Il fascicolo. Soprintendenza Archivistica per la Lombardia. Apertura, gestione, archiviazione e conservazione

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1 Soprintendenza Archivistica per la Lombardia Apertura, gestione, archiviazione e conservazione Archivio di Stato di Milano, 10 luglio

2 definizione Insieme organico e ordinato di documenti che si forma nello svolgimento dell attività amministrativa allo scopo di riunire documenti utili a fini decisionali o informativi 2

3 può essere organizzato: -raccogliendo documenti diversi per formato, natura, contenuto giuridico - raccogliendo documenti della stessa tipologia o qualità o forma, raggruppati in base a criteri di natura diversa Non è un contenitore di documenti, appunti, fotocopie, collazionati in maniera empirica 3

4 el sistema di gestione dei flussi documentali devono essere comprese informazioni relative ai legami tra: ciascun documento registrato, il fascicolo ed il procedimento di cui fa parte; i fascicoli dei procedimenti e i relativi responsabili (RPA). PR 445/2000, art. 65 (Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali) 4

5 ossibile ripartizione interna in sottofascicoli ed inserti ossibile aggregazione di più fascicoli in fascicolo multiprocedimentale/superfascicolo/dossier cf ad es. CNIPA, Manuale di gestione... Modello di riferimento, in I quaderni 21 (2006), p. 60, 103] 5

6 Quanto all'oggetto: per procedimento amministrativo; per attività; per affare; per tipologia documentaria. Quanto alla durata: pari a quella del procedimento; annuale; permanente. 6

7 il fascicolo ibrido ibrido è composto da documenti formati su supporto cartaceo e su supporto informatico. Ciò darà origine a due unità di conservazione differenti; L unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema mediante l indice di classificazione e dagli elementi identificativi del fascicolo 7

8 il fascicolo informatico stabilisce un vincolo archivistico logico, senza contiguità fisica tra i documenti che ne fanno parte; è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato e alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. 8

9 Il responsabile del procedimento amministrativo (RPA) cura: l'apertura di un nuovo fascicolo; l'inserimento di documenti in fascicolo già esistente; la chiusura di un fascicolo. N.B.: Tali operazioni non possono essere demandate all ufficio di protocollo e devono comunque essere condotte in coerenza con il piano di fascicolazione predisposto dal responsabile del servizio archivistico. 9

10 La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l operazione di apertura effettuata dal responsabile del procedimento (RPA) tramite la registrazione delle seguenti informazioni: - anno di apertura; - indice di classificazione; - numero del fascicolo; - oggetto del fascicolo; - AOO, UOR che apre il fascicolo; - livello di riservatezza. 10

11 Dopo le procedure di registrazione di protocollo devono essere inseriti nel fascicolo pertinente: i documenti in arrivo; le copie da conservare agli atti dei documenti in partenza; i documenti interni. N.B.: I documenti interni, anche se non protocollati, devono essere classificati ed inseriti all interno del fascicolo in base alla data di redazione. 11

12 I fascicoli vengono conservati presso i responsabili dei procedimenti (RPA) cui sono stati assegnati per la trattazione. All inizio di ogni anno, previa richiesta del responsabile del servizio archivistico, ciascuna unità organizzativa responsabile (UOR) è tenuta a individuare i fascicoli relativi agli affari o ai procedimenti conclusi o non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. 12

13 archiviazione Il responsabile di ciascun servizio cura la formazione di un elenco dei fascicoli e delle serie da trasferire nell archivio di deposito. I fascicoli individuati insieme all'indice sono trasmessi all archivio di deposito dopo aver ottenuto la necessaria autorizzazione del servizio archivistico. N.B.: Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l organizzazione che i fascicoli hanno nell archivio corrente 13

14 il piano di fascicolazione Eventi 14

15 Elenco ordinato ed aggiornato dei fascicoli aperti all interno di ciascuna classe del titolario adottato riportante: - indice di classificazione completo - oggetto dell affare o del procedimento - nominativo del responsabile del procedimento - dati relativi alla movimentazione dei fascicoli 15

16 L'elenco dei fascicoli: è unico per ciascuna AOO; ha cadenza annuale; è gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica dei documenti. N.B.: alcune serie documentarie possono dar luogo a elenchi/repertori di fascicoli distinti 16