Verbali Sala Opera toria Ormaweb. Verbali Pronto Soccorso. Anatomia Patol. e Lab. Analisi. Materno Infantile. Ris Pacs Cis Endosc.

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Ottavia De Marco
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1 Premesse: La funzione operativa attinente la conservazione a norma (c.d. legale e sostitutiva) della documentazione è stata collocata all interno dell Area Funzionale Omogenea degli Affari Generali e dei Rapporti Istituzionali, fermo restando la responsabilità dei produttori della medesima documentazione Il Responsabile della conservazione a norma è il Dott. Riccardo Orsini (CPS TSRM) che opera all interno dell Area AA.GG. R.I. (UOC Gestione Documentale Atti e Provvedimenti Direttore Dott. Emilio Carlo Di Spigno Dirigente amm.vo ) in proiezione dal Dipartimento della Diagnostica ove svolge anche l attività di amministratore del sistema RIS-PACS

2 Il sistema di conservazione deve assicurare, dalla presa in carico dal produttore sino all eventuale scarto, la conservazione dei documenti informatici e dei fascicoli, tramite l adozione di regole, procedure e tecnologie, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità

3 Le pubbliche amministrazioni sono obbligate a gestire in modalità esclusivamente digitale la documentazione adeguando i sistemi di gestione informatica dall entrata in vigore delle nuove regole tecniche per l attuazione del codice dell amministrazione digitale

4 Con delibera del Direttore Generale n. 13 del 12 gennaio 2017 sono stati individuati i delegati del responsabile aziendale della conservazione a norma per specifici percorsi del processo di conservazione in conformità al modello organizzativo di riferimento: Verbali Pronto Soccorso Fabrizio Niglio Verbali Sala Opera toria Ormaweb Giulia Fantoni Materno Infantile Giulia Fantoni Document azione sanitaria a seguito ricoveri Giulia Fantoni Anatomia Patol. e Lab. Analisi Fabrizio Niglio Ris Pacs Cis Endosc. Franco Malasoma Percorsi medico legali Giulia Fantoni Fatture/ Ordinativi Cristina Valvani Rosaria Spagnuolo Delibere/ Decreti Contratti/ Convenzioni Carla Mengaldo Laura Nassi Protocollo e Pec Carla Mengaldo Laura Nassi Contratti Appalto/ Gestione Patrimonio Alessandra Guelfi Silvia Bruno

5 Cosa fanno e cosa sono i delegati del responsabile aziendale della conservazione a norma? Sono dei facilitatori che, per la loro specificità professionale, possono unire la conoscenza della normativa sulla digitalizzazione alla conoscenza (anche clinica) del percorso digitalizzato o da digitalizzare

6 Cosa fanno e cosa sono i delegati del responsabile aziendale della conservazione a norma? Sono promotori dell implementazione dei nuovi flussi digitali e di reingegnerizzazione dei flussi da cartacei a digitali verificando il corretto invio della documentazione sanitaria o amministrativa al canale di conservazione sovrintendono al percorso di esibizione documentale della documentazione sanitaria ed amministrativa digitale o digitalizzata (funzione che spetta al Responsabile della conservazione)

7 Cosa fanno e cosa sono i delegati del responsabile aziendale della conservazione a norma? In pratica adeguano le modalità di lavoro degli uffici di provenienza alle necessità dell amministrazione digitale, fermo restando la responsabilità in capo al conservatore.

8 Cosa fanno e cosa sono i delegati del responsabile aziendale della conservazione a norma? Per la documentazione tecnico amministrativa non generata da procedure: In una prima fase le strutture (i produttori) inviano i documenti digitali ai delegati della conservazione che poi procederanno all alimentazione del flusso verso il gestore della conservazione (MEDAS) Successivamente l alimentazione del flusso sarà effettuato direttamente dalle strutture verso il sistema di conservazione.

9 Digitalizzazione degli atti e provvedimenti amministrativi (Delibere e Decreti) Prevede le seguenti fasi: Fase 1 Caricamento su tutte le postazioni che concorrono alla produzione di delibere/decreti dei programmi di scrittura libre office / open office (in data 6 marzo 2017 inviata mail agli 850 utenti censiti per avviare i contatti con il numero verde Metis )

10 Digitalizzazione degli atti e provvedimenti amministrativi (Delibere e Decreti) Fase 2 Installazione su ciascuna postazione che deve sottoscrivere digitalmente del lettore smart card e del software per la firma digitale (entro 18 aprile).

11 Digitalizzazione degli atti e provvedimenti amministrativi (Delibere e Decreti) Fase 2 Firme digitali forti per Delibere: Dirigente P DA DS DSS - DG Firme elettroniche per Responsabile procedimento e visto del Dipartimento Economico Nel caso dei decreti, l unica firma digitale forte sarà quella del dirigente decretante

12 Digitalizzazione degli atti e provvedimenti amministrativi (Delibere e Decreti) Fase 3 Attivazione del flusso tra gestionale delibere INSIEL e gestionale conservazione MEDAS (dal 1 giugno 2017): il flusso sarà coordinato dal responsabile della conservazione a norma e suoi delegati

13 Digitalizzazione degli atti e provvedimenti amministrativi (Delibere e Decreti) Fase 4 Corso di addestramento da parte della INSIEL all uso della procedura digitale: aprile 2017 corso 1 giugno 2017 partenza sottoscrizione digitale delibere e decreti.

14 Digitalizzazione degli atti e provvedimenti amministrativi (Delibere e Decreti) Attenzione al cambiamento culturale utilizzo della procedura come strumento di lavoro rispetto della tempistica di produzione dell atto (rigidità) sottoscrizioni necessariamente progressive abbandono definitivo dei supporti cartacei

15 Digitalizzazione del Protocollo: un percorso che impone la riorganizzazione complessiva La riorganizzazione persegue i seguenti obiettivi concentrazione dei prodotti postali in via Cocchi eliminazione della doppia canalizzazione (centrale e per ex asl) autonomia della strutture nella protocollazione in partenza riduzione proiezioni periferiche e liberazione risorse

16 Digitalizzazione del Protocollo: un percorso che impone la riorganizzazione complessiva Convogliare in un unico punto la posta cartacea indirizzata all Azienda consente di poter gestire la fase di protocollazione in maniera più omogenea ed unitaria.

17 Digitalizzazione del Protocollo: un percorso che impone la riorganizzazione complessiva dal 1 marzo 2017 è cessata, per le strutture tecnico amministrative, la fase della doppia canalizzazione per i prococolli in arrivo. Rimane ancora da definire, oltre all integrazione con il Dipartimento della Prevenzione, l assetto delle strutture sanitarie che, per loro natura, non sono ancora unificate e che restano, per la maggior parte, quelle indicate nella delibera ricognitiva n. 883/2016

18 Digitalizzazione del Protocollo: un percorso che impone la riorganizzazione complessiva Obiettivo 3: autonomia delle strutture nella protocollazione in partenza Esaminando il numero di protocolli in partenza si evince che persiste una resistenza delle strutture amministrative e sanitarie nella protocollazione in partenza autonoma; talvolta, inoltre, ai numeri di protocollo non sono associati i documenti (digitali o digitalizzati).

19 Digitalizzazione del Protocollo: un percorso che impone la riorganizzazione complessiva Obiettivo 3: autonomia delle strutture nella protocollazione in partenza E richiesto un nuovo orientamento ed approccio culturale: dovrà essere rinnovata, entro settembre 2017, la formazione all uso della procedura.

20 Digitalizzazione del Protocollo: un percorso che impone la riorganizzazione complessiva Attenzione agli aspetti critici E necessario che sia definito e reso stabile l assetto organizzativo aziendale e le competenze in capo alle varie strutture organizzative aziendali

21 Digitalizzazione del Protocollo: un percorso che impone la riorganizzazione complessiva Attenzione agli aspetti critici Aggiornamento Anagrafica Utenti e Strutture E necessario che sia garantito un costante flusso di informazioni da parte delle strutture competenti in merito a cessazione di dipendenti, nuove assunzioni, variazioni di titolarità di incarichi di struttura, nomina referenti presso la Regione Toscana ed altri enti.

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