MANUALE UTENTE FBA CARICAMENTO MASSIVO PRESENZE DOCENTI AVVISI 1/06 E 2/06

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1 MANUALE UTENTE FBA CARICAMENTO MASVO PRESENZE DOCENTI AVVI 1/06 E 2/06 Si accede alla procedura di caricamento massivo utilizzando le credenziali già in possesso per la piattaforma di monitoraggio. Questa procedura consente di inserire i calendari e i registri, direttamente caricando il file, saltando il singolo inserimento manuale. Si potrà anche inserire edizioni in numero maggiore di quelle previste. In questo caso il sistema di monitoraggio si aggiornerà automaticamente. L utente deve selezionare l Avviso per il quale caricare i dati, inserire l username (il RUP), la password e cliccare sul pulsante AVANTI. Fig. 1 Una volta entrato nel sistema, l utente si troverà nella pagina di default dell applicazione dove si potrà avviare la procedura di caricamento massivo delle presenze dei docenti. Fig. 2 1

2 Ogni pagina dell applicazione è corredata di due pulsanti nella parte alta a destra. Nel particolare Help sezione. Aiuta l utente nelle varie operazioni richieste per il caricamento massivo dei dati (vedi esempio figura 3). Fig. 3 Logout. Consente di uscire dall applicazione. Step 1 Creazione Template Il primo Step della procedura consente la creazione di un template in formato TXT o CSV con il quale si potrà procedere al caricamento massivo dei dati. Il template si presenterà vuoto al suo interno ma consentirà di identificare per quale Avviso, RUP e Progetto caricare i dati che si inseriranno al suo interno. Fig. 4 2

3 Per la creazione del template l'utente avrà visualizzate come informazioni precaricate il RUP, il numero del Piano, il titolo del Piano e l'avviso di riferimento. Dovrà invece selezionare il Progetto e rispondere alla domanda Sono stati già inseriti dei docenti?". Prima di avviare la procedura è necessario verificare che i nominativi dei docenti da caricare con questa procedura siano presenti nella Lista dei Docenti. Effettuate queste operazioni si potrà prima creare il file secondo la tipologia selezionata (txt o csv), e successivamente procedere, cliccando sul bottone Avanti, allo step 2. Il file dovrà contenere al suo interno una struttura determinata nel seguente formato: Campo Obbligatorio Nominativo completo se Nome e Cognome vuoti Nome se nominativo completo vuoto Cognome se nominativo completo vuoto Codice Ruolo (1= Docente; 2= CoDocente) Numero edizione Data inizio edizione Data fine edizione Frequenza Tutti i campi su esposti sono richiesti per singolo docente. Ogni riga rappresenta un docente. Ogni campo e separato dal successivo dal ; (punto e virgola). Nel qual caso si inseriscano Nome e Cognome e non il Nominativo completo si dovrà comunque procedere, almeno per il primo docente, alla compilazione del campo Nominativo completo inserendo la parola NO. NB: il campo frequenza richiede, nel caso di valori con decimali, il punto e non la virgola (esempio: 10.50) Esempio riga record: con Campo Nominativo completo valorizzato: Gianluca Rossi;;;1;1;01/01/2009;02/01/2009;6.00 con campi Nome e Cognome valorizzati: NO;Gianluca;Rossi;1;1;01/01/2009;02/01/2009;6.00 Il formato CSV consente di lavorare come su Excel suddividendo in partenza i valori con ; (punto e virgola). 3

4 Step 2 Caricamento dati da file Il secondo Step consente il caricamento del file (txt o csv) precedentemente creato e riempito con i dati in possesso dell utente. Attraverso il tasto Sfoglia si potrà selezionare il file sul proprio PC e successivamente procedere al caricamento attraverso il tasto Importa dati. Fig. 5 Il buon esito dell operazione sarà visualizzato attraverso il messaggio Caricamento effettuato con successo e cliccando sul pulsante Ok si procederà al successivo step. Fig. 6 4

5 Step 3 Diagnostica Dei Dati Lo Step 3 consente di validare i dati precedentemente caricati e di ottenere eventuali informazioni di errore per mancanza di informazioni o altre problematiche riscontrate dalla procedura. Le operazioni di diagnostica si avviano cliccando il pulsante Avvia diagnostica dati (vedi fig. 7). Fig. 7 Questa operazione potrebbe richiedere alcuni minuti di lavoro per la sua conclusione in base alla quantità di dati da elaborare. L'avanzamento delle procedure di diagnostica verrà evidenziato a video in valore percentuale. Il risultato finale verrà visualizzato in una griglia riepilogativa dove l'utente potrà visionare i docenti validati ed eventuali informazioni di errore (fig. 8). Fig. 8 5

6 Lo stato evidenziato dal pallino rosso consente all utente di visionare del perché il docente non è stato validato. Posizionandosi in corrispondenza di tale pallino sulla riga dello specifico docente, l applicazione consentirà di visionare la motivazione della non validazione del dato caricato. Fig. 9 Attraverso il tasto modifica si potrà inoltre procedere alla correzione dell eventuale errore grazie a una scheda che consente la correzione dei dati del singolo docente evidenziato nella griglia dei non validati (fig. 10). Fig. 10 Nel caso il numero dei docenti non validati sia superiore al 50% del totale docenti la procedura non consentirà di procedere al successivo step finale. 6

7 Step 4 Riepilogo importazione e salvataggio L ultimo step della procedura consente di visionare il riepilogo dei risultati ottenuti dopo le procedure di diagnostica e procedere al salvataggio dei dati sul proprio registro presenze. Il riepilogo evidenzia le seguenti informazioni rappresentate graficamente da pallini di diverso colore: Indica il numero dei docenti validati. Indica il numero dei docenti validati ma già presenti sul registro presenze. Indica il numero dei docenti non validati. Nel caso ci siano dei docenti già presenti nel registro presenze l'applicazione chiederà all'utente se sovrascrivere i precedenti dati oppure no. Per avviare le operazioni di aggiornamento registro presenze basterà cliccare sul tasto Aggiorna il registro presenze. L'avvenuto aggiornamento verrà segnalato dal messaggio Caricamento effettuato con successo. 7

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