Redazione Approvazione Autorizzazione all emissione Entrata in vigore. Il Direttore di Dipartimento Il Consiglio Direttivo Il Presidente

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1 Titolo/Title Sigla/Reference RT- 32 Revisione/Revision 00 Data/Date Prescrizioni per l accreditamento degli organismi operanti la certificazione dei sistemi di gestione dell Energia (SGE) Directives for accreditation of Bodies performing the certification of Energy Management Systems (SGE) Redazione Approvazione Autorizzazione all emissione Entrata in vigore Il Direttore di Dipartimento Il Consiglio Direttivo Il Presidente REGOLAMENTI TECNICI RT-32 rev.00 Pag.1 di 11

2 INDICE 0 Introduzione Scopo e campo di applicazione Riferimenti normativi Condizioni per l accreditamento Requisiti di competenza degli auditor e dei Gruppi di Audit degli Organismi di Certificazione (OdC) Competenze degli auditor e dei responsabili del Gruppo di Audit Competenze del Gruppo di audit Determinazione dei tempi di audit Determinazione dei tempi di audit Uso degli esperti tecnici Campo di applicazione dei SGE Parzializzazione dei siti nella definizione del campo di applicazione de l SGE Individuazione del/i settore/i di attività pertinenti Casi particolari Formulazione degli scopi dei certificati Verifiche attinenti alla Conformità legislativa delle Organizzazioni richiedenti la certificazione Indirizzi per la conduzione delle verifiche ispettive Scopo del SGE Energy review o analisi energetica Indicatori di prestazione energetica Completezza del registro delle opportunità Competenze del personale delle organizzazioni Completezza delle liste di controllo REGOLAMENTI TECNICI RT-32 rev. 00 Pag. 2 di 11

3 0 Introduzione Il presente documento ACCREDIA contiene indicazioni relative alle condizioni per l accreditamento degli Organismi di Certificazione che operano certificazione di Sistemi di Gestione dell Energia secondo la norma UNI CEI EN ISO I requisiti sono vincolanti ai fini dell accreditamento e del suo mantenimento e costituiscono specificazioni dei requisiti della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17021, adottata come standard di riferimento per lo schema, e delle Guide EA/IAF applicabili. I contenuti del presente documento sono stati concordati tra ACCREDIA e gli Organismi di Certificazione al fine di rendere omogeneo il comportamento degli auditor e degli stessi Organismi accreditati. Non è obiettivo del presente documento definire, interpretare, estendere o ridurre i requisiti della norma di riferimento UNI CEI EN ISO NOTA: Nel presente RT le norme e i documenti non datati si intendono applicabili nella versione corrente. 1 Scopo e campo di applicazione Il campo di applicazione del presente Regolamento Tecnico è l accreditamento degli Organismi di Certificazione che operano la certificazione di Sistemi di Gestione dell Energia in conformità alla norma UNI CEI EN ISO Riferimenti normativi Si veda il documento LS-02 Elenco norme e documenti di riferimento per l'accreditamento degli Organismi di Certificazione pubblicato sul nostro sito web ( 3 Condizioni per l accreditamento Sono adottati a riferimento per l accreditamento e per la valutazione delle competenze nello schema di certificazione di SGE due settori di attività: 1. industriale 2. civile Affinché la domanda di accreditamento sia accettabile, gli OdC dovranno dimostrare di avere emesso almeno due certificati di conformità alla norma UNI CEI EN ISO Per ottenere l accreditamento (o l estensione dell accreditamento) in un settore, l OdC deve avere emesso almeno un certificato in quel settore. ACCREDIA si riserva la facoltà di utilizzare nelle verifiche in sede ed in accompagnamento un esperto tecnico competente in gestione dell energia allo scopo di valutare nel merito gli aspetti tecnici delle valutazioni condotte dai gruppi di verifica degli OdC e degli strumenti utilizzati. All esperto tecnico potrà essere affidato il compito di esaminare documenti tecnici pertinenti, le pratiche (analisi energetiche, audit, ecc.) e di riferire al RGVI ACCREDIA, al fine di formulare eventuali rilievi. REGOLAMENTI TECNICI RT-32 rev. 00 Pag. 3 di 11

4 4 Requisiti di competenza degli auditor e dei Gruppi di Audit degli Organismi di Certificazione (OdC) Questo capitolo fornisce agli OdC indicazioni operative per la corretta applicazione della UNI CEI EN ISO/IEC in materia di competenza degli auditor di SGE. Si precisa comunque che è piena responsabilità degli OdC adottare le modalità più opportune per qualificare i propri auditor al fine di utilizzare GVI pienamente competenti e corrispondenti ai requisiti delle norme applicabili ed alle esigenze del mercato. Le competenze degli ispettori di SGE saranno valutate con particolare attenzione da ACCREDIA sul campo, durante le verifiche in accompagnamento. Gli acronimi AVI (addetto alla VI) e RGVI (Responsabile del Gruppo di VI), ove utilizzate nel presente documento, sono da intendersi come sinonimi rispettivamente delle dizioni Auditor e Responsabile del Gruppo di Audit. 4.1 Competenze degli auditor e dei responsabili del Gruppo di Audit Nel seguito sono riportati criteri di accertamento delle competenze dei singoli auditor utilizzati dagli OdC per gli Audit dei sistemi di gestione dell energia. L OdC deve accertare che ogni RGVI ed ogni AVI rispetti i requisiti indicati nella seguente tabella 1 prima di utilizzarlo come membro effettivo del GVI. La qualifica degli AVI ed RGVI deve avvenire per i due settori civile ed industriale separatamente; allo scopo gli OdC valuteranno la formazione e l esperienza professionale dei candidati. Tabella 1 : Requisiti minimi per AVI ed RGVI di SGE (competenze, conoscenza e abilità) AVI di SGE Grado di istruzione Istruzione secondaria Esperienza di 4 anni per laureati e lavoro complessiva 5 anni per diplomati Esperienza di lavoro in campo specificatamente energetico (2) Almeno 3 anni dei 4/5 complessivi. In presenza di una laurea tecnica specifica (4) almeno 2 anni. Da AVI di SGQ/A ad AVI di SGE Almeno 3 anni dei 4/5 complessivi. In presenza di una laurea tecnica specifica (4) almeno 2 anni. Da RGVI di SGQ/A a RGVI di SGE Almeno 3 anni dei 4/5 complessivi. In presenza di una laurea tecnica specifica (4) almeno 2 anni. Da AVI di SGE a RGVI di SGE Formazione ed addestramento come auditor Corso di almeno 16 ore su metodi e tecniche di audit di sistema di gestione e corso di almeno 24 ore sui sistemi di gestione dell energia di cui almeno 8 ore sulla analisi o diagnosi energetica con esempi e casi Corso di almeno 24 ore sui sistemi di gestione dell energia di cui almeno 8 ore sulla analisi o diagnosi energetica con esempi e casi pratici ed applicativi Corso di almeno 24 ore sui sistemi di gestione dell energia di cui almeno 8 ore sulla analisi o diagnosi energetica con esempi e casi pratici ed applicativi REGOLAMENTI TECNICI RT-32 rev. 00 Pag. 4 di 11

5 pratici ed applicativi Esperienze di audit 4 audit di SGE di cui 2 completi (3) e non meno di 10 giorni (1) nel ruolo di AVI in training sotto la direzione e guida di un RGVI qualificato per SGE. Gli audit dovrebbero essere completati negli ultimi 3 anni consecutivi (5). 3 audit di SGE di cui almeno 1 completo (3) nel ruolo di AVI in training sotto la direzione e guida di un RGVI qualificato per SGE. Gli audit dovrebbero essere completati negli ultimi 3 anni consecutivi. 3 audit di SGE di cui almeno 1 completo (3) nel ruolo di RGVI sotto la direzione e guida di un RGVI qualificato per SGE. Gli audit dovrebbero essere completati negli ultimi 3 anni consecutivi. 2 audit di SGE completi (3) nel ruolo di RGVI sotto la direzione e guida di un RGVI qualificato per SGE. Gli audit dovrebbero essere completati negli ultimi 3 anni consecutivi. (1) Nel conteggio delle giornate-uomo possono essere inclusi anche i tempi di preparazione e di reporting. (2) Costituiscono esperienza nel campo specificatamente energetico le attività che consentono di avere acquisito la capacità di svolgere e di valutare una analisi energetica (o energy review ), quali ad esempio: tecnico o gestore di impianti di produzione di energia, gestione dell energia all interno di organizzazioni, analisi energetiche, audit energetici, progettazione e implementazione di sistemi di gestione dell energia, consulenza in materia di gestione dell energia. L esperienza di lavoro in campo specificatamente energetico può essere anche dimostrata tramite attestazione di aver partecipato ad un numero elevato di audit completi di SGE (minimo 10) di cui almeno 5 con accompagnamento di persona già qualificata. Sempre al fine di valutare il possesso della esperienza in campo specificatamente energetico, qualora siano utilizzati auditor provenienti da altri schemi di qualifica del personale in campo energetico (auditor ETS, Energy Manager nominati ai sensi dell Art.19 della legge 10/1991, Esperto di Gestione dell Energia, ecc.), dovrà essere eseguita una analisi delle competenze integrative tenendo in considerazione la specifica valenza della qualifica e le effettive attività svolte dal candidato nell esercizio dei compiti previsti dalla qualifica. In particolare è necessario valutare nel merito le attività svolte dagli Energy Manager nominati per determinare se siano effettivamente pertinenti e qualificanti. Al fine di accertare l esperienza di lavoro in campo specificatamente energetico nel settore civile, è possibile accettare la qualifica di certificatore energetico degli edifici. La certificazione ai sensi della Norma UNI CEI dimostra il possesso di adeguata esperienza in campo specificatamente energetico per il settore cui si riferisce anche se non è necessaria a tal fine. (3) Per audit completo si intende un audit che copra tutte le fasi del riesame della documentazione, della preparazione, dell approvazione e distribuzione del rapporto di audit e che copra tutti i punti della norma di riferimento. (4) Per laurea tecnica specifica si intende una laurea che abbia fornito una competenza tecnica specificatamente attinente la gestione dell energia. Al fine di determinare se una laurea tecnica sia specificatamente attinente la gestione dell energia si può fare riferimento, ad esempio, alla presenza nel corso di laurea di esami quali fisica tecnica o a specifiche predisposte da organismi di certificazione del personale accreditati operanti la certificazione secondo la norma UNI (5) Nel conteggio del numero di giornate di audit svolte dal candidato AVI può essere considerato il 50% delle giornate di audit di SGA o SGQ nel settore EA25. REGOLAMENTI TECNICI RT-32 rev. 00 Pag. 5 di 11

6 4.2 Competenze del Gruppo di audit Oltre alle competenze che deve possedere ciascun AVI o RGVI componente il GVI, come descritte nel precedente p.to 2.1, l OdC deve assicurare la competenza del GVI nel suo complesso. I requisiti del GVI sono riportati nella seguente tabella 2. Fermo restando il valore aggiunto che un esperto tecnico in campo energetico può conferire ad un audit di SGE, le giornate uomo degli esperti tecnici non qualificati come auditor (anche per il fatto che non possono operare indipendentemente) possono essere conteggiate solo come indicato al capitolo 3. Nello schema SGE si intende per esperto tecnico una persona dotata di competenze particolarmente ampie nel campo della gestione dell energia, superiori a quelle indicate come minime per gli AVI e gli RGVI, che possa apportare valore aggiunto nella qualità e nell efficacia delle visite ispettive di SGE. Tabella 2: requisiti relativi al GVI Area di competenza Conduzione del team e gestione dei processi di audit Competenza nel settore (civile o industriale o entrambi) di attività dell organizzazione Requisiti 1 membro qualificato come RGVI di SGE. Almeno un componente del GVI deve risultare qualificato nel settore (civile o industriale o entrambi) di attività dell organizzazione REGOLAMENTI TECNICI RT-32 rev. 00 Pag. 6 di 11

7 5 Determinazione dei tempi di audit Questo capitolo fornisce agli OdC indicazioni operative per la corretta definizione della durata degli audit in giorni-uomo per la verifica dei Sistemi di Gestione dell Energia. 5.1 Determinazione dei tempi di audit Si adotta come riferimento applicabile per il calcolo della durata degli audit di SGE la linea guida IAF MD 5. L ingresso nella tabella di cui all Annex B (EMS) avverrà utilizzando le seguenti variabili: a) Numero di dipendenti; b) Classificazione della complessità energetica (high, medium, low, limited). Gli OdC devono disporre di una procedura documentata per il calcolo della durata degli audit che consenta di ottenere risultati ripetibili se applicata da diversi operatori sulle medesime organizzazioni e che consenta la verifica dei calcoli eseguiti in base alle ipotesi formulate. Tale procedura dovrà specificare i criteri che l OdC adotta per determinare la complessità energetica; tali criteri comprenderanno uno o più parametri legati al consumo energetico (ad esempio misurato in TEP/anno) e/o alla intensità energetica (ad esempio espresso in % dei costi della bolletta energetica sui costi totali). Inoltre, gli OdC potranno tenere conto anche del numero di diverse fonti energetiche (geotermia, biogas, fotovoltaico, etc) e di vettori energetici utilizzati (energia elettrica, vapore, idrogeno, etc). In particolare se i consumi energetici dell organizzazione superano le soglie di 1000 TEP per il settore civile e trasporti e di TEP per il settore industriale, la complessità energetica dovrà essere almeno media ad eccezione di casi particolari nei quali porzioni predominanti del consumo siano riferite ad un unico processo. Le motivazioni che fanno rientrare un organizzazione tra questi casi particolari devono essere registrate. Qualora il Sistema di Gestione dell Energia sia implementato in modo integrato con un Sistema di Gestione Ambientale conforme alla norma UNI EN ISO certificato da OdC accreditato, la riduzione della durata dell audit di SGE può superare il 30% del valore desunto dalla tabella di cui all allegato B, tabella EMS 1 ed arrivare fino ad un massimo del 40%; ciò esclusivamente nel caso di audit combinati tra UNI EN ISO ed UNI CEI EN ISO Si confermano i criteri di riduzione dei tempi di audit previsti dalle linee guida IAF MD 5 ed EA 7/05 per gli audit combinati. Nel caso di certificazioni multi sito si applica il documento IAF MD1. Per il calcolo dei tempi di audit gli OdC dovrebbero richiedere alle organizzazioni dati ragionevolmente acquisibili in fase preventiva. 5.2 Uso degli esperti tecnici La presenza nei GVI di persone particolarmente esperte nelle analisi e diagnosi energetiche e nella gestione dell energia è valutata positivamente. L esperto tecnico può essere utilizzato per garantire la competenza di settore del GVI (vedi p.to 2.2). Gli OdC devono chiarire nelle proprie procedure se e in quali condizioni gli esperti tecnici possono essere conteggiati nel calcolo dei giorni-uomo. Si ritiene accettabile che il tempo di un ET sia conteggiato al 50% 1 se le procedure dell OdC mettono gli esperti tecnici nelle condizioni di eseguire autonomamente, sotto l indirizzo del RGVI, verifiche specifiche esclusivamente di tipo tecnico. 1 Analogo criterio è stato adottato da ACCREDIA nel RT-04 relativo alle certificazioni di SGQ nel settore EA38. REGOLAMENTI TECNICI RT-32 rev. 00 Pag. 7 di 11

8 6 Campo di applicazione dei SGE 6.1 Parzializzazione dei siti nella definizione del campo di applicazione del SGE La certificazione di un SGE avente per campo di applicazione parti limitate (processi, reparti, funzioni) di un sito produttivo è sconsigliata anche se è accettata in quanto ammessa dalla norma di riferimento UNI CEI EN ISO Individuazione del/i settore/i di attività pertinenti Per determinare il settore di attività pertinente è necessario valutare quali siano le attività svolte dall organizzazione comprese nello scopo del SGE. Sono attività del settore industriale quelle che prevedono usi dell energia (Forza elettromotrice (FEM), produzione di aria compressa o vapore, uso di calore per usi industriali, produzione del freddo, ecc.) in processi produttivi. Sono attività del settore civile la progettazione, la gestione, la manutenzione di edifici o strutture civili per quanto complessi, compresi gli impianti di riscaldamento, di illuminazione, di condizionamento, ecc. L eventuale utilizzo di impianti solari termici o fotovoltaici, di pompe di calore o di altri impianti, anche a tecnologia complessa, per la produzione di energia a scopi civili non comporta il passaggio al settore industriale. Un certificato può essere riferito ad entrambi i settori civile ed industriale qualora siano presenti nello scopo del SGE attività di entrambi i settori. Il settore principale è quello cui sono riferibili i maggiori consumi energetici. 6.3 Casi particolari Nel seguito sono riportate considerazioni che possono essere assunte a riferimento per determinare il settore pertinente in casi potenzialmente equivoci. Considerato che, al momento, il trasporto non costituisce un settore a parte, la presenza di attività di trasporto tra le attività dell organizzazione deve essere esplicitata nella formulazione dello scopo del certificato. Nel caso di organizzazioni che svolgono esclusivamente attività di trasporto, ovvero i cui consumi energetici siano massimamente dovuti alla gestione di un parco di automezzi (in esso ricomprese anche macchine operatrici) l attribuzione del settore può essere effettuata sulla base della natura delle attività di supporto e collaterali svolte dall azienda. Le attività di servizio sono da considerare appartenenti al settore industriale o civile a seconda delle modalità di uso prevalenti dell energia. Ad esempio, il servizio di conduzione o manutenzione di un impianto di depurazione appartiene al settore industriale; servizi immobiliari appartengono al settore civile. Le attività agricole, di allevamento e/o di pesca, soprattutto se integrate con attività di trasformazione (ad es. allevamenti con caseifici) e/o conservazione dei prodotti, ancor più se integrate ad impianti di depurazione/trattamento dei reflui con o senza recupero di energia sono da attribuire al settore industriale. Analoghe considerazioni valgono per il settore estrattivo. Nei casi di produzione di impianti destinati al settore civile, il settore predominante è l industriale in quanto predomina l attività industriale di produzione svolta dall organizzazione. 6.4 Formulazione degli scopi dei certificati L OdC deve verificare e assicurare la congruenza tra le attività comprese nel campo di applicazione del SGE, le attività effettivamente verificate durante l audit di certificazione e la formulazione dello scopo del certificato. La formulazione dello scopo sul certificato deve risultare coerente con lo scopo del SGE come definito nei documenti del sistema di gestione dell azienda. REGOLAMENTI TECNICI RT-32 rev. 00 Pag. 8 di 11

9 Gli scopi devono essere chiari e trasparenti, in modo da escludere messaggi fuorvianti, in relazione alle attività/processi, alle sedi, alle funzioni dell organizzazione, ecc. compresi/e non compresi/e nello scopo. Lo scopo non deve lasciar pensare che la certificazione del SGE comporti prestazioni energetiche dei prodotti/servizi dell organizzazione. Nel caso di esclusioni, le parti/attività escluse non devono apparire esplicitamente o implicitamente nella formulazione dello scopo del certificato in modo da prevenire ogni messaggio fuorviante. Si raccomanda ove possibile - di esplicitare nello scopo: l eventuale presenza di attività di produzione, di progettazione, di trasporto, di manutenzione, commercializzazione, assistenza, ecc.; l eventuale presenza di autoproduzioni di energia (cogenerazione, produzione e sfruttamento di biogas, produzione di energia da biomasse, impianti solari o fotovoltaici, ecc.); l eventuale presenza di processi o impianti particolarmente energivori; l indicazione se i prodotti o i servizi correlati all uso dell energia trattati dall organizzazione sono destinati al settore industriale o civile. Qualora i clienti richiedano l inserimento nello scopo di particolari impianti, attività o processi, l OdC potrà acconsentire, assicurando sempre la trasparenza e la correttezza, in particolare assicurando che quanto espresso negli scopi sia stato oggetto di verifica. La correttezza e la completezza dello scopo della certificazione deve sempre essere confermata dopo gli audit di Stage 7. Verifiche attinenti alla Conformità legislativa delle Organizzazioni richiedenti la certificazione I requisiti legali attinenti la gestione dell energia sono molti, ma per la maggioranza definiscono opportunità più che obblighi vincolanti. Si pensi a questo proposito ai titoli di efficienza energetica ed ai sistemi incentivanti propri del conto energia. I GVI devono accertarsi che il SGE consenta all organizzazione di accedere alle disposizioni di legge pertinenti l energia, di comprendere quali siano gli obblighi e quali siano le opportunità disponibili per l organizzazione. I GVI devono inoltre verificare che le scelte dell organizzazione sui comportamenti da adottare in relazione alle disposizioni legislative pertinenti siano coerenti con la politica energetica. REGOLAMENTI TECNICI RT-32 rev. 00 Pag. 9 di 11

10 8 Indirizzi per la conduzione delle verifiche ispettive Nel seguito si forniscono disposizioni e raccomandazioni sull oggetto delle verifiche da condurre durante gli audit di SGE e sulle modalità con cui condurre le medesime verifiche. 8.1 Scopo del SGE I GVI degli OdC devono verificare che l organizzazione abbia definito e documentato con chiarezza e senza equivoci il campo di applicazione del SGE. In particolare gli OdC devono richiedere alle organizzazioni di stabilire e registrare nella documentazione del SGE: - l estensione del coinvolgimento degli appaltatori e dei fornitori (ad esempio dei fornitori di tecnologie) nell attuazione delle politiche energetiche; - l estensione del SGE al coinvolgimento di operatori in outsourcing e/o di terzisti; - il rispetto o meno di politiche di gruppo, ove applicabile. La definizione del campo di applicazione del SGE nei documenti del sistema deve chiaramente definire eventuali esclusioni di attività, processi, reparti, funzioni aziendali e le interfacce con le parti incluse nello scopo. 8.2 Energy review o analisi energetica L Energy review è lo strumento che consente all organizzazione di identificare le opportunità di miglioramento e di scegliere correttamente gli indicatori necessari alla verifica del miglioramento. L Energy review è pertanto il focus del SGE; una efficace Energy review è condizione necessaria per l efficacia del SGE stesso. Pertanto i GVI devono esaminare le Energy review e valutare nel merito la completezza e l efficacia delle analisi svolte. Il GVI deve possedere le competenze necessarie per eseguire tale valutazione tenendo presente che le analisi per i settori civile e industriale hanno contenuti sostanzialmente diversi e utilizzano variabili ed indicatori diversi. La verifica della Energy review deve essere svolta durante lo stage 1 e documentata. 8.3 Indicatori di prestazione energetica I GVI degli OdC devono richiedere all organizzazione di avere individuato e documentato appropriati indicatori di prestazione ed efficienza energetica che siano pertinenti agli usi ed ai consumi dell energia in essere, sensibili alle azioni di miglioramento, correlati alle variabili che influenzano le prestazioni e l efficienza energetica. I GVI devono verificare che gli indicatori siano riesaminati come previsto dalla norma di riferimento. 8.4 Completezza del registro delle opportunità L individuazione delle opportunità di miglioramento a seguito della Energy review deve essere documentata. La completezza di tale documento e la pertinenza delle opportunità individuate costituisce la base sulla quale l azienda fonda l effettivo miglioramento di prestazioni ed efficienza energetica. Pertanto i GVI devono esaminare i documenti contenenti le opportunità di miglioramento nel merito, valutando la completezza e la pertinenza delle opportunità individuate. Il GVI deve possedere le competenze necessarie per eseguire tale valutazione. La verifica dei documenti contenenti le opportunità di miglioramento deve essere svolta durante lo stage 1 ed eventualmente ripetuta nello stage 2 e documentata. REGOLAMENTI TECNICI RT-32 rev. 00 Pag. 10 di 11

11 8.5 Competenze del personale delle organizzazioni I GVI degli OdC devono valutare nel merito le competenze del personale che partecipa all attuazione del SGE e delle politiche energetiche, con particolare riferimento all Energy team identificato dall organizzazione. 8.6 Completezza delle liste di controllo Gli OdC devono fornire ai valutatori al momento dell audit adeguati strumenti tecnici di lavoro quali procedure per la conduzione di audit di SGE, linee guida tematiche o settoriali o liste di controllo. Gli OdC devono assicurare che i propri ispettori siano competenti nell uso degli strumenti tecnici di lavoro messi a loro disposizione. REGOLAMENTI TECNICI RT-32 rev. 00 Pag. 11 di 11