COMUNE DI NOVARA ESTRATTO DAL VERBALE DELLE DELIBERAZIONI DELLA GIUNTA COMUNALE OGGETTO:

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1 COMUNE DI NOVARA ESTRATTO DAL VERBALE DELLE DELIBERAZIONI DELLA GIUNTA COMUNALE Deliberazione N. 230 OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE AGGIORNATO E DEL MANUALE DI CONSERVAZIONE. L anno duemilatredici, il mese di OTTOBRE, il giorno SEDICI, alle ore 10.00, nella sala delle adunanze del Palazzo Civico, si è riunita la Giunta Comunale. All inizio della discussione della presente delibera, risultano presenti: Il Vice Sindaco FONZO Dott. Nicola L'Assessore AGNESINA Avv. Giovanni L'Assessore BOZZOLA Arch. Marco L'Assessore DULIO Dott. Giorgio L'Assessore FERRARI Prof. Augusto L'Assessore PALADINI Sig.ra Sara L'Assessore RIGOTTI Arch. Giulio L'Assessore TURCHELLI Prof.ssa Paola Presidente Risulta assente l Assessore: Patti Prof.ssa Margherita e il Sindaco Ballarè Dott. Andrea. Partecipa il Segretario Generale Dott.ssa Maria Angela Danzì. E' presente il Direttore Generale, Dr. Paolo Sironi.

2 N. 230 = OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE AGGIORNATO E DEL MANUALE DI CONSERVAZIONE. LA GIUNTA COMUNALE Su relazione del Sindaco Dr. Andrea Ballarè RICHIAMATO il DPR 28 dicembre 2000 n. 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" che al capo IV pone l'obiettivo della razionalizzazione della gestione dei flussi documentali coordinata con la gestione dei procedimenti amministrativi da parte delle Pubbliche Amministrazioni, al fine di migliorare i servizi e potenziare i supporti conoscitivi delle stesse secondo i criteri di economicità, efficacia e trasparenza dell'azione amministrativa; VISTO che il DPCM 31 ottobre 2000 "Norme tecniche per il protocollo informatico" - artt. 3 e 5 - prescrive che il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi predisponga lo schema del Manuale di gestione e di conservazione dei documenti, e che ciascuna pubblica amministrazione adotti un proprio manuale; RICHIAMATO il Decreto del Ministro per l'innovazione e le Tecnologie del 14 ottobre 2003, con il quale sono state approvate le linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi; RICHIAMATA la Circolare AIPA n. 28 del 07 maggio 2001 e successivi aggiornamenti indicati nella Circolare dell'agenzia per Italia Digitale DigitPA n. 60 del 27 gennaio 2013; VISTO il DLgs 7 marzo 2005 n CAD "Codice dell'amministrazione Digitale": RITENUTO opportuno procedere all'approvazione del Manuale di gestione e di conservazione dei documenti e del corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico nonché all'approvazione dell'aggiornamento del Titolario di classificazione, già approvato dal Comune di Novara con delibera di Giunta Comunale n. 127 del 21 febbraio 2001; VISTO l'allegato Manuale di gestione e Manuale di conservazione dei documenti per il corretto funzionamento del servizio del Protocollo Informatico predisposto dall'unità Archivio e Protocollo Generale; CONSIDERATO che il Manuale di gestione è stato trasmesso alla Soprintendenza ai Beni Archivistici per il Piemonte e la Valle d'aosta con nota di cui al prot. n del 06 giugno 2013 al fine di acquisirne l'approvazione, e che, a seguito dei suggerimenti della stessa, sono state apportate delle modifiche nella stesura del testo definitivo;

3 CONSIDERATO altresì che nel Manuale di gestione e conservazione dei documenti devono essere riportati, tra l'altro: le norme di sicurezza dei documenti informatici, le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all'interno e all'esterno dell'amministrazione comunale di Novara, la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, l'indicazione delle AOO Aree Organizzative Omogenee responsabili delle attività di registrazione di protocollo, l'elenco dei documenti esclusi dal protocollo, il sistema di classificazione dei documenti, le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo, la descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico, i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso alle informazioni documentali gestite allo stato attuale con il programma ESAGEN, nonché le modalità di utilizzo del registro di emergenza; DATO atto che il Manuale di Gestione - il Titolario di classificazione e il Manuale di Conservazione fanno riferimento alla situazione attuale e potranno essere aggiornati e rivisti in occasione di modifiche normative o di acquisizione di nuove tecnologie e/o di nuovi compiti e funzioni attribuiti all'amministrazione Comunale; VISTO l'art. 48 del TUEL approvato con D.Lgs 267/2000 e smi; VISTO lo Statuto Comunale VISTI i pareri allegati ai sensi dell'art. 49 comma 1 del D.Lgs n. 267/2000 e s.m.i. dei Dirigenti del Servizio ICT - Archivi e del Servizio Bilancio, espressi ciascuno per quanto di rispettiva competenza in merito alla proposta di deliberazione in esame; Con voti unanimi resi nelle forme di legge DELIBERA 1 - di approvare per le motivazioni indicate in premessa - il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico che descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e che costituisce parte integrante e sostanziale del presente provvedimento, unitamente ai seguenti allegati: Elenco delle AOO Aree Organizzative Omogenee Titolario di Classificazione aggiornato Manuale di Conservazione con relativi sub allegati. 2 - di disporre l'immediata adozione del suddetto Manuale; 3 - di rendere accessibile il Manuale attraverso la sua pubblicazione sul sito Internet del Comune di Novara. Con successiva e separata votazione la Giunta Comunale dichiara la presente delibera immediatamente esecutiva ai sensi dell'art. 134 comma 4 del D.Lgs n. 267/2000 e s.m.i. Letto, approvato e sottoscritto.

4 E parte integrante della proposta di deliberazione di G.C. n. 230 del 16/10/2013 OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE AGGIORNATO E DEL MANUALE DI CONSERVAZIONE. SERVIZIO PROPONENTE: I.C.T. - SEGRETERIA PARERE TECNICO (art. 49, c. 1 del D.Lgs. 267/2000) Si esprime parere FAVOREVOLE, in ordine alla regolarità tecnica del presente provvedimento. Novara, 15/10/2013 IL DIRIGENTE DEL SERVIZIO I.C.T. - SEGRETERIA F.to Dott. Alvaro Canciani SERVIZIO BILANCIO Sulla proposta di deliberazione in oggetto: In ordine alla regolarità contabile, ai sensi dell art. 49 del D.Lgs. n. 267 del 18/08/2000, esprime il seguente parere Attesta che il parere non è stato espresso in quanto non comporta riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico finanziaria o sul patrimonio dell En te. Novara, 15/10/2013 IL DIRIGENTE F.to Dott. Filippo Daglia

5 IL PRESIDENTE F.to Dott. Nicola FONZO F.to Dott.ssa Maria Angela DANZI' CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Ai sensi dell'art. 124, D.Lgs n. 267, è stata disposta la pubblicazione della presente deliberazione all Albo Pretorio di questo Comune oggi 18/10/2013 per rimanervi quindici giorni consecutivi sino al 01/11/2013; L elenco n. 88 viene trasmesso ai Capi Gruppo Consiliari ai sensi dell art. 125, D.Lgs n. 267; Novara, 18/10/2013 ag/ F.to Dott.ssa Maria Angela DANZI' La presente deliberazione è stata pubblicata all Albo Pretorio per il periodo suindicato ed è diventata esecutiva ai sensi dell art. 134, comma 3, D.Lgs n. 267, il. Novara, F.to La presente deliberazione è stata dichiarata immediatamente esecutiva. CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Dietro relazione del Messo Comunale si certifica che la presente deliberazione è stata pubblicata all Albo Pretorio di questo Comune dal al senza opposizioni o reclami. Novara, F.to