Soluzioni efficaci di Knowledge Management

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1 S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO 11 MEETING NAZIONALE EVOLUZIONE DEI SERVIZI PROFESSIONALI DELLA CONSULENZA (R)INNOVARE LO STUDIO Soluzioni efficaci di Knowledge Management Dott. STEFANO TRENTIN ADACTA STUDIO ASSOCIATO 13 Settembre Sala Falck, Fondazione Ambrosianeum 1

2 AGENDA Knowledge management cos è Knowledge management strumenti Il KM in Adacta Studio Associato Document management Portale Comitato Innovazione Processi 2

3 KNOWLEDGE MANAGEMENT COS È Letteralmente, la GESTIONE DELLA CONOSCENZA. Misurazione e la valorizzazione del capitale umano al fine di aumentare il valore totale dell azienda (studio). Attraverso le politiche di KM l informazione, le conoscenze e le competenze diventano la linfa vitale per la creazione del valore aziendale. 3

4 KNOWLEDGE MANAGEMENT COS È Il risultato può essere ottenuto seguendo sostanzialmente le seguenti tre linee guida: trasformare il know how in APPRENDIMENTO DIFFUSO dell organizzazione trasformare il capitale intellettuale da patrimonio individuale a VALORE PER L ORGANIZZAZIONE sostenere le competenze e le conoscenze dell individuo e dell azienda sviluppando nell azienda la capacità di ACQUISIRE, TRATTENERE E DIFFONDERE IL PATRIMONIO DELLE CONOSCENZE COMUNI. 4

5 KNOWLEDGE MANAGEMENT COS È FROM KNOWING TO DOING Gestire la CONOSCENZA PROVENIENTE DALL ESTERNO, grazie a tecnologie e interventi in grado di supportare i processi di comunicazione tra le varie funzioni Creare un ambiente fertile per l innovazione supportando le COMMUNITIES OF PRACTICE, con l obiettivo di accrescere il valore della conoscenza indotta dall interazione di gruppi informali Supportare la codifica, la raccolta e la fruibilità della CONOSCENZA TACITA Catturare, condividere e applicare le BEST PRACTICE Risolvere problemi ma soprattutto COGLIERE SOLUZIONI e renderle pubbliche per garantirne il riutilizzo Alimentare le RELAZIONI TRA ORGANIZZAZIONI e TRA INDIVIDUI all interno della stesse (relationship management) 5

6 KNOWLEDGE MANAGEMENT COS È FROM DOING TO DOING WELL ACCELERARE I TEMPI DI RISPOSTA E FLESSIBILITÀ, generando ambienti nei quali sono semplificati e favoriti l accesso, la circolazione, l utilizzo della conoscenza e lo stimolo alla sua creazione RIDURRE I TEMPI DI PRODUZIONE e supportare l attività commerciale CONOSCERE E SUPPORTARE IL CLIENTE, rispondere tempestivamente alle sue esigenze espresse e implicite, relationship marketing Favorire la GESTIONE STRATEGICA DEGLI ASSET INTELLETTUALI mediante la definizione di sistemi innovativi di misurazione delle performance 6

7 KNOWLEDGE MANAGEMENT NONAKA & TAKEUCHI SPIRAL DYNAMIC 7

8 ESPLICITA 20% Dati Media based File Documenti Gruppi Individui TACITA 80% 8

9 AGENDA Knowledge management cos è Knowledge management strumenti Il KM in Adacta Studio Associato Document management Portale Comitato Innovazione Processi 9

10 KNOWLEDGE MANAGEMENT STRUMENTI Gli strumenti informatici, o meglio le piattaforme tecnologiche, per il KM sono così suddivisibili: KNOWLEDGE RETRIVAL / SEARCH DOCUMENT MANAGEMENT WORKFLOW MANAGEMENT COLLABORATION / GROUPWARE ENTERPRISE INFORMATION PORTALS KNOWLEDGE SHARING 10

11 AGENDA Knowledge management cos è Knowledge management strumenti Il KM in Adacta Studio Associato Document management Portale Comitato Innovazione Processi 11

12 IL KM IN ADACTA STUDIO ASSOCIATO CARATTERISTICHE DI ADACTA È oggi uno studio multidisciplinare in ambito fiscale, societario e legale con una struttura di 115 PERSONE, suddivise in 4 SEDI e organizzate in DIPARTIMENTI e TEAM DI LAVORO È nata nel 2002 dall AGGREGAZIONE di 4 storici studi di dottori commercialisti vicentini Nel 2007 viene fondata Adacta Bassano e nel 2010 Adacta Treviso KM IN ADACTA Fondere esperienze diverse in un unica, nuova modalità operativa Da tante conoscenze ad un unica conoscenza che sopravviva ai singoli Dal conoscere al fare ad un nuovo di modo di fare, riconoscibile all esterno ICT a supporto e alla ricerca di nuove soluzioni 12

13 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CARATTERISTICHE Gestione archivio documenti strutturato in folder (categorie) Indicizzazione dei principali tipi di documenti: PDF, Word, Excel, testo Caricamento nuovi documenti con indicazione del contenuto del file Conversione delle immagini in testo tramite riconoscimento dei caratteri (OCR) Importazione di documenti Ricerca documenti con analisi del testo completo Gestione documenti: visualizzazione, modifica, cancellazione Definizione di permessi di accesso distinti per gruppo di utenti Funzioni di check-in, check-out, storia delle revisioni Amministrazione del sistema: gestione utenti 13

14 ARCHIVIAZIONE CON FILE SYSTEM TECNOLOGIE File server, NAS Organizzazione: pensare in anticipo alla struttura ad albero Definizione di livelli di accesso (policy) per proteggere cartelle e dati TIPO DI STRUTTURA Per cliente o per pratica 14

15 ARCHIVIAZIONE CON FILE SYSTEM PRO (+) Costi molto contenuti Conoscenze di base per l utilizzo da parte degli utenti CONTRO (-) Difficoltà di riorganizzare i file in seguito Difficoltà di ricerca delle informazioni Nella struttura per cliente scarsa reperibilità di casi similari Nella struttura per pratica mancanza della visione generale di quanto sviluppato per il cliente Facilità di errata archiviazione dei documenti Scarso controllo centralizzato dell utilizzo da parte degli utenti Appena la struttura cresce, o aumenta lo storico, gli utenti manifestano necessità di strumenti più avanzati 15

16 SISTEMA DOCUMENTALE CRITERI DI SELEZIONE Analisi del livello di complessità software selection Complessità fascia di prezzo CARATTERISTICHE PER LA SCELTA Accesso via web alla piattaforma Soluzione di conservazione sostitutiva Processo integrato con acquisizione tramite scanner Integrazione diretta con applicativi di produzione (es: office) Profilazione di livelli di security Integrazione con procedure, workflow, flussi approvativi 16

17 SISTEMI DOCUMENTALI 17

18 SISTEMA DOCUMENTALE SOLUZIONI SOFTWARE Open Text Documentum Share point PRO (+) Soluzione efficiente Velocità di reperimento dei documenti Possibile evoluzione della soluzione CONTRO (-) Necessaria software selection Forte impatto organizzativo Fondamentale corretta strutturazione della profilazione Alto costo di implementazione e di ownership 18

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20 AGENDA Knowledge management cos è Knowledge management strumenti Il KM in Adacta Studio Associato Document management Portale Comitato Innovazione Processi 20

21 PORTALE CARATTERISTICHE Aggregatore di informazioni Consultabile da molteplici piattaforme Rappresentazione ragionata di informazioni Informazioni push con abbonamenti Sistemi di workflow Creazione di gruppi Flessibilità Semplicità di strutturazione Interfaccia easy to use Estensione del documentale Estendibile ai terzi - Clienti 21

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23 AGENDA Knowledge management cos è Knowledge management strumenti Il KM in Adacta Studio Associato Document management Portale Comitato Innovazione Processi 23

24 CIP COMITATO INNOVAZIONE PROGETTI CARATTERISTICHE Le migliori skills per le best practices Comitato permanente per proporre nuovi progetti o l innovazione degli stessi Il Comitato può chiedere la partecipazione saltuaria di altri professionisti in relazione alla tipologia di progetto Il Comitato utilizza le tecnologie esistenti per diffondere la conoscenza Esempio: Kit per affrontare un nuovo adempimento Raccolta di istruzioni e dottrina su PDF Fogli di calcolo Link al repository interno Diffusione via mail 24

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26 Dott. STEFANO TRENTIN Responsabile ICT - Adacta Studio Associato s.trentin@adactastudio.com VICENZA - Viale Mazzini, 85 - Tel: Fax: info@adactastudio.com BASSANO DEL GRAPPA - Via Cartigliana, Tel: Fax: bassano@adactastudio.com TREVISO - Borgo Mazzini, 44 - Tel: Fax: treviso@adactastudio.com 26