Sommario Si può buttare via la carta conservando a norma di legge - i documenti in formato digitale?...3

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2 Pagina 2 di 6 Versione 2.0 Sommario 1.1. Si può buttare via la carta conservando a norma di legge - i documenti in formato digitale? Cos'è la conservazione sostituiva? La conservazione sostitutiva è quello che si chiama comunemente archiviazione elettronica? Quale documentazione può essere conservata in modalità sostitutiva? Completato il processo di conservazione, posso veramente buttare la carta? Per procedere alla conservazione sostituiva è quindi sufficiente avere una smart card e dei supporti dove memorizzare i documenti? E' necessario espletare particolari adempimenti preliminari prima di procedere alla conservazione sostitutiva dei documenti? È possibile delegare le responsabilità della conservazione ad un soggetto terzo? Quali sono i vantaggi della conservazione sostitutiva? Quali sono i parametri da tenere in considerazione nella scelta del fornitore di un servizio di conservazione sostitutiva? Quali sono i vantaggi della soluzione di conservazione sostitutiva UnaDoc? Quali sono le principali funzionalità della soluzione di conservazione sostitutiva UnaDoc? Cosa si intende per esibizione a norma dal sistema UnaDoc?...6

3 Pagina 3 di 6 Versione FAQ sul Servizio UnaDoc e sulla conservazione sostitutiva Le FAQ (Frequently Asked Questions) che seguono sono state definite allo scopo di fornire delle risposte sintetiche alle principali domande dei potenziali clienti interessati al servizio UnaDoc. Le indicazioni contenute nel presente documento sono state costruite interpretando i principali testi normativi sul tema della conservazione sostitutiva. 1.1.Si può buttare via la carta conservando a norma di legge - i documenti in formato digitale? Si, grazie alla conservazione sostitutiva - regolata da normativa specifica - è possibile sostituire la conservazione su carta con quella digitale anche quando il documento è cartaceo all'origine Cos'è la conservazione sostituiva? La conservazione sostitutiva è il processo che, attraverso l'utilizzo della tecnologia della firma digitale, garantisce nel tempo la validità legale dei documenti informatici, senza bisogno di mantenere le loro copie cartacee. Portato a termine il processo, ci si potrà liberare definitivamente della carta, distruggendola. 1.3.La conservazione sostitutiva è quello che si chiama comunemente archiviazione elettronica? No, la conservazione sostitutiva è molto di più. L'archiviazione elettronica non garantisce nessun valore legale al documento archiviato, ma risponde all'esigenza di organizzare i documenti per facilitarne il recupero e la gestione. Senza la conservazione sostitutiva, l'archiviazione elettronica si deve concludere con la stampa del documento e il suo mantenimento su carta Quale documentazione può essere conservata in modalità sostitutiva? Tutti i documenti possono essere conservati secondo il procedimento indicato dalla Deliberazione CNIPA del 2004 e dalle disposizioni al D.M. del 23 gennaio 2004 del Ministro dell'economia (es: fatture, libri contabili, cedolini, buste paga, contratti, ecc). Fanno eccezione le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, le accise e le imposte di consumo di competenza dell'agenzia delle Dogane.

4 Pagina 4 di 6 Versione Completato il processo di conservazione, posso veramente buttare la carta? Si. Fanno eccezione le Pubbliche Amministrazioni per quei documenti che per il loro particolare valore storico, sono sottoposti alle così dette politiche di scarto ; tali documenti potranno essere distrutti solo previo beneplacito da parte del Ministero per i Beni Culturali. 1.6.Per procedere alla conservazione sostituiva è quindi sufficiente avere una smart card e dei supporti dove memorizzare i documenti? No. La memorizzazione del documento sul supporto e l'apposizione della firma e del riferimento temporale sono solo due passaggi di un processo all'interno del quale le attività da svolgere sono numerose e complesse. Il Responsabile della Conservazione (che può essere un dipendente dell'azienda o un outsourcer esterno qualificato) sul quale ricadono gli oneri e le responsabilità della conservazione dei documenti, deve infatti anche gestire le procedure di sicurezza e di tracciabilità che garantiscono la corretta conservazione ed esibizione di ciascun documento conservato, predisponendo le copie di back-up e garantendo la sicurezza fisica e logica del sistema. Il responsabile deve inoltre mantenere e rendere accessibile un archivio del software dei programmi in gestione per la lettura dei documenti conservati e preoccuparsi di richiedere la presenza di un Pubblico Ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento. Infine, ha il compito delicato di verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento del contenuto dei supporti. 1.7.E' necessario espletare particolari adempimenti preliminari prima di procedere alla conservazione sostitutiva dei documenti? L'unico adempimento preliminare necessario è rappresentato dal pagamento dell'imposta di bollo virtuale nel caso in cui si decida di procedere con la conservazione sostitutiva dei libri contabili. Nel caso di tenuta sostitutiva dei libri infatti, il pagamento del bollo diventa presuntivo ed è quindi necessario, dopo aver stimato il numero di registrazioni che verranno riportate, fare il versamento dovuto. Non è richiesta la precisione assoluta nel calcolo presuntivo del numero di registrazioni, in quanto le differenze, sia in eccesso che in difetto, saranno pagate a conguaglio l'anno successivo È possibile delegare le responsabilità della conservazione ad un soggetto terzo? Si. La normativa autorizza esplicitamente la delega (totale o parziale) delle responsabilità sulla conservazione sostitutiva. InfoCert è una Azienda che fornisce un servizio in outsourcing completo in tal senso. Facendosi carico di tutti gli oneri di gestione e trattamento dei dati, InfoCert solleva il Cliente da tutte le responsabilità legate alla conservazione dei documenti mediante un atto di affidamento formale.

5 Pagina 5 di 6 Versione Quali sono i vantaggi della conservazione sostitutiva? I vantaggi immediati derivanti dall'adozione di un sistema di conservazione sostitutiva sono: azzeramento degli spazi fisici preposti all'archiviazione della carta ( pagine formato A4 occupano in altezza circa 30 metri; lo stesso numero di pagine conservato sostitutivamente sarebbe contenuto in pochi centimetri di memoria), riduzione dei tempi di ricerca dei documenti, minimizzazione del rischio di perdita delle informazioni (Gartner Group e Nolan Norton Institute stimano che il 7% dei documenti viene smarrito) e diminuzione dei costi operativi (es: Netconsulting stima che il costo del ciclo di fatturazione attiva e passiva si ridurrebbe di oltre il 50% con risparmi unitari pari a 5 per ciascuna fattura attiva e 9 per ciascuna fattura passiva) Quali sono i parametri da tenere in considerazione nella scelta del fornitore di un servizio di conservazione sostitutiva? Il fornitore ideale deve offrire una soluzione di conservazione sostitutiva completamente gestita in outsourcing al fine di sollevare il Cliente sia dalle responsabilità previste dalla norma sulla conservazione dei documenti sia dai notevoli oneri di gestione. Una soluzione che si limiti a fornire un software installabile presso il Cliente non può far altro che rendere disponibili funzioni di assistenza al Responsabile della Conservazione (che rimane quindi una figura interna all'organizzazione del Cliente) nell'apposizione della firma, del riferimento temporale e nella gestione degli archivi, ma non lo alleggerisce delle responsabilità attribuitegli dalla normativa e dagli oneri di gestione. Un esempio in tal senso e' rappresentato dalle verifiche periodiche sulla leggibilità dei documenti conservati digitalmente: il software che l'azienda ha utilizzato 5 anni fa per generare alcuni documenti probabilmente non gira più sui sistemi attuali, ma per continuare a leggere tali documenti bisogna mantenere in vita il software relativo e una macchina in grado di elaborarlo. Tutto questo, fatto autonomamente dal Cliente, ha dei costi rilevanti. Sia nella scelta di soluzione in outsourcing che gestita direttamente dal Cliente, un parametro indispensabile per la scelta del fornitore è quello della solidità finanziaria. Infatti il fornitore, oltre a garantire la disponibilità e la validità legale dei documenti nel tempo, deve assicurare il continuo e tempestivo adeguamento della soluzione alle evoluzioni normative. Un fornitore che non dia sufficienti garanzie di durata nel tempo, potrebbe rappresentare quindi un rischio rilevante nel medio/lungo termine. Un altro parametro essenziale di valutazione è l'esperienza in materia di tenuta elettronica dei documenti, di conoscenza delle tematiche connesse alla loro gestione e delle infrastrutture di supporto. Infine per proporsi come soggetto terzo fidato è essenziale per il fornitore disporre del know how necessario alla gestione della tecnologia di firma digitale connessa al processo di conservazione sostitutiva e delle conoscenze normative in materia.

6 Pagina 6 di 6 Versione Quali sono i vantaggi della soluzione di conservazione sostitutiva UnaDoc? Il servizio UnaDoc permette al Cliente di delegare la responsabilità della conservazione a norma dei documenti a InfoCert, società specializzata nella tenuta dei documenti informatici e - in qualità di Certification e Time Stamping Authority - nelle tecnologie di firma digitale di cui e' leader di mercato. UnaDoc è un servizio completamente gestito da InfoCert ed erogato in modalità ASP (Application Service Providing) con accesso sicuro via web. Il modello ASP, per sua stessa natura, offre inoltre tutta una serie di vantaggi aggiuntivi: abbatte i tempi di attivazione, non richiede investimenti, permette una maggior controllo dei costi e scarica completamente sul fornitore gli oneri di gestione Quali sono le principali funzionalità della soluzione di conservazione sostitutiva UnaDoc? Le funzioni principali offerte dal servizio UnaDoc sono: invio in conservazione del documento in modalità automatica o tramite inserimento manuale dei dati in un apposita pagina web; esibizione telematica con valore legale del documento conservato, tramite interfaccia web: il documento richiesto viene richiamato direttamente dal servizio di conservazione sostitutiva UnaDoc ed esibito con garanzia della sua opponibilità a terzi. Tale modalità deve essere necessariamente utilizzata nel caso in cui si voglia far valere il valore legale del documento; ricerca per tipologia documentale: è possibile, tramite interfaccia web, cercare i documenti di interesse sulla base degli indici associati alla classe documentale di appartenenza; creazione di cartelle, che consentono all utente una più semplice ed immediata organizzazione del patrimonio documentale gestito dalla applicazione; Cosa si intende per esibizione a norma dal sistema UnaDoc? Quando si effettua una esibizione a norma dal sistema di conservazione sostitutiva UnaDoc, non si avrà solo a disposizione il contenuto del documento, ma anche un insieme di evidenze in grado di dimostrare senza opponibilità che il documento è integro e il processo di conservazione è stato effettuato garantendo tutte le prescrizioni imposte dalla normativa vigente. Il documento e le relative informazioni aggiuntive costituiscono quindi una esibizione con pieno valore legale.