La Digitalizzazione in Regione Lombardia

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1 La Digitalizzazione in Regione Lombardia Il progetto EDMA: il percorso di innovazione di Regione Lombardia nell'ambito della dematerializzazione Milano, Risorse Comuni, 19 Novembre 2009 A cura di Ilario Cosma

2 Lombardia Informatica S.p.A. Supporta Regione Lombardia nello svolgimento delle attività finalizzate ad indirizzare, controllare e garantire nel tempo l efficacia e l efficienza operativa del Sistema Informativo Regionale, nel contesto più ampio della governance regionale 1. Garante dell efficacia e dell efficienza dell intero Sistema Informativo Regionale 2. Garante della qualità delle soluzioni tecnologiche adottate dal Sistema Regione Centro di Competenza Area Documentale e Gestione Procedimenti Amministrativi Supervisiona e indirizza lo sviluppo dei sistemi per la gestione dei procedimenti amministrativi e del sistema documentale Definisce linee guida e indirizzi generali per le soluzioni progettuali basate sul sistema documentale 2

3 Agenda 1. Regione Lombardia e la Dematerializzazione 2. EDMA: Il Sistema Documentale di Regione Lombardia 3. L integrazione della PEC nella gestione dei procedimenti amministrativi e nella relazione con i propri interlocutori 4. I Contributi ed i Finanziamenti On Line: un servizio completamente dematerializzato 5. Misurare gli impatti della Dematerializzazione 3

4 Regione Lombardia Il contesto Regione Lombardia si articola in : Presidenza (articolata in 4 Direzioni Centrali) Si colloca come elemento di indirizzo e allo stesso tempo di sostegno per le altre Direzioni 15 Direzioni Generali Responsabili della gestione operativa delle politiche. In particolare realizzano le azioni, erogano i servizi secondo le linee politiche espresse dalla Giunta Regionale e in modo particolare dell assessore a cui fanno capo 11 Sedi Territoriali 4

5 Regione Lombardia I Volumi documentali annui Enti Cittadini Imprese 1,5 milioni di Documenti amministrativi Documenti protocollati Documenti generati internamente Fax 5

6 La dematerializzazione in Regione Lombardia Regione Lombardia dal 2006 ha adottato un nuovo modo di raccogliere/produrre, scambiare/condividere e ricercare all interno e con i soggetti esterni informazioni. Questo nuovo modo è basato sull uso pervasivo del documento elettronico e dello scambio digitale dell informazioni. 6

7 La visione Integrata Il Il documento documento informatico informatico acquisito acquisito attraverso attraverso Casella Casella di di Posta Posta Certificata Certificata o Servizio Servizio On On Line,viene Line,viene inserito inserito nel nel Sistema Sistema Documentale. Documentale. Il Il Protocollo Protocollo Informatico Informatico assiste assiste l'operatore l'operatore nella nella protocollazione protocollazione automatica automatica o o semi-automatica. semi-automatica. Verificando, Verificando, se se presente, presente, la la Firma Firma Digitale/Elettronica Digitale/Elettronica che che attesta attesta l integrità l integrità del del documento. documento. Il Il documento documento viene viene quindi quindi custodito custodito mediante mediante il il servizio servizio di di conservazione conservazione sostitutiva sostitutiva assicurando assicurando l immutabilità l immutabilità e e la la durata durata nel nel tempo tempo Il ciclo di vita del documento amministrativo Un Un sistema sistema di di workflow workflow documentale documentale è è a a disposizione disposizione degli degli operatori operatori per per l'eventuale l'eventuale gestione gestione informatizzata informatizzata dell'intero dell'intero iter. iter. Il Il sistema sistema di di Gestione Gestione Documentale Documentale archivia, archivia, fascicola, fascicola, classifica classifica ogni ogni tipo tipo di di documento documento elettronico elettronico mantenendolo mantenendolo a a disposizione disposizione per per consultazione consultazione on on line, line, Quando Quando il il documento documento nativo nativo è è su su supporto supporto cartaceo, cartaceo, si si procede procede alla alla sua sua dematerializzazione, dematerializzazione, tramite tramite scansione scansione e e acquisizione acquisizione in in formato formato digitale, digitale, per per l entrata l entrata nel nel ciclo ciclo amministrativo amministrativo 7

8 Il Sistema Documentale di Regione Lombardia Il sistema documentale regionale si sviluppa riutilizzando logiche e servizi della piattaforma EDMA progettata e realizzata per Regione Lombardia da Lombardia Informatica e integrata con i seguenti servizi: o Protocollo Informatico o Firma Digitale/Firma Elettronica o Posta Elettronica Certificata o Gestione degli atti amministrativi o Procedimenti on line rivolti a cittadini, enti e imprese o Dematerializzazione della corrispondenza in arrivo o Conservazione dei documenti Enterprise Document MAnagement 8

9 La dematerializzazione in Regione Lombardia 2008 On Going Digitalizzazione e Conservazione sostitutiva Ott Nov Avvio Gestione degli Atti Formali Gen Gen.2008 Avvio Protocollo e Servizi Documentali 2006 Realizzazione Sistema Documentale 9

10 I Numeri in gioco Numero di utenti profilati a sistema Numero di Connessioni Giornaliere ~3.000 Numero di servizi invocati giornalmente Numero di Comunicazioni Elettroniche Registrazioni di Protocollo Numero di Delibere Annue Numero di Decreti Annui Numero di Atti Amministrativi Annui Numero di Smart-card distribuite ad oggi 600 Numero di caselle PEC in esercizio 28 Documenti firmati digitalmente ~

11 LA PEC in Regione Lombardia 2005: istituzione di una casella PEC per la Presidenza e una per ciascuna delle 15 Direzioni Generali) 2006: estensione a 10 sedi territoriali 2007: Lombardia Integrata diventa gestore di PEC integrazione con la piattaforma documentale EDMA 2008: miglioramento dell interfaccia utente e del sistema di instradamento 11

12 Principali Caratteristiche Una casella istituzionale per ogni Area Organizzativa Omogenea (Aoo) Pubblicate su Integrate con il sistema documentale 12

13 PEC: Vantaggi dell integrazione con EDMA Mail accessibili da più utenti profilati Supporto protocolli interoperabili Caselle integrate con: sistema di protocollazione sistema di workflow procedure informatizzate rivolte a cittadini, imprese ed enti facile verifica dell esito dell invio/ricezione Inseribili in fascicoli 13

14 PEC: Vantaggi dell integrazione con EDMA 14

15 Vantaggi dell uso della PEC Risparmio economico Certezza della consegna / notifica della eventuale mancata consegna Rapidità di trasmissione Risparmio di carta Risparmio di spazio Integrata con processi amministrativi rivolti a cittadini enti e imprese 15

16 PEC: Il bollo auto - Un caso di successo RL annualmente invia a società di leasing notifiche di avvisi di accertamento sui bolli auto Dal 2005 processo dematerializzato Invio degli avvisi di accertamento (PEC to PEC) Ricezione delle memorie difensive (PEC to PEC) 16

17 I Contributi ed i Finanziamenti On Line Regione Lombardia eroga finanziamenti su fondi Comunitari, Statali e Regionali; Oggi, anche per i contributi distribuiti da Regione Lombardia non c è più il movimento di carta e tutto viene fatto on-line; Dal portale di Regione Lombardia è possibile: compilare, firmare e trasmettere telematicamente richieste di partecipazione a bandi aperti; Monitorare le pratiche e il loro stato di avanzamento; Reperire informazioni e documenti utili, ricevere assistenza e chiarimenti 17

18 I Contributi ed i Finanziamenti On Line: I Numeri 2008 Ott 2009 Procedure di Erogazione on Line Domande elettroniche pervenute

19 Misurare gli impatti della Dematerializzazione A fronte degli investimenti interni ci si è posti l obiettivo di misurarne i risultati in termini di efficienza, efficacia ed impatti. La metodologia di analisi applicata ha fatto emergere i seguenti risultati: Produttività: tempi di esecuzione dei processi dematerializzati quasi dimezzati (40-50%); Trasparenza: incremento del numero di stati del processo osservabili (in media il 60% con picchi dell 80%); Semplificazione: snellimento e riduzione delle attività presenti nei vari procedimenti, di cui il 30% circa eliminate e il 40% automatizzate Efficienza nell utilizzo delle risorse: minor utilizzo di personale, riduzione attività di spedizione e circolazione documenti; Risparmio di carta e di spazi fisici per l archivio 19

20 Impatti sul territorio Il progetto di dematerializzazione in corso in Regione Lombardia consente di conseguire significativi vantaggi nell interazione con i propri interlocutori di riferimento, siano essi cittadini, imprese, enti o altre P.A. quali: Una maggiore efficacia nell erogazione dei servizi ed un ampliamento della gamma degli stessi; Una migliore comunicazione e capacità di risposta verso i propri interlocutori; Una semplificazione degli obblighi procedurali; Una riduzione dei costi sostenuti dagli utenti finali; 20

21 Grazie per l attenzione Ilario Cosma Responsabile CdC Area Documentale e Gestione Procedimenti Amministrativi Lombardia Informatica S.p.a. 21

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