Di cosa stiamo parlando?

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1 Genova, 17 novembre 2010

2 Di cosa stiamo parlando?..del passaggio culturale, sociologico, economico e, quindi, giuridico da un documento pesante e statico ad un documento dinamico, che si condivide e che diventa partecipativo

3 Il termine dematerializzazione La dematerializzazione identifica la tendenza alla sostituzione della documentazione cartacea in favore del documento informatico. Gli obiettivi: evitare la produzione di nuova carta gestire il transitorio, governando il passaggio dai fascicoli cartacei ai fascicoli informatici

4 L archiviazione elettronica Si deve tenere distinto il processo di conservazione sostitutiva da quello dell archiviazione elettronica. Quest ultimo è propedeutico al primo, ma non è obbligatorio. Per archiviazione elettronica dei documenti non sono previste particolari modalità operative. L adempimento viene lasciato all iniziativa del soggetto interessato, il quale potrà utilizzare un qualsiasi supporto di memorizzazione, per l acquisizione del documento, la sua classificazione e l attribuzione di un codice di identificazione univoco, in modo da consentirne un accesso facile e razionale. Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile in tutta la sua integrità ed autenticità. L efficacia legale dei documenti informatici è inalterata. Note esplicative Cnipa

5 Il documento Il CNIPA (Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione ) ha definito le caratteristiche del documento analogico e di quello digitale: documento: rappresentazione in formato analogico o digitale di atti, fatti e dati intellegibili direttamene o attraverso un processo di elaborazione elettronica; documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta ( documenti cartacei), come le immagini su film (esempio pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro;

6 Il documento documento analogico originale: documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi; es. fattura, il libro unico del lavoro, ecc documenti fiscalmente rilevanti deliberazione Cnipa del 19 febbraio 2004, n. 11 documento originale analogico unico: quei documenti il cui contenuto non possa essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta anche presso terzi. Per questi documenti deve essere autenticata la conformità dal Pubblico Ufficiale

7 Il documento Fanno parte dei documenti analogici originali non unici quelli considerati dall art del Codice Civile, come la fattura, il libro giornale, il libro inventari, i registri Iva, acquisti e vendite. Queste scritture sono conservati dall imprenditore per 10 anni. Il documento archiviato elettronicamente, deve essere stampato!

8 Il documento documento digitale: testi, immagini, disegni e filmati; documento informatico: nel 2000 veniva emanato il testo unico in materia di documentazione amministrativa (T.U.: 445/2000) nel quale si enunciava la definizione di documento informatico che è rimasta inalterata attraverso l evoluzione normativa ed è ora accolta nel nuovo codice dell Amministrazione digitale: la rappresentazione informatica di atti, dati, fatti giuridicamente rilevanti

9 Il documento Il Codice dell Amministrazione Digitale, corretto dal decreto legislativo 159/2006, raccoglie la normativa in merito, riconosce la rilevanza di quattro tipologie di documento informatico: Il documento informatico sprovvisto di firma Il documento informatico con forma elettronica semplice Il documento con firma elettronica qualificata/firma digitale La prima e più semplice tipologia documentale che si incontra nel Codice è il documento Informatico non sottoscritto. Come già definito, nel nuovo corpus normativo è stata confermata la definizione di documento informatico quale rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ( art.1, lett. p).

10 Il documento Occorre riportare subito il dettato dei commi1-bis e 2 dell art. 20 del Codice che così recitano: l idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza. Il documento informatico sottoscritto con la firma elettronica qualificata o con la firma digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell articolo 71, che garantiscono l identificabilità dell autore, l integrità e l immodificabilità del documento, si presume riconducibile al titolare del dispositivo di firma ai sensi dell articolo 21, comma 2, e soddisfa comunque il requisito della forma scritta.

11 La conservazione sostitutiva: norma di riferimento Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005) Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003) Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 (conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti) Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11 (Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico) DPCM 30 marzo 2009 Deliberazione CNIPA del 17 febbraio 2005, n. 4 DPR 11 febbraio 2005, n. 68 (PEC) Decreto Legge n. 112 del 25 giugno 2008 Decreto del Ministero del lavoro 9 luglio 2008 Circolare Ministero del lavoro del 21 agosto 2008, n. 20 Vademecum del 9 dicembre 2008

12 Il Codice dell amministrazione digitale D.lgs 7 marzo 2005, 82 Ha ordinato e riunito norme già esistenti e nuove creando un quadro normativo per dare validità giuridica alle nostre innovazioni. In particolare all interno del Codice si attribuisce pieno valore probatorio ai documenti Informatici; L art. 42 usa il termine dematerializzazione all interno di un testo normativo, indica l opportunità di impostare piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici; L art. 43 definisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali;

13 Il Codice dell amministrazione digitale D.lgs 82/2005 L art. 44 detta i requisiti per la conservazione sostitutiva dei documenti informatici, che possono essere riassunti nell identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, l integrità del documento, la leggibilità e l agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni; L art. 21 comma 5 stabilisce che gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite dal Ministro dell economia e delle finanze, (D.M.E.F. 23 gennaio 2004).

14 La necessità della firma digitale del Pubblico Ufficiale: le novità contenute nel decreto anticrisi Il D.L. n. 185/2008, approvato il 28 Novembre dal Consiglio dei Ministri, prevede tra le misure per la riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese, interessanti modifiche al Codice dell Amministrazione Digitale. Un importante novità contenuta nel decreto anticrisi, riguarda i documenti analogici originali unici. L articolo 16 comma 12, stabilisce che i commi 4 e 5 dell articolo 23 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell amministrazione digitale, sono sostituiti dai seguenti:

15 La conservazione sostitutiva Documento informatico Conservazione Sostitutiva Documento analogico

16 Documenti fiscalmente rilevanti Obblighi Decreto Ministero Economia Finanze 23 gennaio 2004 Regole Tecniche Deliberazione Cnipa11/2004

17 Il quadro normativo di riferimento per la Conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti risulta, così composto: Il Codice dell amministrazione digitale La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 con le Note esplicative regole tecniche per la riproduzione conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. Decreto del Ministero dell Economia e delle finanze 23 gennaio Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto (DMEF) DPCM 30 marzo 2009 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici.

18 LA FATTURA ELETTRONICA Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie (art.3 c.1 ) Il Decreto 23 gennaio Formazione 2 - Emissione 3 - Esibizione Conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari (art.4 c.1 ) 4 - Memorizzazione 5 - Conservazione LA FATTURA CARTACEA 6 - Riproduzione

19 Il Decreto 23 gennaio Formazione I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno la forma di documenti statici non modificabili - Redatti in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, ed immutabile nel tempo - Non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tale da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati rappresentati

20 Il Decreto 23 gennaio 2004 I documenti informatici rilevanti ai fini tributari sono emessi al fine di garantirne: - l attestazione della data - l autenticità - l integrità - Apposizione del riferimento temporale - Apposizione della sottoscrizione elettronica ( firma elettronica qualificata )

21 Il Decreto 23 gennaio Esibizione I documenti informatici rilevanti ai fini tributari e le scritture contabili sono esibiti secondo le seguenti modalità : - reso leggibile - a richiesta, disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture (in caso di verifiche, controlli o ispezioni) - potrà essere esibito anche per via telematica (secondo modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali)

22 Il Decreto 23 gennaio /A- Conservazione dei documenti INFORMATICI a) Seguendo le modalità di memorizzazione del precedente punto 4 e secondo il procedimento indicato nell art. 3 della deliberazione CNIPA b) Termina con la sottoscrizione elettronica l apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull insieme dei predetti documenti ovvero su un evidenza informatica contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insieme di essi Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e annuale per i restanti documenti

23 Il Decreto 23 gennaio 2004 Documenti analogici 5/B - Conservazione dei documenti ANALOGICI Memorizzazione dell immagine, seguendo le modalità degli obblighi per i documenti informatici: formazione, emissione, esibizione, memorizzazione, conservazione e riproduzione Il processo di conservazione può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purché sia assicurato: - ordine cronologico delle registrazioni - non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo imposta

24 Comunicazione alle Agenzie fiscali dell impronta relativa ai documenti informatici Il Decreto 23 gennaio 2004 Comunicazione dell impronta all Agenzia delle Entrate Entro quarto mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni fiscali al fine di estendere la validità dei documenti informatici il soggetto interessato deve trasmettere: - l impronta dell archivio informatico - la sottoscrizione elettronica - la marca temporale L Agenzia trasmetterà la ricevuta della comunicazione effettuata e il relativo numero di protocollo Il Provvedimento entra in vigore a gennaio 2012

25 I termini della conservazione Il Dm 23 gennaio 2004 prevede che la conservazione debba essere effettuata per i documenti ed i libri diversi dalle fatture con cadenza almeno annuale. Al riguardo, si ricorda che molte scritture non vengono emesse, ma sono soggette ad un continuo aggiornamento (le relative registrazioni devono essere effettuate entro 60 gg come prescritto dall articolo 22 del D.P.R. 600/73). Per queste scritture e questi libri si ritiene che gli stessi debbano soddisfare il requisito della staticità ed immodificabilità alla data in cui è effettuata l ultima registrazione del periodo e comunque non oltre il termine di presentazione della dichiarazione dell annualità cui i dati conservati fanno riferimento.

26 La conservazione dei documenti e dei libri contabili Le regole della conservazione elettronica dei documenti e dei libri contabili sono quelle contenute negli artt. 3 e 4 del DM 23 gennaio 2004, distinte a seconda che il documento o il libro da conservare sia stato emesso o tenuto in formato elettronico o meno. Ai sensi dell articolo 4, comma 2 del Dm, la memorizzazione dei documenti analogici può essere limitata ad una o più tipologie di documenti; la stessa regola vale, in via interpretativa, anche per i documenti elettronici. Il contribuente è libero di scegliere in quale formato tenere e conservare i singoli registri, potendo gestire autonomamente il libro giornale, ad esempio, rispetto ai libri iva o al libro degli inventari. Questa regola va coordinata con quella secondo la memorizzazione deve rispettare l ordine cronologico dei documenti, senza soluzione di continuità per periodo d imposta. Da ciò discende l impossibilità di tenere lo stesso libro (ad esempio libro giornale), uno in forma cartacea e l altro elettronica ripartendo tra l uno e l altro le registrazioni di periodo.

27 Le ultime novità normative L art bis al cc prevede che I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e' obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. A tal fine Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti. Conclude la stessa disposizione che I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.

28 La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali La circolare 36/E ha ribadito con forza come le norme del DMEF siano applicabili alle scritture contabili, ai libri, ai registri e, in generale, a ogni documento rilevante ai fini Tributari. In particolare, nell ambito di applicazione del decreto vengono annoverati: Libro giornale Libro inventari Scritture ausiliarie di magazzino Registro degli acquisti, dei corrispettivi,, il registro delle fatture attive Dichiarazioni fiscali Modelli f23 ed f24 Fatture Ricevute fiscali, scontrini Certificati di conformità

29 DMEF del 23 gennaio 2004 Processo di conservazione dei documenti informatici La conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti deve seguire le indicazioni contenute nella deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 e, quindi, la conservazione deve essere effettuata mediante memorizzazione su supporti ottici e terminare con l apposizione, sull insieme dei documenti ovvero su una evidenza informatica contenente le impronte dei documenti o di insieme di essi, della firma digitale e della marca temporale (in luogo del riferimento temporale da parte del responsabile del procedimento di conservazione). Si ricorda infine che il processo va obbligatoriamente effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture elettroniche e almeno annuale per i restanti documenti ( art. 3 comma 2 DMEF).

30 La conservazione delle unità documentarie digitali è finalizzata al mantenimento delle loro caratteristiche di: autenticità, integrità, accessibilità, L art. 43 definisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali;

31 Processo di firma digitale Valore legale Integrità di un testo Autenticità- sicurezza sull identità di chi firma Non ripudio- sicurezza per l impossibilità dell autore di disconoscere il documento informatico Smart cart Certificato di sottoscrizione Lettore di smart card da collegare al pc Software di firma PC e connessione a internet Il Certificatore è quel soggetto pubblico o privato che effettua: la procedura di certificazione; il rilascio del certificato

32 La marca temporale Informazione, contenente la data e l ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici (art. 1 lettera m del DPCM 30/03/2009) Tipicamente inserita durante la fase di firma in appositi campi La marca temporale si acquista preso l Ente Certificatore Accreditato La lista degli Enti Certificatori accreditati si trova linkandosi al sito

33 DMEF 23 gennaio L esibizione 1.Il documento conservato è reso leggibile in qualsiasi momento presso il sistema di Conservazione sostitutiva e disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo. 2. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle componenti Agenzie fiscali.

34 Documenti di studio conservazione obbligatoria I documenti che possono essere conservati ai sensi del D.M. 23 gennaio 2004 sono, ad esempio: Fatture, lettere e telegrammi ( art codice civile) Copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi ( art codice civile) Libro giornale e libro degli inventari ( art codice civile e art. 14 comma 1) Libro mastro Registri prescritti ai fini iva Scritture ausiliarie di magazzino Registro beni ammortizzabili Scontrini fiscali Ricevute fiscali Documento di trasporto Invii entratel e relative ricevute (Dichiarazioni redditi, comunicazioni Iva, Intrastat, Modelli Iva AA, 770, F24, eccetera) inviati in qualità di intermediario; Modello di pagamento F23/24 Libro unico del lavoro

35 Il responsabile della conservazione Conservazione dei documenti digitali: termina con l'apposizione sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo Conservazione dei documenti analogici: le relative immagini digitali devono essere prima memorizzate sui supporti per i documenti analogici unici è necessaria l ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un Pubblico ufficiale che attesti la conformità dell operazione v. ora nuovo articolo 23, comma 5, CAD, modificato dal decreto anticrisi

36 Responsabile della conservazione Cnipa n. 11/2004 art. 5 introduce la figura del Responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva al quale vengono: indicate le attività in cui è coinvolto in prima persona assegnati specifici compiti e responsabilità consentiti diversi gradi di delega

37 Il responsabile della conservazione Comma 2. il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. Comma 3. il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.

38 Il responsabile della conservazione Quando si sceglie di mantenere all interno dell azienda la conservazione sostitutiva è necessario individuare il responsabile della conservazione predisponendo un atto di nomina; Lo stesso responsabile così designato, potrà, a sua volta, redigere un atto di delega, conferendo ad altri soggetti la gestione di alcune fasi dell iter di conservazione; Il processo di conservazione può essere affidato all esterno (OUTSOURCER) ma, il contribuente resterà l unico responsabile nei confronti del fisco per tutto quanto concerne gli obblighi prescritti dalle disposizioni tributarie.

39 Libro unico del lavoro Fonti normative In sostituzione del libro paga e matricola, l art. 39del D.L. n. 112 del 25 giugno 2008, convenrtito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, ha previsto l istituzione e la tenuta del libro unico del lavoro. DM 9 luglio 2008: con l entrata in vigore del decreto ministeriale 9 luglio 2008 (in Gazzetta Ufficiale, 18 agosto 2008, n. 192), il DL 112/08 è divenuto pienamente operativo.

40 Chiarimenti ministeriali sul LUL Il Ministero del Lavoro ha emanato: 1) la Circolare 21 agosto 2008, n. 20 (in Gazzetta Ufficiale, 27 agosto 2008, n. 200), che illustra i contenuti degli artt. 39 e 40 del DL n. 112 del 2008; 2) la nota n del 30 ottobre 2008 che chiarisce i profili sanzionatori nel periodo transitorio dal 25 giugno al 18 agosto 2008; 3) il VADEMECUM sul LUL (5 dicembre 2008)

41 Modalità di tenuta Art. 1 DM 9 luglio 2008 Ad elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo (con vidimazione preventiva dell INAIL o dei soggetti a ciò autorizzati dall INAIL). A stampa laser (con autorizzazione preventiva dell INAIL alla stampa e numerazione automatica).

42 Modalità di tenuta art. 1 DM 9 luglio 2008 Su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all art. 71 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (si fa presente che le regole tecniche attualmente in vigore sono contenute nella Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 e nel DPCM 30 marzo 2009).

43 Modalità di tenuta art. 1 DM 9 luglio 2008 Il documento informatico dovrà essere elaborato con apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica, al fine di assicurare l attestazione della data e l autenticità dei contenuti. N.B. Questo sistema non ha obbligo di vidimazione e autorizzazione, ma occorre la comunicazione scritta preventiva alla DPL territorialmente competente, con indicazione delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.

44 Luogo di tenuta La sede legale dell impresa Lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato I servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa Per i gruppi di impresa si ricorda che, ai sensi del art. 31, comma1, del decreto legislativo 10 settembre 2003, n.276, la società capogruppo può essere affidataria di tutti gli adempimenti di cui all art. 1 della legge n. 12/1979 per le società collegate del gruppo, ivi compreso l affidamento della tenuta del libro unico del lavoro

45 Tenuta e conservazione del LUL I documenti informatici che compongono il Libro Unico del Lavoro devono avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere emessi con l apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica, al fine di garantirne l attestazione della data, l autenticità e l integrità. Essi possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia sempre assicurato l ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità tra un periodo di paga e l altro. Obbligo di conservazione di 5 anni

46 Tenuta e conservazione del LUL Il processo di conservazione deve chiudersi per ogni periodo di paga entro il termine di registrazione, cioè entro il 16 del mese successivo, con l apposizione di una firma digitale sul lotto di registrazioni mensili a cura del tenutario/conservatore (datore di lavoro, consulente o associazione di categoria), eventualmente anche utilizzando la firma digitale acquisita e ceduta in uso dalla propria softwarehouse, oltre che di una marca temporale da apporre, quindi, all intera scritturazione di paghe e presenze in scadenza

47 Tenuta e conservazione del LUL Devono essere consentite le funzioni di ricerca, estrazione dagli archivi informatici e associazione logica dei dati in relazione a nome, cognome, codice fiscale e data. Il LUL su supporti magnetici deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o in formato elettronico (viene suggerito il pdf ), in caso di verifiche, controlli o ispezioni.

48 Tenuta e conservazione del LUL Registrazioni su Libro Unico (Decreto Ministero Lavoro 9 luglio 2008 e Circolare n. 20/2008 Ministero Lavoro 21/08/2008) Funzione di hash Formate e stabilizzate come singoli documenti informatici con Firma digitale e Riferimento temporale Conservati in lotti mensili con firma digitale e marca temporale del responsabile della conservazione sull insieme dei documenti o delle impronte dei documenti comunicazione scritta, anche a mezzo fax o , alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con l indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato

49 L obbligo di esibizione L obbligo di esibizione incombe materialmente sul soggetto che detiene il libro unico del lavoro: il libro deve essere tempestivamente esibito dal datore di lavoro agli organi di vigilanza nel luogo in cui si esegue il lavoro, anche a mezzo fax o posta elettronica, quando si tratta di sede stabile di lavoro, cioè di una articolazione autonoma dell impresa, stabilmente organizzata, idonea ad espletare, anche in parte, l attività aziendale e perciò dotata di uffici amministrativi; se l ispezione riguarda attività mobili o itineranti - svolgimento del lavoro presso più sedi nell ambito della stessa giornata o con mobilità dei lavoratori sul territorio - gli ispettori devono formulare espressa richiesta di esibizione del libro unico al datore con apposito verbale.

50 L obbligo di esibizione i consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati, ai quali il datore di lavoro affida la tenuta dei documenti di lavoro, previa comunicazione alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, devono esibire il libro unico entro 15 giorni dalla richiesta dell organo di vigilanza; i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa, devono esibire il libro unico, analogamente ai consulenti, entro 15 giorni dalla richiesta degli ispettori.

51 Le sanzioni Violazione Mancata istituzione del libro unico del lavoro Omessa o infedele registrazione dei dati che determini differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali Tardiva registrazione dei dati Omessa esibizione del libro tenuto dal datore di lavoro Omessa esibizione del libro tenuto da uno dei soggetti previsti dall art. 1, a 4, legge n. 12/1979 (servizi delle associazioni datoriali) Omessa esibizione da parte del consulente del lavoro o di un dei professionisti di cui all art. 1, legge n. 12/1979 Obbligo di conservazione del libro unico del lavoro e dei libri previgenti dismessi per cinque anni dall ultima registrazione Sanzione pecuniaria amministrativa Da 500 s euro Da 150 a euro Da 100 a euro Da 200 a euro Da 250 a euro Da 100 a euro Da 100 a 600 euro

52 Grazie per l attenzione Stefania Rampazzo IFIN SISTEMI SRL Divisione IFINConsulting Via G. Medici 9/A Padova