MANUALE DI CONSERVAZIONE DI INNOVAPUGLIA S.P.A.

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1 MANUALE DI CONSERVAZIONE DI INNOVAPUGLIA S.P.A. Codice documento Versione 2.0 InnovaPuglia_Manuale_Conservazione Data Nominativo Funzione Redazione 03/08/2015 Gianni Carulli Responsabile del sistema di conservazione Gaetano Campi Responsabile della conservazione Verifica 05/08/2015 Pietro Romanazzi Responsabile del servizio PEC e Protocollo Approvazione 07/09/2015 Marco Curci Direttore Manuale di Conservazione di InnovaPuglia v 2.0 pag. 1 di 12

2 INDICE DEL DOCUMENTO 1. Introduzione... 4 Scopo e ambito del documento... 4 Terminologia e normativa di riferimento Modello organizzativo della conservazione... 6 Produttore... 6 Responsabile della conservazione Organizzazione della conservazione... 7 Responsabilità del sistema di conservazione... 7 Gestione del sistema di conservazione... 7 Struttura organizzativa Oggetti sottoposti a conservazione Tipologie di Documenti Formati Processo di conservazione Evidenza Informatica Archiviazione Gestione della Directory di archiviazione Modalità di reperimento ed esibizione Documenti di riferimento Manuale di Conservazione di InnovaPuglia v 2.0 pag. 2 di 12

3 VERSIONE Variazioni Data 1.0 Prima emissione 12/01/ Aggiunta una nuova tipologia di documento da conservare: Rapporto di protocollo quotidiano 07/09/2015 Manuale di Conservazione di InnovaPuglia v 2.0 pag. 3 di 12

4 1. Introduzione Scopo e ambito del documento Il presente documento è il Manuale di conservazione (d ora in poi Manuale) applicato da InnovaPuglia S.p.a., gestore accreditato del servizio di Posta Elettronica Certificata. Il Manuale descrive il modello organizzativo della conservazione adottato e illustra nel dettaglio l organizzazione della struttura che realizza il processo di conservazione, definendo i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi nel modello organizzativo di funzionamento dell attività di conservazione. Descrive inoltre il processo, le architetture e le infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del Sistema di conservazione. Le tipologie di documento oggetto di conservazione sono: i messaggi di Posta Elettronica che il sistema di PEC di InnovaPuglia ha diagnosticato essere affette da virus informatico, i log dei messaggi di PEC (e loro associati timestamp) i rapporti quotidiani di protocollo delle AOO della Regione Puglia, già utenti del servizio di protocollo di InnovaPuglia, che faranno richiesta del servizio di conservazione. Manuale di Conservazione di InnovaPuglia v 2.0 pag. 4 di 12

5 Terminologia e normativa di riferimento Per i termini utilizzati nel presente Manuale si rimanda al Glossario di cui all Allegato 1 delle Regole Tecniche e alle definizioni del D.Lgs. 82/2005 e del DPR 445/2000 e loro successive modificazioni e integrazioni. Inoltre si è fatto riferimento all Articolo 1 della deliberazione CNIPA n.11/2004. Le definizioni riportate in ordine alfabetico in questa Sezione riguardano termini impiegati ripetutamente nel testo non presenti nelle citate fonti di cui si ritiene necessario fornire una definizione. Inoltre sono riportate le definizioni sintetiche usate nel testo per citare la normativa e gli standard di riferimento. Nel testo del Manuale sono riportati in corsivo i termini riferiti al Glossario delle Regole tecniche e in corsivo grassetto i termini contenuti nella presente Sezione. DEFINIZIONI: File system: meccanismo con il quale i file sono posizionati e organizzati o su un dispositivo di archiviazione o una memoria di massa, come un disco rigido o un CD-ROM e, in casi eccezionali, anche sulla RAM. (Fonte: Wikipedia) FTP server: programma che permette di accettare connessioni in entrata e di comunicare con un client attraverso il protocollo FTP (File Transfer Protocol). (Fonte: Wikipedia) Evidenza Informatica: file XML che contiene l hash di tutti i file da conservare. Tale file sarà firmato e timestampato a cura del conservatore. Marca temporale: sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l'effettivo avvenimento di un certo evento. La data è di solito presentata in un formato compatibile, in modo che sia facile da comparare con un'altra per stabilirne l'ordine temporale. La pratica dell'applicazione di tale marca temporale è detto timestamping. (Fonte: Wikipedia) Regole tecniche: Deliberazione CNIPA - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n (G.U. n. 57 del ) Storage: dispositivo per memorizzare i dati in formato digitale; sono considerati storage sia i dispositivi a nastro che i dispositivi a disco e qualsiasi supporto di archiviazione di massa. Formati Idonei: I formati idonei sono quelli che per le loro caratteristiche di standardizzazione, di apertura, di sicurezza, di portabilità, di immodificabilità, di staticità e di diffusione sono reputati idonei alla conservazione a lungo termine Manuale di Conservazione di InnovaPuglia v 2.0 pag. 5 di 12

6 2. Modello organizzativo della conservazione InnovaPuglia, in qualità di gestore di Posta Elettronica Certificata conserva i Log dei Messaggi di PEC e i Messaggi di PEC nei quali sia stata rilevata le presenza di virus informatici. Inoltre InnovaPuglia conserva, per conto delle AOO dell Ente Enti aderenti alla Rupar Puglia che ne faranno esplicita richiesta, i registri giornalieri del protocollo Informatico. Il Sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale. Produttore È il soggetto che affida la conservazione dei propri documenti informatici in conservazione, è l Ente Produttore. I responsabili di riferimento dei Produttori sono di norma i Responsabili della gestione documentale o i responsabili di specifici sistemi di produzione documentale, quali per esempio i responsabili delle AOO. Il Produttore resta il responsabile del contenuto del documento da conservare ed è obbligato a trasmetterlo al servizio di conservazione secondo le modalità operative descritte nel presente Manuale Normalmente occorre definire una Convenzione tra Produttore e Conservatore per quanto riguarda la tipologia documentale ed i termini che regolano il servizio di conservazione. Per quanto riguarda il servizio PEC e le conservazioni ad esso relative l unico Ente Produttore è al momento la Gestione Operativa del Servizio PEC, e poiché le tipologie documentarie sono esclusivamente le che contengono virus rilevati dal sistema di PEC di InnovaPuglia ed i Log dei messaggi di PEC, non è necessario definire alcuna convenzione. Per quanto riguarda la conservazione dei Rapporti Quotidiani di Protocollo, sarà definita una convenzione per la stessa tipologia di documento con i vari Enti che avanzeranno richiesta. Per i documenti rivenienti dal sistema di PEC la conservazione deve essere garantita per 30 Mesi dalla data di produzione del documento. Oltre tale periodo di tempo il conservatore può decidere autonomamente di continuare la conservazione o rimuovere i documenti dai supporti di memorizzazione. Non è definito un limite temporale di conservazione per i Registri Quotidiani di Protocollo. Responsabile della conservazione Il responsabile del procedimento di conservazione: 1. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o digitali) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza Manuale di Conservazione di InnovaPuglia v 2.0 pag. 6 di 12

7 conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l esibizione di ciascun documento conservato; 2. archivia e rende disponibili, con l impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: a. descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; b. estremi identificativi del responsabile della conservazione; c. estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l indicazione dei compiti alle stesse assegnati; d. indicazione delle copie di sicurezza; 3. mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; 4. verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; 5. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione digitale e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; 6. richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; 7. definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; 8. verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. 9. Il responsabile del procedimento di conservazione digitale può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. 3. Organizzazione della conservazione Responsabilità del sistema di conservazione La responsabilità del Sistema di conservazione come soggetto che svolge attività di conservazione è in capo a InnovaPuglia, nata nel 2009 come società controllata della Regione Puglia come organo tecnico-scientifico e strumento della programmazione regionale nel settore dell automazione e digitalizzazione dei processi. InnovaPuglia ha personalità giuridica, autonomia statutaria e finanziaria ed opera con autonomia tecnica, organizzativa, amministrativa e contabile. I dati dei soggetti che hanno assunto la responsabilità del Sistema di conservazione sono riportati all interno dell Allegato Registro dei responsabili, che sarà mantenuto opportunamente aggiornato. Gestione del sistema di conservazione La gestione del Sistema di conservazione è in carico all unità di Gestione Operativa. All interno del servizio di conservazione si situano in particolare le seguenti responsabilità: Manuale di Conservazione di InnovaPuglia v 2.0 pag. 7 di 12

8 Responsabile del Servizio (e Responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione), persona con responsabilità dei procedimenti / processi / progetti di InnovaPuglia. È il responsabile della definizione e attuazione delle politiche complessive del Sistema di conservazione, nonché del governo della gestione del Sistema di conservazione e della gestione amministrativa del personale assegnato, con responsabilità sulle differenti posizioni organizzative afferenti al servizio e sulla relativa definizione del personale e delle risorse di cui avvalersi per l'attuazione delle attività, sulla pianificazione annuale delle attività assegnate e dell'organizzazione del lavoro all'interno del servizio. Ha l obbligo di definire i fabbisogni professionali ordinari e straordinari, le proposte di piani di sviluppo del personale e le conseguenti azioni e valutazioni dei risultati. È responsabile della definizione dei requisiti e delle specifiche del Sistema di conservazione, sulla base della normativa vigente, e dell erogazione del servizio ai Produttori. È inoltre il soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche e organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza. Responsabile della conservazione opera a stretto contatto con il Responsabile del Servizio. Le sue responsabilità sono descritte nel paragrafo 2. il Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione, individuato nel Responsabile dei servizi e delle infrastrutture di InnovaPuglia. Rientrano tra le sue mansioni la gestione dell esercizio delle componenti hardware e software del Sistema di conservazione la responsabilità della corretta erogazione dei servizi di conservazione, della verifica e del mantenimento dei relativi livelli di servizio (SLA); il coordinamento tecnico dei rapporti con i fornitori di data center e supporto tecnologico ai progetti di conservazione digitale; la pianificazione, di concerto con i fornitori, dello sviluppo dell architettura tecnologica a disposizione per le attività di conservazione e quelle di servizio; il controllo e verifica dei livelli di servizio erogati dai fornitori, la segnalazione delle eventuali difformità e la pianificazione delle necessarie contromisure; il coordinamento nell assegnazione, nell installazione e nella manutenzione delle attrezzature informatiche individuali. Struttura organizzativa Poiché il servizio di conservazione descritto in questo manuale parte originariamente dalla conservazione dei documenti prodotti dal Sistema di Posta Elettronica Certificata, tale servizio è visto come parte dei compiti della Gestione Operativa del Servizio PEC. E prevista, in fase di aggiornamento del sistema di conservazione alle nuove regole tecniche, una modifica organizzativa che vedrà il servizio di Conservazione in maniera autonoma. Manuale di Conservazione di InnovaPuglia v 2.0 pag. 8 di 12

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10 4. Oggetti sottoposti a conservazione Tipologie di Documenti Come già descritto nelle precedenti sezioni le tipologie di documenti del Sistema di Conservazione Gestito da InnovaPuglia sono: File contenenti contenenti Virus prodotti dal Sistema di Posta Elettronica Certificata File contenenti Log di Messaggi della Posta Elettronica Certificata Marca Temporale associata ai Log dei Messaggi della Posta Elettronica Certificata Rapporti quotidiani di Protocollo Formati Segue la tabella relativa ai formati di file relativi alle specifiche tipologie documentarie Tipo di Documento Elettronico contenenti Virus prodotti dal Sistema di Posta Elettronica Certificata Log di Messaggi della Posta Elettronica Certificata Marca Temporale associata ai Log dei Messaggi della Posta Elettronica Certificata Rapporto quotidiano di protocollo Tipologia RFC 2822 Testo ASCII RFC3161 (tsr) pdf 5. Processo di conservazione Il Processo di conservazione è descritto nelle procedure e nelle istruzioni operative di cui ai successivi riferimenti. Tali procedure sono state esaminate dai certificatori ISO 9001 in fase di certificazione del servizio PEC. Esse sono costantemente oggetto di verifiche ispettive interne e da parte dell auditor esterno per il mantenimento della certificazione ISO9001. Evidenza Informatica Il sistema di conservazione di InnovaPuglia elabora un file xml che contiene l impronta SHA1 di tutti i file facenti parte del pacchetto di conservazione. A tale Evidenza Informatica viene applicata la marcatura temporale e la firma digitale del Conservatore. Archiviazione Una volta ottenuta l evidenza informatica opportunamente firmata e timestampata il Conservatore provvede ad inserire tutti i file, insieme all evidenza informatica ed al suo timestamp all interno di una directory così denominata (a seconda della tipologia documentaria) Manuale di Conservazione di InnovaPuglia v 2.0 pag. 10 di 12

11 Tipo di Documento Elettronico contenenti Virus prodotti dal Sistema di Posta Elettronica Certificata Log di Messaggi della Posta Elettronica Certificata Marca Temporale associata ai Log dei Messaggi della Posta Elettronica Certificata Rapporto quotidiano di protocollo Denominazione directory di archiviazione PEC_VIRUS_aa_mm_gg PEC_LOG_aa_mm_gg Stessa directory dei Log dei Messaggi a cui il timestamp si riferisce PROTOCOLLO_RQP_aa_mm_gg Tale directory prende il nome di Directory di Archiviazione Gestione della Directory di archiviazione La directory di archiviazione è conservata nel sistema per il tempo definito nell accordo con il produttore. Nel caso specifico i Log di PEC e le mail virusate saranno conservate per 30 mesi a partire dalla data di produzione del file. Il Conservatore, prima di eliminare dal sistema una directory di archiviazione deve verificare che il limite di tempo sia stato superato per tutti i documenti in esso contenuti. Modalità di reperimento ed esibizione Il produttore avanzerà domanda di esibizione del documento conservato inviando al Servizio di Conservazione via opportuna richiesta di reperimento ed esibizione. In tale richiesta dovrà indicare obbligatoriamente i seguenti dati a seconda della tipologia documentaria Tipo di Documento Elettronico contenenti Virus prodotti dal Sistema di Posta Elettronica Certificata Log di Messaggi della Posta Elettronica Certificata Marca Temporale associata ai Log dei Messaggi della Posta Elettronica Certificata Rapporto quotidiano di protocollo Dati per il Reperimento Data di ricevimento della mail virusata (obbligatorio) Nome file.eml (opzionale) Data del Log dei messaggi (obbligatorio) Sono sempre trattati insieme ai log dei messaggi di PEC Ente (obbligatorio), AOO (obbligatorio), nome Registro (obbligatorio), data delle registrazioni (obbligatorio) Il Conservatore accederà alla directory archivio relativa alla specifica tipologia documentaria cercando la prima data di conservazione immediatamente successiva a quella indicata dal produttore. L accesso ai documenti sarà garantito entro due giorni lavorativi di InnovaPuglia dal momento della ricezione della richiesta compilata in ogni sua parte dall Ente produttore. Il Conservatore comprimerà la directory in un file.zip e lo invierà al richiedente attraverso ovvero attraverso altri supporti nel caso di archivi molto voluminosi. Manuale di Conservazione di InnovaPuglia v 2.0 pag. 11 di 12

12 6. Documenti di riferimento Si riporta l elenco dei documenti citati nel presente Manuale con indicazione della collocazione in cui sono rintracciabili. Documento ISTRUZIONE OPERATIVA IOQ PEC 02 - CONSERVAZIONE DEI LOG DI PEC ISTRUZIONE OPERATIVA IOQ PEC 01 - SALVATAGGIO FILE INFETTI PROCEDURA PRQ PEC 03 - SALVATAGGIO PERIODICO MESSAGGI INFETTI PROCEDURA PRQ PEC 04 - CONSERVAZIONE DEI FILE DI LOG Collocazione \\Nttecno2\storage\Procedure PEC\IOQ PEC 02 Conservazione dei file di Log \\Nttecno2\storage\Procedure PEC\IOQ PEC 01 Salvataggio periodico messaggi infetti \\Nttecno2\storage\Procedure PEC\PRQ PEC 03 Salvataggio periodico messaggi infetti \\Nttecno2\storage\Procedure PEC\PRQ PEC 04 Conservazione dei file di Log PROCEDURA PRQ PEC 05 REPERIMENTO ED ESTRAZIONE LOG \\Nttecno2\storage\Procedure PEC\PRQ PEC 05 Reperimento ed Estrazione Log PROCEDURA PRQ PEC 08 - DISTRUZIONE DEI DATI \\Nttecno2\storage\Procedure PEC\PRQ PEC 08 Distruzione dei dati PROCEDURA PRQ PEC 26 ACCESSO ED ESTRAZIONE LOG E VIRUS \\Nttecno2\storage\Procedure PEC\PRQ PEC 26 Accesso ed estrazione Log e Virus Piano della Sicurezza servizio PEC Documento Riservato Manuale di Conservazione di InnovaPuglia v 2.0 pag. 12 di 12