ACO Archiviazione Elettronica e Conservazione sostitutiva

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1 ACO Archiviazione Elettronica e Conservazione sostitutiva Luglio 2011 INDICE A) PRODOTTI OGGETTO DELL AGGIORNAMENTO... 1 B) DISTINTA DI COMPOSIZIONE... 1 C) NOTE DI INSTALLAZIONE... 1 D) ELENCO MODIFICHE... 4 ADEGUAMENTO NORMATIVO FIRMA DIGITALE... 4 Adeguamento alla deliberazione CNIPA 45/ ADEGUAMENTO NORMATIVO MARCATURA TEMPORALE... 4 Adeguamento servizio di marcatura alla Del. 45/2009 (inserito il 07/09/2010)... 4 VIEWER DI CONSERVAZIONE... 4 PROCEDURA DA EFFETTUARE PER AGGIORNARE LA FIRMA DIGITALE... 5 CONFIGURAZIONE ENTI... 6 PROVIDER O RESPONSABILI DELLA CONSERVAZIONE... 7 TABELLA INTERMEDIARI... 7 CONFIGURAZIONE TIPO DOCUMENTO... 7 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA... 8 Adeguamento procedura per modifiche normative su firma digitale e marcatura temporale... 8 Gestione del titolare della contabilità ( studi professionali)... 8 VIEWER CONSERVAZIONE PER MODIFICHE TITOLARE DELLA CONTABILITA IMPRONTA ARCHIVIO INFORMATICO DA INVIARE ALL AGENZIA DELLE ENTRATE SEGNALAZIONI E ANOMALIE RISOLTE Scheda n Scheda n Scheda n Scheda n Scheda n Scheda n Scheda n Scheda n A) PRODOTTI OGGETTO DELL AGGIORNAMENTO Codice Descrizione Release aggiornamento ACO ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA B) DISTINTA DI COMPOSIZIONE CD ROM ACO REL AGGIORNAMENTO C) NOTE DI INSTALLAZIONE pag. 1

2 Prima di installare la nuova release è necessario ESEGUIRE UN SALVATAGGIO generale degli archivi, e del Data Base. Prima di procedere con le operazioni di backup e/o di aggiornamento, assicurarsi che non vi siano terminali collegati all interno dell applicativo. Il presente aggiornamento può essere utilizzato per: aggiornamento dalla release aggiornamento dalla release Procedere come riportato nelle pagine che seguono. Attenzione! Prima di procedere con l installazione, disattivare gli antivirus presenti sui computer sui quali si desidera installare l applicativo e chiudere gli eventuali altri programmi Buffetti. Verificare che il programma o il motore server dell applicazione non siano in esecuzione e che non sia collegato nessun utente delle stazioni Client. Aggiornamento tramite CD 1) Introdurre il CD nell apposito lettore ed attendere che compaia la maschera di selezione della lingua. Nel caso in cui non venga avviato automaticamente, seguire le seguenti istruzioni: 1.a) 1.b) 1.c) posizionarsi sul desktop del computer, cliccare due volte sull icona denominata My Computer/Risorse del Computer; cliccare con il tasto destro del mouse sul simbolo del CD-Rom; con il tasto sinistro del mouse selezionare la voce Autoplay. 2) All avvio del programma di aggiornamento, viene visualizzata una maschera simile alla seguente. 3) Appena finita l estrazione dei file di installazione, appare un messaggio simile al seguente. pag. 2

3 4) Alla pressione del tasto Si viene verificato il tipo di installazione presente. 5) Successivamente viene proposta una maschera con l elenco degli aggiornamenti disponibili. In questa videata vengono visualizzati gli aggiornamenti disponibili per ACO. Il link Note aggiornamento consente di visualizzare le note di rilascio, nelle quali sono riepilogate tutte le modifiche effettuate. 6) Il tasto Aggiorna consente l avvio dell aggiornamento del prodotto. N.B. : Passando l aggiornamento nella postazione SERVER, sarà possibile aggiornare i client in maniera automatica. All avvio di Aco Client, verrà verificata la presenza di aggiornamenti passati sul server. Se il server risulta correttamente aggiornato alla versione , verrà avviata automaticamente anche l aggiornamento della postazione client. pag. 3

4 D) ELENCO MODIFICHE ADEGUAMENTO NORMATIVO FIRMA DIGITALE Adeguamento alla deliberazione CNIPA 45/2009. La deliberazione n.45/2009, emanata dal Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), pubblicata in Gazzetta Ufficiale lo scorso 3 dicembre 2009, ha modificato la normativa relativa alla firma digitale cambiando i formati delle firme e imponendo la sostituzione delle SmartCard con numero di serie 1202 rilasciate da Infocamere per poter supportare i nuovi algoritmi. La deliberazione sul sito di DigitPA Dalla entrata in vigore della Deliberazione (3 settembre 2010) dovranno essere sostituiti i programmi di firma dei documenti per poter apporre le nuove firme e verificare tutti i documenti firmati. Nel dettaglio la deliberazione prevede l'utilizzo di nuovi algoritmi matematici e nuovi formati dei dati per innalzare ulteriormente il livello di sicurezza, mantenendo inalterato il valore legale delle firme. Queste nuove funzioni sono supportate da tutte le smart card e dalle Business Key distribuite tranne che dalle smart card infocamere con numero di serie che inizia con 1202 (il numero di serie è riportato sulla carta). ADEGUAMENTO NORMATIVO MARCATURA TEMPORALE Adeguamento servizio di marcatura alla Del. 45/2009 (inserito il 07/09/2010) L'entrata in vigore della Deliberazione CNIPA 45/2009 il 31 agosto 2010 ha richiesto un cambiamento del formato delle marche temporali emesse dalla TSA InfoCert, che ha implicato la sostituzione dell'algoritmo "SHA-1" con lo "SHA-256" nella firma della marca temporale, del certificato mensile di marcatura e nella lista di revoca emessa dalla medesima TSA InfoCert. La determinazione commissariale n.69/2010, emanata da DigitPA, pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 191 lo scorso 17 agosto 2010, ha parzialmente modificato alcune delle scadenze previste dalla delibera 45/2009 emanata dal Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), pubblicata in Gazzetta Ufficiale lo scorso 3 dicembre 2009, in particolare procrastinando la sostituzione delle SmartCard con numero di serie 1202 entro il 30 giugno 2011 per poter supportare i nuovi algoritmi. La determinazione sul sito di DigitPA Dalla entrata in vigore della Deliberazione (31 agosto 2010) i programmi di firma dei documenti dovranno verificare tutti i documenti firmati nei nuovi formati. La verifica dei documenti firmati nei vecchi formati deve essere garantita per le firme apposte sino al 30 giugno VIEWER DI CONSERVAZIONE E stato aggiornato il viewer di conservazione in modo da riuscire a verificare la firma digitale e la marcatura temporale effettuate secondo le nuove specifiche normative. pag. 4

5 PROCEDURA DA EFFETTUARE PER AGGIORNARE LA FIRMA DIGITALE Per poter utilizzare correttamente la firma digitale con il nuovo algoritmo SHA256, occorre seguire i seguenti passi: 1) Pulizia del sistema prima di installare nuovi Certificati sha256 Prima di installare i nuovi certificati sha256 su un sistema dove erano utilizzati dei certificati sha1 occorre assicurarsi di disinstallare tutto correttamente per evitare complicazioni Su un sistema Windows 7 Cerca queste directory e svuotale C:\Users\[nomeutente]\AppData\Roaming\Microsoft\SystemCertificates\My\keys C:\Users\[nomeutente]\AppData\Roaming\Microsoft\SystemCertificates\My\Certificates Per xp cerca questa directory e svuotala Per xp cerca questa directory e svuotala Documents and Settings\[NOMEUTENTE]\Datiapplicazioni\Microsoft\SystemCertificates\My\Keys Documents and Settings\[NOMEUTENTE]\Datiapplicazioni\Microsoft\SystemCertificates\My\ Certificates 2) Disinstallare tutti i CSP installati, verificare la presenza dei seguenti CSP: a. Sysgillo b. card os api c. bit4ipki d. Altri 3) Riavviare il pc sempre dopo aver fatto queste operazione prima di installare il Nuovo CSP per i certificati sha-256 4) Installare i nuovi CSP in base alle smart card utilizzate, dalla cartella Programmi\Aco\Admin\Utility, installare: a. bit4id_ipki_ k4-x32-x64.exe - CSP da utilizzare per la chiavetta USB di Infocert e per SmartCard con numero di serie che inzia per: , , , , , b. KIT_INSTALL_CSP_CV.zip - Per SmartCard Infocert con numero di serie che inzia per: pag. 5

6 Aggiornamento Sistemi operativi Windows 7 e vista Registrare l algoritmo SHA-256. Dal percorso Programmi\Aco\Client eseguire il programma RegisterSha256.exe Windows XP E 2003 Scaricare un hot fix di microsoft disponibile nel seguente indirizzo: Tutti i sistemi operativi Dalla cartella Programmi\Aco\Admin\Utility eseguire uno dei due programmi in base alla versione del sistema operativo : vcredist_x86.exe per i sistemi operativi a 32 bit vcredist_x64.exe per i sistemi operativi a 64 bit Nota: il pacchetto prescelto deve essere eseguito sia sulle postazioni Client che Server CONFIGURAZIONE ENTI Nella configurazione degli Enti/ Aziende sono stati inseriti i seguenti campi: - Fatturazione elettronica - Titolare della contabilità Il campo Fatturazione elettronica serve ad individuare i soggetti che hanno scelto di emettere fatture in forma elettronica. Tale informazione viene comunicata all agenzia delle entrate tramite l invio dell impronta dell archivio informatico. Il campo titolare della contabilità serve per gestire un titolare della contabilità diverso dall ente stesso. Il valore del presente campo viene utilizzato in fase di conservazione sostitutiva, per raggruppare i documenti in base al presente campo, al posto dell ente. pag. 6

7 PROVIDER O RESPONSABILI DELLA CONSERVAZIONE Nella tabella Provider della conservazione sono stati inseriti i seguenti campi : - Comune di nascita - Provincia di nascita - Data di nascita - Luogo conservazione Comune - Luogo conservazione Provincia - Luogo conservazione - Indirizzo - Luogo conservazione Numero civico - Luogo conservazione - CAP I suddetti campi sono richiesti come informazione da comunicare nel file da utilizzare per l invio dell impronta dell archivio informatico all Agenzia delle entrate. TABELLA INTERMEDIARI E stata implementata la tabella intermediari abilitati alla trasmissione telematica dei file di impronta dell archivio informatico. I dati inseriti nella presente tabella vengono utilizzati in fase di creazione dell impronta dell archivio. CONFIGURAZIONE TIPO DOCUMENTO Secondo quanto disposto dal Provvedimento attuativo della comunicazione dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nel file di impronta occorre indicare l elenco dei tipi documento oggetto della conservazione sostitutiva. L elenco dei tipi documento utilizzabili è allegato al provvedimento stesso. Per permettere l individuazione del tipo documento secondo l elenco fornito dall Agenzia delle Entrate, nella tabella Configurazione tipi documento è stato inserito il campo Tipo documento Agenzia Entrate. Nel presente campo sono selezionabili i tipi documento così come forniti dall Agenzia delle Entrate. I tipi documento standard verranno rilasciati pre-configurati, quindi occorre selezionare un valore in tale campo solo nel caso di tipi documento personalizzati. pag. 7

8 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Adeguamento procedura per modifiche normative su firma digitale e marcatura temporale Gestione del titolare della contabilità ( studi professionali) Al fine di permettere la conservazione dei documenti ad un soggetto diverso rispetto al soggetto al quale i documenti si riferiscono, è stato inserito, nella gestione degli Enti/Aziende, il concetto di titolare della contabilità, ovvero il soggetto che è tenuto alla conservazione dei documenti. Un caso pratico della gestione riguarda i professionisti obbligati a conservare le copie delle dichiarazioni dei redditi presentate per conto dei clienti dello studio. In questo casistica, pur avendo un ente/azienda diverso per ogni dichiarazione, tramite la gestione del titolare della contabilità sarà possibile conservare tutte le dichiarazioni presentate per i clienti dello studio in un unico lotto di documenti. Per fare ciò basta indicare in tutti gli enti relativi ai dichiaranti, come titolare della contabilità l ente dello studio professionale. In fase di conservazione gli enti che si trovano in questa condizione, verranno raggruppati per Titolare della contabilità e non per Ente. Naturalmente solo relativamente ai tipi documento di tipo dichiarativo. Ad esempio: All'interno della finestra del wizard di conservazione, vengono evidenziati gli enti, quali ad esempio i clienti di uno studio, cui sono associati i documenti interessati (ad esempio dichiarazioni dei redditi). pag. 8

9 All'interno della finestra di riepilogo dei lotti creati, viene riportato l'ente identificato quale Titolare della Contabilità, nell'esempio di cui sopra, che corrisponde allo Studio di consulenza. In questo modo invece di formare tanti lotti per quanti enti elaborati, ne verrà creato solo uno comprensivo degli enti che contengono lo Studio di Consulenza quale Titolare della contabilità. pag. 9

10 VIEWER CONSERVAZIONE PER MODIFICHE TITOLARE DELLA CONTABILITA Nel viewer dei lotti conservati, i dati relativi al titolare della contabilità vengono esposti come di seguito: Nei dati specifici del documento, invece l ente di riferimento rimane l ente originario. pag. 10

11 IMPRONTA ARCHIVIO INFORMATICO DA INVIARE ALL AGENZIA DELLE ENTRATE E stata implementata la creazione dell impronta dell archivio informatico da inviare all agenzia delle entrate, secondo quando disposto dal Provvedimento attuativo della comunicazione dell impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell articolo 5 del decreto 23 gennaio Il soggetto interessato, il responsabile della conservazione ovvero il soggetto eventualmente delegato da quest ultimo in base all art 5, comma 2, della deliberazione del Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA)1, del 19 febbraio 2004, n. 11, comunicano per via telematica all Agenzia delle entrate, ai sensi dell art. 5 del Decreto 23 gennaio 2004 concernente le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto, entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, l impronta dell archivio informatico sul quale è stata apposta la firma digitale e la marca temporale dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione, nonché la marca temporale. La comunicazione dell impronta deve essere effettuata per via telematica - tramite il servizio telematico Entratel o Internet (Fisconline), in relazione ai requisiti posseduti per la trasmissione telematica delle dichiarazioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 22 luglio 1998, n. 322, e successive modificazioni. pag. 11

12 Nel menu Conservazione sostitutiva, è stata aggiunta una nuova voce a menu: Tramite la suddetta chiamata viene avviata un autocomposizione guidata che permette di impostare i lotti di documenti conservati che saranno incluse nell evidenza dalla quale calcolare l impronta da inviare. Nel primo passo del wizard, devono essere impostati i filtri di selezione dei lotti conservati. I filtri previsti in questo passo sono: Responsabile della conservazione, Linea Classi documentali Nel secondo passo, occorre selezione le aziende/enti interessate al processo di creazione dell impronta, pag. 12

13 Nel terzo step, si definisce il range delle date da prendere in considerazione per la scelta dei lotti Alla pressione del bottone Fine sarà disponibile un elenco di lotti che rispondono ai requisiti che sono stati specificati come filtri, nei precedenti tre passi del wizard, quindi verrà attivato un pannello nel quale sarà possibile selezionare, tra i lotti conservati estratti dal wizard di preselezione, i lotti che devono essere inclusi nella creazione dell evidenza dell archivio. pag. 13

14 Nelle apposite griglie vengono visualizzati l elenco dei lotti estratti, e per ogni lotto l elenco dei documenti in esso contenuti. Tramite apposite caselle di selezione, è possibile selezionare i lotti per i quali creare l evidenza informatica dalla quale generare l impronta da inviare all Agenzia delle Entrate. Una volta selezionati i lotti, è possibile passare alla fase di creazione definitiva dell impronta, attivabile tramite l apposito bottone Crea Impronta Se nell elenco dei lotti proposti, non vengono selezionati tutti gli elementi disponibili appare il seguente messaggio di attenzione: Rispondendo Si alla richiesta, viene attivato il wizard di creazione definitiva dell impronta da inviare. pag. 14

15 In questo passo è possibile impostare i parametri di invio dell impronta, in particolare è possibile: - Scegliere se la comunicazione viene effettuata tramite un intermediario abilitato. - Impostare il soggetto che predispone l invio e la data dell impegno a trasmettere l impronta. - Tramite l apposita casella, è possibile verificare la correttezza dei file delle impronte generati tramite il programma di controllo fornito da Entratel pag. 15

16 Passo di verifica associazione tipi documento con Elenco Agenzia delle Entrate Nel caso in cui tra i dei lotti selezionati esistono dei tipi documento per i quali non risulta impostato il Tipo documento Agenzia delle Entrate, il wizard di generazione dell impronta propone un ulteriore passo nel quale si ha la possibilità di impostare il tipo documento da utilizzare per l invio dell impronta. Nel passo successivo viene visualizzata l anteprima delle impronte che verranno generate. Per ogni impronta visualizzata, è possibile visualizzare i documenti che verranno inseriti nell impronta. Nel passo successivo del wizard consente di impostare i parametri di firma digitale di marcatura temporale pag. 16

17 Alla pressione del bottone Avanti, verranno effettuati i controlli di validità dei dati impostati. Nel caso in cui vengano riscontrate delle anomalie, il wizard le propone un passo intermedio nel quale vengono riepilogate le anomalie: pag. 17

18 Nel passo finale è possibile specificare il percorso nel quale salvare l impronta generata. pag. 18

19 SEGNALAZIONI E ANOMALIE RISOLTE Scheda n Risolta l anomalia in base alla quale, a volte, in fase di importazione di spool dai gestionali, veniva dato il seguente messaggio: "L'ente potrebbe essere soggetto a divieti(non presente in tipodocumento.xml)". Scheda n Corretta l anomalia della funzione di Importazione dei file di struttura dei tipi documento Scheda n Modificata l attivazione e disattivazione del bottone filtri nel pannello Trova. Scheda n Nella tabella Classi documentali, è stata eliminata la descrizione "abilita conservazione sostitutiva Scheda n Modificata la gestione dell utilizzo di un campo data nei tipi documento personalizzati. Scheda n Corretto l anomalia in base alla quale in fase di firma digitale veniva chiesto il PIN della smart card 2 volte. Scheda n Adeguato il wizard di creazione dei tipi documento, al funzionamento della gestione principale. La modifica interessa inibisce la selezione della linea Lavoro. Scheda n Migliorati i messaggi visualizzati in fase di archiviazione, nel caso in cui il codice di accesso del programma risultasse non corretto pag. 19