Manuale swiss-archives.ch

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1 Dipartimento federale dell interno DFI Archivio federale svizzero AFS Manuale swiss-archives.ch Banca dati dell Archivio federale svizzero

2 Indice 1 Introduzione Funzioni Registrazione Ricerca Ricerca nel testo integrale Ricerca per campi Navigazione 7 4 Risultati della ricerca Elenco dei risultati Visualizzazione dettagliata Salvataggio 10 6 Ordinazione Funzione di ordinazione (carrello) Campo aggiuntivo nel carrello Modulo di ordinazione online Contatto 14 2/14

3 1 Introduzione La banca dati dell Archivio federale svizzero AFS liberamente accessibile tramite Internet, permette di effettuare ricerche tra i fondi reperibili elettronicamente fino al livello di dossier, indipendentemente da dove ci si trova o dall orario in cui si effettua la ricerca. I dossier possono inoltre essere ordinati per una consultazione nelle sale di lettura. Informazioni sui termini di protezione in vigore ai sensi della legge federale sull archiviazione (LAr; RS 152.1), sulle richieste di consultazione e sugli orari di apertura delle sale di lettura sono pubblicate sul sito dell AFS ( Per una panoramica dei fondi reperibili si veda la rubrica «Info Corner» alla voce «Cosa trovo online?». Di norma non sono reperibili online i titoli dei dossier repertoriati in base a nomi di persone, contenenti dati o profili della personalità degni di particolare protezione e i cui termini di protezione legali non sono ancora scaduti. Nella visualizzazione dettagliata al livello di serie, questi dossier recano un annotazione generica. Local Nota bene: La totalità dei dossier è invece reperibile nella banca dati Local Swiss Archives accessibile unicamente dalle sale di lettura dell AFS. 3/14

4 1.1 Funzioni La pagina iniziale offre cinque funzioni principali: A: Ricerca Ricerca a testo integrale e ricerca per campi B: Navigazione Ricerca nel piano d archivio C: Salvataggio Cartelle di lavoro (salvataggio dei risultati della ricerca) D: Ordinazione Carrello E: Registrazione Registrazione conto utente E C D A A B 1.2 Registrazione Per poter utilizzare tutte le funzioni offerte dalla banca dati è necessario disporre di un conto utente personale che può essere creato selezionando il comando «Registrazione». La registrazione è gratuita e non vincolante. La password immessa è memorizzata in forma criptata ed è inaccessibile anche al personale dell AFS. Subito dopo la registrazione è disponibile la funzione «Cartelle di lavoro». La funzione «Carrello» può invece essere utilizzata soltanto una volta attivato il conto: una notifica all indirizzo ne confermerà l attivazione.! Nota bene: L attivazione del conto può essere effettuata solamente durante gli orari d ufficio dell AFS e richiede generalmente 30 minuti per essere completata. 4/14

5 2 Ricerca Esistono due possibilità per la ricerca di termini specifici, gli utenti hanno a disposizione due possibilità: la ricerca nel testo integrale oppure la ricerca per campi.! Nota bene: Sia la funzione di ricerca nel testo integrale sia quella per campi operano unicamente con i metadati dei fondi, dei sub-fondi, delle serie e dei dossier (p. es. titolo/contiene, segnatura, componenti aggiuntivi, numero di riferimento e vecchi numeri di riferimento), non con il loro contenuto. 2.1 Ricerca nel testo integrale Con la ricerca nel testo integrale è possibile cercare uno o più termini in tutti i metadati. Selezionando il comando «Mostra opzioni di ricerca avanzate» è possibile affinare la ricerca con le seguenti opzioni: «Includere tutte le parole»: la ricerca include tutte le parole, indipendentemente dalla loro posizione nel campo «Includere l espressione esatta»: la ricerca include tutte le parole, esattamente nell ordine indicato «Includere una delle parole»: la ricerca include almeno una delle parole «Senza le parole»: la ricerca esclude tutte le parole indicate «Includere le parole che hanno un assonanza»: la ricerca include tutte le parole omofone (p. es. Meier e Meyer) «Includere termini affini»: la ricerca include tutte le parole con la stessa radice (p. es. la ricerca di Kunst include anche Kunsthaus o Kunststoff). 5/14

6 Oltre a ciò si può inoltre possibile restringere la ricerca a un determinato periodo e selezionare il livello di descrizione (p. es. dossier, serie ecc.). 2.2 Ricerca per campi Con la ricerca per campi è possibile effettuare una ricerca in campi selezionati (titolo, segnatura, componenti aggiuntivi, numero di riferimento e vecchi numeri di riferimento). Un termine può essere cercato contemporaneamente in tre campi al massimo e può esserne definita la posizione in cui va cercato. Si possono inoltre precisare gli operatori logici (AND / OR / NOT) di questi campi. 6/14

7 3 Navigazione La ricerca nel piano d archivio permette di navigare all interno del sistema di ordinamento che presenta una struttura ad albero. Questa struttura consente di passare dal fondo di livello superiore al singolo dossier. I rami si aprono cliccando sul comando «+» e si chiudono cliccando sul comando «-». Il comando «Mostra visualizzazione dettagliata dell UD selezionata» o un doppio click sul comando «+» permettono di visualizzare i dettagli dell unità di descrizione (UD). Con il comando «Restringi la ricerca all UD selezionata» la schermata si riduce al ramo selezionato. Una ricerca successiva, sia libera che per campi, rimarrà limitata alla zona selezionata finché la restrizione non sarà disattivata. Suggerimento: Per navigare all interno dei sub-fondi sullo Stato federale dal 1848 (sezione principale «E») si raccomanda di utilizzare il sommario dei fondi cui si accede tramite la rubrica «Info Corner». Il contenuto del sommario è suddiviso in nove rubriche tematiche principali. Cliccando su una di queste rubriche e sulle sottorubriche successive si apre la visualizzazione dettagliata, dalla quale si può continuare la navigazione nel piano d archivio (struttura ad albero) e nel sistema di ordinamento del (sub-)fondo selezionato. 7/14

8 4 Risultati della ricerca 4.1 Elenco dei risultati Nell elenco dei risultati si trovano tutti i risultati di una ricerca, articolati nelle otto colonne seguenti: 1. Casella di controllo 2. Carrello (indica se un documento può essere ordinato) 3. Titolo/Contiene: prima riga: titolo (come collegamento ipertestuale) seconda riga: contiene (se disponibile) 4. Periodo 5. Livello (p. es. dossier, serie) 6. Segnatura 7. Piano d archivio (MA): cliccando sul simbolo del bersaglio, il piano d archivio è visualizzata in una nuova finestra, nella quale il risultato della ricerca appare evidenziato in nero. Da questa schermata è possibile cercare altri dossier nella serie di livello superiore. Posizionando il cursore sul simbolo del bersaglio, senza cliccarlo, il piano dell archivio è invece visualizzata nella stessa finestra (sotto forma di riquadro), il che consente di contestualizzare il risultato senza dover uscire dall elenco dei risultati. 8. Rilevanza in percentuale (ponderazione del termine di ricerca) La visualizzazione dell elenco dei risultati può essere modificata (da un ordine crescente a uno decrescente o viceversa) cliccando sui titoli delle colonne sottolineati. Cliccando sulle caselle di controllo si possono selezionare uno o più risultati da trattare secondo i comandi della barra a sinistra nella schermata (p. es. «Visualizza PDF», «Inserisci selezione nel carrello» ecc.). 8/14

9 4.2 Visualizzazione dettagliata Cliccando su uno dei titoli nell elenco dei risultati si apre la visualizzazione dettagliata: essa mostra tutti i metadati a disposizione nella corrispondente unità di descrizione.! Nota bene: Nella sezione «Contesto nel piano d archivio» non sono visualizzate tutte le unità registrate allo stesso livello del dossier selezionato. Per visualizzare l intera piano d archivio è necessario cliccare su «Localizza nel piano d archivio» nella barra dei comandi a sinistra. 9/14

10 5 Salvataggio Le cartelle di lavoro permettono di salvare i risultati della ricerca in modo da poterne fare uso in un secondo momento. Possono essere fornite di titolo e descrizione ed è possibile crearne a piacimento. Rimangono in memoria finché non sono eliminate manualmente.! Nota bene: Prima di poter creare e utilizzare le cartelle di lavoro occorre registrarsi con il proprio nome utente e la password. Cliccando sulle caselle di controllo si possono selezionare uno o più risultati. Con il comando «Inserisci selezione nelle cartelle di lavoro» si possono aggiungere i risultati nelle cartelle disponibili oppure crearne di nuove. Le denominazioni delle cartelle di lavoro possono essere modificate; inoltre è possibile cancellare o unire le cartelle selezionate. Local Nota bene: Per motivi legali non è possibile sincronizzare i contenuti delle cartelle di lavoro fra la banca dati liberamente accessibile tramite Internet Swiss Archives e la banca dati Local Swiss Archives accessibile soltanto localmente nell AFS. 10/14

11 6 Ordinazione I dossier possono essere ordinati online nelle sale di lettura secondo tre modalità: - Funzione di ordinazione (carrello) - Campo aggiuntivo nel carrello - Modulo di ordinazione online! Nota bene: Per poter utilizzare il carrello è necessario registrarsi con il proprio nome utente e la password. 6.1 Funzione di ordinazione (carrello) È possibile effettuare un ordinazione dall elenco dei risultati, dalla visualizzazione dettagliata o dalle cartelle di lavoro: basta selezionare il comando «Inserisci nel carrello». Se il comando è di colore grigio (= disattivato), significa che il dossier non può essere ordinato online. Il fascicolo può essere ordinato online se nell elenco dei risultati è presente l icona del carrello. Cliccando sulle caselle di controllo si possono selezionare uno o più risultati. Con il comando «Inserisci selezione nel carrello» i risultati vengono spostati nel carrello. I risultati rimangono memorizzati fino alla disconnessione o alla conclusione della sessione. Il carrello contiene tutti i risultati che vi sono stati inseriti. Cliccando sulle caselle di controllo si possono selezionare i risultati da rimuovere dal carrello mediante il comando «Rimuovi UD selezionate dal carrello». Il comando «Invia richiesta di prestito» serve a trasmettere l ordinazione (= la richiesta di prestito) di tutti i dossier che si trovano nel carrello. 11/14

12 Prima di inviare l ordinazione è necessario accettare le condizioni di utilizzo, selezionare la data del prestito e specificare il tipo di attività svolta. Il comando «Invia richiesta di prestito» dà il via all ordinazione.! Nota bene: Se l ordinazione è effettuata nella sala di lettura e la consultazione del documento è auspicata per lo stesso giorno, è obbligatorio specificare il numero del tavolo di lavoro nel campo «Osservazioni». 12/14

13 6.2 Campo aggiuntivo nel carrello Se un dossier non può essere ordinato con la normale funzione di ordinazione online ma se ne conosce l esatta segnatura, si può utilizzare il campo aggiuntivo «Segnatura» nel carrello. Nel campo aggiuntivo «Segnatura» deve essere immessa l esatta segnatura del dossier (p. es. E2001E#1980/83#3849*). Con il comando «Aggiungi», il file sarà aggiunto all elenco delle ordinazioni alla voce «Dettagli». Completare infine l ordinazione secondo le modalità descritte in precedenza. 6.3 Modulo di ordinazione online Se un dossier desiderato non è accessibile nella banca dati Swiss Archives e non se ne conosce l esatta segnatura, si può utilizzare il modulo di ordinazione online che si trova sulla pagina Internet dell AFS (nella rubrica «Accesso al patrimonio archivistico» «Ordinazione»). 13/14

14 7 Contatto Domande e commenti possono essere inviati tramite il modulo di contatto disponibile nella rubrica «Info Corner» oppure all indirizzo di posta elettronica dell AFS: bundesarchiv@bar.admin.ch. 14/14