Manuale Operatore FASCICOLAZIONE Protocollo Informatico

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1 Manuale Operatore FASCICOLAZIONE Protocollo Informatico Pag. 1 di 16

2 INDICE GENERALE 1. Creazione di un Fascicolo Creazione di un fascicolo con restrizioni private Ricerca Fascicoli Pag. 2 di 16

3 1. Creazione di un Fascicolo E' possibile creare un nuovo fascicolo selezionando la seguente voce tramite il menù di sinistra : La pagina è accessibile soltanto per gli utenti con permesso Gestione Fascicolazione. La seguente pagina consente di inserire un Nuovo Fascicolo. Pag. 3 di 16

4 Esistono campi obbligatori, contraddistinti da un asterisco, senza i quali il fascicolo non potrà essere creato : Data apertura, Classificazione (obbligatoria secondo le norme CNIPA), Responsabile del fascicolo, Uffici abilitati, Oggetto del fascicolo. La Classificazione, il responsabile, gli uffici abilitati possono essere inseriti tramite il metodo suggestion. I campi senza asterisco sono facoltativi e possono essere utilizzati per fornire ulteriori informazioni in merito al fascicolo. Pag. 4 di 16

5 La data di apertura è obbligatoria. La data di chiusura non è obbligatoria e se valorizzata lo stato del fascicolo eventualmente ricercato potrà risultare CHIUSO oppure APERTO. Per il fascicolo aziendale verrà creato un codice identificativo progressivo comune a tutta l'azienda, composto dall indice di classificazione codice titolo, classe e sottoclasse - dall anno in corso e da un numero di fascicolo che è progressivo nell arco dell anno e nell ambito della classifica. Pag. 5 di 16

6 Per quanto riguarda la Classificazione sarà necessario selezionare il record corrispondente secondo le norme CNIPA. E' possibile utilizzare il metodo suggestion (basterà inserire i primi due caratteri della stringa che ci interessa e attendere qualche secondo affinché ci venga presentato un elenco contenente le informazioni richieste); se si dovessero inserire più caratteri i risultati della ricerca andrebbero a restringersi oppure ad annullarsi. Una volta selezionata la voce giusta è indispensabile digitare il tasto : E possibile selezionare un solo record. Soltanto nel momento in cui il record selezionato verrà visualizzato in grassetto nella parte sottostante alla ricerca l'operazione potrà definirsi conclusa. Tramite il simbolo rosso sarà possibile eliminare la classificazione scelta precedentemente. Se la classificazione non dovesse essere inserita apparirà il seguente messaggio : Pag. 6 di 16

7 E possibile consultare il Titolario di Classificazione tramite la voce indicata successivamente e selezionare la voce che interessa (nel nostro esempio il codice è I APPALTI ATTREZZATURE) verificando le descrizioni ad albero. E possibile altresì stampare il Titolario. Pag. 7 di 16

8 La selezione del Responsabile del Fascicolo è obbligatoria. Si tratta del nominativo al quale il Fascicolo è legato. Inserendo nel campo relativo alcuni caratteri del nominativo apparirà un elenco dal quale l'operatore potrà selezionare il record esatto. Una volta selezionato il Responsabile è indispensabile digitare il tasto seguente : Soltanto nel momento in cui il record selezionato verrà visualizzato in grassetto nella parte sottostante alla ricerca l'operazione potrà definirsi conclusa. Per quanto riguarda l assegnazione del fascicolo (Uffici abilitati) il programma assegna, di default, l ufficio di appartenenza dell utente che sta creando il fascicolo. Per abilitare altri nominativi/uffici all accesso del fascicolo creato occorre inserire all interno del campo Uffici Abilitati l ufficio scelto. Una volta selezionato il nominativo/ufficio è indispensabile digitare uno dei seguenti tasti : Uffici per competenza = tutti i dipendenti dell'ufficio abilitati possono accedere al fascicolo. Pag. 8 di 16

9 Uffici per conoscenza = tutti i dipendenti dell'ufficio abilitati possono visualizzare il fascicolo e i documenti in esso contenuti. Questa scelta prevede, dopo il salvataggio del fascicolo, l'inserimento di uno oppure più nominativi autorizzati a visualizzare ed utilizzare il fascicolo. In questo caso il fascicolo risulterà disponibile soltanto per quegli utenti e non per tutto l'ufficio Fascicolo PRIVATO. Indicazioni per la creazione di un fascicolo privato Per creare un fascicolo con restrizioni private è necessario selezionare inizialmente l'ufficio scelto e cliccare pulsante Agg. come Privato. Il seguente simbolo contraddistingue l'assegnazione al Privato e rammenta che l'operazione di assegnazione all'utente privato non è stata ancora conclusa. Una volta effettuato il salvataggio tramite il pulsante apparirà il messaggio seguente : Pag. 9 di 16

10 Una volta ultimato il salvataggio digitando OK apparirà la schermata successiva. A questo punto sarà necessario selezionare il privato tramite il tasto Apparirà la maschera successiva con titolo Restrizioni Fascicolo all'interno della quale, nel campo Dipendente abilitato, dovrà essere inserito e selezionato il nominativo che interessa. Con questa operazione si provvederà ad assegnare al nominativo selezionato l'abilitazione al fascicolo per competenza, con possibilità di visualizzarlo ed effettuare anche modifiche e aggiunta di documenti, secondo il profilo assegnato. Tramite il seguente tasto si provvederà ad assegnare al nominativo selezionato l'abilitazione al fascicolo per sola conoscenza, con possibilità di visualizzare il fascicolo, senza poter effettuare modifiche e/o aggiunte di documenti, secondo il profilo assegnato. Pag. 10 di 16

11 L'operazione dovrà chiudersi con ulteriore salvataggio dei dati inseriti tramite il tasto SALVA. Si prega di non dimenticare l'utilizzo degli appositi pulsanti che permettono di salvare qualunque modifica. Il messaggio successivo ci confermerà la conclusione della nostra operazione. ATTENZIONE Se si desidera autorizzare un utente (oppure più utenti) all interno del proprio ufficio occorre eliminare l Ufficio di appartenenza (apparso in automatico) tramite il tasto X prima di procedere all assegnazione di riferimento. 2. Ricerca Fascicoli E' possibile ricercare i Fascicoli esistenti tramite la seguente voce di menù, presente nell'elenco di sinistra. Apparirà la schermata seguente all'interno della quale è possibile ricercare il Fascicolo esistente tramite codice fascicolo, oggetto o descrizione. E' necessario inserire almeno un criterio per proseguire la ricerca. Ad esempio inserendo due caratteri nel campo Oggetto si visualizzeranno i fascicoli che contengono la combinazione di quelle lettere, come da immagine successiva. Pag. 11 di 16

12 Se l'operatore non è abilitato (come Ufficio oppure come privato) non visualizzerà il Fascicolo. Una volta selezionato il fascicolo che si va ricercando, e digitando il pulsante seguente, si visualizzeranno i risultati della ricerca effettuata. Pag. 12 di 16

13 Tramite il pulsante iniziale contraddistinto dall'asterisco *, si potrà accedere al fascicolo trovato visualizzandone tutte le informazioni. In base all'assegnazione e alle personali abilitazioni i dati del fascicolo possono essere soltanto visualizzabili oppure modificabili. In alto a destra comparirà una voce, come da indicazione seguente, tramite la quale si potranno visualizzare i documenti contenuti all'interno del fascicolo, se presenti. Cliccando sulla voce Documenti nel Fascicolo sarà possibile visualizzare i documenti presenti nel fascicolo ed eventualmente effettuare ricerche tra questi. Pag. 13 di 16

14 Nel nostro esempio esiste un solo documento inserito nel fascicolo. E' possibile visualizzare il documento. Pag. 14 di 16

15 E' possibile inserire un documento in più fascicoli. Tramite il pulsante seguente sarà possibile ricercare i documenti : Pag. 15 di 16

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