Manuale operativo Fornitore. Dicembre 2013

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1 Manuale operativo Fornitore Dicembre 2013

2 Introduzione COMER INDUSTRIES ha deciso di dotarsi di un Portale online volto ad efficientare e migliorare i propri processi di acquisto e di interazione con fornitori e partner: Tale strumento consentirà, ai Fornitori che vi si registreranno, di: Comunicare con COMER in modo veloce e strutturato tramite un canale dedicato Ampliare l'ambito della propria collaborazione, evidenziando i servizi offerti e le categorie merceologiche proposte Mantenere aggiornate le informazioni qualificanti (certificazioni, referenze etc.), che possono rappresentare punti di forza rispetto ai competitors Massimizzare la possibilità di essere coinvolto da COMER in attività negoziali Rispondere alle richieste di offerta in modo rapido ed efficiente. All interno di tale contesto è stato istituito un Albo Fornitori telematico per la qualificazione di fornitori e partner, che verranno invitati agli eventi negoziali. Il presente documento contiene le istruzioni di dettaglio per il supporto alla compilazione dei dati per il processo di qualifica all interno dell albo fornitori e di coinvolgimento negli eventi negoziali.

3 Indice Processo di Inserimento nell Albo Fornitori 1. Registrazione 2. Classificazione 3. Compilazione dei questionari La Richiesta di Offerta (RDO) 1. Configurazione 2. Allegati 3. Risposta 4. Messaggi

4 Processo di Inserimento nell Albo Fornitori FASI DESCRIZIONE 1. REGISTRAZIONE SUL PORTALE Il Fornitore si registra sul Portale di COMER INDUSTRIES inserendo i dati anagrafici della sua azienda attraverso la compilazione del modulo di registrazione. 2. CLASSIFICAZIONE Nella sezione Profilo Utente e Organizzazione, il fornitore accede all albero merceologico di COMER INDUSTRIES sul quale è possibile classificarsi selezionando le categorie di competenza 3. COMPILAZIONE DEI QUESTIONARI Il fornitore compila il Questionario di Qualifica inserendo i dati e i documenti richiesti.

5 1. Registrazione 1/3 Accedere al Portale «Comer Industries Sourcing Area» dall indirizzo e cliccare su Non sei ancora registrato all interno dell apposito menu di Login.

6 1. Registrazione 2/3 Prendere visione dei 5 documenti contrattuali «Condizioni generali di Partecipazione», «Regolamento di Partecipazione», «Informativa Privacy», «Non Disclosure Agreement» e «Codice Etico» e accettarne i contenuti.

7 1. Registrazione 3/3 Compilare il form di registrazione inserendo le informazioni relative all anagrafica dell azienda e al referente. I campi caratterizzati da un asterisco rosso sono campi obbligatori. Al termine della fase di registrazione l utente riceverà all indirizzo mail indicato una comunicazione che contiene i codici (user e password) per accedere al Portale nella sua area riservata.

8 2. Classificazione 1/2 Per potersi candidare sulle singole categorie accedere all area relativa alla «Classificazione» all interno del «Profilo Utente e Organizzazione». Per visualizzare l elenco delle categorie merceologiche disponibili cliccare su Aggiungi categoria.

9 2. Classificazione 2/2 Selezionare le categorie di interesse espandendo i livelli desiderati o cliccare sul tasto Espandi tutto per visualizzare tutte le sottocategorie oppure utilizzare il motore di ricerca in alto nel monitor. Selezionare la categoria o le categorie di interesse marcando il quadratino corrispondente e, una volta completate le selezioni, cliccare su Seleziona.

10 3. Compilazione dei questionari 1/2 Una volta selezionate le categorie merceologiche di interesse il sistema propone un questionario di qualifica all interno del quale il fornitore dovrà compilare le informazioni e i documenti richiesti. I campi caratterizzati da un asterisco rosso sono campi obbligatori. Durante l operazione d inserimento dati, ricordarsi di «salvare» le informazioni.

11 3. Compilazione dei questionari 2/2 Il fornitore ha la possibilità di verificare e aggiornare, se necessario, la propria classificazione e i relativi questionari all interno dell area «Profilo Utente e Organizzazione». 1 3 Cliccando sull icona presente nella colonna Stato Dati Categoria il fornitore ha la possibilità di visualizzare e, se necessario, modificare le informazioni inserite nel questionario. 2

12 La Richiesta di Offerta (RDO) Accedere al Portale «Comer Industries Sourcing Area» dall indirizzo inserendo Username e Password cliccando su «Accedi». 1 2 Accedere all area dedicata alle Richieste di Offerta (RDO) Selezionare la RDO alla quale si è stati invitati cliccando sulla riga corrispondente. 3

13 1. Configurazione All interno dell area di configurazione è possibile visualizzare le informazioni generali e temporali della RDO.

14 2. Allegati All interno dell area degli Allegati, il fornitore scarica la documentazione di gara inserita dall acquirente. Si può scegliere di scaricare in locale un documento alla volta (cliccando sulla riga corrispondente), oppure scaricare massivamente tutti i documenti allegati cliccando «Scarica Tutto».

15 3. Risposta 1/2 Una volta consultata la documentazione di gara, il fornitore accede all area di «Risposta» alla Richiesta di Offerta, cliccando su «Modifica Risposta» all interno di ogni busta presente (qualifica, tecnica, economica)

16 3. Risposta 2/2 Cliccando su «Modifica Risposta» il fornitore inserisce la sua risposta. Una volta compilati tutti i dati obbligatori richiesti cliccare su «Salva le Modifiche». Al termine della compilazione della propria risposta per tutte le buste presenti, cliccare su «Invia Modifiche» per inviare la risposta all acquirente.

17 4. Messaggi 1/3 All interno dei dettagli della RDO c è un area interna dedicata allo scambio di messaggi tra fornitore e acquirente. La stessa può essere utilizzata per inviare direttamente un messaggio inerente la gara all acquirente o per visualizzare i messaggi ricevuti.

18 4. Messaggi 2/3 Per inviare un messaggio all acquirente, cliccare su «Crea Messaggio», inserire il testo ed eventuali allegati e cliccare su «Invia Messaggio»

19 4. Messaggi 3/3 Per leggere un messaggio inviato dall acquirente, cliccare su «Messaggi Ricevuti» e selezionare il messaggio. Il fornitore può rispondere al messaggio ricevuto cliccando su «Rispondi» 2 1