La conservazione sostitutiva dei documenti

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1 Conservazione dei documenti 1/3 La conservazione sostitutiva dei documenti Corso di Informatica giuridica a.a I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli atti, dati, documenti di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, se riprodotti su supporti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione garantisce la conformità agli originali e la conservazione nel tempo nel rispetto delle regole tecniche. (Codice Amm. Dig. Art. 43, c. 1) Claudia Cevenini cevenini@cirsfid.unibo.it Conservazione dei documenti 2/3 Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli atti, dati o documenti già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità agli originali. (Codice Amm. Dig. Art. 43, c. 2) Conservazione dei documenti 3/3 I documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali. (Codice Amm. Dig. Art. 43, c. 1) Deliberazione CNIPA n. 11/2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. [Nota: La deliberazione CNIPA 11/2004 sostituisce integralmente e abroga la deliberazione AIPA n. 42/2001] Obblighi di conservazione sostitutiva Gli obblighi di conservazione sostitutiva dei documenti previsti dalla legislazione vigente - sia per le P.A., sia per i privati - sono soddisfatti a tutti gli effetti di legge se conformi a quanto previsto dalla Deliberazione CNIPA n. 11/2004. (art. 2 Del. CNIPA n. 11/2004) 1

2 La conservazione dei documenti su supporto non cartaceo Il documento cartaceo, una volta formato, non richiede ulteriori interventi per mantenere nel tempo la propria validità. La conservazione dei documenti su supporto non cartaceo deve rendere possibile la continuità nel tempo della loro validità e rilevanza giuridica. Concetti di base La Del. CNIPA n. 11/2004 fornisce numerose definizioni, in particolare quelle di: - documento, - documento analogico, - documento analogico originale, - documento informatico, - documento archiviato, - documento conservato. Documento Documento analogico Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica. Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (es.: documenti cartacei), come le immagini su film (es.: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (es.: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia. Documento analogico originale Documento informatico Documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. 2

3 Documento archiviato Documento conservato Documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica. Documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva. Conservazione e archiviazione La conservazione sostitutiva rende un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo, garantendone l integrità ed autenticità. Deve essere svolta con le modalità della Del. CNIPA n. 11/2004. L archiviazione elettronica è la memorizzazione su un supporto idoneo di documenti digitali, identificati univocamente con un codice di riferimento. E propedeutica alla conservazione, non è obbligatoria e non sono stabilite particolari modalità operative per la sua effettuazione. Supporti di memorizzazione Può essere utilizzato qualsiasi supporto di memorizzazione digitale che consenta la registrazione con tecnologia laser (es. cd rom e DVD). E consentito l uso di qualsiasi supporto di memorizzazione (anche non ottico) se non ostano altre motivazioni e se ciò avviene in conformità alle regole tecniche. (art. 8 Del. 11/2004) Conservazione sostitutiva (I) Documenti informatici: memorizzazione su supporto ottico, apposizione del riferimento temporale, apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione. (art. 3 Del. 11/2004) Conservazione sostitutiva (II) Documenti analogici: memorizzazione dell immagine direttamente su supporto ottico, apposizione del riferimento temporale, apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione. (art. 4 Del. 11/2004) Per i documenti analogici originali unici occorrono anche l apposizione di riferimento temporale e di firma digitale di un pubblico ufficiale. 3

4 Riversamento diretto Riversamento sostitutivo Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale processo non sono previste particolari modalità. Processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione a un altro, modificando la loro rappresentazione informatica. Procedura di riversamento sostitutivo Responsabile della conservazione 1/2 Memorizzazione su supporto ottico, apposizione del riferimento temporale, apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione. Per i documenti informatici sottoscritti e per i documenti analogici originali unici occorre anche l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale. Definisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione. Archivia e rende disponibile una serie di informazioni (es. descrizione del contenuto dei documenti, gli estremi identificativi propri e delle persone delegate, indicazione delle copie di sicurezza). Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi nelle diverse versioni. Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi. Responsabile della conservazione 2/2 Distruzione del documento analogico Adotta le misure necessarie di sicurezza fisica e logica del sistema e delle copie. Richiede la presenza di un pubblico ufficiale se previsto. Definisce e documenta le procedure di sicurezza per il riferimento temporale. Verifica periodicamente (almeno ogni 5 anni) l effettiva leggibilità dei documenti. I documenti analogici di cui è obbligatoria la conservazione possono essere distrutti solo dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i Beni culturali sugli archivi delle Pubbliche Amministrazioni. 4

5 D.Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 La fatturazione elettronica Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA. (G.U. n. 49 del 28 febbraio 2004) Circolare n. 45/E dell Agenzia delle Entrate del 19 ottobre Come interviene il decreto Innova le disposizioni del DPR 633/72. Disciplina la fatturazione mediante strumenti elettronici (modalità di emissione e conservazione). Disciplina la tenuta e conservazione dei registri e dei documenti. Disciplina accessi, ispezioni e verifiche. Integrale sostituzione delle norme sulla fatturazione (art. 21 DPR 633/72), struttura previgente resta inalterata. Art. 21 DPR 633/72 Soggetti obbligati all emissione della fattura Contenuto della fattura Momento di emissione della fattura Modalità di emissione della fattura Emissione della fattura elettronica Trasmissione della fattura mediante strumenti informatici Emissione della fattura da parte di un cliente o di un terzo Elementi obbligatori da indicare in fattura Possibilità di unica fattura per più prestazioni in un giorno La disciplina della fatturazione Obbligo di documentare le cessioni di beni e prestazioni di servizi con l emissione di fattura. Soggetti obbligati: contribuenti che pongono in essere operazioni rilevanti ai fini IVA nel territorio dello Stato. Contenuto minimo obbligatorio. Momento di emissione della fattura. Momento di emissione della fattura la fattura si ha per emessa all atto della sua consegna o spedizione all altra parte ovvero all atto della sua trasmissione per via elettronica (art. 21, c. 1) Trasmissione elettronica = ulteriore modalità di emissione della fattura. Possibile SOLO in caso di preventivo accordo tra le parti. 5

6 L emissione della F.E. La fattura elettronica è emessa al momento della sua trasmissione = quando il documento informatico è trasmesso al destinatario. Il momento di emissione può coincidere con il momento in cui la F.E. è messa a disposizione del destinatario (es. invio di con un link di collegamento al server dove la F.E. è disponibile). Fattura cartacea e strumenti IT La fattura cartacea è formata in due esemplari. Può essere creata mediante strumenti informatici. Deve essere materializzata su supporto cartaceo (a meno che il file non abbia i requisiti della F.E.). Fattura elettronica Documento informatico predisposto secondo modalità che garantiscano integrità del contenuto, origine e data certa. Su ciascuna fattura (o lotto di fatture destinate a un unico soggetto) devono essere apposti: - riferimento temporale; - firma elettronica qualificata dell emittente. Oppure possono essere utilizzati sistemi EDI. Efficacia probatoria della F.E. Efficacia prevista dall art c.c. Fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta. Utilizzo del dispositivo di firma riconducibile al titolare salvo prova contraria. Emissione da parte di un cliente o terzo Cedente o prestatore può incaricare un cliente o un terzo di emettere la fattura per suo conto. Accordi: - invio del documento finale già redatto, o - invio del flusso di dati da aggregare per predisporre il documento finale. Fattura mediante EDI Origine e integrità possono essere garantite dall impiego di sistemi EDI. EDI = interscambio di dati strutturati mediante protocolli di comunicazione concordati. Accordo tra le parti: procedure e misure di sicurezza riguardo alla verifica di origine, integrità, non disconoscimento e riservatezza. Raccomandazione della Commissione n. 94/820/CE. 6

7 Invio della fattura Trasmissione elettronica con strumenti concordati col destinatario (via EDI, posta elettronica, fax, modem). Accordo tra le parti libertà contrattuale. Accordo può essere a tempo determinato o indeterminato fino a revoca. Macroistruzioni e codici eseguibili Origine, integrità e non modificabilità sono garantite da firma elettronica qualificata e da assenza di macro e codici eseguibili. Macroistruzioni = comandi interni che al verificarsi di determinati eventi sono in grado di apportare automaticamente modifiche dei dati contenuti nel documento. Codici eseguibili = istruzioni con cui il computer può alterare il contenuto del documento informatico. Lotti di fatture Più fatture elettroniche raccolte in un unico lotto possono essere inviate allo stesso destinatario. Riferimento temporale e firma elettronica qualificata sono apposte sul lotto e non sulle singole fatture. Informazioni comuni sono inserite una sola volta ma per ogni fattura deve essere possibile risalire alla generalità delle informazioni. Ricevute Se non è richiesta ricevuta: la fattura si intende spedita dal mittente se inviata al proprio gestore, consegnata al destinatario se resa disponibile all indirizzo elettronico nella casella del destinatario. Se è richiesta ricevuta: trasmissione mediante posta elettronica certificata. Equivale alla notificazione a mezzo posta. Data e ora di trasmissione sono opponibili ai terzi se conformi alla normativa. Invio con mezzi tradizionali Fattura elettronica può essere spedita e consegnata in forma cartacea. Manca il consenso del destinatario alla trasmissione elettronica. Per il destinatario è fattura cartacea. Per l emittente si tratta comunque di fattura elettronica (riferimento temporale e firma elettronica qualificata). Invio telematico senza accordo Invio F.E. mediante strumenti elettronici senza accordo con il destinatario per lo scambio di F.E. Non è trasmissione elettronica ma consegna o spedizione mediante strumenti elettronici. La fattura è elettronica solo per l emittente. La fattura è sempre cartacea per il ricevente. Questa distinzione rileva ai fini della conservazione. 7

8 Annotazione delle fatture Registri contabili IVA annotazione cronologica delle operazioni rilevanti. Annotazione entro 15 giorni dall emissione. Se sono utilizzate macchine elettrocontabili, la registrazione può avvenire entro 60 giorni dall effettuazione dell operazione (DM 11 agosto 1975, art. 1). Anche le fatture elettroniche possono essere annotate su registri informatici entro lo stesso termine. Obblighi di conservazione 1/2 Il decreto modifica l art. 39 del DPR 633/72. I registri e le fatture vanno conservati secondo il DPR 29 settembre 1973, n. 600, art. 39. Scritture contabili obbligatorie vanno conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine ex art c.c. Obblighi di conservazione 2/2 Art c.c. scritture e documenti conservati sotto forma di registrazioni su supporto di immagini devono essere resi leggibili in qualsiasi momento Nuovo art. 39: F.E. spedite o ricevute in forma elettronica sono archiviate nella stessa forma. F.E. spedite in forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica. Soggetto passivo garantisce accesso all archivio, la stampa e il trasferimento su altro supporto IT. Conservazione elettronica 1/2 Conservazione permette la tenuta nel tempo delle scritture contabili, garantendo l efficacia probatoria, l opponibilità a terzi e la disponibilità ai fini del controllo. Archiviazione ex art. 29 = conservazione. Processo di conservazione delle fatture cadenza almeno quindicinale (entro 15 gg da ricevimento o emissione). Conservazione elettronica 2/2 F.E. può essere gestita dal ricevente con programma informatico diverso da quello dell emittente a condizione che i dati e le risultanze contabili siano inalterate. Se fattura è crittata per l invio, deve essere conservata esclusivamente in chiaro. Processo di conservazione si completa con apposizione di riferimento temporale e firma elettronica sull insieme dei documenti da conservare. Accessi, ispezioni e verifiche Art. 52, DPR 633/72. Ispezione documentale si estende a tutti i libri, registri, documenti e scritture, inclusi quelli la cui tenuta e conservazione non sono obbligatorie, che si trovino nei locali in cui l accesso è eseguito. L ispezione avviene anche su tutti i documenti comunque accessibili mediante apparecchiature informatiche installate negli stessi locali. 8