INDICE PROCEDURA PR 02. Istituto Tecnico F. Vigano. Rev. 2 Data TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI.

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1 TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI 1 di 6 INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI 4. RESPONSABILITÀ 5. MODALITÀ OPERATIVE 5.1. Identificazione, raccolta e catalogazione 5.2. Archiviazione, conservazione e accesso 5.3. Aggiornamento ed eliminazione 5.4. Registrazioni della qualità provenienti dai fornitori 6. RIFERIMENTI 7. ARCHIVIAZIONE 8. ALLEGATI 2 20 Maggio febbraio gennaio 2003 Agg. ISO 9001:2008 R. Cagliani R. Cagliani L. L. Pelamatti Miglioramenti C. Soldano C. Soldano M.C. Pellicone 1^ Edizione L. Barassi L. Barassi M.C. Pellicone Rev. Data Causale Redazione Verifica Approvazione

2 2 di 6 1 SCOPO Identificare, registrare, catalogare, archiviare, conservare, aggiornare ed eliminare la documentazione di registrazione della qualità per verificare, dimostrare e monitorare l efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità e il conseguimento della qualità richiesta. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE La registrazione della qualità si applica ai documenti che vengono prodotti per dare evidenza delle attività svolte o dell'esito delle prove eseguite. 3 TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI I documenti di registrazione della qualità sono la documentazione approntata per dare testimonianza del conseguimento e del mantenimento del Sgq. RESP ASQU DSGA Responsabile di Funzione Responsabile Assicurazione Qualità Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi 4 RESPONSABILITÀ Le responsabilità per la compilazione dei documenti di registrazione della qualità sono indicate direttamente nelle procedure che li richiamano. Le responsabilità per la emissione, codifica, modalità catalogazione, modalità e luogo archiviazione, accesso, tempo conservazione ed eliminazione sono indicate nella "Matrice Responsabilità della Documentazione" (MO 01.01).

3 3 di 6 5 MODALITÀ OPERATIVE 5.1 Identificazione, raccolta e catalogazione Tutta la documentazione di registrazione della qualità è identificata, raccolta e catalogata utilizzando i moduli e le modalità specificate nelle relative procedure al fine di garantire: l unicità la reperibilità la chiarezza del contenuto la riproducibilità la correlabilità con le attività a cui si riferiscono La documentazione di registrazione della qualità, i documenti e i dati, sono raccolti in appositi contenitori (cartelle, raccoglitori) e/o su supporto elettronico (cartelle di file su pc aziendali, floppy disk, cd) sui quali è apposta una chiara identificazione del contenuto. Le modalità di catalogazione della documentazione sono quelle riportate nelle relative procedure e possono essere: per fornitore per cliente per ordine alfabetico per ordine numerico per ordine di data per tipo di prodotto o servizio 5.2 Archiviazione, conservazione e accesso La conservazione prevista, salvo dove diversamente indicato, è per: la documentazione di registrazione della qualità, di anni cinque i documenti e i dati a carattere commerciale e a carattere tecnico, di anni cinque dal loro superamento le offerte a carattere commerciale di anni, tre dal loro superamento

4 4 di 6 le istruzioni di lavoro per la realizzazione dei prodotti o servizi di anni tre dal loro superamento Il Manuale della Qualità, le Procedure e le Istruzioni Operative che lo riguardano, di anni tre dal loro superamento Tutta la documentazione è conservata e archiviata in luogo protetto per evitarne il deterioramento, lo smarrimento, il furto o la distruzione. L archivio della documentazione generalmente è situato presso la funzione che l ha emessa o nel luogo indicato nella specifica procedura che li riguarda. L archivio dei documenti, dei dati e della documentazione di registrazione della qualità ha una struttura atta a preservare dal deterioramento la documentazione. L accesso all archivio è consentito al personale dell ente emittente e al personale da essi autorizzato su specifica richiesta. 5.3 Aggiornamento ed eliminazione L aggiornamento delle registrazioni della qualità avviene nei tempi riportati dalle specifiche procedure che le riguardano. L eliminazione della documentazione di registrazione della qualità, dei documenti e dei dati avviene dopo il tempo di conservazione e dopo un'altra valutazione del RESP dell'area di competenza. Il responsabile, alla scadenza del tempo di conservazione, valuta e decide in base alle proprie conoscenze professionali la distruzione materiale della documentazione. 5.4 Registrazioni della qualità provenienti dai fornitori La documentazione proveniente dal fornitore deve essere leggibile e comprensibile. È cura del DSGA valutare, con l aiuto di ASQU, l adeguatezza della stessa e richiedere spiegazioni o copia della stessa al fornitore qualora non comprensibile o illeggibile. Le spiegazioni sono riportate di pugno dal DSGA sulla documentazione stessa o su modulo cartaceo che, allegato alla documentazione, diventa parte integrante della stessa.

5 5 di 6 Questa documentazione è raccolta, catalogata, archiviata, conservata, aggiornata ed eliminata con le stesse modalità riportate in questa procedura. 6 RIFERIMENTI Norma ISO 9001:2008 punto Manuale della Qualità sezione 4 Procedure La documentazione di registrazione della qualità è costituita, per esempio, da: Punto Documenti relativi Norma 4.2 Elenchi Procedure, Istruzioni Operative e Modulistica 5.6 Riesame della direzione Schede di formazione e addestramento effettuato sul personale 7.1 Registrazioni dei processi Documenti di registrazione del riesame dell offerta, dell ordine e del contratto 7.3 Documenti relativi alla registrazione del riesame, della verifica e della validazione del progetto 7.4 Rapporti di qualificazione dei fornitori Elenco dei fornitori qualificati Documentazione di origine esterna Registrazioni qualità provenienti dai fornitori 7.5 Registrazione degli interventi fatti presso i clienti Punto Documenti relativi Norma Schede di registrazione per l identificazione e la rintracciabilità del prodotto/servizio, quando necessario

6 6 di 6 7, 8 Documenti o schede di conformità del prodotto/servizio in ingresso Certificati rilasciati da fornitori e da Enti esterni sulla qualità dei prodotti/servizi in entrata Dichiarazioni di conformità del prodotto/servizio alle specifiche contrattuali Registrazione della qualità dei fornitori Registrazione di prove controlli, collaudi e criteri d accettazione del prodotto/servizio al ricevimento Attestazione del controllo collaudo e criteri di accettazione stabiliti del prodotto in consegna Rapporti dei risultati delle verifiche ispettive interne Registrazione dell attuazione e dell efficacia delle azioni correttive 8.3 Registrazioni dei rapporti di non conformità 8.4 Statistiche sull andamento della qualità e della soddisfazione dei clienti Registrazione delle azioni correttive e preventive Registrazione dei rapporti informativi alla direzione, scopo riesame 7 ARCHIVIAZIONE Tutta la documentazione segue quanto descritto in procedura. 8 ALLEGATI MO Matrice di Responsabilità dei Documenti della Registrazione della Qualità

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