Pianificazione monitoraggio e controllo: la tecnica al servizio del progetto

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1 Pillole l di Project Management Lunedì 21 febbraio c/o Relais Santa Croce Via Ghibellina, 87 a Firenze Pianificazione monitoraggio e controllo: la tecnica al servizio del progetto Dott. Ing. Luigi De Laura Ordine degli Ingegneri della Provincia di Firenze Commissione Program & Project Management 1

2 La commissione PPM Benvenuto Un caloroso benvenuto nel mondo dell arte di organizzare, coordinare e realizzare progetti e programmi complessi, attraverso la capacità di guidare persone con tecniche e strumenti specifici, verso un obiettivo univoco e condiviso 2

3 La commissione PPM La missione La Commissione PPM si pone lo scopo di sviluppare e diffondere conoscenze ed esperienze sul tema della gestione di attività complesse, mirando a diventare un centro di riferimento i per chi si occupa di Project Management nel campo della libera professione all interno delle organizzazioni 3

4 La commissione PPM La sfida Nella convinzione che solo con uno scambio effettivo esperienze econladiffusione di competenze, si possa esprimere al meglio l innovazionei delle conoscenze e delle capacità nel project management di 4

5 La commissione PPM Le attività Analisi Formazione Informazione Networking 5

6 La commissione PPM Le attività Analisi dare vita a specifici Gruppi di Lavoro pubblicare i risultati attraverso i vari canali di comunicazione già utilizzati dall Ordine realizzare un osservatorio permanente sullo stato dell arte del PM italiano 6

7 La commissione PPM Le attività Formazione favorire formazione e sviluppo professionale degli iscritti organizzare meeting e forum a carattere territoriale, i nazionale ed internazionale promuovere eventi ed iniziative volte ad accrescere la cultura nella disciplina del PM 7

8 La commissione PPM Le attività Informazione informare gli iscritti su tutte le iniziative di interesse professionale e culturale nel campo del PM 8

9 La commissione PPM Le attività Networking creare un network tra gli associati per scambiare esperienze e conoscenze accrescere la partecipazione degli iscritti alla vita dell Ordine collaborare con il mondo accademico, imprenditoriale e le più importanti associazioni italiane e straniere del settore PM 9

10 La commissione PPM Attività ed eventi ad oggi Nell ambito delle attività di formazione, informazione e networking Eventi organizzati : PMI Best Practice e certificazione PMP Sede dell Ordine degli Ingegneri Provincia di Firenze, 26/3/2009 Pianificazione e controllo dei progetti con Primavera Consiglio Regionale della Toscana, Firenze, 6/7/2009 CMMI Process Improvement Model Consiglio Regionale della Toscana, Firenze, 11/11/2009 Corso di Project Management orientato t alla certificazione i PMP Sede dell Ordine degli Ingegneri Provincia di Firenze, 25/9/ /11/2010 Il Project Management nella Pubblica Amministrazione: l esperienza dell Agenzia del Territorio Sala delle Miniature Palazzo Vecchio, Firenze, 27/10/

11 Pillole l di Project Management Pianificazione monitoraggio e controllo: la tecnica al servizio del progetto 11

12 Procedure di Pianificazione e Controllo dei Progetti e Monitoraggio Si basano su un sistema globale di gestione delle produzioni a commessa chiamato Earned Value Management System (EVMS), attualmente il miglior standard adottato dalle principali organizzazione operanti nel settore militare e dalle aziende leader in ambito civile Amministrazione Difesa Industria civile 1966 Us Air Force (1966) Department of Defence USA (1967) Swedish Defence (1982) DoD Australia (1989) DoD Canada (1990) DoD USA: approvazione EVMS (1999) NASA (1972) Department of Energy USA (1975) American National Standard Institute (ANSI/EIA):EVMS Standard #748 (1998) Boeing (1999) Rolls Royce, Northrop Grumman, Lockheed Martin Missile&Space, Forster Wheeler, Disneyland, Levi Strauss, Motorola, Delco Electronics, 12

13 Vista logica sulle procedure di Pianificazione e Controllo dei Progetti WBS di Sintesi Programmazione di CAP Le attività elementari che compongono il Cost Account CA, dove avviene l integrazione di scope, budget e schedule, sono i Work Package. 13

14 Vista logica sulle procedure di Pianificazione e Controllo dei Progetti Monitorig & Controlling Planning Initialing Closing Executing START INIZIALIZZAZIONE ORGANIZZAZIONE EXECUTION RIPIANIFICAZIONE PIANIFICAZIONE CONTROLLO CONSUNTIVAZIONE DOCUME ENT MANAGEMENT CHIUSURA COMPLETION 14

15 Vista logica sulle procedure di Pianificazione e Controllo dei Progetti Apertura del Programma: Commessa di vendita (da Direzione Mercati o BU). Commessa d investimento. Presa in carico da parte di Direzionei Programmi (PMO): Nomina del PM Inizializzazione Costituzione dell Account Team e Kick-Off del progetto. Organizzazione del Programma: WBS Work Breakdown Structure OBS Organization Breakdown Structure RAM Responsibility Assignment Matrix (matrice di dettaglio che lega ogni CA al suo Responsabile) CBS Cost Breakdown Structure SoW Statement of Work Risk Register Risk Assessment Organizzazione Approvazione e Apertura di Commessa. 15

16 Vista logica sulle procedure di Pianificazione e Controllo dei Progetti Pianificazione di dettaglio dei CA per ciascuna funzione. Programmazione costi e risorse dei CA per ciascuna funzione. Individuazione dei possibili rischi di progetto e allocazione delle contingency di copertura; risk assessment, contingency plan e finalizzazione del Risk Register. Pianificazione Verifica di congruenza tra tutti i piani sviluppati ed approvazione del Piano Operativo Iniziale. Consolidamento della Baseline di progetto e avvio attività. 16

17 Vista logica sulle procedure di Pianificazione e Controllo dei Progetti Aggiornamento dell avanzamento economico e chiusura dei consuntivi relativi al mese da consuntivare. Aggiornamento dell avanzamento fisico dei CA secondo le caretteristiche dell attività (units complete, milestone, 50/50, 0/100, level of effort). Consuntivazione Se le attività del CA sono terminate si passa alla chiusura, altrimenti si controlla e ripianifica l attività. Il PM calcola l Earned Value del CA, CPI e SPI e provvede a ripianificare le attività. I responsabili di CA ripianificano le attività del proprio reticolo ed aggiornano i Remaining Costs. Controllo Il PM consolida le ripianificazioni dei CA, valuta eventuali problemi nel piano d azione e propone all Account Team le azioni correttive, le aree di miglioramento e le soluzioni. 17

18 Vista logica sulle procedure di Pianificazione e Controllo dei Progetti IL PM verifica se si sono verificati dei rischi previsti o imprevisti o se debba essere modificato il Risk Register in termini di probabilità d accadimento, stanziamento di contingency, mileston previste Esame piano operativo corrente. IL PM (e l Account Team) in Program Review ha l obiettivo di: Determinare le cause dell eventuali varianze. Valutare gli impatti delle varianze sugli obiettivi di tempo e costo del programma. Analizzare le azioni correttive già in atto. Definire le ulteriori azioni correttive possibili. Ripianificazione Eventuale riaggiornamento target e pianificazioni; consolidamento piano operativo corrente. Nel caso siano necessarie modifiche straordinarie del piano operativo iniziale, il PM chiede autorizzazione al Finance Controller per modifiche dell apertura di commessa o al cliente per una variazione di delivery. 18

19 Vista logica sulle procedure di Pianificazione e Controllo dei Progetti Archiviazione mensile della documentazione di Progetto: documentazione relativa alla apertura di commessa, SoW, le W/O/CBS relative ai piani di sintesi, Risk register, WBS di dettaglio, il Piano Operativo Iniziale, baseline congelata, report di consuntivazione, i report di controllo, PMP review, Piano Operativo Aggiornato, report extra-costi, azioni correttive, movimentazione contingency, rapporto risultati, riepilogo scostamenti, proposte di miglioramento. Document management Chiusura delle attività dei CA da parte del responsabile e successiva chiusura da parte del Financiali Controller. Chiusura del Progetto e stesura della relazione tecnica di chiusura con il rapporto dei risultati, del riepilogo degli scostamenti, ti della situazione i delle contingency e delle proposte di miglioramento. Chiusura 19

20 Vista logica sulle procedure di Pianificazione e Controllo dei Progetti 20