Excel 2010 Base I edizione

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1 Excel 2010 Base I edizione Fondazione IRCCS - Policlinico San Matteo - Pavia Anno formativo 2015 Luigi Santangelo luigi.santangelo@gmail.com

2 Concetti di base Hardware: componenti tangibili Unità centrale Microprocessore ALU Unità di Controllo Registri RAM ROM Scheda Madre BUS Hard Disk

3 Concetti di base Hardware: componenti tangibili Unità periferiche Dispositivi di Input Tastiera Mouse Dispositivi di Output Monitor Stampante

4 Concetti di base Software: componenti non tangibili Sistemi Operativi Windows Linux Mac Android Programmi applicativi Word Excel Browser Linguaggi di programmazione Java PHP

5 Concetti di base Misure Frequenza Hertz (Khz, Mhz, Ghz) Capacità Bit Byte (KB, MB, GB, TB) 8 bit = 1 Byte 1024 MB = 1 GB 1024 B = 1 KB 1024 GB = 1 TB 1024 KB = 1MB 1024 TB = 1 PT

6 Concetti di base File: insieme di byte organizzati secondo una specifica struttura Ogni file viene identificato univocamente da un nome e da una posizione; La posizione rappresenta le cartelle in cui bisogna accedere per poter recuperare il file; Il file possiede anche una estensione, necessaria al sistema operativo per comprendere quale programma associare al file; Attenzione: fare le copie di backup

7 L interfaccia Barra multifunzione Barra del titolo Barra di accesso rapido (personalizzabile) Barra della formula Area di lavoro Intestazioni di colonna Intestazioni di riga Fogli di lavoro Barra per l ingrandimento Barra di stato

8 L interfaccia I comando presenti nella barra multifunzione sono suddivisi per funzionalità (ad esempio tutti i parametri di formattazione sono raggruppati nella scheda Home); Alcuni pulsanti permettono di accedere ad un menu contestuale, come quello che appare nel pulsante Incolla; Alcuni gruppi di pulsanti, ad esempio il gruppo Carattere, sono dotati di un pulsante di visualizzazione, che apre una finestra di dialogo; Menu contestuale Pulsante di visualizzazione

9 La scheda File La scheda file, è l unica scheda che presenta un comportamento differente rispetto alle altre schede. Quando viene selezionata, il suo contenuto, denominato Backstage, riempie tutta l area di lavoro. In questa sezione è possibile creare un nuovo file, salvare, stampare, visualizzare i file utilizzati di recente e, attraverso la voce «Ripristina cartelle di lavoro non salvate» (sezione Recenti), è possibile aprire i file che, a causa di qualche problema, non sono stati salvati correttamente.

10 Stampa Nella sezione Stampa vengono mostrate le impostazioni che specificano la stampante e il formato in cui documento dovrà essere inviato in stampa. Ad esempio, è possibile specificare la stampante, il numero di copie da stampare, come i fogli dovranno essere fascicolati, l orientamento, il formato, i margini e la scala. Nel lato destro verrà mostrata l anteprima del file

11 Imposta pagina Nella sezione Stampa, selezionando il link Imposta pagina, viene offerta all utente la possibilità di modificare le impostazioni della pagina. In particolare: Definire l orientamento (orizz/vert) Formato della pagina (A4, A5, ) Margini (sup, inf, dx, sx) Intestazione (a centro, destra, sinistra) È possibile utilizzare i placeholder Piè di pagina (a centro, destra, sinistra) È possibile utilizzare i placeholder

12 Salvataggio La memorizzazione persistente del file avviene attraverso la voce di menu Salva e Salva con nome. Al primo salvataggio è necessario specificare le informazioni mancanti: Posizione del file Tipo di file (estensione, di default xlsx

13 I fogli Ogni file di Excel è composto, di default, da tre file, aventi un nome predefinito. È possibile: Modificare il nome del foglio Inserire un nuovo foglio di lavoro Cancellare un foglio esistente Spostare un foglio Nascondere un foglio Modificare il colore della linguetta Proteggere un foglio.

14 Le celle Ogni foglio è composto da celle. Una cella può contenere: Un numero Una stringa Una data Una formula Indirizzo della cella Ogni cella può essere formattata indipendentemente alle altre celle (colore dei bordi o di sfondo) Ogni cella viene identificata univocamente da un nome (intestazioni di riga / colonna), visualizzato nella barra della formula. È possibile selezionare una singola cella, celle continue o celle non contigue;

15 Le celle Quando viene inserito un testo all interno di una cella, se il testo ha una dimensione superiore alla larghezza della cella, apparirà esteso nella cella adiacente. Questa estensione è solo apparente. È possibile ingrandire la dimensione della cella tramite la tecnica del trascinamento o del doppio click; Selezione di una riga: cliccare sull identificativo di riga Selezione di una colonna: cliccare sull identificativo di colonna Attenzione: quando si applica una formattazione, la nuova impostazione verrà assegnata a tutte le celle selezionate

16 Inserimento rapido di testo Selezionare due o più celle adiacenti, digitare il testo e premere CTRL+Invio; Auto completamento: se il testo è scritto in colonna, digitare le prime iniziali, quando appare il testo alternativo su sfondo nero premere invio; Utilizzare il quadratino di riempimento automatico Impostazioni quadratino riempimento È possibile personalizzare gli elenchi personalizzati selezionando: File, Opzioni, Impostazioni Avanzate, Modifica elenchi personalizzati

17 Inserimento rapido di testo Utilizzare il pulsante di riempimento rapido sulla barra Home: selezionare le celle quindi selezionare il pulsante Pulsante di riempimento È possibile personalizzare gli elenchi personalizzati selezionando: File, Opzioni, Impostazioni Avanzate, Modifica elenchi personalizzati

18 Formattazione veloce La formattazione del testo contenuto in una cella permette di fornire informazioni semantiche sulla natura del dato memorizzato. Ad esempio, un dato numero può rappresentare un importo in euro, un numero cardinale o una percentuale. Attenzione: MAI inserire il simbolo dell euro manualmente ma utilizzare il formato. Il formato viene specificato selezionando la cella, quindi utilizzando l elenco a discesa Formato Numero, visibile nel gruppo Numeri della scheda Home. Formato Per formati particolari, Numero usare il relativo pulsante di visualizzazione Pulsante di visualizzazione

19 Formattazione veloce (tips) Il formato percentuale moltiplica automaticamente il valore della cella per 100, quindi bisogna inserire un valore già diviso per 100 (ovvero compreso tra 0 e 1) Quando si vuole applicare il formato frazione, è consigliato applicare prima il formato e poi inserire il testo nella casella. L inserimento dello slash «/» infatti comporta una automatica conversione in data e la successiva modifica in frazione fa alterare il valore contenuto nella cella. Dopo aver applicato il formato, è possibile inserire il dato in formato frazione (ad esempio ½) oppure in formato decimale (ad esempio 0,5).

20 Formattazione veloce (tips) I numeri di telefono NON sono numeri; I codici di avviamento postale NON sono numeri; I numeri civici NON sono numeri In tutti questi casi il formato è Testo. È possibile scrivere i numeri facendoli precedere dall apice

21 Formattazione personalizzata Il pulsante di visualizzazione del gruppo Numeri della scheda Home visualizza una finestra di dialogo tramite la quale è possibile utilizzare formati differenti non visualizzati nella menu a discesa Formato Numero. In particolare viene data la possibilità di definire nuovi formati utilizzando i «placeholder» Ad esempio # inserisce un numero 0 inserisce uno zero non significativo dopo la virgola mm inserisce il mese nel formato gg inserisce il giorno nel formato 01-31

22 Esercizio 1 Creare un nuovo file Excel, denominato corso.xlsx; Rinominare il foglio1 in Cont2015; A1=Data B1=Descrizione C1=Dare D1=Avere Impostare la colonna A come tipo Data Impostare le colonne C e D come tipo Contabilità

23 Esercizio 2 Aprire il file corso.xlsx; Rinominare il foglio2 in OreLavoro; Creare una tabella simile alla seguente Lun Mar Mer Gio Ven Marco 8 Ore 7 Ore 9 Ore 8 Ore 5 Ore Laura 5 Ore 8 Ore 8 Ore 5 Ore 5 Ore Anna 8 Ore 8 Ore 8 Ore 8 Ore 5 Ore

24 Copia, taglia, incolla e copia formato È possibile copiare il contenuto di una cella utilizzando le relative icone sulla barra degli strumenti nella scheda Home gruppo Appunti Combinazioni veloci: CTRL+c, CTRL+v, CTRL+x Il pulsante Copia Formato permette di copiare il formato e non il contenuto di una cella Il menu Incolla Speciale (visibile selezionando il menu del pulsante Incolla) permette di specificare i dettagli dell operazione Taglia Incolla Incolla Speciale Copia

25 Allineamento e rotazione Un testo contenuto in una cella può essere allineato in orizzontale o in verticale Allineamento Orizzontale Allineamento verticale Un testo contenuto in una cella può essere ruotato Rotazione

26 Testo a capo, Unisci celle Un testo contenuto in una cella può essere allineato in orizzontale o in verticale Unisci Celle Testo a capo

27 Carattere e Bordi Stile Dimensione Grassetto Colore testo Sottolineato Ingrandimenti Riduzioni Corsivo Colore riempimento Bordi

28 Blocco riquadri Quando si lavora con una grossa quantità di dati rappresentati in formato tabellare potrebbe essere utile fare in modo che l intestazione della tabella rimanga bloccata anche se si fanno scorrere i dati. Per questo scopo può essere utilizzata la funzione Blocca Riquadri: selezionare la riga contenente l intestazione che si vuole bloccare, quindi selezionare il pulsante Blocca riquadri nella scheda Visualizza gruppo Finestra. Blocca Riquadri

29 Inserire/rimuovere righe/colonne/fogli Scheda Home, gruppo Celle Inserisci righe, colonne fogli Elimina righe, colonne, fogli Alternativamente è possibile usare il menu contestuale che appare premendo il tasto destro del mouse selezionando la riga, la colonna o la cella. Nel caso del foglio, può essere inserito con il tasto destro del mouse sulle linguette del foglio.

30 Nascondere righe/colonne/fogli Scheda Home, gruppo Celle Formato di cella, riga o foglio

31 Esercizio 3 Aprire il file corso.xlsx; Rinominare il foglio3 in Magazzino; Creare una tabella simile alla seguente Utilizzare l anteprima di stampa per vedere il layout Bloccare l intestazione della tabella Aggiungere una nuova riga tra la prima e la seconda

32 Formule e funzioni Rappresenta la funzionalità «core» dell applicativo Tutte le formule e le funzioni iniziano con il simbolo = e coinvolgono una o più celle (variabili), una o più costanti Le formule utilizzano i classici operatori matematici, ad esempio = (A1+A2)/A3 Le funzioni possono essere pensate come «scatole nere» che prendono in input zero, uno o più valori e ritornano uno e un solo valore. Excel raggruppa le funzioni in base alla tipologia (es. matematiche, logiche, finanziarie, testo, ecc.)

33 Funzioni Le funzioni possono essere accedute tramite la scheda Formule e selezionando le relative icone; Tramite la barra della formula Scrivendo direttamente la formula nella cella Le funzioni utilizzate più recentemente vengono inserite automaticamente nell elenco accessibile con l omonimo pulsante visibile sulla barra degli strumenti

34 Funzione Somma Celle distanti =somma(a1;b2;c7;f14) Celle adiacenti =somma(a1:a22) sulla stessa colonna =somma(a1:f1) sulla stessa riga =somma(a1:f22) area di celle Celle su fogli differenti =somma(foglio1!a1:foglio1!f22)

35 Trascinamento di formule Tramite il quadratino di riempimento, è possibile copiare le una formula nelle celle adiacenti. I riferimenti delle celle verranno incrementati automaticamente in modo da calcolare correttamente il valore esatto

36 Esercizio 4 Aprire il file corso.xlsx; Aprire il foglio di lavoro denominato OreLavoro Dopo la cella contenente «Ven» aggiungere la voce «Totale» Inserire nella cella immediatamente successiva (nella stessa colonna) la formula per il calcolo della somma delle ore; Estendere la formula alle celle successive Verificare che gli indici delle celle siano stati adeguatamente modificati

37 Riferimenti assoluti L incremento dei riferimenti delle celle durante il trascinamento della formula può essere sospeso attraverso l utilizzo del riferimento assoluto Il riferimento assoluto avviene utilizzando il codice speciale $ che permette di bloccare l incremento della riga o della colonna seguita dal $

38 Riferimenti assoluti Per comprendere l importanza del riferimento assoluto, consideriamo il seguente problema: Vogliamo aggiungere nella colonna percentuale, il valore percentuale di spesa calcolato in base alla spesa complessiva annua. Ad esempio, per gennaio la spesa sarà 9630/800 (attenzione, non mettiamo * 100 perché formattando i dati nel formato percentuale, la moltiplicazione viene fatta automaticamente)

39 Riferimenti assoluti Dopo aver inserito la formula nella prima cella, quando eseguiamo il trascinamento, otterremo un errore Per comprendere la causa dell errore, guardiamo le formule che segnalano l errore: noteremo come a causa dell incremento dell indice della riga, la formula cerca di dividere per il valore contenuto nelle celle vuote (ovvero divide per zero). Bisogna quindi bloccare l incremento della riga: =D6/D$18

40 Esercizio 5 Creare in 4 operazioni la tabellina pitagorica:

41 Formule principali =media(b1:b15) Calcola la media dei valori contenuti nell intervallo di celle. Attenzione: se una cella fosse vuota (ovvero non è stato inserito alcun valore) questa cella non verrà considerata nel calcolo della media. Pertanto, se la cella deve essere considerata nella media, deve necessariamente avere un valore, anche se zero. =max(b1:b15) Calcola il massimo tra i valori contenuti nell intervallo di celle; =min(b1:b15) Calcola il minimo tra i valori contenuti nell intervallo di celle;

42 Esercizio 5 Aprire il file corso.xlsx; Aggiungere un nuovo foglio di lavoro denominato Registro Realizzare la seguente tabella Italiano Storia Geografia Matematica Media Mario ,50 Luca ,25 Claudia ,25 Federica ,75 Andrea ,50 Angela ,50 La colonna media deve essere calcolata dinamicamente

43 Ordinamento (1/2) Un elenco può essere ordinato velocemente selezionando l elenco di voci quindi selezionando il pulsante di ordinamento (ascendente o discendente) sulla scheda Dati Filtro Se l elenco fa parte di una tabella, Excel avvisa chiedendo se si desidera estendere l ordinamento a tutta la tabella. Attenzione, se si risponde NO non verrà mantenuta la corrispondenza tra le colonne

44 Ordinamento (2/2) Nel caso di ordinamenti multipli (ovvero su più colonne) si può utilizzare il pulsante Ordina Filtro Una finestra di dialogo vi guiderà nella definizione dei criteri di ordinamento

45 Filtri Quando un elenco è troppo lungo, potrebbe essere necessario filtrare le righe in modo da visualizzare solo le informazioni necessarie. Per impostare un filtro è necessario selezionare le celle contenenti l intestazione della colonna (dove apparirà il simbolo del filtro), quindi, tramite la Scheda Dati, selezionare l icona Filtro nella sezione Ordina e Filtra Filtro

46 Filtri automatici I filtri possono essere attivati in modalità: Singola: ad esempio filtriamo solo i prodotti di magazzino di colore arancione; Multipla: ad esempio filtriamo i prodotti di magazzino di colore arancione che sono inferiori a 10

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