Gestione Documentale Conservazione Ottica Sostitutiva Firma Digitale

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1 Gestione Documentale Conservazione Ottica Sostitutiva Firma Digitale GMC Consulting s.n.c. - Via Visconti di Modrone, Milano

2 La soluzione KarthaDoc Descrizione funzionalità KarthaDoc I sistemi per la conservazione sostitutiva dei documenti e i sistemi di gestione della firma digitale sono diventati una realtà, grazie ai recenti decreti attuativi. Le aziende moderne, nella loro attività quotidiana, trattano un numero consistente di documenti, la cui gestione, spesso non organizzata, porta ad una riduzione dei livelli di produttività. La gestione documentale cartacea genera una serie di problemi quali il danneggiamento dei documenti originali, la necessità di archivi di capienza sempre più crescente, la mancanza di sicurezza nell accesso ai documenti, la necessità di personale addetto alla archiviazione, la dispersione delle informazioni, la duplicazione, spesso inutile, dei documenti con costi di ricerche manuali che frequentemente si rivelano inefficaci.

3 KARTHADOC è lo strumento che consente di gestire, archiviare e consultare tutto il flusso documentale aziendale, rappresenta la soluzione ai problemi derivanti dalla gestione documentale cartacea, è un valido supporto per l organizzazione aziendale, ottimizza i processi aziendali e ne riduce i costi. KARTHADOC permette di inviare documentazione digitale fiscale (ad esempio le fatture) in ottemperanza alle normative vigenti consentendo un notevole risparmio economico. KARTHADOC è uno strumento completo di gestione documentale e soddisfa tutti i requisiti di legge per la conservazione sostitutiva. KARTHADOC è: personalizzabile, integrabile, innovativo, modulare e sicuro. Le funzionalità di KarthaDoc si sviluppano in tre fasi: Gestire In KARTHADOC la catalogazione dei documenti vuol dire organizzare per classi tutti i documenti dello stesso tipo che vengono inseriti in un unico contenitore. Ad ogni classe sono associate delle chiavi di ricerca che identificano in maniera univoca ogni documento inserito. Con KARTHADOC è quindi possibile gestire grandi volumi di documenti, sempre in linea con facilità di ricerca ad alta velocità, anche attraverso la gestione integrata di fax ed . Archiviare La struttura del software permette l'archiviazione e l indicizzazione automatica dei documenti prodotti all'interno dell'azienda, provenienti da sistemi ERP o da qualsiasi altra fonte digitale, evitando la scansione dei documenti cartacei e riducendo drasticamente le incombenze del personale. I documenti archiviati possono essere legati fra loro in maniera trasversale, legami bi-direzionali, oppure essere correlati verticalmente in dossier. Consultare Una volta archiviati i documenti sono disponibili per la consultazione. Le chiavi ed i campi di indicizzazione permettono la ricerca veloce del documento e la sua visualizzazione in formato copia conforme, anche richiamato direttamente sulla maschera front end di un applicativo esterno (gestionale).

4 KARTHADOC costituisce l elemento centrale di tutta la gestione documentale aziendale, presenta una completa automazione per l archiviazione dei documenti prodotti dalla business applications fino ad arrivare ad una gestione selettiva e parametrizzabile del barcode per l archiviazione dei documenti cartacei. KARTHADOC permette di gestire tutto il ciclo di acquisizione e archiviazione dei documenti, il loro percorso ed il loro ciclo di vita (Workflow), consentendo infine l identificazione e la indicizzazione dei contenuti. Pertanto il sistema si può sintetizzare nelle seguenti funzionalità. Personalizzabile KARTHADOC presenta un alto grado di personalizzazione, questo per permettere una perfetta introduzione ed integrazione con il sistema informativo aziendale. Elementi quali le Classi di documenti libere ed illimitate e i campi di archiviazione e di ricerca illimitati applicabili ad ogni singola classe costituiscono quella flessibilità che una azienda ricerca in un prodotto di Document Management. Integrabile Una delle caratteristiche salienti di KARTHADOC è la semplice e ottima integrabilità con tutti i sistemi amministrativi e sanitari. Elementi cardine della integrabilità della nostra soluzione di Document management sono: la conversione di file ASCII, la conversione file con caratteri di controllo, la conversione formati AS400 l automazioe AS400-Client Access e le customizzazioni su formati propretari. Innovativo KARTHADOC è stato recentemente reingenerizzato su piattaforma.net e si avvale della tecnologia WebServices standard W3C. Modulare KARTHADOC è costituito dai seguenti moduli: Archiviazione automatica ciclo attivo: le stampe prodotte dal gestionale vengono riconosciute e interpretate, files di spool sono archiviati in formato testo per ottimizzare lo spazio e per ogni tipologia di documento viene memorizzato un solo layout grafico

5 Archiviazione automatica ciclo passivo : attivando la funzione di archiviazione KARTHADOC pilota lo scanner, raccoglie i dati dal gestionale e memorizza il tutto in Kartha DB e Kartha File Server Archiviazione automatica sostitutiva a norma di legge, con integrazione del servizio LegalDoc di Infocamere. Firma digitale Visualizzatore Web : per l estensione della visualizzazione e della gestione dei documenti attraverso il web. Sicuro L'architettura del prodotto memorizza tutti i documenti in una struttura centralizzata e li rende disponibili a più stazioni di lavoro. Possono essere visualizzati e/o modificati solo dagli utenti autorizzati, l'amministratore del sistema provvede alla gestione delle autorizzazioni e dispone degli strumenti per il dimensionamento e la personalizzazione dell'archivio KARTHADOC permette la conservazione sostitutiva e la gestione documentale a norma di legge, con funzionalità complete per la gestione della firma digitale (Karthafirma) e la marca temporale. KARTHADOC è in linea con le disposizioni ministeriali per la conservazione sostitutiva e della firma digitale per la smaterializzazione dei supporti cartacei. KARTHADOC con l integrazione di Karthafirma fornisce al responsabile dell archiviazione tutti gli strumenti necessari per la gestione, a norma di legge, di un processo di Archiviazione Sostitutiva.

6 Il servizio Legaldoc Infocamere per l archiviazione sostitutiva Il servizio LegalDoc offre alle Pubbliche Amministrazioni, alle Associazioni ed a tutte le Aziende private e pubbliche un sistema di conservazione (in modalità ASP) che permetta di mantenere e garantire nel tempo l'integrità, l autenticità e la disponibilità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente in materia di conservazione ottica sostitutiva. Infatti, in seguito alla pubblicazione della Deliberazione CNIPA 11/2004 ed al successivo Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministro dell Economia e delle Finanze*, le leggi e la normativa sull archiviazione ottica sostitutiva sono ormai complete e rendono possibile archiviare in forma digitale qualsiasi tipo di documento, sia esso analogico (cartaceo) od informatico, riversandolo su supporto ottico. Il servizio principale è quello di "stoccaggio digitale" del documento e memorizzazione per la sostituzione ed il mantenimento della sua validità legale nel tempo, sia esso in origine un documento digitale o cartaceo. Il processo di conservazione sostitutiva non coincide con quello della semplice archiviazione elettronica (cfr. note esplicative delle "Regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico" della delibera CNIPA 11/2004). Il primo è finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità (ed è per questo sottoposto ad un procedimento conforme alle regole tecniche dettate dal CNIPA); per l'archiviazione elettronica dei documenti, invece, non sono previste particolari modalità operative ed il processo, lasciato all'iniziativa del soggetto interessato, potrebbe essere solo propedeutico alla conservazione sostitutiva vera e propria. * L art. 6, comma 2 del T.U. 445/2000 (che sostituisce l art. 2 comma 15 L. 537/93) stabilisce che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, per finalità amministrative e probatorie, previsti dalla legislazione vigente, s intendono soddisfatti anche se realizzati

7 mediante supporto ottico, purché le procedure utilizzate siano conformi a regole tecniche dettate dall AIPA e contenute nella nuova deliberazione 11/2004. Modalità di conservazione Per quanto riguarda i documenti digitali (in pratica tutti i documenti creati con il personal computer, firmati o non firmati digitalmente), la conservazione è effettuata mediante memorizzazione su supporti ottici (dischi ottici, magneto-ottici e Dvd) e termina con l apposizione, sull insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta anche il corretto svolgimento del processo. La conservazione dei documenti analogici, invece, avviene mediante memorizzazione della relativa immagine (tramite scansione) direttamente su supporti ottici e termina con l apposizione, sull insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, che attesta il corretto svolgimento del processo. Nel caso in cui il documento analogico sia originale unico (cioè tale per cui non sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi: es. le fatture), la norma prevede che il processo si concluda con l ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d origine. Funzionalità L impianto normativo vigente contempla la possibilità di affidare, in tutto o in parte, il procedimento di conservazione digitale a strutture esterne, pubbliche o private, le quali opereranno secondo quanto previsto nella deliberazione 11/2004: InfoCamere è un azienda che possiede questi requisiti. Le funzioni principali disponibili in Legaldoc sono: conservazione (richiesta di conservazione ed esito) rettifica (di un documento già conservato) cancellazione (con o senza allegati di un documento già conservato) esibizione (di un documento già conservato) Tutte le funzioni e le relative risposte vengono codificate in formato XML.

8 Caratteristiche del servizio Il servizio presenta le seguenti caratteristiche: accesso al servizio in ASP via Internet / Intranet; delega ad InfoCamere per l apposizione della firma di controllo del procedimento e della conservazione; consultazione online dei documenti archiviati; procedure di controllo, back-up, autodiagnostica gestite centralmente; sistema di archiviazione centralizzato, produzione cd, memorizzazione e mantenimento dati su DBMS IC; utilizzo dei servizi di firma e marcatura della Certification Authority InfoCamere.

9 La Firma Digitale Infocamere

10 GMC Consulting s.n.c. - Via Visconti di Modrone, Milano - (Cell / )