Regolamento del processo per

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Cristiano Poli
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1 Regolamento del processo per la gestione del Personale.

2 INDICE REGOLAMENTO DEL PROCESSO PER LA GESTIONE DEL PERSONALE PIANIFICAZIONE DEL FABBISOGNO DI PERSONALE Definizione degli organici SELEZIONE DEL PERSONALE Valutazione del Personale ASSUNZIONE DEL PERSONALE Reclutamento GESTIONE DEL PERSONALE Formazione Valutazione delle prestazioni Promozione e riconoscimenti retributivi Sistema premiante ALTRI ASPETTI DA CONSIDERARE

3 Regolamento del processo per la gestione del personale Il presente regolamento disciplina i criteri per la gestione dei rischi ovvero gli aspetti delle singole fasi del processo nonché le attività da svolgere per l applicazione dei citati criteri. Le procedure da utilizzare a supporto delle attività complesse sono disciplinate in apposite disposizioni interne. Il ruolo e le responsabilità delle unità organizzative deputate allo svolgimento delle attività e all utilizzo delle procedure sono disciplinate in un apposito regolamento. 1. Pianificazione del fabbisogno di Personale svolgere per la pianificazione del fabbisogno di Personale. 1.1 Definizione degli organici La definizione degli organici deve tenere conto degli obiettivi di breve e di lungo periodo e delle esigenze espresse dalle unità organizzative in termini di adeguamento degli organici sia sotto l aspetto professionale che sotto l aspetto quantitativo. In sintesi, per l applicazione dei predetti criteri occorre svolgere le seguenti attività: a. esame degli obiettivi aziendali di breve e di lungo periodo; b. valutazione della coerenza degli obiettivi prefissati con le esigenze di organico; c. dimensionamento delle risorse strategiche e delle relative professionalità; d. dimensionamento delle risorse alle quali attribuire la responsabilità dei processi e delle relative professionalità; e. esame delle richieste di risorse pervenute alle unità organizzative deputate allo svolgimento dei processi; f. definizione dalla politica di formazione ed addestramento delle risorse già in organico presso le unità organizzative; g. dimensionamento del fabbisogno quantitativo e qualitativo delle risorse; h. analisi della disponibilità interna ed esterna delle risorse; i. bilanciamento e decisione; j. condivisione della pianificazione degli organici con i responsabili delle singole unità organizzative; k. previsione degli oneri relativi al Personale e riflessi degli stessi su uno o più esercizi; l. informativa agli Organi in merito alla pianificazione del fabbisogno di Personale e del relativo costo. 3

4 2. Selezione del Personale svolgere per la selezione del Personale. 2.1 Valutazione del Personale La selezione degli organici deve essere effettuata con riferimento: a) al dimensionamento degli organici definito tenendo presenti gli obiettivi aziendali e le richieste di Personale da parte dei responsabili delle unità organizzative; b) alla pianificazione del fabbisogno di Personale in termini quantitativi ed in termini di professionalità; c) alla condivisione della pianificazione con i responsabili delle unità organizzative e con i rappresentanti del Personale; e) all approvazione da parte degli Organi competenti della pianificazione del Personale; f) alla pubblicità per le assunzioni. In sintesi, per l applicazione dei predetti criteri occorre svolgere le seguenti attività: a. esame delle disposizioni esterne relative al Personale; b. individuazione delle società specializzate nella ricerca di Personale alle quali eventualmente conferire l incarico di selezione del Personale; c. ricevimento del curriculum vitae dei candidati; d. esame del candidato; e. valutazione del candidato; f. definizione delle modalità di assunzione del Personale ed i relativi termini contrattuali; g. informativa agli Organi in merito alla selezione di Personale. 3. Assunzione del Personale svolgere per l assunzione del Personale. 3.1 Reclutamento L assunzione del Personale avviene attraverso colloqui informativi e/o specialistici con gli aspiranti all assunzione effettuati direttamente dall intermediario o demandati a società esterne. In tale contesto: - devono essere stipulati contratti con le società esterne deputate alla selezione del Personale e stabilite le relative clausole risolutive e penali con le citate società; - deve essere verificata la coerenza tra le risorse pianificate e quelle assunte; 4

5 - devono essere effettuate assunzioni agevolate tramite l acquisizione di apposita documentazione e deve essere assunto il Personale appartenente alle categorie agevolate. In sintesi, per l applicazione dei predetti criteri occorre svolgere le seguenti attività: a. verifica della coerenza fra criteri adottati per la selezione del Personale e disposizioni esterne; b. predisposizione della documentazione relativa ad eventuali assunzioni agevolate di Personale; c. definizione dello sviluppo della carriera; d. determinazione della retribuzione; e. assunzione; f. convocazione del Personale; g. consegna del contratto di assunzione; h. consegna dei regolamenti aziendali; i. consegna del codice etico dell azienda; j. informativa agli Organi in merito all assunzione di Personale; k. assegnazione del Personale alle diverse unità organizzative sulla base delle esigenze espresse dalle stesse unità. 4. Gestione del Personale svolgere per la gestione del Personale. 4.1 Formazione Il Personale assunto o in organico deve essere: - assegnato alle unità organizzative richiedenti nonché deve essere verificata la coerenza tra le richieste delle unità organizzative e l assegnazione alle stesse del Personale; - trasferito da un unità all altra e verificata la coerenza tra trasferimenti di Personale effettuati ed esigenze aziendali; - addestrato e formato anche attraverso la cosiddetta formazione agevolata con il contributo di soggetti pubblici, previa la sottoscrizione di convenzioni con i soggetti stessi. A tale riguardo, devono essere gestite le verifiche predisposte dai soggetti che erogano i finanziamenti. In sintesi, per l applicazione dei predetti criteri occorre svolgere le seguenti attività: 5

6 a. identificazione delle priorità in termini di fabbisogni formativi del Personale; b. pianificazione e realizzazione degli interventi formativi considerati urgenti da riconnettere ad esigenze operative e gestionali e/o a disposizioni di legge e di Vigilanza; c. identificazione delle strutture interne e/o esterne alle quali conferire l incarico della formazione del Personale; d. predisposizione delle convenzioni con soggetti pubblici e gestione delle relative verifiche. 4.2 Valutazione delle prestazioni Per la valutazione delle prestazioni del Personale: - devono essere valutate le attività svolte dal Personale rispetto al ruolo, ai compiti ed alle responsabilità assegnati al Personale stesso; - devono essere valutate le professionalità del Personale con riferimento alle iniziative proposte e/o assunte con riferimento ai processi allo stesso assegnati. In sintesi, per l applicazione dei predetti criteri occorre svolgere le seguenti attività: a. valutazione delle attività svolte dal Personale rispetto alle responsabilità allo stesso assegnate; b. colloquio con la risorsa da valutare; c. valutazione delle prestazioni con riferimento agli scostamenti fra prestazioni svolte e le competenze attribuite alla risorsa; d. informativa agli Organi per la relativa approvazione delle proposte di promozione e riconoscimenti retributivi; e. individuazione di situazioni demotivanti in termini di assenteismo, conflittualità, vertenze giudiziarie, dimissioni per mobilità esterna; f. formulazione di un giudizio in merito alla singola prestazione; g. formulazione di un giudizio complessivo ovvero di sintesi; h. valutazione del potenziale della singola risorsa; i. definizione dei percorsi di sviluppo e della formazione specialistica; j. valutazione della disponibilità alla mobilità della singola risorsa. 4.3 Promozione e riconoscimenti retributivi La definizione delle promozione e dei riconoscimenti retributivi deve avvenire periodicamente con riferimento ai risultati delle valutazioni delle risorse in termini attuali e potenziali. In sintesi, per l applicazione dei predetti criteri occorre svolgere le seguenti attività: 6

7 a. pianificazione delle promozioni e dei riconoscimenti retributivi; b. esame semestrale delle posizioni oggetto di promozione o di riconoscimenti retributivi da parte degli Organi e dei responsabili competenti; c. comunicazione alle risorse delle nuove responsabilità e/o delle nuove competenze, dei poteri decisionali ed operativi attribuiti alle stesse risorse. 4.4 Sistema premiante Con riferimento sia alla valutazione del Personale deve essere predisposto il sistema premiante distinto dalla promozione del Personale e da altri riconoscimenti retributivi. Inoltre, deve essere verificata la corretta applicazione del sistema premiante. In sintesi, per l applicazione dei predetti criteri occorre svolgere le seguenti attività: a. esame degli obiettivi quantitativi e qualitativi assegnati; b. determinazione degli scostamenti fra obiettivi e risultati; c. valutazione degli scostamenti; d. esame delle verifiche svolte per accertare la qualità dei processi di pertinenza e delle proposte di interventi formulate per eliminare le carenze o le disfunzioni riscontrate nei processi stessi; e. riconoscimento dei premi; f. informativa agli Organi per la relativa approvazione delle proposte per il riconoscimento di premi derivanti dal sistema premiante aziendale. 5. Altri aspetti da considerare Gli altri aspetti da considerare riguardano la rilevazione delle presenze del Personale, la gestione delle ferire e dei permessi, i versamenti dei contributi e gli accantonamenti, ecc. Tali aspetti sono regolamentati con apposite disposizioni interne. 7

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