Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

Transcript

1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) ISTITUTO COMPRENSIVO DI VERTOVA via S. Carlo VERTOVA (BG) cod. min. BGIC Firma del responsabile della candidatura prof.ssa Regina Guerini - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano PREMIAMO I RISULTATI - EFFICIENZA E RISPARMIO Responsabile: Cognome: GUERINI Nome: REGINA Telefono: 035/ scuole.vert@tiscalinet.it Ruolo: DIRIGENTE SCOLASTICO Referente: Cognome: DENTELLA N ome: ADRIANA Telefono: 035/ scuole.vert@tiscalinet.it Ruolo: DIRETTORE SERVIZI GENERALI E AMMINISTRATIVI Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 Ammontare complessivo:...600, di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: , a carico di altre Fonti (indicare quali) 300,00 ENTI LOCALI Non sono previste risorse - 5 -

6 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) X piani di miglioramento/programmi settoriali X è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) X risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti X indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) X altro (specificare) ESIGENZA DI RISPARMIO E RAZIONALIZZAZIONE DEI SERVIZI 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate X sì, in corso sì, già programmate NO - 6 -

7 Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi RIDUZIONE DEI COSTI DI FUNZIONAMENTO RINUNCIANDO A N. 12 ORE DI PERSONALE AMMINISTRATIVO, RIPARTENDOLE SUL RESTANTE PERSONALE. SI E AVUTO QUINDI UN AGGRAVIO DI LAVORO, MA UN RISPARMIO PER L ERARIO 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder X esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. QUESTO ISTITUTO COMPRENSIVO E COSTITUITO DA N. 5 PLESSI SCOLASTICI DISLOCATI SUL TERRITORIO DI TRE COMUNI. NUMERO ALUNNI: 775 NUMERO DOCENTI E NON DOCENTI : 105 E, IN AGGIUNTA, IL PERSONALE SUPPLENTE TEMPORANEO. GIORNALMENTE OCCORRE RAGGIUNGERE TUTTO IL PERSONALE CONTEMPORANEAMENTE PER RECAPITARE AVVISI, NOTE, CIRCOLARI, CONCORSI, GARE, PRATICHE, DOCUMENTI. LO STESSO AVVIENE PER LE FAMIGLIE, SIA PER AVVISI CHE PER COMUNICAZIONI, ED ANCHE PER GLI ENTI LOCALI: I COMUNI, LE ASL, LA PROTEZIONE CIVILE IN CASO DI EMERGENZE O DI CALAMITA. UN DIPENDENTE E OCCUPATO GIORNALMENTE A STAMPARE, FOTOSTAMPARE, DISTRIBUIRE, RACCOGLIERE FIRME. MOLTO SPESSO IL MATERIALE DA DISTRIBUIRE E COSTITUITO DA PIU PAGINE PER OGNI UTENTE. E INDISPENSABILE RISPARMIARE QUESTO LAVORO AL DIPENDENTE CHE PUO COSI PROCEDERE NELLA PROPRIA ATTIVITA ; E ALTRESI DEL TUTTO EVIDENTE IL RISPARMIO DI DENARO PUBBLICO UTILIZZANDO AL MINIMO IL CENTRO STAMPA (CARTA. TONER, INCHIOSTRO, MANUTENZIONE ECC.). IL PERSONALE PUO APRIRE QUOTIDIANAMENTE LA PROPRIA POSTA ELETTROMICA PER VISIONARE E/O SCARICARE CIO CHE INTERESSA

8 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) X utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene X altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene X personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: IL COINVOLGIMENTO E GARANTITO ILLUSTRANDO AL PERSONALE, ATTRAVERSO IL COLLEGIO DOCENTI E LE ASSEMBLEE DEL PERSONALE A.T.A. E AI GENITORI NELLE RELATIVE ASSEMBLEE LA NECESSITA IMPROROGABILE DEL PROCEDIMENTO E CHIEDENDO A TUTTI IL PROPRIO INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA O NUMERO TELEFONICO PER SMS. IL PROCEDIMENTO SARA COMPLETO QUANDO TUTTO IL PERSONALE QUOTIDIANAMENTE CONTROLLERA LA PROPRIA POSTA ELETTRONICA ED AVRA LA POSSIBILITA DI INTERLOQUIRE DIRETTAMENTE E IMMEDIATAMENTE CON L AMMINISTRAZIONE. SI RITIENE CHE CIO FAVORISCA ANCHE UN MAGGIOR SENSO DI RESPONSABILITA NEI CONFRONTI DEL PROPRIO LAVORO In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) X dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): L ESPERIENZA INSEGNA CHE LE COMUNICAZIONI, LE CIRCOLARI, ECC. A VOLTE SUBISCONO RITARDI IMPUTABILI A CAUSE DIVERSE QUALI, AD ESEMPIO, LE ASSENZE DEL PERSONALE, O L IMPEGNO E LA NON RINTRACCIABILITA DEI GENITORI GENITORI DURANTE L ORARIO DI APERTURA DELL UFFICIO; LO STESSO AVVIENE ANCHE PER GLI ENTI LOCALI. CON QUESTO PROCEDIMENTO, ATTRAVERSO L USO DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA O SMS, SI PUO INTERLOQUIRE PER 24 ORE. X dati di funzionamento (specificare quali): SI E CONSIDERATO L ENORME DISPENDIO DI CARTA, DI MANTENIMETO DI FOTOSTAMPATORI, DI LAVORO. INOLTRE NON VIENE SOTTOVALUTATO L ASPETTO INQUINANTE

9 X Altro (specificare) L UTILIZZO DEL PERSONALE PER QUESTA ATTIVITA SOTTRAE TEMPO ALL ATTIVITA GIORNALIERA D UFFICIO CON INEVITABILI DISAGI PER LE PRATICHE IN CORSO

10 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche X del risultato: X controllare i risultati X valutare gli effetti X consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge X ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi)

11 gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare)

12 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) MIGLIORARE IL SERVIZIO E L EFFICIENZA SIA PER GLI UTENTI INTERNI (PERSONALE) CHE ESTERNI (GENITORI, ENTI LOCALI, ASL, PROTEZIONE CIVILE ECC). RISPARMIO DI DENARO PUBBLICO. MINOR UTILIZZO DI MACCHINARI INQUINANTI Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) 1. RISPONDERE IN MODO EFFICACE ED EFFICIENTE ALLE ESIGENZE INTERNE ED ESTERNE 2. UTILIZZARE UN NUOVO SISTEMA DI COMUNICAZIONE VELOCE E SICURO (POSTA ELETTRONICA, SMS) 3. RIDURRE I COSTI INERENTI LE COMUNICAZIONI 4. UTILIZZARE MINOR TEMPO PER ESPLETAMENTO PRATICHE 5. INTERFACCIARSI CON L UTENZA IMMEDIATAMENTE 6. SODDISFARE LE RICHIESTE IN TEMPI VELOCI 7. PRODURRE UNA COMUNICAZIONE EFFICACE 8. RESPONSABILIZZARE MAGGIORMENTE TUTTO IL PERSONALE NEI CONFRONTI DELLA PROPRIA ATTIVITA LAVORATIVA 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento TUTTO IL PERSONALE, CONTROLLANDO QUOTIDIANAMENTE LA PROPRIA POSTA ELETTRONICA, PUO SCARICARE CIO CHE INTERESSA, COMUNICA CON LA SEDE TEMPESTIVAMENTE. SI INSTAURA COSI UN MAGGIOR SENSO DI RESPONSABILITA NEI CONFRONTI DEL PROPRIO LAVORO. LE FAMIGLIE SI SENTONO CERTAMENTE PIU COINVOLTE NEL MONDO DELLA SCUOLA, RICEVENDO IMMEDIATAMENTE NOTIZIE, AVVISI ECC.. L UFFICIO EVITA COSI DI DOVER PROCEDERE AD UN INFINITO NUMERO DI TELEFONATE MOLTE VOLTE SENZA ESITO POSITIVO. SI OTTIENE IN QUESTO MODO MAGGIORE DISPONIBILITA DI TEMPO PER IL LAVORO QUOTIDIANO ED UN NON INDIFFERENTE RISPARMIO DI DENARO PUBBLICO, RICAVATO DAL MINOR UTILIZZO DI MACCHINARI INQUINANTI E COSTOSI E DALLA RIDUZIONE DRASTICA DELL USO DEL TELEFONO

13 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. IL PRODOTTO FINALE E UNA COMUNICAZIONE EFFICACE ED IMMEDIATA CON TUTTO IL PERSONALE ATTRAVERSO L USO COSTANTE DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA E CON GLI UTENTI ESTERNI (GENITORI, ENTI LOCALI E ALTRI) UTILIZZANDO SIA LA POSTA ELETTRONICA CHE GLI SMS. 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fase 1 Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione COINVOLGIMEN RACCOLTA E CATALOGAZIONE INDIRIZZI DI POSTA TO DEL 100% ELETTRONICA E NUMERI TELEFONICI PER SMS DEL PERSONALE PERSONALE E ENTRO IL 31/03/2009 INTERNO E DEGLI UTENTI ESTERNI DEGLI UTENTI Fase 2 PREDISPOSIZIONE SOFTWARE, CORSO DI FORMAZIONE, PUBBLICIZZAZIONE DIFFUSIONE INFORMAZIONE 100% ENTRO IL 30/04/2009 Fase 3 APPLICAZIONE DEL PROCEDIMENTO MIGLIORE UTILIZZO DEL PERSONALE E 30% DI TEMPO IN PIU PER IL RESTANTE LAVORO Fase n 4 SODDISFAZION E DEGLI UTENTI ALMENO 80% MONITORAGGIO E VALUTAZIONE UTILIZZO CORRETTO DA PARTE DI TUTTI 100% ENTRO IL 31/12/

14 VALUTAZIONE RISPARMI ALMENO IL 30% IN MENO DI SPESA FASE 5 VALUTAZIONE PER AMPLIARE L INTERVENTO ANCHE IN ALTRI CAMPI RACCOLTA SUGGERIMENTI ALMENO 20% DI PROPOSTE ENTRO IL 31/12/2009 segue

15 Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione

16 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) CONTROLLO POSTA ELETTRONICA QUOTIDIANO DA PARTE DI TUTTO IL PERSONALE COINVOLGIMENTO UTENTI ESTERNI: FAMIGLIE, ENTI LOCALI, ASL, ECC MIGLIORE UTILIZZO DELLE RISORSE UMANE RISPARMIO DI DENARO PUBBLICO E RISPETTO PER L AMBIENTE Indicatore (descrizione e unità di misura) VERIFICA DELL UTILIZZO CORRETTO DELLA POSTA ELETTRONICA RISCONTRO DELLA PRATICITA ED EFFICACIA NELL UTILIZZO CORRETTO DELLA POSTA ELETTRONICA MAGGIOR TEMPO PER LAVORO INTERNO VARIAZIONE COSTI PER DIVERSO UTILIZZO CENTRO STAMPA 100% 70/80% +25% -30% Target 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 6 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti 1 INDICARE LE FINALITA E CONTINUATIVO VALUTAZIONE Funzionari 1 COORDINARE LE ATTIVITA, CONTINUATIVO VERIFICARE L ATTUAZIONE DEL PROCEDIMENTO, RACCOGLIERE LE EVENTUALI MODIFICHE Altro personale 4 ATTUARE LA PARTE PRATICA DI RACCOLTA DATI, DI DIFFUSIONE E DI CONTROLLO DELL UTILIZZO DEL PROCEDIMENTO CONTINUATIVO 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione ) (specificare numero, ruolo e funzioni)

17 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) SI PREVEDE DI COINVOLGERE UN DIPENDENTE PER CIASCUNA DELLE TRE AMMINISTRAZIONI COMUNALI, DELL ASL E DELLA PROTEZIONE CIVILE CHE FANNO CAPO ALL ISTITUTO COMPRENSIVO. SI PREVEDE ALTRESI DI COINVOLGERE I GENITORI MEMBRI DEL CONSIGLIO DI ISTITUTO, I GENITORI RAPPRESENTANTI DEI CONSIGLI DI INTERSEZIONE (N.3), DI INTERCLASSE (N. 25) E DEI CONSIGLI DI CLASSE (N. 48). 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza SI PREVEDONO LA CONSULENZA INFORMATICA PER L INSTALLAZIONE DEL NUOVO SOFTWARE E LA REALIZZAZIONE DI UN CORSO DI FORMAZIONE AL PERSONALE 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione L INTERVENTO, SUDDIVISO NELLE 5 FASI PRECEDENTEMENTE DESCRITTE, VERRA PRESIDIATO ATTRAVERSO UN CONTROLLO SISTEMATICO DA PARTE DEL DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI E AMMINISTRATIVI E DAL DIRIGENTE SCOLASTICO 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività IL DIRIGENTE SCOLASTICO INDICA GLI OBIETTIVI, VERIFICA E VALUTA I RISULTATI ATTRAVERSO IL MONITORAGGIO DELLE ATTIVITA. IL DIRETTORE AMINISTRATIVO CONTATTA L AZIENDA INFORMATICA PER L INSTALLAZIONE DEL SOFTWARE E IL SUO UTILIZZO; ATTUA L INFORMAZIONE PER IL PERSONALE E PER GLI UTENTI ESTERNI. IL PERSONALE ELABORA GLI INDIRIZZI DI POSTA ELETTRONICA E I NUMERI PER GLI SMS, UTILIZZA IL SOFTWARE E NE VERIFICA LA CORRETTEZZA

18 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. MONITORAGGIO PERIODICO, PREFERIBILMENTE MENSILE, DELLE VARIE AZIONI PREVISTE NEL PIANO E DEI RISULTATI ATTESI. VERIFICA DEI RISULTATI RISPETTO AL TARGET DICHIARATO ED INDIVIDUAZIONE DI EVENNTUALI CORRETTIVI PER IL MIGLIORAMENTO. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti ASSEMBLEA DEL PERSONALE NON DOCENTE RIUNIONI DEL COLLEGIO DOCENTI RIUNIONI DEI GENITORI, INCONTRI CON GLI ENTI LOCALI, L ASL, LA PROTEZIONE CIVILE. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi SUPERAMENTO DEGLI OSTACOLI NELL UTILIZZO CORRETTO DELLA POSTA ELETTRONICA DA PARTE DI TUTTO IL PERSONALE, OSTACOLI DA SUPERARE CON CORSI DI FORMAZIONE INTERNI ADEGUATI. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano fase 1 fase 2 fase 3 fase anno 2009 azioni mesi gen feb mar apr mag giu lug ago set ott nov dic Raccolta dati utenti interni ed esterni X X X Predisposizione software X X Corso di formazione Pubblicizzazione iniziativa Applicazione del procedimento X X X X X X X X X X X Monitoraggio X X X X 4 Valutazione X X fase 5 Valutazione per ampliamento in altri campi X