LINEE GUIDA GENERALI ENEA. Disciplina di utilizzo delle autovetture di servizio e di rappresentanza ai sensi del DPCM 3/8/2011 e del DPCM 12/1/2012

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1 LINEE GUIDA GENERALI ENEA Disciplina di utilizzo delle autovetture di servizio e di rappresentanza ai sensi del DPCM 3/8/2011 e del DPCM 12/1/2012 1

2 Le presenti linee guida sono state predisposte dalla Direzione Centro Casaccia, su indicazioni ricevute con la disposizione 596/COMM del 26/11/2012, al fine di individuare principi generali applicabili per tutto il Parco Auto ENEA e conformi alle indicazioni contenute nel DPCM 3 agosto 2011 e sue modifiche ed integrazioni operate con il DPCM del 12 gennaio Nel rispetto delle presenti linee guida generali, ciascun Centro ENEA predisporrà specifiche discipline per tener conto di peculiari esigenze locali. 1 - Definizioni Il parco auto si compone di autovetture di servizio distinte, secondo le definizioni contenute nella Direttiva n.6/2011 della Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento della Funzione Pubblica, in: a) auto di rappresentanza (auto blu) - autovetture che con provvedimento amministrativo sono attribuite in uso non esclusivo ai soggetti di cui all art. 2 comma 2 lettera e) del DPCM 3/8/2011. Con la disposizione commissariale 539/COMM del 26/11/2012, è stata autorizzata l assegnazione di questa tipologia di auto al legale rappresentante dell Agenzia; b) auto di servizio (auto grigie) operative in uso condiviso, alcune operanti con autista - insieme dei veicoli di proprietà e/o detenuti ad altro titolo, destinati alle generali esigenze di mobilità dell Agenzia. Oltre ai suddetti autoveicoli, l Agenzia dispone di automezzi di servizio (autovetture, autocarri, furgoni, mezzi d opera etc.) destinati a specifiche funzioni inerenti le attività delle Unità Operative (campagne di misura, rilievi in campo, operazioni su impianti di ricerca, etc) e i Servizi di Centro e Radio Protezione, tipicamente attività connesse con esigenze di emergenza e sicurezza dei Centri (Primo intervento, Security, Prevenzione e Protezione, Pronto intervento e manutenzione impianti, Medicina, Squadre Radiometriche). Gli automezzi speciali, dotati di specifiche attrezzature, vengono assegnati in via esclusiva alle Unità e ai Servizi indicati, al pari delle autovetture necessarie all espletamento dei servizi indicati, qualora ne sussistano motivate necessità, da definirsi nelle discipline da redigersi in ogni Centro. Saranno invece, in linea di principio, assegnabili ad un uso condiviso tutte le altre autovetture, comprese quelle utilizzabili in difficili condizioni di percorribilità (tipicamente i veicoli 4x4 adibiti al trasporto di persone), non dedicate a funzioni speciali e non specificatamente attrezzate. 2 Obiettivi di razionalizzazione e trasparenza nell utilizzo delle autovetture Al fine di conseguire gli obiettivi di razionalizzazione e trasparenza nell utilizzo delle autovetture, di contenimento dei costi e di miglioramento complessivo del servizio, anche attraverso l adozione di modalità innovative di gestione si prevede: a) la riduzione del numero complessivo delle autovetture in proprietà, tranne i casi di documentato risparmio e di acquisto di autovetture a bassa emissione di agenti inquinanti (D.Lgs n. 24 del 3 marzo 2011 attuazione direttiva 2009/33/CE) anche attraverso il ricorso agli strumenti di acquisto messi a disposizione da CONSIP S.p.A.; 2

3 b) l acquisizione in via prioritaria con contratti di locazione o noleggio con o senza conducente (con costi omnicomprensivi prefissati per chilometro) anche attraverso il ricorso agli strumenti di acquisto messi a disposizione da CONSIP S.p.A.; c) la stipula di convenzioni con società di tassisti o di trasporto con conducente; d) la razionalizzazione dell uso delle autovetture per percorsi in tutto o in parte coincidenti da realizzarsi attraverso l utilizzo condiviso delle autovetture grazie anche all adozione di sistemi telematici, che verranno predisposti dall Agenzia entro sei mesi dalla data della presente, per la trasparenza dell uso delle autovetture di servizio operativo; e) la comunicazione trimestrale dei listati delle utenze indicanti data di ritiro, data di riconsegna e km percorsi da ciascun utente, da parte degli Autoparco alle Direzioni di Centro, che ne curano la massima diffusione (p.es. su intranet); f) il contenimento dei costi di gestione delle autovetture di servizio (decreto legge n. 98 del 6 luglio 2011, convertito in legge n. 111 del 15 luglio 2011) anche mediante: riduzione della potenza della cilindrata, dei consumi, dei premi assicurativi e delle spese di manutenzione con la scelta di modelli ed allestimenti che non risultino eccedenti in relazione alle esigenze di utilizzazione delle autovetture; g) la graduale riduzione della dotazione delle autovetture di servizio (art. 6 comma 14 del decreto-legge n. 78 del 31 maggio 2010 convertito con modifiche dalla legge 30 luglio 2010). A tal fine, dalla prima scadenza dei contratti di locazione in essere, il rapporto n. dipendenti/n. auto grigie dovrà essere ricondotto a un valore inferiore a 120 per il Centro Casaccia, a 80 per il Centro di Frascati e 40 per gli altri centri. h) di non effettuare, ai sensi delle disposizioni impartite con il DL 95/2012 del 6/7/2012 Disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini, spese di ammontare superiore al 50% della spesa sostenuta nell'anno 2011 per l'acquisto, la manutenzione, il noleggio e l'esercizio di autovetture, nonché per l'acquisto di buoni taxi; tenendo conto che il predetto limite può essere derogato, per il solo anno 2013, esclusivamente per effetto di contratti pluriennali già in essere. 3 Modalità di utilizzo L uso degli autoveicoli identificati al paragrafo 1 è regolamentato al fine di assicurarne una gestione razionale, improntata a criteri di efficacia, efficienza ed economicità, e contestualmente consentire il soddisfacimento delle differenti esigenze istituzionali di mobilità. La violazione del divieto di assegnare le autovetture di servizio agli unici soggetti legittimati all uso indicati nell art 2 del DPCM 3/8/2011 s.m.i. è valutabile ai fini della responsabilità disciplinare del dirigente responsabile. L uso delle autovetture dell art 2 del DPCM 3/8/2011 s.m.i., identificate al punto a) del paragrafo 1, è concesso limitatamente al periodo di durata dell incarico e per le sole esigenze di servizio del titolare ivi compresi gli spostamenti verso e da il luogo di lavoro fermo restando che l utilizzo delle autovetture di servizio con autista, assegnate in uso non esclusivo è consentito solo per i casi di effettiva necessità legata ad inderogabili ragioni di servizio; sono utilizzati in alternativa i mezzi di trasporto pubblico quando, in relazione al percorso ed alle esigenze di servizio, gli stessi garantiscano risparmi per la Pubblica Amministrazione. Le autovetture destinate ad esigenze di mobilità di servizio dell Agenzia (auto grigie), identificate al punto b) del paragrafo 1 e quelle che hanno caratteristiche per essere utilizzate in difficili condizioni 3

4 di percorribilità, operano tutte in uso condiviso tra tutte le Unità Operative presenti nel Centro al quale afferiscono. Queste ultime hanno priorità di utilizzo per attività che prevedono il raggiungimento di aree di difficile accesso. Al fine di massimizzare il raggiungimento degli obiettivi di razionalizzazione e trasparenza nell uso delle autovetture per le esigenze di mobilità di servizio, le suddette autovetture non vengono assegnate alle singole Unità Operative, ma operano sotto la gestione degli Autoparco dei singoli Centri, che ne garantiscono, anche con l ausilio di sistemi telematici opportunamente predisposti, la massima rotazione possibile tra tutte le Unità Operative. Pertanto, ogni Centro predisporrà e renderà pubblico un elenco delle autovetture disponibili per uso comune e quelle che vengono assegnate in via esclusiva Criteri per l assegnazione e l impiego delle autovetture operative in uso condiviso La richiesta di utilizzo di tutte le autovetture in oggetto va inoltrata alla Direzione di Centro di riferimento dal singolo dipendente, previa approvazione del Responsabile di 1 livello o suo delegato, che ne attesti la effettiva necessità e la mancanza di utili alternative di impiego dei mezzi pubblici. Autovetture con autista L utilizzo di dette autovetture viene assegnato prioritariamente in ambito urbano (spostamenti di servizio), qualora si verifichino una o più delle seguenti condizioni, nell ordine: 1. assenza di utili alternative di ricorso ai mezzi pubblici; 2. la richiesta sia funzionale alle esigenze di più utenti e l impiego della suddetta tipologia ne riduca il tempo di utilizzo, consentendo all automezzo di esser messo a disposizione per un ulteriore servizio, qualora ve ne sia la richiesta, senza rimanere in attesa dell utente. 3. l utilizzo del suddetto mezzo consenta trasferimenti più rapidi di quanto garantito dai corrispondenti mezzi pubblici esistenti per gli spostamenti dagli aeroporti o dalle stazioni ai Centri ENEA e viceversa, consentendo la riduzione dei tempi di missione e la condivisione delle esigenze di più utenti. Le altre richieste verranno prese in carico con priorità inferiori, ed evase in ordine di prenotazione. L utilizzo di dette autovetture viene assegnato in ambito extraurbano (spostamenti di missione), qualora si verifichino una o più delle seguenti condizioni, nell ordine: 1. assenza di utili alternative di ricorso ai mezzi pubblici; l assenza di alternative costituite da mezzi pubblici va in questo caso dettagliata, allegando alla richiesta gli orari dei treni o aerei, compatibili con lo spostamento. 2. la richiesta sia funzionale alle esigenze di più utenti e l impiego della suddetta tipologia ne riduca il tempo di utilizzo. Per distanze superiori ai 200 km, qualora si ravvisi la possibilità di collegamento con mezzi pubblici più rapidi, la richiesta potrà essere accolta solo se economicamente vantaggiosa. La valutazione, da redigere a cura del richiedente e da presentare all autoparco, per mezzo dei 4

5 sistemi di prenotazione telematica, andrà fatta tenendo conto dei costi per carburante, autostrada e dei costi di missione e di eventuale straordinario per l autista. Autovetture senza autista L utilizzo delle autovetture senza autista viene concesso per il tempo e le percorrenze strettamente necessari allo svolgimento dello spostamento di servizio o di missione. La riconsegna deve essere pianificata entro il minor tempo possibile al termine della esigenza manifestata. Nel caso di spostamenti di servizio la riconsegna deve comunque avvenire entro le ore del giorno di assegnazione o la mattina successiva entro le ore qualora il termine del servizio non risulti compatibile con il predetto orario. Nel caso di impiego nelle giornate di sabato o domenica il ritiro non potrà avvenire prima delle ore del venerdì e la riconsegna potrà eccezionalmente avvenire entro il lunedì successivo entro le ore 09.00, sotto la responsabilità del richiedente, che assicura in questo caso la custodia e l uso del veicolo solo per lo spostamento verso il luogo di riconsegna. Al fine di garantire la massima disponibilità dei mezzi per le esigenze del maggior numero possibile di utenti, in caso di utilizzi in sequenza da parte dello stesso richiedente per servizi diversi, il secondo utilizzo avrà priorità inferiore rispetto a richieste contemporaneamente pervenute di singolo utilizzo ed aventi le stesse caratteristiche. In nessun caso potranno essere autorizzati utilizzi la cui durata superi i tre giorni lavorativi continuativi. L utilizzo di dette autovetture viene assegnato prioritariamente in ambito urbano (spostamenti di servizio), qualora si verifichino una o più delle seguenti condizioni: 1. assenza di utili alternative di ricorso ai mezzi pubblici; 2. la richiesta sia funzionale alle esigenze di più utenti. L utilizzo di dette autovetture viene assegnato, in ambito extraurbano (spostamenti di missione), qualora si verifichino una o più delle seguenti condizioni: 1. assenza di utili alternative di ricorso ai mezzi pubblici; 2. la richiesta sia funzionale alle esigenze di più utenti. L assenza di alternative costituite da mezzi pubblici va in questo caso dettagliata, allegando alla richiesta gli orari dei treni o aerei, compatibili con lo spostamento. Per distanze superiori ai 200 km, qualora si ravvisi la possibilità di collegamento con mezzi pubblici più rapidi, la richiesta potrà essere accolta solo se economicamente vantaggiosa. La valutazione, da redigere a cura del richiedente e da presentare all autoparco, per mezzo dei sistemi di prenotazione telematica, andrà fatta tenendo conto dei costi per carburante e autostrada. Per tutte le tipologie di richieste, qualora per lo stesso giorno dovessero riscontrarsi un numero di richieste maggiore delle disponibilità, fatte salve le priorità avanti dette, l assegnazione sarà fatta con precedenza ai Responsabili della struttura gerarchica di primo livello. 5

6 Nelle more dell adozione dei sistemi telematici di gestione degli autoparco, dei quali si prevede l attivazione entro 6 mesi, ogni centro adotterà contestualmente alle proprie specifiche discipline, un sistema manuale di prenotazioni e rilevamento utenze in linea con i principi espressi da queste Linee Guida. 6