1. PREMESSA 3 2. LA CERTIFICAZIONE DELLA SPESA E LA RENDICONTAZIONE 4 3. LA TRASMISSIONE DEI DATI E I DOCUMENTI DI SUPPORTO..5 I GIUSTIFICATIVI DI

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1 Unione Europea Fondo Sociale Europeo Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali FONDO SOCIALE EUROPEO POR LOMBARDIA LINEE GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE E LA CERTIFICAZIONE DELLA SPESA 1

2 1. PREMESSA 3 2. LA CERTIFICAZIONE DELLA SPESA E LA RENDICONTAZIONE 4 3. LA TRASMISSIONE DEI DATI E I DOCUMENTI DI SUPPORTO..5 I GIUSTIFICATIVI DI SPESA... 5 IL PIANO DEI CONTI FONDO SOCIALE EUROPEO... 5 LE CERTIFICAZIONI DEI REVISORI CONTABILI L ATTIVITÀ DI REVISIONE.7 5. CRITERI GENERALI DI AMMISSIBILITÀ E DI CERTIFICAZIONE..8 PRINCIPI DI AMMISSIBILITÀ... 8 PROGETTO AMMESSO E FINANZIATO... 8 PERTINENZA... 8 RIPARTIZIONE DELLA SPESA E METODO DI CALCOLO... 9 COERENZA TRA LE SPESE ESPOSTE E I DATI DEL PREVENTIVO... 9 CONFORMITÀ ALLA DISCIPLINA COMUNITARIA E NAZIONALE DEI TITOLI ORIGINALI DI SPESA E CONTABILIZAZIONE... 9 SPESE REALI EFFETTIVAMENTE SOSTENUTE E COMPROVABILI... 9 CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AL PROGETTO COFINANZIATO RISPETTO DEI MASSIMALI PERIODO DI VIGENZA UNITÀ TEMPORALE IL REGISTRO DIDATTICO E IL REGISTRO STAGE ACQUISIZIONE DI BENI STRUMENTALI E ATTREZZATURE L IVA ONERI E PARCELLE IL COFINANZIAMENTO PRIVATO LA DELEGA COSTO DEL PERSONALE SPESE DESTINATARI DELLE AZIONI VIAGGI, VITTO E ALLOGGIO I CONTROLLI ESTERNI ALLEGATI.17 2

3 1. PREMESSA Il nuovo contesto normativo dell attuale periodo di programmazione dei fondi strutturali, nonché le radicali innovazioni gestionali, hanno posto l Amministrazione Regionale della Lombardia di fronte alla necessità di adeguare le procedure della rendicontazione finale e della certificazione intermedia della spesa relativa ai progetti cofinanziati dal Fondo Sociale Europeo ad esigenze di semplificazione e velocizzazione in materia amministrativa e contabile. In tale senso si è inteso organizzare anche le procedure inerenti gli obblighi a carico degli operatori in tema di certificazione delle spese e rendicontazione, garantendo nel contempo il valore probatorio e certificatorio degli atti di controllo. Il presente documento intende descrivere tali procedure esplicitando la metodologia da attuare in fase di predisposizione e di revisione della certificazione della spesa e del rendiconto finale, nel rispetto della normativa di riferimento in materia di Fondi strutturali, con particolare riguardo al Fondo Sociale Europeo, emanata a livello comunitario, nazionale e regionale. Si intendono inoltre fornire, attraverso questo strumento, le indicazioni di supporto, anche ai Revisori Contabili nominati ai sensi della L.R. 27 marzo 2000 n. 18, per la verifica dell ammissibilità dei costi sostenuti e per la produzione delle relazioni periodiche e finale di certificazione della spesa. Per quanto attiene l elenco dettagliato dei costi ammissibili e dei massimali di costo riconoscibili per tutte le misure poste a bando, si rimanda al documento Spese ammissibili e massimali di riferimento della Regione Lombardia. Qualora intervengano novazioni normative o interpretative che rendano necessaria l implementazione o la modifica del presente documento si procederà tempestivamente a diffondere le modifiche attraverso la pubblicazione sul sito internet del FSE della Regione Lombardia 3

4 2. LA CERTIFICAZIONE DELLA SPESA E LA RENDICONTAZIONE I Regolamenti (CE) n. 1260/1999, 1784/1999, 1685/2000 e 438/2001 hanno normato gli obblighi in tema di certificazione della spesa, di spese ammissibili e di rendicontazione. Il beneficiario finale deve trasmettere, ai sensi dell atto di adesione e degli obblighi del gestore sottoscritti con la Regione Lombardia e degli obblighi previsti dai dispositivi emanati dalla Regione Lombardia, alle scadenze comunicate, le certificazioni intermedie della spesa; questi documenti, richiesti in forma sintetica ed analitica, ai sensi dell art. 9 del Regolamento (CE) n. 438/2001, devono contenere i dati contabili relativi al progetto cofinanziato dal Fondo Sociale Europeo secondo la classificazione indicata nel modello Piano dei Conti Fondo Sociale Europeo. Si rammenta che vanno esposte tutte le spese inerenti il progetto, ivi compresa la quota relativa al cofinanziamento privato. Analogamente deve essere predisposto il rendiconto finale che va consegnato entro i termini perentori previsti nell atto di adesione e secondo le modalità indicate nel presente documento. Il rendiconto finale è composto dai seguenti tre documenti: 1. Autocertificazione del legale rappresentante o di altro soggetto con potere di firma attestante la validità dei dati inseriti su Monitorweb 2. Piano dei conti Fondo Sociale Europeo, allegato al presente documento, prodotto dei dati inseriti su Monitorweb e sottoscritto dal legale rappresentante o da altro soggetto con potere di firma 3. La Relazione finale di certificazione delle spese, allegata al presente documento rilasciata e sottoscritta dal Revisore Contabile. Il percorso previsto per espletare le attività amministrativo contabili (comprensive, quindi, della certificazione della spesa e della rendicontazione) è il seguente: Il beneficiario finale dei progetti cofinanziati dal Fondo Sociale Europeo è tenuto, ai sensi dell art. 1 comma 32 l. r. n. 18/2000, ad incaricare un revisore contabile indipendente iscritto al Registro dei Revisori Contabili presso il Ministero della Giustizia, istituito con D. Lgs. n. 88/92. Il revisore può indifferentemente essere persona fisica o società di revisione, purché iscritta nel Registro dei Revisori Contabili di cui sopra. Il revisore incaricato di produrre le relazioni di certificazione per i progetti cofinanziati dal FSE può essere scelto tra le persone facenti parte dell organo di revisione del beneficiario finale; qualora il beneficiario si avvalga di società di revisione per la certificazione dei propri bilanci, quest ultima può anche essere incaricata di certificare le spese sostenute dal beneficiario finale a valere sul FSE. Il beneficiario finale comunica, contestualmente alla comunicazione di avvio progetto, alla Regione Lombardia il nominativo del Revisore incaricato, unitamente agli estremi della sua iscrizione al Registro dei Revisori contabili (pubblicazione in G.U.). Il beneficiario finale registra i documenti contabili sul sito internet secondo la classificazione proposta nel modello allegato Piano dei conti Fondo Sociale Europeo. Il beneficiario finale invia il Piano dei conti Fondo Sociale Europeo, prodotto da Monitorweb, e l autocertificazione del legale rappresentante alle scadenze e con le modalità indicate dalla Regione Lombardia per la certificazione periodica della spesa; tali modelli devono essere sottoscritti dal legale rappresentante, e devono essere inviati unitamente all Elenco dei giustificativi di spesa e alla Relazione di certificazione intermedia della spesa redatta e sottoscritta dal Revisore contabile incaricato. 4

5 Il beneficiario finale invia il Piano dei conti Fondo Sociale Europeo (Allegato 1), prodotto da Monitorweb, e l autocertificazione del legale rappresentante, entro 90 gg. dal termine del progetto ai sensi dell art. 1 c. 32 L.R. 18/2000; tali modelli devono essere sottoscritti dal legale rappresentante, e devono essere inviati unitamente alla Relazione di certificazione finale della spesa (Allegato 3) redatta e sottoscritta dal Revisore contabile incaricato. Qualora vi fossero somme non spese il Beneficiario finale dovrà provvedere alla restituzione ai sensi dell art. 1 c. 32 L.R. 18/2000 ( contestualmente alla presentazione della certificazione finale devono essere restituite le somme non utilizzate e le eventuali somme relative alle attività finanziate non svolte ) e allegare copia del bonifico alla documentazione da consegnare alla Regione Lombardia 3. LA TRASMISSIONE DEI DATI E I DOCUMENTI DI SUPPORTO I giustificativi di spesa I giustificativi di spesa devono essere inseriti, all interno del sito internet secondo le specifiche indicate nelle istruzioni presenti sul sito. Una volta inseriti tutti i giustificativi relativi alle spese sostenute (contabilizzate e quietanzate) si possono stampare i report necessari alla produzione della certificazione della spesa (periodica e finale). Devono essere inseriti: Per le fatture, parcelle e notule: dati identificativi del fornitore o del percipiente (denominazione, indirizzo, partita Iva o codice fiscale), gli elementi identificativi del documento probatorio (data e n.) e gli importi indicati in fattura; Per le voci di spesa relative al personale interno inserire solo un dato riepilogativo mensile per tutti i dipendenti coinvolti nel progetto. Per le voci di spesa relative al reddito allievi inserire solo un dato riepilogativo mensile per tutti gli allievi. Tale spesa sarà già autocertificata dal datore di lavoro e conservata agli atti a cura del Gestore. Per i costi indiretti di struttura indicare la tipologia di costo, il totale del costo e la percentuale imputata al progetto. Per ogni voce di spesa sono stati predisposti diversi campi in cui indicare la tipologia del documento, la data del documento, gli estremi identificativi del documento stesso, il totale della spesa sostenuta, l importo quietanzato, la percentuale imputata al progetto (nel caso di costi gravanti unicamente su un progetto indicare 100%), la quota di costo quietanzato risultante imputata al progetto e il codice di piano dei conti a cui è imputata (es. per la spesa relativa alla progettazione dell intervento riferita a personale esterno di fascia B indicare I.2.3). Si rammenta che, ai fini dell esposizione delle spese per la certificazione intermedia della spesa e per la rendicontazione finale assume rilevanza unicamente l importo quietanzato. Ogni modello deve riportare in calce la sottoscrizione del legale rappresentante. Il Piano dei conti Fondo Sociale Europeo Il Piano dei conti è stato concepito per aiutare e uniformare l operato dei beneficiari finali. Esso è strutturato a tre livelli, secondo la classificazione indicata nel documento Spese ammissibili e massimali di riferimento, in modo da rendere univoca l imputazione delle voci di spesa alle categorie indicate nel piano dei conti. Il beneficiario finale inserisce le voci di spesa su monitorweb raggruppandole per livelli di piano dei conti, esponendo il totale della voce di riferimento; così ad esempio la somma delle spese quietanzate dei docenti esterni di fascia A deve essere inserita nella voce II.I.2. Il Piano dei conti ha una duplice funzione: da un lato, infatti, è lo strumento per la classificazione delle voci di spesa relative al progetto, dall altro costituisce il prospetto riepilogativo delle spese sostenute, da utilizzarsi per la trasmissione delle certificazioni periodiche della spesa e del rendiconto finale. 5

6 Le certificazioni dei Revisori contabili Come premesso i Revisori incaricati dal beneficiario finale devono predisporre sul modello in allegato le relazioni accompagnatorie alla certificazione periodica e finale della spesa. I modelli contengono le informazioni di cui l Amministrazione Regionale necessita al fine di avere un controllo di primo livello sull operato in tema di amministrazione dell operatore. I Revisori possono integrare il modello con una propria relazione che evidenzi atti o fatti che si ritengono rilevanti ai fini dell attività di controllo. ********************** In conclusione: il beneficiario finale registra le fatture sul sito stampa i report prodotti dal sito internet (Allegato 1 Piano dei conti Fondo Sociale Europeo Elenco dei giustificativi di spesa Allegato 4 Certificazione intermedia delle spese o Allegato 5 Certificazione finale delle spese ) sottoscrive i report; restituisce, se del caso, sul c/c n. 1/9 della Banca Intesa BCI, codice ABI 3069 CAB 9790, intestato alla TESORERIA DELLA REGIONE LOMBARDIA Via Pirelli 12, Milano con la seguente causale: Progetto n. Obiettivo 3 Misura FSE Restituzione somme eccedenti le risultanze della certificazione finale della spesa alla Regione Lombardia pari a euro, così suddivise : euro sul Cap euro sul Cap euro sul Cap (I dati della ripartizione sui capitoli vengono calcolati automaticamente da Monitorweb) allega la certificazione dei revisori (Allegato 2 o 3) ai report stampati; se dovuto, allega copia del bonifico di restituzione trasmette il tutto alla Regione Lombardia, Ufficio gestione 6

7 4. L ATTIVITÀ DI REVISIONE Il revisore contabile incaricato deve effettuare tutte le verifiche finalizzate alla produzione: delle relazioni di certificazione intermedie da allegare alla certificazione della spesa, che il beneficiario finale invia alle scadenze indicate dalla Regione Lombardia; della relazione finale di certificazione da allegare al rendiconto delle spese sostenute a valere sui progetti cofinanziati dal Fondo Sociale Europeo. A tal fine il revisore è tenuto ad osservare le indicazioni del presente documento, nonché il documento Spese ammissibili e massimali di riferimento della Regione Lombardia, e ogni altro atto inerente il progetto cofinanziato. Le certificazioni a cura del revisore vanno redatte secondo i modelli Relazione di certificazione intermedia della spesa e Relazione di certificazione finale della spesa, allegati al presente documento; le relazioni devono esprimere il giudizio di veridicità dei costi dichiarati e di attendibilità della gestione finanziaria del finanziamento, secondo i prestabiliti principi contabili, nell ambito della normativa vigente. Di seguito si indicano i principali documenti utili ai fini dell attività di revisione: I Regolamenti CE 1260/1999, 1784/1999 e 1685/2000 I bandi e i dispositivi di attuazione Il progetto finanziato e il relativo provvedimento regionale di finanziamento; L atto di adesione e gli obblighi del gestore; Il registro didattico e il registro stage; I curriculum professionali; Le lettere di incarico, debitamente controfirmate per accettazione; Le fatture e gli altri documenti probatori; I documenti relativi al costo dei destinatari; per i disoccupati le note di pagamento, per gli occupati i documenti comprovanti lo stato lavorativo e le retribuzioni; Le quietanze di pagamento (anche relative agli oneri fiscali e previdenziali); Prospetto di riparto delle spese indirette e dei costi del personale dipendente; Libri cespiti, se istituiti; Polizze fidejussorie. I Revisori attestano o meno nella loro relazione i contenuti della certificazione, accompagnandola, se ritenuto opportuno, da annotazioni o rilievi emersi durante l attività di revisione. In particolare il Revisore è tenuto a segnalare ogni tipo di irregolarità emersa durante l attività di verifica evidenziandola nella relazione; deve inoltre segnalare le spese che ritiene di non dover certificare come ammissibili al finanziamento, indicando gli estremi del documento di spesa (secondo quanto indicato nel paragrafo I giustificativi di spesa ), evidenziandole nella relazione di certificazione come indicato nel modello in allegato. Qualora si ravvisassero irregolarità tali da non consentire al Revisore di produrre la certificazione, quest ultimo è tenuto a mettersi in contatto con l Amministrazione Regionale, Struttura Affari Generali, Organizzazione e Ispettivo della Direzione Generale Formazione, Istruzione e Lavoro e a segnalare tempestivamente i fatti in oggetto. 7

8 5. CRITERI GENERALI DI AMMISSIBILITÀ E DI CERTIFICAZIONE Si ritiene opportuno richiamare i concetti e i criteri di particolare rilevanza per l espletamento delle attività amministrativo contabili. Principi di ammissibilità L ammissibilità di un costo deve essere riconosciuta attraverso le seguenti fasi successive di verifica: il costo risulta riferibile ad una tipologia non dichiarata inammissibile in base alla normativa comunitaria, nazionale e regionale di riferimento; il costo rispetta i limiti e le condizioni di ammissibilità stabiliti dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale di riferimento; il costo rispetta i principi generali di ammissibilità stabiliti a prescindere dalla natura e tipologia a cui questo risulta direttamente riferibile; il costo è riferito ad attività progettuali ammesse al finanziamento; il costo è parte integrante dell intervento finanziato. Sono espressamente inammissibili, ai sensi del Regolamento CE 1685/2000 e successive integrazioni e pareri della Commissione Europea: gli oneri finanziari: gli interessi debitori, gli aggi, le spese e le perdite di cambio, gli altri oneri meramente finanziari le ammende, le penali e le spese per controversie legali in conseguenza di comportamenti che hanno dato origine a sanzioni amministrative, in conseguenza di violazioni di impegni contrattuali ed in conseguenza di azioni per la tutela di interessi lesi. Sono inoltre inammissibili: i costi dei contributi in natura; le spese per infrastrutture, grandi attrezzature ed elaboratori di tipo mainframe; le spese riferite alle attività promozionali svolte da personale interno o esterno dell operatore. Progetto ammesso e finanziato Le spese sostenute ed oggetto della certificazione si riferiscono ad un progetto cofinanziato dal Fondo Sociale Europeo, approvato con atti della Amministrazione Regionale, regolato dall atto di adesione e dagli obblighi del gestore stipulato tra la Regione e l ente beneficiario, e pubblicizzato dal beneficiario finale secondo le modalità previste dalla Regione Lombardia. Non sono in alcun modo ammissibili costi sostenuti per attività non ammesse al finanziamento. Pertinenza I costi sostenuti devono essere direttamente o indirettamente connessi al progetto cofinanziato dal Fondo Sociale Europeo. Per quanto attiene i costi indiretti, questi presentano una inerenza specifica del costo, ma non esclusiva al progetto, in quanto la stessa risorsa può essere utilizzata per più progetti; oppure nel caso dei costi di funzionamento, presentano una inerenza generale al progetto, legata al mantenimento ordinario della 8

9 struttura che consente la realizzazione di tutti i progetti che vi si svolgono. Come tali si devono ripartire in chiave proporzionale (prorata). Ripartizione della spesa e metodo di calcolo Nel caso di spese che si riferiscano solo in parte all'operazione cofinanziata, l ente beneficiario provvede all imputazione della quota di spesa relativa al progetto (a condizione che tale spesa si basi sui costi reali effettivi relativi all'esecuzione dell'operazione cofinanziata dal Fondo Sociale Europeo), che viene imputata con calcolo prorata all'operazione, secondo un metodo equo corretto e debitamente giustificato. Analoga giustificazione è fornita per i tipi di spesa considerati ammissibili entro determinati limiti, o proporzionalmente ad altri costi. Per garantire omogeneità ed uniformità nell imputazione delle spese sostenute si adotta il criterio generale per la determinazione dei costi rappresentato dal costo per unità di misura fisica o temporale. In nessun caso potranno essere ammesse spese espresse forfettariamente o percentualmente. Coerenza tra le spese esposte e le attività previste Le spese esposte nel modello Piano dei Conti Fondo Sociale Europeo devono essere coerenti con le attività indicate nel progetto approvato, connesse con l attività svolta e incluse nel limite del preventivo approvato. Conformità alla disciplina comunitaria e nazionale dei titoli originali di spesa e contabilizazione Per essere sostenuto e riconosciuto ammissibile un costo deve essere legittimo, ossia riconducibile allo strumento comunitario e deve essere previsto dalla norma nazionale e regionale. I documenti di spesa (fatture, ricevute, ecc.) devono essere validamente emessi e conformi a quanto disposto dalla normativa fiscale e civilistica vigente. La documentazione giustificativa evidenzia la natura, la quantità e la qualità dei beni e/o servizi oggetto della prestazione stessa. Le registrazioni contabili relative a tutti costi imputati al finanziamento FSE sono obbligatorie e devono concordare con i pertinenti documenti giustificativi, detenuti dai beneficiari finali e dagli organismi o imprese che eseguono le operazioni. Le registrazioni contabili disponibili ai livelli di gestione appropriati devono fornire informazioni dettagliate sulle spese reali effettivamente sostenute dai beneficiari finali e dagli eventuali organismi o imprese incaricati di eseguire le operazioni. Inoltre ogni documento di spesa relativo a progetti cofinanziati dal Fondo Sociale Europeo deve riportare la dicitura Documento utilizzato totalmente/parzialmente sul progetto cofinanziato FSE n.. La contabilità del progetto deve essere tenuta evidenziata e resa immediatamente disponibile, in modo da agevolare ogni forma di controllo. Spese reali effettivamente sostenute e comprovabili Tutte le spese imputate nel Piano dei Conti Fondo Sociale Europeo devono rappresentare costi reali, devono essere state effettivamente sostenute attraverso pagamenti del beneficiario finale, ivi compresi eventuali oneri sociali, fiscali e previdenziali, e devono essere documentate mediante fatture quietanzate o documenti contabili di valore probatorio equivalente. Sono considerate spese effettivamente sostenute anche quelle la cui evidenza economica non è allineata nel tempo alla movimentazione del denaro. Le imposte e le tasse attinenti il progetto cofinanziato aventi scadenza successiva alla conclusione del progetto stesso (es. IRAP ecc.) possono essere esposte tra i costi relativi al progetto. Per tali oneri l Operatore deve predisporre apposito prospetto di calcolo che evidenzi la metodologia utilizzata. Tale prospetto, 9

10 sottoscritto dal legale rappresentante e vistato dal Revisore, è considerato documento probatorio; può essere riconosciuta come spesa ammissibile la parte percentuale riconducibile alle attività cofinanziate dal FSE. Conservazione della documentazione relativa al progetto cofinanziato Tutta la documentazione inerente le attività progettuali (sia essa di natura amministrativa registro didattico etc., sia essa di natura contabile fatture etc. ) deve essere conservata presso la sede indicata dal beneficiario finale in fase di presentazione del progetto. In caso di ATI, ATS, Partnership l onere della conservazione della documentazione amministrativa (es. registri didattici, schede stage, ecc.) in originale spetta al capofila; per quanto concerne la documentazione fiscale ogni componente l associazione deve conservare gli originali, mentre il capofila deve conservarne una copia conforme all originale stesso. La documentazione relativa al progetto va conservata per 10 anni ed eventualmente per un periodo superiore in applicazione delle disposizioni di cui all art. 38 c. 6 del Regolamento CE 1260/99. Rispetto dei massimali Le spese imputate sono ricomprese per natura e / o per importo nei limiti dei parametri fissati nel documento Spese ammissibili e massimali di riferimento e nei dispositivi specifici della Regione Lombardia. Periodo di vigenza Le spese imputate si riferiscono al periodo temporale compreso nel periodo di svolgimento dell attività, fatto salvo quanto espressamente indicato nei dispositivi di attuazione della Regione Lombardia. Qualora, al di fuori di questi casi, vi siano fatture portanti date posticipate e/o anticipate rispetto a quella di inizio o termine delle attività progettuali, queste saranno riconoscibili solo se preventivamente ed espressamente autorizzate dalla Regione Lombardia. Non ha validità il silenzio assenso. Il revisore è tenuto a produrre motivazione separata, indicando anche la cifra relativa. Unità temporale Per il conteggio delle ore di attività svolte da parte del personale e delle ore di formazione fruite, è utile evidenziare che un ora di costo deve corrispondere effettivamente e inderogabilmente a 60 minuti. L ora formativa non può essere frazionata. Il registro didattico e il registro stage Il registro didattico e di presenza rappresenta il documento fondamentale dell azione formativa in quanto consente di verificare la presenza dei partecipanti, l orario, i docenti, le materie trattate in corrispondenza al progetto approvato ed al programma didattico di dettaglio: come tale costituisce un atto pubblico e deve essere numerato in ogni pagina e vidimato dagli uffici regionali competenti. Le Università (così come definite dall art 2 c. 1 Legge 390/91), gli Enti pubblici, gli Istituti Scolastici possono incaricare un funzionario interno per la vidimazione dei propri registri. 10

11 Il contenuto del registro prevede, oltre al programma svolto, le firme dei partecipanti e del personale di docenza. Più in dettaglio il registro didattico, con riferimento ad ogni ora di insegnamento, deve fornire i seguenti dati: ora di inizio e termine, firma del docente, dell eventuale codocente e del tutor, materia e argomenti trattati. Le registrazioni devono essere effettuate in tempo reale. Il direttore o coordinatore didattico, o comunque il responsabile del corso, deve autodichiarare l autenticità dei dati contenuti del registro. Sulla base delle firme apposte dal personale docente, così come riscontrabili dal registro, avviene il controllo didattico e contabile mediante conteggio delle ore di docenza e di frequenza. Il registro stage è il documento probatorio dell effettuazione degli stage formativi presso le aziende; In caso di stage o tirocinio individuale in sedi diverse da quella di conservazione del registro didattico, si devono istituire appositi registri, fogli o schede individuali di presenza, preventivamente vidimati, da tenere costantemente nella sede di svolgimento dello stage e la circostanza deve essere annotata nel registro originario a fianco dei partecipanti interessati. Acquisizione di beni strumentali e attrezzature Si rimanda alle indicazioni fornite nel documento Spese ammissibili e massimali di riferimento. L IVA L IVA costituisce costo ammissibile solo ed esclusivamente se rappresenta un costo indetraibile ed è stata realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario finale. Nel caso in cui l Operatore utilizzi una percentuale pro rata di detrazione dell IVA, dovrà utilizzare la percentuale calcolata nell ultima dichiarazione annuale IVA presentata al Ministero dell Economia e delle Finanze Oneri e parcelle È ammissibile il costo di stipula della fideiussione prestata da Istituti Bancari e Assicurativi, come indicati dalla l. 10/6/1982, n I costi relativi alla costituzione di ATI o ATS sono ammissibili se sono connessi a requisiti imposti dai dispositivi della Regione Lombardia. Sono ammissibili i costi inerenti le certificazioni della spesa dei progetti cofinanziati dal Fondo Sociale Europeo rilasciate dal Revisore nei limiti previsti dal documento Spese ammissibili e massimali di riferimento della Regione Lombardia. Il cofinanziamento privato Per agevolare il calcolo della quota di cofinanziamento privato relativa al progetto si propone la seguente esemplificazione: Si somma il costo di formazione effettivo al costo del reddito allievi effettivo: Costo Formazione = Valore Ora Formazione x N. Ore Reddito Allievi = Costo Orario x N. Ore Allievo Costo Totale = Costo Formazione + Reddito Allievi 11

12 sul totale così ottenuto si calcola la quota di finanziamento pubblico prevista dal Reg. (CE) 68/2001. Quindi rendicontando un costo formazione di 180 Euro e un costo allievi di 60 Euro (Costo totale 240 Euro) avremo i seguenti due casi: la Grande Impresa, che in base al Reg. (CE) 68/2001 avrebbe diritto ad un finanziamento del 50%, otterrà un finanziamento pubblico di 120 Euro e un cofinanziamento privato di 120 Euro; la PMI, che in base al Reg. (CE) 68/2001 avrebbe diritto ad un finanziamento pubblico del 70%, otterrà 168 Euro e un cofinanziamento privato di 72 Euro. Oltre alla quota obbligatoria ex Reg. (CE) 68/2001, l impresa può prevedere un ulteriore quota di cofinanziamento privato. Si ribadisce che il beneficiario finale è tenuto a rendicontare l intero costo del progetto, compreso il cofinanziamento privato. La delega L appalto di lavori e servizi pubblici è regolato dalla direttiva CE 92/50, recepita con Dlgs 157/95,e prevede il subappalto, ossia l affidamento di parte del servizio ad un terzo soggetto (persona giuridica), solo in presenza di determinate condizioni. Anche la delega è l affidamento ad un soggetto terzo (persona giuridica) di parte delle attività, ma l attività principale, in quest ultimo caso, non è stata affidata con gara d appalto. Pertanto, per analogia, si applica alla delega la normativa relativa al subappalto. Non costituisce delega l affidamento di incarico a persona fisica. La delega dell attività finanziata, traendo il principio dalla normativa comunitaria e nazionale, è vietata e, pertanto, il soggetto beneficiario del finanziamento non può fare ricorso ad enti terzi. Può essere tuttavia richiesta, esclusivamente all atto di presentazione del progetto, deroga espressa al divieto di delega, la quale può essere concessa alle seguenti condizioni: la delega deve essere autorizzata in sede di valutazione del progetto dalla Regione Lombardia; non sono ammessi affidamenti avvenuti in data successiva all approvazione del progetto; l apporto del terzo delegato si configura in termini di valore aggiunto prodotto; il terzo delegato deve possedere i requisiti tecnici e finanziari per svolgere l attività delegata; la richiesta di deroga al divieto di delega deve essere accompagnata dalla specificazione della tipologia delle attività oggetto di delega e dall indicazione del loro costo; le attività delegate e il soggetto delegato approvati dalla Regione Lombardia non possono essere variati; il costo dell attività delegata deve essere commisurato all effettivo valore del servizio prestato e deve essere contenuto nel limite fissato dai dispositivi di attuazione della Regione Lombardia; non sono pertanto ammissibili aumenti di costo derivanti da subappalti a cascata o da contratti in base ai quali 12

13 gli importi da pagare sono espressi in percentuale sull importo del finanziamento; il costo dell attività delegata approvato non può essere aumentato; il terzo delegato si impegna a fornire tutte le informazioni e la documentazione, contabile e amministrativa, relative all attività svolta; l incarico relativo all attività delegata deve essere formalmente accettato dal terzo delegato, che non può a sua volta delegare ad altri l'esecuzione dell'azione. E vietata le delega delle attività di direzione, coordinamento, valutazione e amministrazione (comprese le attività di segreteria). Responsabile a tutti gli effetti del finanziamento concesso è, in ogni caso, il beneficiario finale anche per le azioni delegate. Per il principio di assimilazione non si considera delega l affidamento di attività inerenti la realizzazione di progetti cofinanziati dal Fondo Sociale Europeo: da parte di associazioni, anche temporanee (purché costituite al fine di realizzare il progetto cofinanziato dal Fondo Sociale Europeo), agli associati; da parte di consorzi ai consorziati; da parte di impresa ad altre imprese controllate e/o collegate, così come definite dall art.2359 cc. 1 ; da parte del beneficiario finale del progetto cofinanziato dal Fondo Sociale Europeo ai partner del medesimo progetto; da parte di una fondazione ai soggetti facenti parte della stessa. Tali soggetti, a prescindere dall eventuale obbligo di emissione di fattura, sono tenuti ad imputare le spese sostenute per la realizzazione delle attività relative a progetti cofinanziati dal Fondo Sociale Europeo a costi reali. Per maggiore chiarezza non sembra superfluo richiamare le differenze più rilevanti fra i soggetti delegati e i soggetti sopra specificati, che vengono definiti nel seguito del presente documento semplicemente soggetti associati: i soggetti delegati possono operare solo se la delega è stata autorizzata dalla Regione Lombardia in fase di approvazione del progetto; i soggetti associati, anche se non coincidono con il beneficiario finale del finanziamento, sono equiparati a quest ultimo e possono svolgere qualsiasi attività prevista dal progetto approvato; 1 Per società controllate e/o collegate, così come definite dall art.2359 cc, si intendono imprese facenti parte dello stesso gruppo, segnatamente: le società in cui un altra società dispone della maggioranza dei voti sufficienti per esercitare un influenza determinante nell assemblea ordinaria; le società in cui un altra società dispone di voti sufficienti per esercitare un influenza determinante nell assemblea ordinaria; le società che sono sotto influenza dominante di un altra società in virtù di particolari vincoli contrattuali con essa. Sono considerate collegate le società sulle quali un altra società esercita un influenza notevole. L influenza si presume quando nell assemblea ordinaria può essere esercitato almeno un quinto dei voti ovvero un decimo se la società ha azioni quotate in borsa. 13

14 i soggetti delegati prestano la loro opera entro limiti qualitativi e quantitativi predeterminati e disciplinati in dettaglio nell atto formale di delega; i soggetti delegati devono emettere fattura per la prestazione eseguita con riferimento a quanto previsto nell atto di delega; il ricorso a prestazioni professionali individuali è sempre possibile, sia da parte del soggetto beneficiario del finanziamento, che da parte dei soggetti associati o, anche, dei soggetti delegati. Non si considera delega l affidamento degli incarichi relativi alla certificazione intermedia e finale della spesa a Revisori contabili secondo quanto indicato nel presente documento. E fatto divieto assoluto di variare il soggetto e le attività delegate indicate e approvate nel progetto originario cofinanziato dal Fondo Sociale Europeo. Costo del personale Personale interno Il personale interno è legato al beneficiario finale con contratto a tempo indeterminato o con contratto a tempo determinato. Il personale di soggetti associati, come sopra definiti, è considerato a tutti gli effetti personale interno. Per individuare il costo riferito a spese sostenute in relazione all impiego di personale interno, si fa riferimento alla retribuzione lorda percepita dal dipendente in base ai limiti contrattuali, compresi tutti i contributi sociali, siano essi a carico del lavoratore o del datore di lavoro, nel limite delle previsioni della legislazione nazionale, esclusi tutti gli emolumenti diretti a far beneficiare il dipendente coinvolto nelle azioni di vantaggi particolari e supplementari, e quant altro non abbia carattere obbligatorio. Adoperando come base di calcolo tale montante è possibile determinare, su base oraria, il costo da imputare all azione cofinanziata dal FSE. L Irap è ammissibile per la parte di imposta generata dalle attività progettuali. Personale esterno Il costo del personale esterno, impiegato nelle attività cofinanziate dal FSE, viene determinato sulla base dell esperienza professionale e del titolo di studio, dichiarati nel curriculum professionale firmato, entro i massimali di costo determinati per fasce di livello con riferimento alle tipologie professionali elencate nel documento Spese ammissibili della Regione Lombardia. Il compenso viene prefissato per ora di prestazione attraverso la stipula di un contratto o di una lettera di incarico controfirmata per accettazione, nel quale deve essere chiaramente indicato oltre alla prestazione, il periodo in cui deve essere effettuata, la durata in ore, il corrispettivo orario, la data. In caso di soggetti associati, come sopra definiti, il personale esterno può fatturare ad uno qualsiasi degli stessi. 14

15 Spese destinatari delle azioni Sono ammissibili, con i limiti e le caratteristiche previste dai dispositivi di attuazione, le seguenti tipologie di costo: Voucher Incentivi alla frequenza Incentivi per la realizzazione di congedi formativi Incentivi per la realizzazione di bilanci di competenze Borse di studio Borse di lavoro Finanziamento di stage e tirocini Reddito allievi Per i lavoratori dipendenti è ammissibile il costo della retribuzione come descritto nel presente documento alla voce personale interno. Per i lavoratori autonomi, i titolari d impresa ed i coadiuvanti è ammesso il costo corrispondente alle ore durante le quali essi hanno effettivamente partecipato alla formazione, detratte le ore produttive o equivalenti. I soci lavoratori delle cooperative e gli intermediari sono assimilati, qualora non dipendenti, ai lavoratori autonomi. Non è ammesso alcun costo relativo alla mancata produzione. La figura del destinatario delle azioni non è compatibile con le funzioni di docenza, codocenza, tutoraggio, direzione, coordinamento e altre attività assimilabili all interno dello stesso progetto. Viaggi, vitto e alloggio Con riferimento alle risorse umane interne, impiegate nella realizzazione del progetto, i costi di trasferta sono ammissibili solo nel caso di partecipazione ad azioni svolte al di fuori della sede abituale di lavoro. Per i partecipanti occupati sono ammissibili i costi per il trasporto dalla sede abituale di lavoro alla sede dell azione e viceversa. Per i partecipanti disoccupati sono ammissibili le spese di trasporto dal domicilio, purché nel territorio della Regione Lombardia, alla sede del corso. Per i massimali di costo si faccia riferimento alle tipologie elencate nel documento Spese ammissibili della Regione Lombardia. 15

16 6. I CONTROLLI ESTERNI È facoltà degli organi di controllo dello Stato e della Regione Lombardia, nonché dell Unione Europea, effettuare visite, anche senza preavviso, in ogni fase dell attività finanziata al fine di attivare a vario titolo la vigilanza sulle azioni. Qualora l esito delle verifiche di carattere tecnico contabile dia luogo a riparametrazioni dell intero finanziamento, o di singole categorie o voci di spesa, il revisore è tenuto a prendere atto dei rilievi e certificare di conseguenza la stesura del rendiconto finale. 16

17 7. ALLEGATI 1. Piano dei conti Fondo Sociale Europeo 2. Relazione di certificazione intermedia della spesa 3. Relazione di certificazione finale della spesa 4. Autocertificazione intermedia del legale rappresentante 5. Autocertificazione finale del legale rappresentante 17

18 ALLEGATO 1 Progetto n. Ttolo Totale spese quietanzate Piano dei Conti Fondo Sociale Europeo I. PREPARAZIONE I livello II livello III livello Spese quietanzate 1. Indagine preliminare di mercato e analisi dei fabbisogni 5. Attività delegata 2. Individuazione profilo utenza 3. Ideazione e progettazione intervento 5. Attività delegata 5. Attività delegata 4. Pubblicizzazione e promozione intervento 1. Materiale pubblcitario 2. Pubblicazioni e altre attività promozionali 3. Attività delegata

19 ALLEGATO 1 5. Selezione e orientamento partecipanti 6. Elaborazione materiale didattico 5. Attività delegata 5. Stampati e materiale didattico 6. Attività delegata 7. Realizzazione del progetto esecutivo (non ammissibile per attività formative) 5. Attività delegata 8. Ideazione del progetto di ricerca (non ammissibile per attività formative) 4. Attività delegata 9. Redazione del progetto di massima (non ammissibile per attività formative) 5. Attività delegata

20 ALLEGATO Presentazione del progetto esecutivo (non ammissibile per attività formative) Totale voce I. Preparazione II. REALIZZAZIONE 11. Altre voci di spesa richieste dal bando 1. Docenza 5. Attività delegata 2. Codocenza 3. Tutoraggio 3 bis. Accompagnamento 2. Risorse umane esterne 3. Attività delegata 2. Risorse umane esterne 3. Attività delegata 2. Risorse umane esterne 3. Attività delegata 4. Spese di trasferta (personale impiegato nella realizzazione del progetto) 1. Spese di viaggio 2. Spese di vitto 3. Spese di alloggio