DETERMINAZIONE N. 48 DEL 07/04/2016. IL DIRETTORE dott.ssa Elisabetta Cecchini

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1 DETERMINAZIONE N. 48 DEL 07/04/2016 Oggetto: Servizio di supporto per la gestione informatica dei documenti amministrativi: manuale di gestione documentale, creazione titolario, creazione fascicoli e successiva archiviazione. Affidamento diretto alla ditta EBLA Soc. Coop. Impegno di spesa. CIG ZC B. IL DIRETTORE PREMESSO che: - il Codice dell amministrazione digitale CAD di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ha normato la dematerializzazione dei documenti cartacei e la disponibilità degli stessi a livello informatico; - il 3 dicembre 2013 è stato emanato il DPCM con le nuove Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis, 23 -ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 che apporta modifiche alla deliberazione CNIPA n. 11/2004; - tale DPCM introduce il concetto di sistema di conservazione che assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici, definendo le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi; RITENUTO NECESSARIO acquisire un supporto esterno per affiancare il personale dell Ente in merito alle procedure di archiviazione e conservazione dei documenti informatici necessarie per il corretto funzionamento del sistema di gestione informatica dei documenti amministrativi; ATTESO che per gli acquisti di beni e servizi sotto soglia comunitaria, l ATA ha l obbligo di avvalersi di convenzioni Consip e di far ricorso anche al mercato elettronico della pubblica amministrazione (M.E.P.A.) ovvero attraverso il mercato elettronico realizzato dalle centrali di committenza di riferimento; APPURATO che per la fornitura di cui trattasi non è attiva alcuna convenzione Consip; VERIFICATA altresì la reperibilità nel bando ICT Prodotti e servizi per l informatica e le telecomunicazioni attivo sul MEPA di servizi di gestione elettronica dei documenti; ATTESO che tra gli operatori MEPA abilitati al bando di cui sopra, è stato individuato quale fornitore più idoneo a soddisfare le esigenze dell Ente la ditta EBLA Soc. Coop. ; VALUTATA l offerta proposta dalla ditta suddetta relativa al servizio di assistenza per elaborazione titolario, piano di conservazione ed avvio fascicolazione, che garantisce il supporto per la gestione informatica dei documenti amministrativi, mediante l affiancamento al personale per la 1

2 redazione del manuale di gestione documentale, creazione titolario, creazione dei fascicoli e successiva archiviazione; VERIFICATO che la fornitura sopra indicata rientra nella tipologia di servizi acquisibili mediante ricorso alle procedure in economia, ai sensi dell art. 125 del D.Lgs. n. 163/2006 e dell art. 13 del vigente Regolamento di Organizzazione; RITENUTO pertanto di individuare la ditta EBLA Soc. Coop., con sede legale a Cesena (FC), 47521, via Uberti 107, P.IVA , quale fornitore per il servizio di supporto per la gestione informatica dei documenti amministrativi: manuale di gestione documentale, creazione titolario, creazione fascicoli e successiva archiviazione per una spesa di 2.500,00 IVA esclusa; CONSIDERATO che la presente fornitura rientra nel campo di applicazione della L. n. 136/2010 sulla tracciabilità dei flussi finanziari e che, pertanto, il presente procedimento è stato registrato presso l ANAC ed è contraddistinto dal seguente codice identificativo gara (CIG) n. ZC B; DATO ATTO che la ditta EBLA Soc. Coop. ha trasmesso, come da ns. prot. n del 04/04/2016, la dichiarazione redatta ai sensi degli art. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000 attestante il possesso dei requisiti di cui all art. 38 del D.Lgs. n. 163/2006 e la comunicazione degli estremi identificativi del conto corrente dedicato anche in via non esclusiva della gestione delle commesse pubbliche; VISTO l allegato disciplinare per l espletamento del servizio in oggetto; PER QUANTO SOPRA ESPOSTO, VISTI: il D.Lgs. n. 267/2000, con particolare riferimento agli artt. 107, 151, co. 4, e 183; il D.Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii. ed il D.P.R. n. 207/2010; la L. n. 296/2006 e ss.mm.ii., con particolare riferimento all art. 1, co. 450; il D.L. n. 95/2012, convertito in L. n. 135/2012, con particolare riferimento all art. 1, inerente la nullità dei contratti stipulati in violazione delle disposizioni dettate per l approvvigionamento di beni e servizi mediante procedure telematiche; il co.16 dell art. 11 del D.Lgs. n. 118/2011, così come modificato dall art. 1, lett. m) del D.Lgs. n. 126/2014; il Regolamento di organizzazione, approvato don Deliberazione dell Assemblea n. 4 del , relativamente: - al Titolo IV, art. 14, Procedura per l acquisizione in economia di beni e servizi ; - all art. 4, secondo il quale al Direttore provvede alle spese ed agli acquisti necessari al funzionamento dell ATA ; la L. n. 136/2010, recante il Piano straordinario contro le mafie ; il Decreto del Presidente n. 3 del , di approvazione del Piano triennale di prevenzione della corruzione , ai sensi della L. n. 190/2012; il Decreto del Presidente n. 8 del di approvazione del PEG per il triennio ; i pareri favorevoli, riportati in calce, in ordine alla regolarità tecnica e contabile di cui all art. 147 bis, co. 1 del D.Lgs. n. 267/2000 come introdotto dall art. 3, co. 1 del D.L. n. 174/2012; 2

3 l attestazione positiva, riportata in calce, di compatibilità dei pagamenti ai sensi dell art. 9, co. 1, lett. a, punto 2, del D.L. n. 78/2009 convertito con modificazioni in L. n. 102/2009; ACCERTATO che non sussistono situazioni di conflitto di interesse, ai sensi dell art. 6-bis della L. n. 241/1990 da parte del sottoscritto, nei confronti dei destinatari del presente atto; RITENUTO di dover disporre personalmente l'atto di che trattasi, poiché adempimento spettante al sottoscritto; DETERMINA 1. Che le premesse al presente procedimento costituiscono parte integrante dello stesso; 2. Di procedere, tramite mercato elettronico, all affidamento diretto nei confronti della ditta EBLA Soc. Coop., per la fornitura del servizio di supporto per la gestione informatica dei documenti amministrativi: manuale di gestione documentale, creazione titolario, creazione fascicoli e successiva archiviazione per una spesa di 2.500,00 IVA esclusa; 3. Di approvare l allegato disciplinare per l espletamento del servizio in oggetto; 4. Che il presente procedimento rientra nel campo di applicazione della L. n. 136/2010 sulla tracciabilità dei flussi finanziari e che, pertanto, è contraddistinto dal seguente codice identificativo gara (CIG) n. ZC B; 5. Che la spesa complessiva di 3.050,00 inclusa IVA trova copertura finanziaria al capitolo Altre prestazioni professionali e specialistiche n.a.c. ; 6. Di dare atto che il Responsabile del Procedimento, ai sensi dell art. 10 del D.Lgs. n. 163/2006 e s.m.i., è la Direttore dell Ente; 7. Di trasmettere il presente provvedimento al Responsabile del Servizio finanziario per l apposizione del visto attestante la copertura finanziaria, che ne determina l esecutività; 8. Di trasmettere il presente provvedimento al Responsabile del Servizio pianificazione campagne di comunicazione e rapporti con i media per la pubblicazione all Albo pretorio on line dell Ente. RESPONSABILE ISTRUTTORIA (R.I.) dott.ssa Simonetta Scaglia RESPONSABILE PROCEDIMENTO (R.P.) 3

4 DISCIPLINARE PER LO SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO DI SUPPORTO AL PERSONALE ATA PER LA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI Il servizio di supporto al personale ATA per la gestione informatica dei documenti amministrativi si focalizzerà nelle seguenti attività: 1) elaborazione del titolario: personalizzazione del titolario vigente per i Comuni per l attività dell ATA mediante creazione di apposite categorie ed eliminazione di altre non ricorrenti in tale Ente; 2) avvio della fascicolazione dei documenti amministrativi: creazione manuale di fascicolazione da allegare al manuale di gestione documentale; 3) piano di conservazione: creazione manuale di conservazione da allegare al manuale di gestione documentale; 4) manuale di gestione documentale: integrazione schema redatto dall ATA e creazione dei necessari allegati; 5) archiviazione documenti amministrativi anni pregressi (dal 2013 alla data di avvio della fascicolazione): fascicolazione dei documenti amministrativi e creazione archivi correnti o di deposito; L affiancamento al personale verrà effettuato sia in presenza che a distanza. L attività dovrà essere avviata entro il 13/04/2016 o comunque non oltre 7 (sette) giorni lavorativi alla formalizzazione dell ordine di acquisto, effettuato on line mediante il mercato elettronico (MEPA), e conclusa entro il 31 luglio Il corrispettivo, calcolato a corpo su una stima di un totale di 24 ore, dovrà essere fatturato al termine del lavoro mediante emissione di fattura elettronica con annotazione scissione dei pagamenti (art. 2, co. 1 del D.M. del ) e liquidato nei successivi 30 (trenta) giorni. A tal fine si comunicano i seguenti dati: Codice Univoco: UFBGLJ; Descrizione: Uff_eFatturaPA; Indirizzo PEC: areafinanziaria.atarifiutiancona@pec.it; Codice Identificativo di Gara (CIG ZC B). Eventuali prestazioni aggiuntive per il riordino dell archivio saranno compensate a metro lineare e fatturate come sopra.

5 PARERE DI REGOLARITÀ TECNICA Ai sensi dell art. 147 bis, comma 1 del D.Lgs. n. 267/2000, si esprime parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica, attestando la regolarità della presente determinazione e la correttezza dell azione amministrativa. PARERE DI REGOLARITÀ CONTABILE Ai sensi dell art. 147 bis, comma 1 del D.Lgs. n. 267/2000, si esprime parere favorevole in ordine alla regolarità contabile della presente determinazione. ATTESTAZIONE PAGAMENTI Ai sensi dell art. 9, co. 1, lett. a, punto 2, del D.L. n. 78/2009 convertito con modificazioni in L. n. 102/2009, si attesta che i pagamenti conseguenti all impegno/i di spesa da assumere sono compatibili con gli stanziamenti di bilancio e con le regole di finanza pubblica. 4

6 VISTO DI REGOLARITA CONTABILE DETERMINAZIONE N. 48 DEL 07/04/2016 Oggetto: Servizio di supporto per la gestione informatica dei documenti amministrativi: manuale di gestione documentale, creazione titolario, creazione fascicoli e successiva archiviazione. Affidamento diretto alla ditta EBLA Soc. Coop. Impegno di spesa. CIG ZC B. Ai sensi e per gli effetti dell art. 183, co. 7 del D.Lgs. n. 267/2000 si appone il visto di regolarità contabile attestante la seguente copertura finanziaria: ELENCO IMPEGNI: Imp. n. 123/2016, capitolo , per 3.050,00 inclusa IVA. Assemblea Territoriale d ambito ATO2 Via Ruggeri 5, Ancona (AN) Tel: / C.F Pag. 1

7 CERTIFICATO DI INIZIO PUBBLICAZIONE DETERMINAZIONE N. 48 DEL OGGETTO: Servizio di supporto per la gestione informatica dei documenti amministrativi: manuale di gestione documentale, creazione titolario, creazione fascicoli e successiva archiviazione. Affidamento diretto alla ditta EBLA Soc. Coop. Impegno di spesa. CIG ZC B. Si certifica che l atto di cui sopra viene oggi pubblicato all Albo Pretorio on line di questa Amministrazione per 15 giorni interi e consecutivi. Assemblea Territoriale d Ambito ATO2 Via Ruggeri 5, Ancona (AN) C.F Tel / Pag. 1