Standard e tecnologie per dematerializzare ed innovare

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1 Standard e tecnologie per dematerializzare ed innovare Dante Ciantra KDM SpA 1 TITOLO DELL INTERVENTO

2 Modello GeDoc: l archivio al centro COMMERCIO EDILIZIA PRIVATA SUAP ATTI Il Gestione informatica dei documenti è al centro della vita dell Ente ed intercetta tutti i flussi documentali, indipendentemente dagli applicativi verticali che li producono. SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI PRODUZIONE E GESTIONE DEI DOCUMENTI ARCHIVIO CORRENTE SISTEMA DI CONSERVAZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ARCHIVIO/DEPOSITO STORICO

3 Modello GeDoc: superamento delle isole documentali Scenario attuale Scenario con modello GeDoc Ciascun Sistema archivia i propri documenti in un repository dedicato => isole di informazioni (le applicazioni sono aree documentali isolate) Nessuna funzione di ricerca integrata Ciascun Sistema archivia i propri documenti nel repository unico => knowledge sharing (le applicazioni sono integrate tra loro) Disponibilità di funzioni di ricerca evolute Protocollo Applicazione X Protocollo Applicazione X Repository documentale Protocollo Applicazione Y Repository documentale Applicazione X Applicazione Z Repository documentale unico Applicazione Y Applicazione Z Repository documentale Applicazione Y Repository documentale Applicazione Z

4 Modello GeDoc: la realizzazione dell archivio unico Applicazioni che implementano i servizi di gestione documentale (servizi a catalogo): protocollo, conservazione, timbro digitale, Applicazioni verticali che fruiscono dei servizi a catalogo (SUAP, demografici, )

5 DocER protocollazione fascicolazione Invio tramite PEC registrazione gestione documentale conservazione timbro digitale Verifica documenti Firma remota Servizi documentali e software a riuso Applicazione SUAP Applicazione Demografici Applicazioni Tributi Applicazioni Applicazioni Qualificate a riuso applicazioni verticali INTERFACCE MODELLO GEDOC Provider Servizi specializzati Servizi standardizzati Sistema di Protocollo Registrazione (Atti, Contratti, DURC, ) EDMS/ERMS Conservazione (ParER) Timbro Digitale Verifica Firme Firma Remota Verifica Formati

6 Standardizzazione come leva per l implementazione La chiave di volta del modello proposto è legata ad una azione di Standardizzazione Tipologie Documentarie Caratteristiche dei documenti standardizzate per tipologia in termini di metadati Azioni Minime Documentali Individuazione di azioni standard ricorrenti sia nei procedimenti amministrativi che nei processi «destrutturati» Funzionale a integrazione dei verticali Funzionale a orchestrazione

7 Tipologie documentarie standardizzate e Back Office L utilizzo e la diffusione di tipologie documentarie consente l omogeneizzazione della gestione dei documenti anche nei sistemi di mercato. Esempi di tipologie documentarie standard: Documenti del Fascicolo SUAP Documenti del Fascicolo dell Edilizia Documenti del Fascicolo del Fornitore Documenti del Fascicolo del Dipendente Fattura Elettronica

8 DocER a riuso protocollazione fascicolazione Invio tramite PEC registrazione gestione documentale conservazione timbro digitale Verifica documenti Firma remota Servizi aggiuntivi KeySuite KeySuite, la scrivania virtuale e i servizi aggiuntivi Applicazioni Ente Applicazioni a riuso KeySuite-Scrivania Virtuale applicazioni verticali INTERFACCE MODELLO GEDOC Provider KeySuite funzioni aggiuntive Servizi specializzati Servizi standardizzati Sistema di Protocollo Registrazione (Atti, Contratti, DURC, ) EDMS/ERMS Conservazione (ParER) Timbro Digitale Verifica Firme Firma Remota Verifica Formati

9 KeySuite: i servizi aggiuntivi Templating per la gestione dei template Office e Open Office della documentazione Editing on line per la modifica dei documenti attraverso i protocolli CIFS (Common Interface File System) e WebDav Trasformazione dei formati dei documenti Firma multipla dei documenti ricezione generalizzato di messaggi

10 Standardizzazione dei processi: AMD e Filiere documentali Le azioni documentali standard che sono state identificate vengono implementate in «procedure documentali ricorrenti» richiamate a più livelli a seconda della complessità di quello che viene orchestrato AMD Flussi destrutturati Procedimenti amministrativi Es. - Istanze di parte, Atti Amministrativi,

11 Orchestrazione a più livelli: l implementazione delle AMD Le AMD (es. Firma) sono già delle orchestrazioni di miniflussi. Mettono insieme dalle 2 alle 5 microazioni documentali per abilitare un semplice «tasto». Parliamo di orchestrazione di primo livello Concatenando e configurando AMD e catene documentali, posso potenzialmente ricostruire interi flussi procedimentali più o meno complessi (es. Istanze di parte, Atti Amministrativi) Le catene documentali sono sequenze standard (cioè fisse nell ordine) di AMD. Sono già identificate e preimpostate e coprono le casistiche più frequenti di gestione documentale Parliamo di orchestrazione di secondo livello

12 Implementare le AMD: la Firma Sono disponibili 10 AMD che sono state implementate attraverso il FlowDesigner in un flusso BPMN2.0 che può essere configurato per coprire qualsiasi necessità o ipotesi di utilizzo

13 Orchestrazione a più livelli: l implementazione delle catene documentali Le AMD (es. Firma) sono già delle orchestrazioni di miniflussi. Mettono insieme dalle 2 alle 5 microazioni documentali per abilitare un semplice «tasto». Parliamo di orchestrazione di primo livello Concatenando e configurando AMD e catene documentali, posso potenzialmente ricostruire interi flussi procedimentali più o meno complessi (es. Istanze di parte, Atti Amministrativi) Le catene documentali sono sequenze standard (cioè fisse nell ordine) di AMD. Sono già identificate e preimpostate e coprono le casistiche più frequenti di gestione documentale Parliamo di orchestrazione di secondo livello

14 Implementare un catena documentale nell orchestrazione di secondo livello Inviare un documento firmato tramite PEC è (apparentemente) un unica semplice operazione In realtà si tratta di almeno 9 azioni documentali standard effettuate su diversi sistemi: Creazione Redazione Approvazione Trasformazione in PDF Firma Classificazione Fascicolazione Registrazione di protocollo Invio tramite PEC KeySuite attraverso le AMD integra tutte queste azioni e le rende un operazione semplice, davvero.

15 L orchestrazione nei processi destrutturati della PA Attraverso apposite procedure di configurazione è stato possibile utilizzare la filiera documentale appena vista per implementare processi destrutturati all interno degli Enti Ordinanze comunali Convocazioni consigli comunali Richiesta permesso ferie dipendenti

16 Orchestrazione a più livelli: l implementazione del terzo livello Le AMD (es. Firma) sono già delle orchestrazioni di miniflussi. Mettono insieme dalle 2 alle 5 microazioni documentali per abilitare un semplice «tasto». Parliamo di orchestrazione di primo livello Concatenando e configurando AMD e catene documentali, posso potenzialmente ricostruire interi flussi procedimentali più o meno complessi (es. Istanze di parte, Atti amministrativi) Parliamo di orchestrazione di terzo livello Le catene documentali sono sequenze standard (cioè fisse nell ordine) di AMD. Sono già identificate e preimpostate e coprono le casistiche più frequenti di gestione documentale Parliamo di orchestrazione di secondo livello

17 I casi applicati a Monza Procedimento generico ad Istanza di Parte Atti amministrativi: Proposte di Delibera di Giunta, Determine Dirigenziali