Guida per inviare i documenti protocollati con la procedura jente tramite la casella di posta elettronica certificata del Comune di Grosseto.

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1 Guida per inviare i documenti protocollati con la procedura jente tramite la casella di posta elettronica certificata del Comune di Grosseto. Accedere al programma per il protocollo Utilizzando il browser Mozilla Firefox, collegarsi alla procedura jente, tramite l'indirizzo: Per accedere alla sezione della procedura relativa al protocollo, selezionare: jente Home -> Affari Generali -> Protocollo : 1 / 16

2 Inserire un nuovo protocollo Cliccare su "Nuovo Protocollo": 2 / 16

3 Allegare documenti in formato elettronico al protocollo e inviarli tramite posta elettronica certificata Selezionare il tipo di protocollo ("partenza"), il mittente interno, eventuali smistamenti, l'oggetto, il tramite ("POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA"), le altre impostazioni opzionali. Selezionare il destinatario dall'anagrafica. Controllare che i dati anagrafici del destinatario sia presente anche l'indirizzo . L'invio può essere effettuato ad una qualunque casella di posta elettronica, sia essa una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) o una casella di posta elettronica CEC-PAC ("Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino"), sia essa una casella di posta elettronica non certificata. 3 / 16

4 Naturalmente, il tipo di del destinatario definisce il valore legale dell' . L' sarà inviata dall'indirizzo di posta certificata del Comune di Grosseto: Dopo aver inserito tutte le informazioni, premere sul pulsante "Conferma": A questo punto si aprirà un popup (piccola finestra) con le informazioni relative al protocollo appena inserito. Premere su "ok". Nella finestra successiva premere il pulsante "sfoglia" e selezionare i file da allegare all' . Con il pulsante "Scannerizza" è possibile effettuare la scansione di un documento cartaceo (se il computer è collegato ad uno scanner e lo scanner è correttamente configurato). Nella casella di testo "Titolo" inserire una breve descrizione del file. 4 / 16

5 Poi premere il pulsante "Aggiungi". Le informazioni riguardanti i file inseriti sono mostrate nella parte bassa della finestra. Ripetere le ultime operazioni per ogni file da allegare all' . Dopo aver allegato tutti i file premere il pulsante "Invia": La schermata successiva riporterà un messaggio riguardante l'esito della spedizione: 5 / 16

6 Inserire l'indirizzo nell'anagrafica dei destinatari Per aggiungere l'indirizzo all'anagrafica di un destinatario esistente, selezionare il menu: Protocollo -> Funzioni Avanzate -> Anagrafico Mittenti/Destinatari : Effettuare la ricerca del destinatario tramite l'apposita maschera di ricerca, selezionare il destinatario da modificare e premere sull'icona "Modifica": 6 / 16

7 Nel campo di testo " " inserire l' del destinatario e poi premere sul pulsante "Conferma": La schermata successiva mostrerà il messaggio sull'esito dell'operazione ed il record anagrafico successivo. Per uscire dalla modalità di modifica premere il pulsante "Annulla". 7 / 16

8 Il destinatario L' inviata arriverà al destinatario: 8 / 16

9 Le ricevute di accettazione e di consegna Nella casella di posta certificata del Comune arriverà il messaggio di accettazione dell' inviata: 9 / 16

10 Se l'indirizzo del destinatario è una PEC o una CEC_PAC, nella casella di posta certificata del Comune arriverà anche il messaggio di consegna: 10 / 16

11 Invio posta elettronica certificata in un momento successivo alla protocollazione E' possibile creare un nuovo protocollo, allegare documenti e inviare l' certificata in un secondo momento. [Consultare la guida jente protocollo - Comune GR - guida invio File ] Creare un nuovo protocollo, selezionare il tramite posta elettronica certificata, selezionare Conferma e Allega file e premete il pulsante Conferma. Allegare i file. [Consultare la guida jente protocollo - Comune GR - guida invio File ] In seguito è possibile cercare il protocollo e fare l'invio per pec. 11 / 16

12 Fare la ricerca del protocollo desiderato tramite la funzionalità apposita: Accedere in visualizzazione al protocollo cliccando sull'icona con la lente: Per inviare l' certificata premere l'icona con il simbolo della busta da lettera. 12 / 16

13 Ufficio protocollo generale: le ricevute devono essere allegate al protocollo relativo all' inviata Se l'invio dell' certificata è andato a buon fine, tra i messaggi da esaminare nel cruscotto, saranno presenti i messaggi con la ricevuta di accettazione e la ricevuta di consegna. I due messaggi devono essere associati al numero di protocollo relativo all' spedita. Selezionare una delle ricevute e premere il pulsante Proponi : Nell'esempio seguente è stata selezionata l' di consegna ed è stato premuto il pulsante Proponi. Dopo aver premuto il pulsante, nella sezione Allega a Prot. N. sono stati inseriti automaticamente i dati relativi alla registrazione di protocollo dell' alla quale si riferisce la ricevuta: 13 / 16

14 Premere il pulsante Allega. Il sistema restituirà un messaggio di conferma dell'operazione: Ripetere il procedimento anche per la ricevuta di accettazione. 14 / 16

15 Dopo aver allegato le ricevute, consultando il protocollo dell' inviata, troveremo in allegato le due ricevute: 15 / 16

16 Documento riservato al personale del Comune di Grosseto. 16 / 16