PS_01 PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI E DELLE REGISTRAZIONI

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1 Pagina 1 di 8 PS_01 PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI E DELLE REGISTRAZIONI STATO DEL DOCUMENTO REV. PAR. PAG. MOTIVO DATA 00 / / Emissione documento 31/01/ Aggiunto Resposanbile Ripartizione Ricerca 23/03/ Aggiunto Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, N. 8 Codice 23/03/2011 dell Amministrazione Digitale Aggiunta spiegazione della Simbologia utilizzata nei 23/03/2011 diagrammi di flusso in riferimento al Progetto DEMA Inserimento della gestione dei documenti per la Ripartizione 23/03/2011 Ricerca e il Management Didattico Aggiornamento link pagine web unità qualità 01/04/ Aggiornate Responsabilità gestione documenti dello SBA 06/05/ Aggiunto Job-Centre 26/03/ Aggiornate Responsabilità gestione documenti della Rip. Post- 26/03/2012 Laurea Aggiornate Responsabilità gestione documenti della Rip. 26/03/2012 Segreterie e servizi agli studenti Aggiunta tabella gestione documenti Job-Centre 26/03/ Aggiornato link procedure MD 16/04/ In tutto il testo è stato sostituito Manager di Ateneo con Coordinatore Sistema Didattico di Ateneo 16/04/2014 Responsabile Ripartizione Post-Laurea Responsabile Ripartizione Biblioteche Responsabile Ripartizione Didattica e Servizi agli Studenti Coordinatore Sistema Didattico di Ateneo Responabile dell Ufficio Protocollo Responsabile Ripartizione Ricerca Ripartizione Job-Centre DATA 16/04/2014 1

2 Pagina 2 di 8 1. SCOPO Lo scopo della presente procedura consiste nel definire le modalità del processo di gestione documenti e dati del Sistema Qualità Unificato relativo alle seguenti organizzazioni: - Ripartizione Post-Laurea; - Ripartizione Didattica e Servizi Agli Studenti; - Sistema Bibliotecario di Ateneo (SBA); - Unità Orientamento e Tutorato; - Management Didattico; - Ripartizione Ricerca; - Job-Centre 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Attività dell organizzazione che coinvolgono la gestione di documenti (praticamente tutte). 3. RIFERIMENTI NORMATIVI UNI EN ISO 9001; DPR 28 dicembre 2000, n. 445 Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa ; Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali ; Linee Guida per la classificazione e la fascicolazione dei documenti Unife (realizzato dall Ufficio Protocollo, Archivio e Posta) e massimario di selezione e scarto. Legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, N. 8 Codice dell Amministrazione Digitale 4. RESPONSABILITA E MODALITA OPERATIVE Tenuta sotto controllo dei documenti La procedura stabilisce le modalità necessarie per: Approvare i documenti, circa l adeguatezza, prima della loro emissione; Riesaminare, aggiornare (quando necessario) e riapprovare i documenti stessi; Assicurare che vengano identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti; Assicurare che le pertinenti versioni dei documenti applicabili siano disponibili sui luoghi di utilizzazione; Assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili e facilmente identificabili; Assicurare che i documenti di origine esterna siano identificati e la loro distribuzione sia controllata; 2

3 Pagina 3 di 8 Prevenire l uso involontario di documenti obsoleti ed attuare una loro adeguata identificazione qualora siano da conservare per qualsiasi scopo. Tenuta sotto controllo delle registrazioni Le registrazioni devono essere predisposte e conservate per fornire evidenza della conformità ai requisiti e dell efficace funzionamento del sistema di gestione per la qualità. Le registrazioni devono rimanere leggibili, facilmente identificabili e rintracciabili. La maggior parte delle registrazioni avviene mediante l utilizzo di software specifici di gestione, quali ad esempio SEBINA ed ESSE3. Documentazione Per la corretta gestione della documentazione sono state create due grandi raggruppamenti: Documentazione legata all erogazione dei servizi; Documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità che a loro volta si distinguono nelle seguenti tipologie di documenti: - Politica per la Qualità - Manuale Qualità - Procedure di Sistema - Procedure Operative Documentazione legata all erogazione dei servizi. La gestione dei documenti legati all erograzione dei servizi avviene seguendo le linee guida per la classificazione e la fascicolazione dei documenti, a cura dell Ufficio Protocollo, Archivio e Posta. Per ogni processo sono stati mappati i documenti correlati. Nell ambito del Progetto DEMA sono stati realizzati i diagrammi di flusso di tutti gli uffici con specificazione del flusso documentale. A livello grafico, è stata adottata la seguente simbologia: Forma Significato Documento non protocollato Documento in partenza protocollato in Titulus Documento in arrivo protocollato in Titulus Documento protocollato tra uffici interni Documento non protocollato ma archiviato dall Ufficio Processo Decisione Posta Elettronica Certificata (PEC) Database 3

4 Pagina 4 di 8 Firma Digitale Tutti i documenti d archivio sono oggetto di classificazione ovvero di organizzazione gerarchica secondo le partizioni astratte (titoli, classi, etc.) individuate in base alle funzioni dell ente. Gli obiettivi di classificazione sono: - individuare la posizione logica di ciascun documento all interno del sistema documentario secondo un criterio rispondente alle modalità di operare del soggetto (organizzazione dell archivio); - collegare la formazione dei documenti con la loro conservazione (selezione programmata e razionale); - contribuire all individuazione di responsabilità specifiche per la gestione documentaria. Il Titolario di classificazione è uno strumento che serve ad ordinare i nostri documenti e a contestualizzarli, in modo da trovarli quando ci servono, capirne la funzione e metterli in relazione con gli altri documenti. E il principale strumento nell ambito della gestione documentale di qualsiasi ente produttore, poiché permette la formazione organica dell archivio come complesso dei documenti e delle relazioni che intercorrono tra essi, quindi della conservazione di informazioni strutturate e contestualizzate. In Unife è stato adottao nel 2004 e successivamente modificato nel 2007 il titolario prodotto nell ambito del progetto nazionale Titulus 97. Nell ambito dell amministrazione digitale assistiamo a una produzione incontrollata di documentazione, tale che, per regolarne i flussi e garantirne la conservazione e il futuro utilizzo, occorre programmare la selezione già nella fase di creazione dei documenti. I documenti destinati alla distruzione non sono inutili, né privi di valore storico ma sono solo meno essenziali per la conoscenza e la valutazione delle funzioni dell ente produttore e del suo modo concreto di lavorare; scartarli permette di agevolare la leggibilità del processo di assunzione delle decisioni a favore della trasparenza. Il massimario di conservazione/selezione è un documento debitamente autorizzato che elenca le tipologie di serie e unità documentarie eliminabili periodicamente, e stabilisce i tempi di attività e di conservazione dei documenti prodotti da un ente. Va debitamente integrato con il piano di classificazione/fascicolazione(titolario) e il prontuario dei procedimenti amministrativi, permettendo di: riprodurre le modalità di sedimentazione della documentazione previa analisi del quadro di classificazione in relazione all esame delle funzioni dell ente, analisi della tipologia dei documenti e delle modalità di formazione dei fascicoli, analisi delle relazioni tra serie; identificare la forma dei documenti; verificare l esistenza di registri matricolari, elaborazioni riassuntive circa l esercizio di alcune funzioni, registri contabili, ecc. 4

5 Pagina 5 di 8 intensificare il controllo sui documenti contenenti dati sensibili; formalizzare il trasferimento di responsabilità; soddisfare la trasparenza amministrativa; attestare l assolvimento di obblighi legali connessi alla conservazione; ridurre le spese per attrezzature e locali. Documentazione del sistema di gestione per la qualità Il sistema documentale comprende: Dichiarazioni documentate sulla politica per la qualità e sugli obiettivi per la qualità; Il manuale della qualità; Le procedure documentate richieste dalla norma internazionale UNI EN ISO 9001; I documenti necessari all organizzazione per assicurare l efficace pianificazione, funzionamento e controllo dei suoi processi; Le registrazioni richieste dalla norma internazionale UNI EN ISO Supporto dei documenti relativi ai documenti di sistema di gestione per la qualità. I documenti per la gestione della qualità (Procedure di Sistema PS, Manuale e Politica per la Qualità) sono reperibili al seguente link: il cui responsabile è l Esperto Qualità. Riesame, aggiornamento, riapprovazione I Responsabili di Ripartizione/Unità insieme all Esperto Qualità riesaminano annualmente o all occorrenza la documentazione di sistema e ne individuano i miglioramenti da apportarvi. Ogni modifica ai documenti sarà registrata nell apposito campo nella tabella posta sul frontespizio della procedura di riferimento, dopo confronto con tutte le parti coinvolte della definizione e approvazione della presente procedura. Identificazione dello stato di revisione corrente dei documenti L identificazione della revisione sul documento è prevista mediante apposizione dell indice di revisione sul frontespizio, dopo confronto tra le parti che sono coinvolte nella definizione e approvazione della presente procedura. Distribuzione documenti di origine interna E cura dell Esperto Qualità rendere immediatamente disponibili nello spazio web dedicato i documenti dopo approvazione da parte dei Responsabili di Rapartizione/Unità, che ne daranno opportuna comunicazione a tutto il personale. 5

6 Pagina 6 di 8 La versione modificabile in formato word delle procedure operative, saranno consevate in locale sul PC dell Esperto Qualità, che provvederà a conservare anche lo storico delle varie revisioni. Supporto dei documenti relativi alle procedure operative. I documenti relativi alle procedure operative sono condivisi mediante una directory accessibile solamente dal personale specifico di ogni organizzazione. 1) Procedure Operative delle Ripartizione Post-Laurea: sono messe a dispozione nella seguente direcotory: \\Fsrettorato\dati\RipartizionePostLaurea-Qualita\SGQ-PostLaureaQualita e organizzata secondo il seguente schema: PDAF (Alta Formazione) PDOT (Dottorato di Ricerca PES (Esami di Stato) PPL (Post laurea: comuni all alta formazione e dottorato di ricerca) Codifica delle procedure operative Silvia Gherardi Maurizio Pirani Silvia Gherardi Anna Chiarelli Anna Chiarelli TUTTO IL PERSONALE Della Ripartizione 2) Procedure Operative delle Ripartizione Segreterie e Servizi agli Studenti: sono messe a dispozione nella seguente direcotory: \\Fsrettorato\dati\SGQ_RipStudenti_UO-Orientamento\Orientamento e organizzata secondo il seguente schema: PMI (Mobilità Internazionale) PUAS (Diritto allo Studio e disabilità) PUASD (Progettazione SMS) PSEGR (Segreterie Studenti) Codifica delle procedure operative Giuseppina Antolini Maria Giovanna Marega Massimo Galvani Maria Chiara Campana Massimo Galvani Fiorenza Vandini Fiorenza Vandini TUTTO IL PERSONALE della Ripartizione 3) Procedure Operative dell Unità Orientamento e Tutorato: sono messe a dispozione nella seguente direcotory: \\Fsrettorato\dati\SGQ_RipStudenti_UO-Orientamento e organizzata secondo il seguente schema: POPT (Orientamento e Tutorato) Codifica delle procedure operative Maja Feldt Maja Feldt TUTTO IL PERSONALE dell Unità 6

7 Pagina 7 di 8 4) Procedure operative del Sistema Bibliotecario di Ateneo: sono messe a disposizione nella seguente web-directory \\bckbiblio e organizzata secondo il seguente schema: UNI_BIB (Biblioteche) URES (Risorse elettroniche e servizi) UAC (Acquisizione e Catalogazione) UIB (Informatici delle biblioteche) Codifica delle procedure operative Landina Sebastianis (SMG-ST-AR) Iannucci Paola (Lett. Eco. Giuri) Cristina Rinaldi Paolo Cirelli Marco Merli Marina Contarini TUTTO IL PERSONALE SBA 5) Procedure operative della Ripartizione Ricerca: sono messe a disposizione nella seguente directory condivisa \\Fsrettorato\dati\RipartizioneRicerca\SGQ_RipartizioneRicerca organizzata secondo il seguente schema: Ufficio Ricerca Nazionale Ufficio Ricerca Internazionale Claudia Damiani Claudia Fongaro TUTTO IL PERSONALE DELLA RIPARTIZIONE Il curatore è responsabile dell aggiornamento delle procedure, come specificato nel paragrafo seguente, mentre tutto il personale non curatore è abilitato alla visione in sola lettura dei documenti. 6) Procedure operative del Management Didattico: sono messe a disposizione nella seguente pagina web : le procedure operative sono scaricabili in formato PDF mediante identificazione con User-id e password. Le versioni modificabili in formato DOC sono conservate dal Coordinatore del Sistema Didattico di Ateneo che provvederà alle opportune revisioni. 7) Procedure operative del Job-Centre: sono messe a disposizione nella seguente direcotory condivisa \\Fsrettorato\dati\JobCentre\QUALITA PJC Daniela Giori TUTTO IL PERSONALE DELLA RIPARTIZIONE 7

8 Pagina 8 di 8 Riesame, aggiornamento, riapprovazione Eventuali necessità di modificare le procedure operative devono essere richieste al curatore della directory, il quale provvederà a valutare la richiesta insieme al Responsabile della Ripartizione/Unità, a recepirla come azione di miglioramento. Solo dopo aver ricevuto l approvazione da parte del Responsabile, può inserire la procedura revisionata in formato PDF nella specifica, o nello specifico spazio web, e togliere la versione superata. La versione modificabile in formato word delle procedure operative, saranno consevate in locale sul PC del curatore, che provvederà a conservare anche lo storico delle varie revisioni. Identificazione delle modifiche Ogni modifica ai documenti sarà registrata dal curatore nell apposito campo nella tabella posta sul frontespizio della procedura di riferimento. Identificazione dello stato di revisione corrente dei documenti L identificazione della revisione sul documento è prevista mediante apposizione dell indice di revisione sul frontespizio. Distribuzione documenti di origine interna E cura del curatore rendere immediatamente disponibili nella directory elettronica i documenti dopo approvazione. Identificazione dei documenti e delle registrazioni Per alcuni documenti l identificazione si compone di titolo, stato di revisione, data di approvazione. In assenza di ambiguità il titolo identifica univocamente il documento/modulo. L identificazione univoca della registrazione (es. modulo compilato) è a cura del responsabile di competenza. 8