Manuale d uso per le organizzazioni di servizio civile del nuovo sistema informativo del servizio civile provinciale universale

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1 Manuale d uso per le organizzazioni di servizio civile del nuovo sistema informativo del servizio civile provinciale universale - Gestione anagrafica -

2 Benvenuto nel mondo SISCUP All accesso il sistema presenta l homepage personalizzata con il nominativo di chi ha eseguito l autenticazione. SISCUP basa la sua operatività su due liste di anagrafiche: una Lista Anagrafiche delle persone coinvolte nel Servizio Civile Provinciale e una Lista Organizzazioni che contiene l elenco delle Organizzazioni che presentano, gestiscono e supportano i ragazzi in Servizio Civile. Le due liste sono separate e vengono collegate solo nel momento in cui una persona presente nella Lista Anagrafiche viene agganciata ad una delle organizzazioni di servizio civile accreditate presente nella Lista Organizzazioni. Le ODSC vengono inserite a sistema dall USC mentre le nuove anagrafiche personali possono essere inserite dall USC ma anche dalla stessa ODSC interessata. L home page è divisa in sezioni: 1. la parte sinistra contiene il Menù di navigazione con i tasti di gestione; 2. la parte centrale mostra le comunicazioni date da USC, va letta con attenzione perché viene aggiornata di frequente; 3. la parte destra rimanda a contenuti visualizzabili sul sito (es. newsletter); 4. la barra in alto contiene il tasto di logout e mostra le notifiche inviate automaticamente dal sistema.

3 Il menù di navigazione Il menù di navigazione presenta tre aree di gestione: 1. il tasto per gestire la propria anagrafica personale; 2. il tasto per gestire ed organizzare l anagrafica della propria organizzazione e visualizzare alcune informazioni delle altre organizzazioni inserite a sistema; 3. il tasto per gestire i progetti di servizio civile della propria ODSC e i ragazzi ad essi agganciati; presentare nuovi progetti o visualizzare i progetti attivi delle altre ODSC. Gestione dell anagrafica personale Al primo accesso a SISCUP devono essere verificati i dati anagrafici personali già presenti a sistema premendo il comando dal menù di navigazione nella parte sinistra della videata. Compare la videata con il dettaglio dei dati anagrafici che possono essere modificati o aggiornati intervenendo direttamente sui campi interessati. Tutte le modifiche apportate devono essere confermate con il pulsante nella parte finale della videata.

4 Da questa videata è possibile cambiare l immagine del profilo premendo e selezionando l immagine desiderata dal proprio pc. Se l anagrafica personale è già associata ad un organizzazione, nella videata Gestione Anagrafica sarà presente anche il riquadro con il dettaglio dell organizzazione a cui si è legati. Premendo su sarà possibile accedere alle informazioni della propria organizzazione. L anagrafica è personale e può essere modificata solo dall utente interessato. Gestione anagrafica dell organizzazione (ODSC) Al primo accesso a SISCUP devono essere verificati i dati dell organizzazione già inseriti a sistema. Il gestore dell ODSC Il gestore è la prima persona che accede alla homepage dell organizzazione, controlla i dati dell ODSC e aggiunge gli altri collaboratori dell organizzazione assegnando loro dei ruoli. La figura del gestore è fondamentale, specialmente nelle prime fasi di accesso al sistema; perché è il riferimento tra l ODSC e l USC. La mancata segnalazione di almeno un gestore per ogni ODSC non consente di accedere alla pagina della propria organizzazione per aggiungere collaboratori. Il ruolo di Gestore può essere assegnato solo dall USC. Ogni organizzazione può avere massimo due gestori, i quali vengono inseriti nel sistema d ufficio in seguito alla compilazione del form da parte del diretto interessato accedendo al seguente link: Ad ogni gestore dell ODSC sarà richiesto di firmare una convenzione con USC riguardande la gestione dei dati personali a sistema.

5 Modificare i dati dell ODSC Per accedere ai dati dell ODSC occorre entrare nella sezione dal menù di navigazione, premere sul nome della propria organizzazione e successivamente su. Compare la homepage dell ODSC. La homepage dell ODSC presenta 3 sezioni distinte: 1. il riquadro dei DATI DELL ODSC con le informazioni principali dell organizzazione come la denominazione normalizzata e quella legale; 2. il riquadro dei DETTAGLI DI CONTATTO con il riepilogo dei recapiti principali dell organizzazione;

6 3. il riquadro di GESTIONE con quattro sezioni operative: Progetti, Sedi, Collaboratori, Impostazioni. Per controllare i dati dell organizzazione andare nella sezione e premere il comando. Inserire tutti i dati richiesti nella videata: Alcuni dati risultano già pre compilati dal sistema, altri vanno digitati. Si sollecita a non trascurare il campo che costituisce uno strumento informativo importante per i giovani che consultano la homepage dell ODSC. Esso deve descrivere in poche righe la mission dell organizzazione (chi siamo, cosa facciamo).

7 Premendo il comando dell organizzazione. Premere il tasto si può caricare il logo o un immagine identificativa, selezionare l immagine desiderata dalla libreria del proprio PC e poi premere. Al primo accesso solo il gestore si occupa di controllare e modificare i dati dell organizzazione, in seguito tutti i collaboratori dell ODSC possono provvedere a questa incombenza. Gestione dell anagrafica dei collaboratori dell ODSC Nella sezione persone collegate all ODSC, indipendentemente dal ruolo. della homepage dell organizzazione è presente la lista di tutte le I ruoli dei collaboratori Il sistema prevedere l inserimento di alcuni ruoli fissi indispensabili per la gestione dell organizzazione: - Gestore, già presentato nei paragrafi precedenti; (max due gestori per ODSC) - Progettista: la persona che si occupa dell ideazione della proposta progettuale e della stesura del documento progettuale; - OLP: Operatore Locale di Progetto e persona di riferimento dei giovani in servizio; - Referente della comunicazione: è il riferimento di USC per le comunicazioni. Inserimento di un nuovo collaboratore nell ODSC Ci sono due opzioni relative all inserimento di nuovi collaboratori. Bisogna inizialmente controllare se il nominativo sia già stato inserito a sistema (in quanto precedentemente giovani in servizio civile, o ex OLP di un altra ODSC ecc ) o meno.

8 Inserimento di un collaboratore già presente nella Lista Anagrafica Per inserire un nuovo collaboratore nell ODSC occorre assicurarsi innanzitutto che la sua anagrafica sia presente nel sistema. Dalla videata di della mia organizzazione premo il tasto. Compare la finestra Aggiungi utente a Organizzazione : Nella barra Cerca in anagrafica, cominciare a digitare il nome della persona cercata. Durante la digitazione il sistema cerca nella Lista anagrafica il nominativo corrispondente a quello che stiamo inserendo.

9 Se il nome della persona cercata è presente in anagrafica, viene presentato nel menù a comparsa. Selezionare il nome della persona individuata e procedere con l assegnazione dei ruoli selezionando il quadratino ( ) presente sotto al ruolo prescelto. I nuovi collaboratori possono essere agganciati all ODSC anche senza ruoli. Ad inserimento completato premere. Il sistema riporta alla home page dell ODSC e il nuovo collaboratore è presente nella sezione ; sotto il suo nome sono visibili i ruoli assegnati. Inserimento di un collaboratore non presente nella Lista Anagrafica Se nella finestra Aggiungi utente a Organizzazione non si trova il nominativo del nuovo collaboratore da agganciare alla propria ODSC significa che la persona non è presente nella Lista Anagrafica e occorre creare una nuova scheda anagrafica a suo nome. Dalla home page dell ODSC premere.

10 Procedere quindi alla compilazione delle informazioni richieste (i campi contrassegnati dall asterisco sono obbligatori). I campi relativi alla nazione e al comune di residenza/domicilio funzionano a completamento automatico: è sufficiente inserire le prime lettere della nazione e del comune e il sistema presenta tutte le nazioni e i comuni che corrispondono con i dati inseriti. Premendo la barra spaziatrice compare tutta la lista delle nazioni e dei comuni disponibili. Se valorizzato a Si il campo NewsLetter il soggetto inserito riceverà la newsletter periodica inviata dall USC. (scelta consigliata) Inseriti i dati necessari, selezionando il tasto, il sistema salva i dati del soggetto nella Lista anagrafica. Dal momento del salvataggio la scheda anagrafica appena creata può essere visionata per intero e modificata solo dal proprietario del codice fiscale inserito.

11 Modificare i ruoli dei collaboratori dell ODSC Nell homepage dell ODSC sono presenti dei Pulsanti anagrafica come questi che, se premuti, presentano alcune operazioni possibili. Per cambiare il ruolo di un collaboratore della nostra ODSC occorre individuare il pulsante con il suo nome tra quelli presenti nella home page e premere. Compare la schermata Modifica ruolo xx, simile a quella visualizzata per aggiungere un nuovo collaboratore, dalla quale occorre deselezionare o selezionare il quadratino ( vuole togliere o aggiungere. ) con il ruolo che si Premere per tornare all homepage. A questo punto la modifica inserita può essere visualizzata dalla sezione.

12 Eliminare i collaboratori dalla propria ODSC Per cancellare un collaboratore dall ODSC occorre sganciare la sua anagrafica da quella dell organizzazione. Procedere individuando il pulsante con il nome del collaboratore tra quelli presenti nella home page e premere. Compare la seguente schermata di conferma: Premere per completare la procedura. In questo modo il collaboratore NON viene cancellato dalla Lista Anagrafica del sistema ma viene semplicemente eliminato il legame tra la sua scheda utente e quella dell organizzazione. Il legame può essere ripristinato dal gestore premendo dall homepage e procedendo come indicato nel paragrafo Inserimento di un collaboratore già presente nella Lista Anagrafica.