POR Regione Campania Misura Promozione della partecipazione Femminile al Mercato del Lavoro. Dispensa

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1 DISPENSA I.C.T. POR Regione Campania Misura 3.14 Promozione della partecipazione Femminile al Mercato del Lavoro Dispensa PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE E CATALOGAZIONE

2 INDICE COS E UN DOCUMENTO... 3 IL CONCETTO GIURIDICO DI DOCUMENTO... 3 IL SISTEMA DOCUMENTARIO... 3 OBIETTIVI E STRUMENTI DELLA GESTIONE DEI DOCUMENTI... 4 REQUISITI FUNZIONALI DI UN SISTEMA DOCUMENTARIO... 4 ATTIVITA E STRUMENTI PER LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI... 4 LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI... 5 LA CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI... 5 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE... 6 PRIVACY E SICUREZZA... 7 DATI OGGETTO DI TUTELA... 7 DATI PERSONALI... 7 DATI SENSIBILI... 8 DATI GIUDIZIARI... 8 PRINCIPI SUL TRATTAMENTO DEI DATI: IL PENTALOGO... 8 REGIME SPECIALE DEI DATI SENSIBILI... 9 SOGGETTI PUBBLICI

3 PROCEDURE DI ARCHIVIAZIONE E CATALOGAZIONE COS E UN DOCUMENTO Il documento nasce, storicamente, per far fronte a un esigenza di riconoscimento sociale nel tempo dei comportamenti e degli atti che hanno rilevanza giuridica, di idee e opinioni, dello svolgersi dei fatti, ecc. Il documento si sviluppa come oggetto immodificabile di auto-documentazione. Fa fronte, in questo senso, a un esigenza di certezza, di integrità ed affidabilità della memoria. Sul piano amministrativo, il documento, rappresenta, inoltre, uno strumento di trasparenza per la verifica delle responsabilità. In questo contesto, il documento è ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa. IL CONCETTO GIURIDICO DI DOCUMENTO Il documento: è una cosa che fa conoscere un fatto. Il documento giuridicamente rilevante è una cosa idonea a ricevere, conservare, trasmettere la rappresentazione descrittiva o emblematica o fonetica di un dato atto giuridicamente rilevante. Un documento, secondo la legge, deve presentare alcuni elementi essenziali: supporto/mezzo di memorizzazione; contenuto; provenienza certa. Nell ordinamento giuridico italiano la forma del documento è libera, può essere scritta e orale. La legge può stabilire l obbligo della forma scritta a fini probatori o a fini strumentali. Nel tempo si è verificato un allargamento del concetto giuridico di documento: dal documento che ha valore costitutivo e probatorio si è arrivati a riconoscere anche documenti non formali, che hanno valore informativo e/o strumentale, sempre più essenziali nell esercizio dell azione amministrativa, ma meno soggetti a controlli. Sono i materiali documentari più a rischio nei sistemi documentari informatici. IL SISTEMA DOCUMENTARIO Il sistema documentario rappresenta l insieme dei documenti, funzionalmente strutturati e organizzati, che un soggetto produce/acquisisce nell esercizio delle sue funzioni, nonché il complesso delle regole, procedure e strumenti per la loro gestione e conservazione. In ambito pubblico la complessità dell azione amministrativa e della produzione documentaria implica la progettazione, la realizzazione e la manutenzione delle regole e degli strumenti per la creazione e gestione del sistema documentario, richiede cioè strutture dedicate e specializzate. La diffusione di tecnologie informatiche costituisce un importante occasione per la gestione del sistema documentario. Il sistema documentario si trasforma così in un sistema informativo specializzato e altamente qualificato. Il sistema documentario è costituito: dall'insieme dei documenti prodotti e acquisiti dal soggetto produttore; dal sistema di gestione dei documenti (procedure, strumenti, risorse) necessari per l'organizzazione, la tenuta, il reperimento, l'utilizzo e la conservazione dei documenti stessi. Il sistema di gestione dei documenti vuole fornire a ogni struttura il necessario supporto documentario per garantire: la conservazione; la fruizione per fini interni; la trasparenza amministrativa (importantissima nella pubblica amministrazione). 3

4 OBIETTIVI E STRUMENTI DELLA GESTIONE DEI DOCUMENTI Gli obiettivi specifici della gestione documentaria riguardano esclusivamente: la produzione/acquisizione di documenti attendibili a fini giuridici e strumentali; l'assegnazione e il trattamento dei documenti; l organizzazione e la tenuta della produzione documentaria in modo ordinato e coerente alle funzioni esercitate; la trasmissione e conservazione di documenti autentici, cioè integri e di provenienza certa e identificata; la rapidità e l efficienza del reperimento nell ambito dell attività amministrativa svolta. Per la corretta e regolare accumulazione dei documenti prodotti/acquisiti sono necessarie regole e strumenti con il fine di: - determinare i criteri e le modalità di produzione/acquisizione dei documenti e garantire l identificazione della provenienza (registrazione di protocollo o altri strumenti); - organizzare l accumulazione dei documenti rispettando la loro funzione, in rapporto alle attività cui i documenti partecipano (classificazione); - conservare e trasmettere i documenti in modo sicuro, escludendo i rischi di manipolazione e dispersione. REQUISITI FUNZIONALI DI UN SISTEMA DOCUMENTARIO La gestione dei documenti è una funzione di organizzazione e controllo, generale e sistematico, esercitata da qualsiasi soggetto o struttura organizzata sulla propria documentazione, al fine di disporre del necessario supporto informativo documentario per lo svolgimento efficiente della propria attività a fini, sia interni sia di trasparenza amministrativa. Tale funzione richiede: l attendibilità del sistema documentario (organizzazione stabile, controllo sulle responsabilità, certezza dei dati sulla formazione/acquisizione dei documenti); l autenticità (integrità dei documenti e delle informazioni per l accesso ai documenti) nello spazio (trasmissione) e nel tempo (conservazione); l accessibilità nel tempo (mantenimento della leggibilità e intelligibilità dei documenti e del sistema documentario). La definizione di un sistema di gestione dei documenti presuppone alcune componenti di base, quali: regolamenti e procedure (manuale di gestione); strumenti di routine che supportino le attività documentarie (piano di classificazione-piano di conservazione, sistema di registrazione); risorse umane qualificate. Gli elementi di un sistema documentario sono parte di un insieme organico e strutturato di documenti (e di informazioni sui documenti) che rispecchiano l attività amministrativa e presuppongono la formazione di archivi e archivisti. Il modello italiano per la gestione dei documenti definisce l archivio in modo unitario, in quanto presuppone che l organizzazione originaria dei documenti si mantenga integra nel passaggio tra le diverse fasi di tenuta e gestione dei documenti. Le relazioni che si stabiliscono tra i documenti nel corso delle attività istituzionali sono, infatti, stabili e non arbitrarie e sono il risultato del modo concreto in cui l Ente esercita i propri compiti (attribuzione di competenze e modello organizzativo). Nel contesto giuridico-amministrativo, ogni documento, in quanto elemento di un unità funzionale, è inserito in uno specifico, nella forma di fascicoli. ATTIVITA E STRUMENTI PER LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI La gestione dei documenti avviene attraverso varie fasi: a) registrazione dei documenti; b) classificazione e ordinamento di tutti i documenti che costituiscono il sistema documentario; 4

5 c) conservazione dei documenti nel tempo; d) regolamentazione interna; e) servizio archivistico per la gestione documentaria con finalità di coordinamento e supervisione, affidato a professionalità tecniche (art. 12 del d.p.r. 428/1998). LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI La registrazione dei documenti ha lo scopo dell identificazione univoca, della data certa d acquisizione o formazione di un documento. La registrazione avviene attraverso: la registrazione di protocollo per i documenti ricevuti e spediti; la registrazione particolare di altre tipologie documentarie (deliberazioni, fatture, ecc.). La registrazione di protocollo è l attività d identificazione del soggetto che produce i documenti. La finalità è giuridica, in quanto si attribuisce al documento un valore di prova, mentre la registrazione svolge una funzione di certificazione. Gli obiettivi specifici della fase di registrazione sono di garantire l avvenuta produzione/ricezione del documento con riferimento: alla provenienza e alla data di registrazione del documento; alla certezza e conservazione nel tempo delle informazioni relative. La registrazione è la fonte conoscitiva certa e garantita del giorno d arrivo o spedizione di un dato documento, identificato con un numero progressivo annuale, la data, il mittente o il destinatario, l ufficio d assegnazione. LA CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI La fase fondamentale nella formazione di un sistema documentario non è la registrazione di protocollo, ma la classificazione e la fascicolazione. Queste sono attività complesse che richiedono una serie di impegnative attività di analisi, progettazione e capacità organizzativa per garantire l efficienza del sistema documentario nel tempo (aggiornamento). La classificazione è lo strumento per la formazione dell archivio, cioè per l ordinamento di tutti i documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento dell attività amministrativa. La classificazione si definisce attraverso l attribuzione di un indice che consente di organizzare i documenti in fascicoli a loro volta collegati a voci generali, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite con criteri d uniformità, che individuano funzioni, attività, tipologie di processi/procedimenti amministrativi o materie dell unità organizzativa. La fase di classificazione ha la finalità di: costruire un sistema integrato di informazioni sui documenti, basato sulla loro organizzazione funzionale in unità stabili nel tempo (per esempio fascicoli); permettere la conoscenza e la gestione dei documenti; consentire la selezione programmata e razionale dei documenti organizzati per gruppi di fascicoli omogenei; consentire la conservazione qualificata dei documenti. La fase di classificazione rappresenta uno snodo cruciale del sistema informativo documentario poiché la conoscenza e la gestione dei documenti si attua attraverso tale fase che: tratta e organizza tutti i documenti (spediti, ricevuti, interni) prodotti su qualunque supporto; permette di stabilire quali documenti facciano parte di un sistema documentario in ogni fase di tenuta; contribuisce a identificare le responsabilità organizzative per la tenuta dei documenti e per il trattamento delle pratiche; garantisce la funzione probatoria dei documenti (definendo il contesto in cui il documento è inserito nel corso delle attività); consente la selezione programmata e razionale dei documenti fisicamente e logicamente organizzati per gruppi di fascicoli omogenei e la loro conservazione qualificata; salvaguarda la possibilità di tramandare la memoria storica alle future generazioni. 5

6 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE Il piano di classificazione (nella pubblica amministrazione è previsto dal dpcm del 28 ottobre 1999) è uno schema generale di voci logiche: articolate in modo gerarchico; stabilite in modo uniforme; identificatrici di funzioni e attività di ciascuna amministrazione; rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore. Il piano di classificazione ha la finalità di accorpare i documenti, in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce e svolge le attività amministrative, e non mirare al reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca, ma un recupero funzionale rispetto alle decisioni assunte o da assumere. Il piano di classificazione rappresenta in definitiva l insieme ordinato (articolato in modo tendenzialmente gerarchico) di voci logiche di diverso livello (categorie, classi, sottoclassi), stabilite in modo uniforme, che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione, entro cui si struttura il materiale documentario. Ogni voce presente nel piano di classificazione comprende: un indice (espresso secondo criteri omogenei); la denominazione della voce; l eventuale descrizione integrativa; i criteri di ordinamento dei fascicoli; l attribuzione di responsabilità nel caso di voci di ultimo livello; il collegamento alle informazioni relative a tempi e a modalità di conservazione (permanente, temporanea) dei fascicoli ai sensi dell art. 19, comma 1 del d.p.r. 428/1998; il collegamento alle informazioni per l accesso (legge 241/1990) nel rispetto della tutela dei dati personali (d.lgs 196/2003). Il sistema di classificazione adottato deve essere in grado di: 1. garantire un facile aggiornamento e modalità dinamiche di trattamento del documento; 2. aderire alla struttura organizzativa dell amministrazione (modelli accentrati, decentrati o misti); 3. definire responsabilità specifiche di formazione e tenuta dei fascicoli (ad esempio, ogni voce finale del piano deve essere attribuita ad una struttura organizzativa); 4. integrarsi con i piani di conservazione. Il fascicolo costituisce l entità logica e fisica per i documenti cartacei, solo logica per i documenti elettronici. È individuato dal piano di classificazione, come insieme dei documenti relativi ad un determinato affare/materia. Il piano di classificazione si limita ad indicare la tipologia dei fascicoli, creata per ogni voce (la natura, il sistema di ordinamento, i criteri di tenuta) e attribuire il numero di posizione/repertorio al singolo fascicolo. Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in relazione ad un determinato affare o materia, e include, per esempio: documenti ricevuti (originali); documenti spediti (minute); documenti di corredo; documenti di natura preparatoria; documenti interni (minute e originali). Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare alcuni errori: la frammentazione non necessaria delle pratiche; l accorpamento eccessivo di documenti all interno della stessa unità (in particolare nel caso d uffici che svolgono un intensa attività di corrispondenza); la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che basati sull analisi dei processi e funzioni); la tenuta del protocollo informatico; la creazione nell ambito dello stesso livello e senza possibili criteri 6

7 identificativi di fascicoli differenziati dal punto di vista della durata: non è, ad esempio, opportuno creare per la stessa voce, senza distinzioni, fascicoli di autorizzazione per affari di diversa rilevanza e, quindi, destinati a tempi e modi di conservazione diversi. I fascicoli possono essere organizzati secondo tre criteri: 1. Per oggetto/soggetto: il fascicolo è intestato a una persona o a una materia. Può essere chiuso periodicamente (ad esempio su base annuale), oppure può avere natura permanente. 2. Per affare o procedimento: il fascicolo raccoglie tutti i documenti pervenuti, istruttori, finali, ecc. relativi a un determinato affare o a un procedimento. 3. Per tipologia (forma del documento): normativa, documento di progettazione, relazione, questionario, ecc. PRIVACY E SICUREZZA In un mondo in cui la circolazione delle informazioni è diventata fondamentale per la gestione di qualsiasi tipo di attività, la tutela dei dati personali assume un ruolo di grande importanza. La progressiva sostituzione del trattamento elettronico di tali dati ai metodi più tradizionali, inoltre, ne sta rendendo potenzialmente molto semplice la diffusione, anche in circostanze lesive per la privacy delle persone. In tema di trattamento dei dati personali, quindi, il legislatore ha ritenuto opportuno intervenire, accorpando e semplificando una serie di disposizioni precedenti e promulgando, il dlgs 196/2003, entrato in vigore il 1 gennaio 2004 e meglio noto come Codice in materia di protezione dei dati personali o testo unico della privacy. Nel decreto viene dedicata particolare attenzione a: le misure minime di sicurezza da adottarsi per la tutela dei dati personali; il trattamento dei dati in ambiti specifici. Ogni organizzazione deve rivolgere particolare attenzione al generale tema della sicurezza delle informazioni, prescindendo dai vincoli legislativi del Codice e della ricca normativa di supporto. DATI OGGETTO DI TUTELA Il dlgs 196/2003 disciplina il trattamento dei dati personali, (anche se detenuti all'estero), effettuato, con o senza mezzi elettronici o comunque automatizzati da chiunque è stabilito: nel territorio dello Stato o in un luogo soggetto alla sovranità dello Stato; in un qualunque Paese, anche extraeuropeo, ed impieghi per il trattamento mezzi situati nel territorio dello Stato, salvo che essi siano utilizzati a soli fini di transito nell'unione Europea. Non è soggetto alla legge il trattamento effettuato da persone fisiche per fini esclusivamente personali (agende, elenchi, raccolte), sempre che i dati non siano destinati ad una comunicazione sistematica o alla diffusione: anche in questi casi, però, il titolare deve garantire la sicurezza dei dati ed è responsabile del danno eventualmente prodotto. Il Codice indica, quindi, alcuni principi generali cui attenersi, rimandando la regolamentazione di interi settori ai cosiddetti codici di deontologia e di buona condotta, e definendo in maniera puntuale sia le principali categorie di dati oggetto di tutela, che le altre tipologie di dati. DATI PERSONALI Per dato personale si intende qualunque informazione relativa a persona fisica, giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, attraverso riferimenti a qualsiasi altra informazione, compreso il numero di identificazione personale. Sono considerati dati personali anche le aggregazioni di dati apparentemente anonimi, ma collegabili in modo da rendere possibile l identificazione della persona cui si riferiscono. 7

8 Ai sensi di legge e prescindendo totalmente dalla natura del supporto (cartaceo, o informatico) che lo contiene, non solo i testi, ma anche i suoni e le immagini, se idonei all'identificazione di un soggetto, sono considerati come dati personali. DATI SENSIBILI Per dato sensibile si intende una particolare categoria di dati personali che, per la natura particolarmente delicata dell'informazione, gode di una diversa tutela legislativa. La legge indica come dati sensibili i dati personali idonei a rivelare: l origine razziale ed etnica; le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere; le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni di carattere religioso, filosofico, politico, sindacale; lo stato di salute e la vita sessuale. DATI GIUDIZIARI Sono quei dati in grado di rivelare l'esistenza di provvedimenti giudiziari penali soggetti a iscrizione nel casellario giudiziario, tra cui: condanne definitive; libertà condizionale; divieto o obbligo di soggiorno; misure alternative alla detenzione. Rientrano tra questi dati anche la qualità di imputato o indagato. Anche nel caso di trattamento di dati giudiziari, il Codice prevede delle specifiche disposizioni. PRINCIPI SUL TRATTAMENTO DEI DATI: IL PENTALOGO In tema di trattamento dei dati, il Codice introduce il principio di necessità, secondo il quale i sistemi informativi e i programmi informatici, fin dal momento della loro configurazione, devono essere predisposti in modo da ridurre al minimo l'utilizzazione di dati personali e identificativi. L'obiettivo è quindi quello di escludere il trattamento elettronico di tali dati quando è possibile perseguire le stesse finalità utilizzando: dati anonimi; opportune modalità che permettano di identificare l'interessato solo in caso di necessità. Ogni titolare deve, inoltre, verificare la conformità del trattamento a cinque principi fondamentali (il cosiddetto pentalogo). Questi principi, sono: principio di condotta, secondo il quale il trattamento dei dati deve svolgersi in modo lecito e secondo correttezza; principio di finalità, secondo il quale i dati devono essere raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, e utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi; principio di qualità, secondo il quale i dati trattati devono essere sempre esatti e, se necessario, aggiornati; principio di pertinenza, secondo il quale i dati devono essere pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o successivamente trattati; principio dell oblio, secondo il quale i dati devono essere conservati in modo da consentire l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore al conseguimento delle finalità dichiarate. La dimostrata violazione di tali regole consente all'eventuale danneggiato, per effetto del trattamento di dati personali, di pretendere anche il risarcimento del danno non patrimoniale. 8

9 REGIME SPECIALE DEI DATI SENSIBILI In generale, a meno che non ricada in uno dei casi particolari previsti dal Codice, nell'art. 24 del d.lgs 196/2003, il trattamento dei dati personali effettuato da soggetti privati o da enti pubblici economici, prevede sempre il consenso, espresso liberamente, e documentato per iscritto, da parte dell interessato, dopo avergli reso tutte le informazioni del caso (art. 13). Tale consenso può, in ogni caso, riferirsi all'intero trattamento o ad una o più operazioni dello stesso. La tutela dei dati sensibili, però, è soggetta a un regime giuridico più rigido, in quanto per procedere legittimamente è necessario: 1. il consenso scritto dell interessato; 2. il rilascio di una preventiva autorizzazione al trattamento di dati sensibili da parte del garante. SOGGETTI PUBBLICI Per quanto riguarda i soggetti pubblici, il Codice sottolinea che qualsiasi trattamento di dati personali è consentito solo per l'effettivo svolgimento delle funzioni istituzionali, senza la necessità (tranne che per gli esercenti le professioni sanitarie e gli organismi sanitari pubblici) del consenso dell'interessato. Anche in questo caso, però, il trattamento di dati sensibili è sottoposto ad un regime speciale ed è consentito solo quando: 1. è autorizzato da una disposizione di legge che specifichi quali sono i dati trattabili, le operazioni eseguibili e le finalità di interesse pubblico che si intendono perseguire; 2. sono resi pubblici, attraverso l'emanazione di un regolamento, i tipi di dati sensibili trattati e di operazioni eseguibili (integrandoli e aggiornandoli periodicamente), nel momento in cui non vengano specificati dalla disposizione di legge; 3. venga fatta esplicita richiesta al garante di individuare quali attività, tra quelle abitualmente svolte, perseguano finalità di rilevante interesse pubblico, rendendo poi pubblici i tipi di dati sensibili trattati e le operazioni eseguibili (integrandoli e aggiornandoli periodicamente). 9