicolo principale: Classifica Identificativo fascicolo Identificativo sottofascicolo In questo tag vanno indicate le informazioni relative alle eventuali Classifiche secondarie, Fascicoli e Sottofascicoli secondari in cui sia stata classificata o fascicolata l Unità documentaria. Valgono le stesse considerazione effettuate per il fascicolo principale Metadati di profilo generali Metadati di profilo dell unità documentaria Oggetto Oggetto della registrazione di protocollo Data Data (AAAA-MM-GG) Data di registrazione di protocollo Metadati di profilo del documento [10]
11 TipoDocumento Assume i valori indicati nella colonna Tipo Documento nella tabella del paragrafo 2 Denominazione del tipo di documento Autore Autore del documento. Descrizione Descrizione del documento 3.4. Metadati di profilo specifici dell Unità documentaria Come precisato sopra, i metadati contrassegnati da un in grassetto nel campo Obbligatorietà, sono da intendersi come obbligatori, quelli con il non in grassetto sono obbligatori qualora disponibili. In ogni caso è possibile concordare caso per caso obbligatorietà anche diverse da quelle esemplificate in tabella, più o meno restrittive, oltre a eventuali ulteriori metadati. FORMA PUBBLICA AMMINISTRATI VA FormaConvenzione SCRITTURA PRIVATA Forma che assume la convenzione SCRITTURA PRIVATA AUTENTICATA NaturaConvenzione È la natura della convenzione (Es. Erogazione del Servizio) EnteProduttore Denominazione dell Ente Produttore che stipula la convenzione [11]
12 SoggettoConservatore Denominazione del Soggetto conservatore che stipula la convenzione DataStipula Data (AAAA-MM-GG) È la data di stipula della convenzione LuogoStipula Luogo di stipula della convenzione Nominativo dei firmatari della convenzione Per ogni firmatario deve essere indicato: Firmatari strutturata e/o multipla Nominativo Ente di appartenenza Funzione CF/PIVA LivelloClassificazioneInfor mazioni PUBBLICO CONTROLLATO CONFIDENZIALE Indica il livello di classificazione attribuita alle informazioni al fine di determinarne il livello di protezione. Codice identificativo dell Ente Produttore. Nel caso in cui CodiceProduttore l Ente sia una pubblica amministrazione, il metadato sarà valorizzato con il codice ipa. [12]
13 Codice identificativo dell area CodiceAOOProduttore organizzativa omogenea dell Ente produttore. Codice identificativo del CodiceRegistroProduttore registro dell Ente produttore che riporta la registrazione del documento. DataProtocolloProduttore Data (AAAA-MM-GG) Data in cui l Ente produttore ha protocollato il documento. ProgressivoProtocolloProd uttore Numero della registrazione di protocollo operata dall Ente produttore. Nel caso in cui l Ente sia una pubblica amministrazione, il metadato sarà valorizzato secondo il formato specificato all art. 57 del DPR 445/2000. ModalitàTrasmissione Modalità di trasmissione del documento. Note Eventuali note od osservazioni [13]
14 CodiceConservatore Codice identificativo del soggetto conservatore. Nel caso di iscrizione all Indice delle Pubbliche Amministrazioni, il metadato sarà valorizzato con il codice ipa. Codice identificativo dell area CodiceAOOConservatore organizzativa omogenea del Soggetto conservatore. Codice identificativo del CodiceRegistroConservato re registro del soggetto conservatore che riporta la registrazione del documento DataProtocolloConservato re Data (AAAA-MM-GG) Data della registrazione di protocollo operata dal Soggetto conservatore ProgressivoProtocolloCons ervatore Numero della registrazione di protocollo operata dal soggetto conservatore. RegistrazioneTipo Indicazione del tipo di un eventuale ulteriore registrazione in altro registro/repertorio oltre a quello di protocollo RegistrazioneAnno Anno (AAAA) Indicazione dell anno di un eventuale ulteriore registrazione in altro registro/repertorio oltre a quello di protocollo [14]
15 RegistrazioneNumero Numero intero Indicazione del numero di un eventuale ulteriore registrazione in altro registro/repertorio oltre a quello di protocollo RegistrazioneData Data (AAAA-MM-GG) Indicazione della data di un eventuale ulteriore registrazione in altro registro/repertorio oltre a quello di protocollo 3.5. Gestione metadati specifici strutturati e/o multipli Per gestire metadati specifici strutturati o multipli, si propongono le seguenti soluzioni (in ordine di preferenza): 1. inserire tale metadato come element indentato codificando i caratteri "<", ">" e "&" ( in modo che venga interpretato come semplice stringa. Ad esempio il metadato specifico strutturato e multiplo <contraenti> verrà valorizzato nel modo seguente: <contraenti> <contraente> <nome>paolo Rossi</nome> <cf>cppmrzxxxxx</cf> </contraente><contraente> <nome>michele Bianchi</nome> <cf>csgcrsxxxxx</cf> </contraente> </contraenti> In questo caso la visualizzazione del valore dell'attributo nel sistema di conservazione risulta perfettamente leggibile (nell'interfaccia web il valore < viene automaticamente visualizzato con "<"). Non si perde la semantica del dato, che potrà essere trattato in maniera automatica. [15]
16 2. usare dei campi stringa in cui concatenare i diversi valori, con marcatori di separazione. I separatori usati comunemente sono: la virgola "," (mutuando lo standard csv) come separatore di campo e il punto e virgola ; come separatore di record il circonflesso "^" (utilizzato in particolare nello standard DICOM) come separatore di campo ed il doppio circonflesso "^^" come separatori di record. Con questa soluzione si riesce a rappresentare solo dati in forma tabellare, di cui si perde la semantica. [16]
17 4. Ulteriori metadati 4.1 Gestione dei collegamenti tra Unità documentarie In questo paragrafo sono riportati i metadati per la gestione dei collegamenti tra unità documentarie, in alternativa o in associazione alla valorizzazione dei relativi metadati specifici o qualora i relativi documenti non siano versati come allegati o annessi, ma come tipologie di unità documentaria a parte. Numero Numero o codice identificativo dell Unità documentaria da collegare ChiaveCollegamento Anno Anno (AAAA) Anno di produzione del documento Codice del Registro, Repertorio o altro in TipoRegistro cui è registrata l Unità documentaria da collegare DescrizioneCollegame nto Descrizione del collegamento (ad esempio, in caso il Collegamento si riferisca a una catena documentale, potrebbe essere valorizzato con Precedente o Successivo o Catena documentale). [17]
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