4.1 FAX Sollecito consegne via (Nuova funzione)

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1 Manuale di Aggiornamento 4 MODULI AGGIUNTIVI 4.1 FAX Sollecito consegne via (Nuova funzione) È stata realizzata una nuova funzione che permette di inviare un sollecito ai fornitori, per il materiale ordinato e che non è ancora stato consegnato, in base alla data di consegna prevista indicata sull ordine fornitore. La funzione può anche essere schedulata per eseguirsi periodicamente in automatico Per utilizzare la funzione, è necessario che in Anagrafica Fornitore siano presenti le seguenti impostazioni: Il fornitore deve aver almeno un indirizzo , principale o tra i contatti; in particolare, l indirizzo viene prelevato secondo la seguente logica (priorità): o Indirizzo associato ai contatti fornitore che sono legati a documenti del tipo ORDINE A FORNITORE o Indirizzo generale presente in anagrafica del fornitore (prelevata se non esistono contatti fornitore oppure esistono ma non sono legati a documenti del tipo ORDINE A FORNITORE) Il fornitore, per essere trattato dalla funzione, non deve aver abilitato il flag Escludi da Sollecito consegna (i codici con tale parametro attivo vengono infatti esclusi dalla gestione) Inoltre, è necessario che siano attivi i parametri dell invio (gli stessi definiti anche per altre funzioni di invio ), impostabili dal Menù Archivi Impostazioni Configurazione

2 Bollettino F Impostazione: file di configurazione aggiuntivo (paragrafo tecnico) Per utilizzare la funzione, è necessario creare manualmente un file di configurazione aggiuntivo, che dovrà essere posizionato nella cartella degli archivi Access, e si chiamerà : nomesocieta_sendsolleciti.ini Esempio : È stato inserito nel file il nome della società in quanto nel caso di installazione con più società se si avvia la procedura in modo schedulato si può specificare la società su cui estrarre i dati e gestire anche una configurazione differente. Il file (editabile ad esempio - con notepad) deve contenere i seguenti paragrafi : [LOG] PATH=C:\King_Mono\tmpusers\LogSolleciti Percorso in cui verranno salvati i log degli invii dei solleciti in modo tale di mantenere lo storico; i log possono essere inviati via a una o più persone dell azienda, così da verificare ad ogni esecuzione il buon andamento della trasmissione ( solo nel caso di avvio schedulato ). [IMPOSTAZIONI] ScadeOggi= Per decidere se devono essere considerati in ritardo gli ordini con consegna prevista alla data della esecuzione oppure se si deve attendere il giorno successivo. Per considerare la data odierna, indicare il valore 1 altrimenti lasciare il campo non compilato. [ ] Oggetto=Sollecito invio articoli ordinati. Oggetto che deve essere inserito per ogni PercorsoFileTesto =C:\King_Mono\DB_Standard\Mail.txt All interno della si può specificare un testo che accompagna il contenuto; in questo caso, si deve indicare il percorso del file di testo contenente le diciture. SendLogTo=persona.interna@azienda.it E possibile inviare alla fine della trasmissione il log ad una o più persone dell azienda in modo tale che possano verificare l andamento della trasmissione. Se si devono inserire più indirizzi vanno separati da un punto e virgola. Il log viene inviato via mail solo nel caso di schedulazione. CC= persona.interna@azienda.it E possibile fare in modo che ogni che viene inviata ai fornitori venga inviata in copia a una o più persone dell azienda. Se si devono inserire più indirizzi vanno separati da un punto e virgola CCN= Come per il campo precedente è possibile inviare le mail anche in copia conoscenza nascosta. Firma= Se non viene impostato il parametro la mail verrà firmata in base alle impostazione generali dell che sono state inserite per l azienda ( se si invia con out look utilizzerà la firma dell utente ). In alternativa è possibile inserire un di testo che contiene la firma (si possono inserire i tag HTML per formattare il testo)

3 Manuale di Aggiornamento Se nel file di configurazione si decide di impostare il parametro per l invio del log a uno o più utenti, verrà prodotta ad ogni esecuzione - una mail con il seguente formato. Se la procedura deve essere schedulata, si deve gestire anche questo paragrafo nel quale ci sono le indicazioni per attivare king in modo automatico. [PARAMETRI] Societa= (Codice della società senza il suffisso ANA finale) User= (Codice utente con cui avviare la procedura. è consigliabile utilizzare un utente dedicato a tale funzione ) PWD= (solo se l utente ha una password si riporta la password ) CRYPT = (può essere omessa se la password non è criptata; deve avere un valore diverso da zero se la password è criptata)

4 Bollettino F Gestione Solleciti consegne a fornitori Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori Gestione Solleciti consegne a fornitori: La funzione può essere utilizzata in modalità manuale oppure schedulata Modalità manuale Indicare nel campo Data per controllo il valore di riferimento per verificare se gli ordini sono in ritardo; di default viene proposta la data di lavoro. Premere il pulsante Estrai : in griglia vengono riportate le righe degli ordini che sulla base dei dati inseriti - sono in ritardo di consegna: L estrazione avviene in base alla Data per controllo ed anche in base allo stato del parametro ScadeOggi impostato nel file.ini (si veda Impostazione: file di configurazione aggiuntivo), ed in particolare: se ScadeOggi = : sono considerate in ritardo le date consegna maggiori alla Data per controllo se ScadeOggi =1 : sono considerate in ritardo le date consegna maggiori o uguali alla Data per controllo

5 Manuale di Aggiornamento Vengono quindi calcolati i giorni di Ritardo, mentre in Invia a (ultima colonna) viene visualizzata, a scopo informativo, la fonte da cui è stata prelevata la mail a cui spedire: In questo caso la prima riga è stata prelevata dal contatto, mentre nel secondo caso dal cliente. Priam dell indirizzo , viene indicato quindi il nome del contatto \ denominazione del cliente. Tutte le righe estratte presentano il campo Sel. già selezionato: è possibile deselezionare eventuali righe (utilizzando anche il pulsante Sel\Desel posto in fondo), per scegliere su quali righe di ordine effettuare il sollecito. Per procedere con l invio delle , premere quindi Invia la procedura inizia ad inviare le mail in modo automatico, raggruppando gli ordini per fornitore. Esempio di mail spedita in automatico Per ogni invio, viene creato un file di log che contiene il dettaglio delle righe inviate con lo stato di trasmissione (in quanto si potrebbero verificare problemi alla posta elettronica oppure casi dove l indirizzo non è corretto). In fondo alla maschera sono presenti, oltre al pulsante Esci, i pulsanti:

6 Bollettino F - 41 Configura per accedere direttamene alla funzione nel Menù Archivi Impostazioni Configurazione e verificare le impostazioni (disponibile solo per l utente ADMIN). Stampa : per stampare il contenuto della griglia Excel : per produrre un file excel con il contenuto della griglia Log : per visualizzare il log della trasmissione effettuata. Esempio di file di log Nell esempio sopra, un indirizzo non è valido e viene segnalato come errore.

7 Manuale di Aggiornamento Modalità automatica (schedulata) Impostando la modalità schedulata, la procedura d invio viene avviata in modo automatico e non ha nessuna interazione con l utente. La schedulazione avviene infatti attraverso il programma presente nel sistema operativo (secondo le scelte dell utente), sulla base dei parametri indicati nel file di configurazione (si veda il paragrafo Impostazione: file di configurazione aggiuntivo (paragrafo tecnico)), e dovrà richiamare la seguente riga di comando: C:\King_mono\kngmain.exe /F5244 /RUNINI:DEMO_SENDSOLLECITI /KINGEXIT Esempio di riga di comando per l avvio della funzione dell invio solleciti con la società DEMO. Il significato delle nomenclature è il seguente: KngMain.exe /F[NumeroFunzione] /RUNINI:[CodSoc]_[ComandoAvvioFunzione] /KINGEXIT Si tratta di un comando batch, che può essere eseguito dal sistema operativo nelle modalità standard previste da windows. La funzione così eseguita, non effettua alcuna richiesta e lascia traccia delle operazioni nel file di log. Come Data per controllo verrà considerata la data di sistema.

8 Bollettino F - 43 Esempio di impostazione dell avvio automatico con Windows XP L utente potrà creare una file con estensione.bat che esegue la riga di comando richiesta: Il file potrà essere salvato su disco, in un percorso a scelta. Quindi, dal Pannello di Controllo, è possibile impostare le Operazioni pianificate: Ed in particolare selezionare tra queste il file solleciti.bat creato in precedenza: Quindi di potrà specificare con che frequenza deve essere eseguito.