Il bilancio unico: aspetti teorici e tecnici Programmazione e gestione: il Budget

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1 Il bilancio unico: aspetti teorici e tecnici Programmazione e gestione: il Budget Tommaso Agasisti Politecnico di Milano, Dipartimento di Ingegneria Gestionale e. tommaso.agasisti@polimi.it

2 Agenda u Policy-making, gestione e struttura amministrativa/organizzativa u Il ruolo del bilancio unico u La situazione attuale Il decreto legislativo n. 18/2012 u Programmazione e gestione: il Budget 2

3 Il problema generale: policy-making e struttura organizzativa u Le università operano in un contesto in cui i differenti stakeholders pongono esigenze di politica unitaria : MIUR: regole di finanziamento Finanziatori (es. enti di ricerca e imprese): reputazione e risultati ottenuti Studenti: attività didattica dell ateneo (qualità) u Al contempo, le università perseguono le proprie strategie e svolgono le proprie attività attraverso un modello organizzativo complesso Non esiste un unico centro decisionale I diversi dipartimenti e centri autonomi prendono le decisioni centrali come guida ma possono/desiderano svilupparle in autonomia 3

4 Struttura organizzativa di un ateneo 4

5 Dimensioni di autonomia dei dipartimenti (e facoltà e centri autonomi) u Le strutture organizzative degli atenei hanno sempre goduto di diverse dimensioni di autonomia (in parte legate alla modalità con cui le leggi hanno delineato il loro ruolo) Didattica (Facoltà) Ricerca e trasferimento di conoscenza (Dipartimenti) Gestionale, finanziaria e contabile u Un esempio: il DPR 382/80: 1. Il dipartimento ha autonomia finanziaria ed amministrativa e dispone di personale tecnico ed amministrativo per il suo funzionamento. 2. Il consiglio di dipartimento approva, sulla base delle somme all'uopo assegnate dal consiglio di amministrazione di cui al successivo comma settimo, su proposta del direttore i bilanci preventivo e consuntivo del dipartimento stesso, corredati da una dettagliata relazione ( ). 5

6 Il problema di policy u Il problema di policy è di definire modalità organizzative che consentano una programmazione unitaria delle attività, ed il perseguimento delle strategie da parte di tutte le unità che compongono l ateneo. Es. incentivi e modalità di riparto delle risorse interne u La legge 30 dicembre 2010, n. 240 propone una possibile soluzione in questa direzione: Le norme sulla governance Questo è il tema core della relazione programmazione/autonomia! 6

7 Il ruolo del bilancio unico u L introduzione del bilancio unico si colloca nell insieme di politiche di questo tipo (cioè, ha come scopo favorire una gestione unitaria dell ateneo)? La tesi di questa presentazione è: NO u Il ruolo del bilancio unico va ricercato in una serie di altre motivazioni Trasparenza dei bilanci (un unico bilancio invece di diversi bilanci consolidati internamente) Semplificazione delle procedure contabili Omogeneità delle procedure contabili Gestione unitaria del ciclo di programmazione contabile 7

8 Il ruolo del bilancio unico (2) u Alla luce di queste considerazioni, alcune evidenze da cui muovere: L autonomia didattica e di ricerca dei centri autonomi (laddove prevista) non è influenzata dalle norme sul bilancio L autonomia gestionale, finanziaria e amministrativa sono concetto differente dall autonomia contabile L autonomia contabile non è a valore aggiunto rispetto al core delle competenze di un dipartimento/facoltà/centro autonomo 8

9 La situazione attuale DECRETO LEGISLATIVO 27 gennaio 2012, n. 18 Introduzione di un sistema di contabilità economico-patrimoniale e analitica, del bilancio unico e del bilancio consolidato nelle università, a norma dell'articolo 5, comma 1, lettera b), e 4, lettera a), della legge 30 dicembre 2010, n (12G0033) Entrata in vigore del provvedimento: 23/03/2012 (GU n. 57 del ) u In attesa di emanazione: IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA Visti gli articoli 33, sesto comma, 76 e 87, quinto comma, della Costituzione; Visto l'articolo 14 della legge 23 agosto 1988, n. 400; Decreto sui principi contabili Vista la legge 9 maggio 1989, n. 168, recante istituzione del Ministero dell'università e della ricerca scientifica e tecnologica, e in particolare l'articolo 6; Visto l'articolo 2 della legge 30 luglio 1999, n. 300, e successive modificazioni; Vista la legge 29 luglio 1991, n. 243, concernente le università non statali legalmente riconosciute, e in particolare l'articolo 3; Vista la legge 30 dicembre 2010, n. 240, recante norme in materia di organizzazione delle 9 università, di personale accademico e reclutamento, nonché delega al Governo per incentivare la

10 Quadro informativo contabile di un ateneo Il tema del budget!! u bilancio unico d'ateneo di previsione annuale autorizzatorio, composto da budget economico e budget degli investimenti unico di ateneo; u bilancio unico d'ateneo di previsione triennale, composto da budget economico e budget degli investimenti ( ); u c) bilancio unico d'ateneo d'esercizio, redatto con riferimento all'anno solare, composto da stato patrimoniale, conto economico, rendiconto finanziario, nota integrativa e corredato da una relazione sulla gestione; u d) bilancio consolidato con le proprie aziende, società o gli altri enti controllati, con o senza titoli partecipativi, qualunque sia la loro forma giuridica, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa. 10

11 Quadro informativo contabile di un ateneo u Fa parte del set di informazioni da trasmettere al MIUR, ma NON del sistema contabile dell ateneo u (art. 3) - Tassonomia per la riclassificazione dei dati di bilancio 1. Ai fini del raccordo con le regole contabili uniformi delle amministrazioni pubbliche, le università ( ) adottano la tassonomia per la riclassificazione dei dati contabili e di bilancio di esercizio, in conformità alle disposizioni contenute nell'articolo 17 del decreto legislativo 31 maggio 2011, n I prospetti dei dati SIOPE costituiscono un allegato obbligatorio del bilancio unico d'ateneo d'esercizio delle università ( ) 11

12 Decreto legislativo , n. 91 u Articolo Al fine di consentire l elaborazione dei conti di cassa consolidati delle amministrazioni pubbliche in raccordo con le regole contabili di cui al presente decreto, le società e gli altri enti ed organismi tenuti al regime di contabilità civilistica assicurano, in sede di bilancio d esercizio, la trasformazione dei dati economico-patrimoniali in dati di natura finanziaria predisponendo un conto consuntivo avente natura finanziaria, con le regole di riclassificazione di cui al comma 2, in coerenza con quanto stabilito dal Titolo II. 12

13 Bilancio non autorizzatorio u Il collegamento tra bilancio e rendiconto in contabilità finanziaria. Attraverso il codice SIOPE, si utilizzerà il Piano dei Conti per riclassificare i dati di bilancio u Esempio 1: Acquisto di un computer, valore 1.000, pagamento pronta cassa 13

14 Esercizio Voce COAN Denominazione 2012 A.A.02 IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI 2012 A.A TERRENI E FABBRICATI 2012 A.A IMPIANTI ED ATTREZZATURE 2012 A.A Impianti e macchinari 2012 A.A Impianti e macchinari tecnici 2012 A.A Impianti e macchinari informatici 2012 A.A Macchine da ufficio 2012 A.A Altri impianti e macchinari 2012 A.A Attrezzature 2012 A.A Attrezzature informatiche 2012 A.A Attrezzature didattiche 2012 A.A Attrezzature per studenti disabili 2012 A.A Altre attrezzature 2012 A.A ATTREZZATURE SCIENTIFICHE Voce di bilancio (SP) Immobilizzazioni Materiali Rendiconto COFI Codice SIOPE Flusso finanziario Scri/ura CEP Liquidità (c/c) Bilancio CEP 14

15 Livello E.I E.I.i E.I.ii E.I.ii.1 E.I.ii.2 E.I.ii.3 E.I.ii.4 E.I.ii.5 E.I.ii.6 E.I.ii.7 E.I.iii E.II E.II.i E.II.ii E.II.ii.1 E.II.ii.2 E.II.ii.3 E.II.ii.4 E.II.ii.5 E.II.ii.6 E.II.ii.7 E.III E.IV Descrizione Avanzo di amministrazione esercizio precedente ENTRATE CORRENTI Entrate contributive Entrate derivanti da trasferimenti correnti da MIUR e altre Amministrazioni centrali da Regioni e Province autonome da altre Amministrazioni locali da U.E. e altri Organismi internazionali da Università da altri (pubblici) da altri (privati) Altre Entrate ENTRATE IN CONTO CAPITALE Alienazione di beni patrimoniali e riscossione di crediti Entrate derivanti da trasferimenti in conto capitale da MIUR e altre Amministrazioni centrali da Regioni e Province autonome da altre Amministrazioni locali da U.E. e altri Organismi internazionali da Università da altri (pubblici) da altri (privati) ACCENSIONE DI PRESTITI PARTITE DI GIRO 15

16 Livello U.I U.I.i U.I.i.1 U.I.i.2 U.I.i.3 U.I.i.4 U.I.iiii.4 U.I.iiii.5 U.I.iiii.6 U.I.iiii.7 U.II U.III U.III.i U.III.ii U.III.iii U.III.iii.1 U.III.iii.2 U.III.iii.7 U.IV U.V Descrizione Disavanzo di Amministrazione esercizio precedente USCITE CORRENTI Oneri per il personale Personale docente e ricercatore a tempo indeterminato Personale tecnico- amministrativo a tempo indeterminato Personale docente e ricercatore a tempo determinato Personale tecnico- amministrativo a tempo determinato a U.E. e altri Organismi internazionali da Università a altri (pubblici) a altri (privati) Versamenti al bilancio dello Stato USCITE IN CONTO CAPITALE Investimenti in ricerca Acquisizione beni durevoli Trasferimenti per investimenti a MIUR e altre Amministrazioni centrali a Regioni e Province autonome a altri (privati) RIMBORSO DI PRESTITI PARTITE DI GIRO 16

17 Il Budget u La vera novità, ai fini della gestione di un ateneo, è la sostituzione del bilancio preventivo con il Budget Discussione: cos è il budget? E quale rilevanza ipotizziamo che assuma nella nuova gestione del nostro ateneo? 17

18 Il Budget (segue) u Per poter capire in profondità il ruolo e l utilizzo del budget, occorre inquadrarlo nel più ampio ciclo della programmazione e controllo. Questa distinzione, peraltro, consente di chiarire meglio una distinzione logica tra gestione e rendicontazione u Il budget è lo strumento di programmazione all interno della gestione, e non necessariamente influisce direttamente su reportistica esterna (bilancio). 18

19 Obiettivi Risorse Rischi Budgeting Azioni Oggetto del controllo Performance measurement Misura dei risultati Reporting Introduzione delle azioni correttive Analisi degli scostamenti Discussione: quale relazione tra questo ciclo (programmazione e controllo) e il bilancio di esercizio? 19

20 Il Budget (segue) u Analogie con il Bilancio Preventivo COFI Approvazione prima dell inizio dell esercizio Funzione autorizzatoria u Differenze con Bilancio Preventivo COFI Esplicita articolazione in Budget Economico / Investimenti Rilevanza interna predominante rispetto a quella esterna Strumento gestionale prima che informativo 20

21 Il Budget (segue) u La differenza tra Budget e Conto Economico Previsionale! u Funzione Budget Autorizzare i costi (e gli investimenti) nell esercizio u Funzione CE Prev Fornire un quadro di sintesi sul risultato presunto dell esercizio u Discussione: implicazioni per la gestione e per la funzione informativa quale documento più utile per chi amministra il bilancio dell ateneo? 21

22 Il Budget nel d.lgs. 18/2012 u Si prevede esplicitamente che i budget sia articolato in due documenti: Budget economico Budget degli investimenti u Nella prassi degli atenei che hanno adottato COEP una particolarità La gestione dei budget dei progetti Articolazione per destinazione anziché per natura Quale integrazione all interno dei due budget? Un budget a parte? (NO!) 22

23 Il Budget nel d.lgs. 18/2012 u La norma sembra chiarire che il budget deve essere redatto secondo il principio della competenza economica Le previsioni che originano il budget devono considerare l impatto economico nell esercizio di competenza u Un esempio: Al termine dell esercizio x, in fase di predisposizione del budget, si prevede di attivare un assegno di ricerca di 24 mesi a decorrere dal 01/06/x+1. Nell esercizio x+1, il budget deve autorizzare il costo di 7 mesi (Giugno-Dicembre) Discussione: quali effetti? (es. dimostrare che l impegno è coperto per tutta la durata del contratto?) 23

24 Programmazione u Il ruolo del Budget degli Investimenti u Come può avvenire la copertura degli investimenti? Es. L ateneo X programma di effettuare l acquisto di una attrezzattura scientifica del valore di (vita utile, 10 anni). u Quali impatti sul bilancio? Uscita di cassa o indebitamento, nel primo anno (SP) Ammortamenti nei successivi 10 anni (CE) Aumento del valore delle immobilizzazioni materiali (SP) 24

25 Programmazione (segue) u In fase di programmazione, quali informazioni devono essere contenute nei documenti contabili preventivi (budget)? La copertura integrale dell investimento Budget ha funzione autorizzatoria! Effetti su Conto Economico (ammortamenti)? Nel Budget Economico: non necessariamente (no) Nel CE preventivo (se realizzato): si 25

26 Programmazione (segue) u Quali sono le possibili fonti di copertura di un investimento? Devono derivare dal Passivo dello SP Non si può utilizzare a riferimento la liquidità! Finanziamenti propri Utilizzo riserve, fondi vincolati, risultati gestionali Indebitamento 26

27 Programmazione (segue) u La programmazione in un regime di bilancio unico Il soggetto responsabile della programmazione economicofinanziaria dell ateneo Rettore? Direttore Generale? CDA? u I principi della legge n. 240/

28 Programmazione (segue) u Una possibile chiave di lettura Funzione di proposta (composizione richieste per programmazione): Rettore Approvazione (assunzione di responsabilità della programmazione): CDA Funzione di gestione: DG Una questione in fase di programmazione, chi è responsabile di formulare le proposte di Budget dei centri di gestione? E successivamente, chi è responsabile della loro gestione? 28

29 Gestione finanziaria (ciclo attivo e passivo) u La fase dell impegno viene meno? L importanza di un vincolo (autorizzatorio!) alla spesa u Il ruolo della contabilità analitica Analogie (e differenze) con il bilancio preventivo in COFI u La differenza tra impegno di bilancio e impegno di budget Impegno di bilancio: contabilità esterna Impegno di budget: contabilità interna (fino a quando non avviene il fatto gestionale, non ha rilevanza esterna!). u Discussione: perché è importante l impegno? Cosa occorre controllare? 29

30 Gestione finanziaria (ciclo attivo e passivo) u In sede di Budget, con riferimento alla componente Progetti : Nel Budget di ciascun centro di gestione: voci indistinte per natura Nell ambito della contabilità analitica: budget di ciascun progetto Discussione: questo è un punto su cui è importante prendere consapevolezza delle relazioni tra Budget COAN e COEP 30

31 COSTI Missioni ( 3.500) Attrezzature ( ) Tempo docente ( 2.000) RICAVI Le tre visioni sul progetto di ricerca Materiali di consumo ( 4.000) COAN CE Ricavi da ricerca Retribuzioni personale docente (0) Materiali di consumo (4.000 ) Ammortamenti (2.500 ) Missioni ( 3.500) Risultato = CEP Budget Economico Missioni ( 3.500) Materiali di consumo ( 4.000) Budget Investimenti Attrezzature ( ) Budget 31

32 Le variazioni al Budget u Quale scopo? In corso di gestione, intervengono modificazioni rispetto alle previsioni effettuate. Occorre aggiustare l autorizzazione a sostenere i costi (e a effettuare gli investimenti) in funzione dei fatti intervenuti. u Chi può autorizzare le variazioni al Budget? 32

33 Le variazioni al Budget (segue) u Concettualmente, si distinguono diverse possibili tipologie di variazioni: Tra B_economico e B_investimenti All interno di B_economico (o investimenti): tra strutture diverse NB: il Budget è unico! All interno del B_economico (o investimenti) della stessa struttura: (i) tra conti principali (controllo autorizzativo) o (ii) tra sottoconti Discussione: quali differenze devono esistere tra (i) e (ii)? 33

34 Esercizio Voce COAN Denominazione Tipologia voce 2012 A.C.01 SOSTEGNO AGLI STUDENTI Costo 2012 A.C INTERVENTI A FAVORE DEGLI STUDENTI Costo 2012 A.C Borse tesi all`estero Costo 2012 A.C Borse tesi all`estero Costo 2012 A.C Altre borse Costo 2012 A.C Borse per l`incentivazione della frequenza dei corsi di studio Costo 2012 A.C Altre borse Costo 2012 A.C Programmi di mobilità e scambi culturali studenti Costo 2012 A.C Programmi di mobilità e scambi culturali studenti Costo 2012 A.C Professori Visitatori per la didattica Costo 2012 A.C Professori Visitatori per la didattica Costo 2012 A.C Interventi di orientamento e tutorato Costo 2012 A.C Interventi di orientamento e tutorato Costo 2012 A.C Sostegno agli studenti disabili Costo 2012 A.C Sostegno agli studenti disabili Costo 2012 A.C Altri interventi a favore degli studenti Costo 2012 A.C Altri interventi a favore degli studenti Costo 2012 A.C BORSE DI STUDIO POST- LAUREAM Costo analitico A quale livello posso effettuare variazioni? Ultimo livello No No No Si No Si Si No Si No Si No Si No Si No Si No Livello

35 Esercizio Voce COAN Denominazione Tipologia voce 2012 A.A.01 IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI Costo Pluriennale 2012 A.A A.A A.A COSTI DI IMPIANTO, DI AMPLIAMENTO E DI SVILUPPO Costi di impianto, di ampliamento e di sviluppo Costi di impianto, di ampliamento e di sviluppo Costo Pluriennale Costo Pluriennale Costo Pluriennale 2012 A.A Migliorie su beni di terzi Costo Pluriennale 2012 A.A Migliorie su beni di terzi Costo Pluriennale 2012 A.A DIRITTI DI BREVETTO E DIRITTI DI UTILIZZAZIONE DELLE OPERE DI INGEGNO Costo Pluriennale 2012 A.A Brevetti Costo Pluriennale 2012 A.A Brevetti Costo Pluriennale 2012 A.A Software Costo Pluriennale 2012 A.A Software Costo Pluriennale 2012 A.A CONCESSIONI, LICENZE, MARCHI E DIRITTI SIMILI Costo Pluriennale 2012 A.A Concessioni, licenze, marchi e diritti simili Costo Pluriennale 2012 A.A Concessioni Costo Pluriennale 2012 A.A Licenze, marchi e diritti simili Costo Pluriennale 2012 A.A Canone una tantum su licenze software Costo Pluriennale analitico Ultimo livello Livello No No No Si No Si No No Si No Si No No Si Si Si

36 Le variazioni al Budget (segue) Chi sono i responsabili dei centri gestionali? u Un esempio di possibili regole Le variazioni della disponibilità di risorse senza vincolo di destinazione danno luogo a variazioni del bilancio unico d'ateneo di previsione annuale autorizzatorio deliberate dal consiglio di amministrazione. Le variazioni a causa di minori disponibilità di risorse con vincolo di destinazione sono autorizzate e gestite dai responsabili dei centri gestionali ponendo a carico del budget del centro gestionale eventuali errori di previsione. Le variazioni della disponibilità di risorse con vincolo di destinazione a causa di nuove o maggiori assegnazioni dall esterno che richiedono l attivazione di una pari disponibilità in uscita secondo le indicazioni del soggetto finanziatore sono autorizzate dai responsabili dei centri gestionali. 36

37 Le variazioni al Budget (segue) 4. Le variazioni del budget dei centri gestionali che derivano da trasferimenti tra centri legati a passaggi di competenze sono autorizzate dal direttore generale. 5. Le variazioni del budget all interno del singolo centro gestionale che comportano trasferimento di risorse tra conti, se di importo inferiore a quello definito nel manuale e se non alterano la disponibilità complessiva del centro, sono autorizzate dal responsabile del centro gestionale, previa verifica del rispetto dei vincoli di legge sulle singole nature di spesa interessate e delle regole definite nel manuale. Per importi superiori a quello definito nel manuale l approvazione viene effettuata dal consiglio di amministrazione. 37

38 Controllo di gestione u Parallelamente alla gestione contabile, si pone la questione di monitorare l andamento della gestione La funzione Controllo di Gestione Attività non solo contabile u Scopo del controllo di gestione Verificare coerenza tra obiettivi e risultati Analizzare eventuali scostamenti Introdurre azioni correttive 38

39 La gestione finanziaria u I flussi finanziari In entrata (incassi) In uscita (pagamenti) u La centralizzazione della gestione dei flussi finanziari u Un budget di cassa? u Le due questioni tecniche: Tempistica e organizzazione dei flussi in uscita La pianificazione dei flussi finanziari Tracciabilità dei flussi finanziari in entrata (causale/ destinazione/centro di gestione) 39