Project Total Click : of a digital Public Administration.

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Carmelo Giovanni Napoli
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1 Project Total Click : accepting the challenge of a digital Public Administration. Progetto "Camera Total Click

2 La Camera di Commercio di Campobasso Ente pubblico dotato di autonomia funzionale che svolge, nella circoscrizione i i territoriale i di competenza, funzioni i di interesse generale per il sistema delle imprese curandone lo sviluppo nell'ambito delle economie locali" Le funzioni principali: Anagrafico certificative Promozionali Regolazione del mercato

3 DOVE SIAMO... Progetto "Camera Total Click

4 IL PROBLEMA AFFRONTATO Abolire la carta per eliminare la contemporanea presenza di documenti cartacei e telematici nella gestione dei flussi documentali interni, in entrata e in uscita.

5 DA DOVE SIAMO PARTITI dal 2005 con: Informatizzazione delle procedure Protocollazione informatica Intranet e posta elettronica P.E.C. e dispositivi di firma digitale gratuiti ad enti locali e associazioni di categoria Sistema VoIP (Voice Over Internet Protocol) per telefonate e fax virtuale Decentramento dei servizi telematici camerali presso le associazioni i i di categoria

6 OBIETTIVO GENERALE Gestire il flusso documentale esclusivamente in Gest e usso docu e ta e esc us a e te modalità informatica, nel pieno rispetto del Codice dell Amministrazione Digitale.

razionalizzazione dei costi di funzionamento (abbattimento costi per

.) informatizzazione dei processi gestionali interni 2.

7 OBIETTIVI SPECIFICI 1. Migliorare l efficienza organizzativa e gestionale dell Ente : razionalizzazione dei costi di funzionamento (abbattimento costi per uso della carta, del toner, delle stampanti..) informatizzazione dei processi gestionali interni 2. Migliorare il rapporto con gli stakeholder : riduzione dei tempi dei procedimenti amministrativi conoscibilità e trasparenza delle procedure amministrative

PRIMI PASSI rilevazione e analisi del patrimonio

dell'archivio redazione del piano di fascicolazione

8 PRIMI PASSI rilevazione e analisi del patrimonio documentale studio e analisi del flusso dei documenti e dei processi di lavoro per ciascun servizio redazione del piano di fascicolazione dell'archivio redazione del piano di fascicolazione dell archivio corrente di ciascun ufficio (dal cartaceo al virtuale)

OUTPUT RAGGIUNTI procedure informatiche standardizzate formazione qualificata del personale sperimentazione della gestione digitale dei flussi documentali telematizzazione delle sedute

9 OUTPUT RAGGIUNTI procedure informatiche standardizzate formazione qualificata del personale sperimentazione della gestione digitale dei flussi documentali telematizzazione delle sedute di Giunta camerale creazione archivio cartaceo centralizzato passaggio ufficiale alla gestione informatica di tutti i flussi documentali adozione del manuale di gestione del protocollo

10 OUTCOME promozione dei processi di digitalizzazione verso il territorio e gli stakeholder formazionei sull utilizzo dei dispostivi i informatici i (smart card, carta nazionale dei servizi, Business Key ) i t ll f i i d i i i t l ti i li assistenza sulla fruizione dei servizi telematici camerali per le imprese e gli enti

11 LA DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTALE Documenti in entrata. Se cartacei: trasformazione in formato digitale. Documenti cartacei ed elettronici: protocollazione e assegnazione telematica al personale competente, tramite software di gestione dei flussi documentali Documenti in uscita: creazione in formato digitale, apposizione della firma digitale, protocollazione, fascicolazione, archiviazione e invio tramite , PEC o fax virtuale it Documenti interni: gestione digitalizzata

sottoscrizione con firma digitale, conservazione in formato

12 AMMINISTRARE IN MODALITÀ TELEMATICA Atti degli organi e dei dirigenti camerali: redazione in formato elettronico, sottoscrizione con firma digitale, conservazione in formato digitale. 28 ottobre 2009: prima riunione di Giunta gestita in modalità telematica

13 IL PUNTO DI NON RITORNO Dal 4 marzo 2009 la posta cartacea in arrivo: viene presa in consegna dall ufficio protocollo viene trasformata in documento informatico non viene più stampata vienei inviatai direttamente t sulla scrivania i virtuale it del dipendente. Dal 9 settembre 2009 la posta in uscita: viene firmata digitalmente viene inviata tramite PEC, posta elettronica ordinaria e fax virtuale. Progetto "Camera Total Click

14 RISULTATI RAGGIUNTI Riduzione dei costi: di stampa ediduplicazione dei documenti (carta, toner, stampanti, buste..) di spedizione (posta ordinaria, posta raccomandata cona.r. ) di conservazione dei documenti cartacei (archivio corrente, di deposito, raccoglitori, scaffali) di facchinaggio 20% 44% 10,46% 58% del personale addetto alla gestione documentale cartacea 100% di gestione delle delibere camerali 43%

Riduzione dei tempi: di lavoro delle pratiche amministrative 45% di ricerca dei documenti nell archivio cartaceo 60% Più spazio e più tempo: miglioramento del comfort dell ambiente di lavoro

15 Riduzione dei tempi: di lavoro delle pratiche amministrative 45% di ricerca dei documenti nell archivio cartaceo 60% Più spazio e più tempo: miglioramento del comfort dell ambiente di lavoro (scrivanie meno ingombre di carta e documenti) 100% più tempo disponibile per altre funzioni del personale precedentemente addetto alla gestione 40% cartacea dei documenti implementazione dell uso della intranet 96% Progetto "Camera Total Click"

16 CRITICITÀ problemi connessi alla sperimentazione e implementazione del software e alla revisione delle procedure difficoltà di interagire con un utenza esterna non ancora pronta ad accettare e condividere il cambiamento (es. difficoltà nell utilizzo della firma digitale e della PEC da parte degli Enti e delle imprese).

17 UN NUOVO RUOLO SUL TERRITORIO L Ente Camerale si è attivato per affiancare la PA locale: nel percorso di informatizzazione nell organizzazione di azioni di informazione e formazione sulle modalità di utilizzo della firma digitale e degli altri strumenti telematici.

18 I FATTORI CHIAVE DEL NOSTRO SUCCESSO Chi ci ha creduto sin dall inizio tutto il personale dell'ente gli amministratori i i (Presidente, Consiglio egiunta) il Segretario Generale

I RICONOSCIMENTI OTTENUTI 17 maggio 2010: Menzione

ad aver attuato un piano di miglioramento che ha

stakeholder e raggiunto i risultati attesi.

Per aver migliorato la performance complessiva della

19 I RICONOSCIMENTI OTTENUTI 17 maggio 2010: Menzione speciale Tra le 37 amministrazioni pubbliche italiane ad aver attuato un piano di miglioramento che ha coinvolto diffusamente l organizzazione e gli stakeholder e raggiunto i risultati attesi. 8 giugno 2010: il Premio Nazionale per l Innovazione Per aver migliorato la performance complessiva della amministrazione raggiungendo risultati significativi nella riduzione i dei costi di funzionamento.

20 9 maggio 2011 al FORUM PA 2011 Nell ambito del Premio Meno Carta Più valore la CCIAA di Campobasso ha ricevuto il diploma di eccellenza. Varsavia settembre 2011 Fare ae bene e le cose giuste. guste Un amministrazione a pubblica più pù orientata al risultato, in Europa è la sintesi dell evento organizzato dall EUPAN in Polonia, nell ambito della Presidenza polacca della UE, per individuare le esperienze delle buone pratiche presenti nei diversi Stati Membri. Progetto "Camera Total Click"

21 Innovare la PA? Si può fare! Progetto "Camera Total Click"

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