Banca d Italia. Giuseppe Palumbo Titolare della Divisione Trattamento e gestione documentazione Servizio Segretariato

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1 IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALIZZATO IN BANCA D ITALIA Giuseppe Palumbo Titolare della Divisione Trattamento e gestione documentazione Servizio Segretariato Banca d Italia Politiche e strumenti per la

2 LE PRECEDENTI PROCEDURE ELETTRONICHE DI GESTIONE DOCUMENTALE Procedura corrispondenza del caratteristiche limitata alle sole strutture dell Amministrazione Centrale predisposizione dei documenti con strumenti di office automation scambio di comunicazioni interne in formato elettronico con archiviazione i i dei testi Procedura corrispondenza del caratteristiche utilizzo esteso anche alle Filiali revisione ii tecnologica della dll precedente applicazione i

3 CRITICITÀ DELLE PRECEDENTI PROCEDURE scambio di documenti in formato elettronico solo per comunicazioni interne archivi solo cartacei rigidità e complessità di utilizzo assenza della firma digitale sistema di classificazione basato su materie/argomenti senza ricorso alla fascicolazione

4 Le nuove opportunità offerte dall... evoluzione tecnologica sviluppo delle tecnologie digitali e di telecomunicazione evoluzione normativa emanazione di un corpus normativo orientato a un utilizzo sempre più esteso e tendenzialmente esclusivo delle tecnologie digitali nei rapporti tra P.A. e tra P.A. e privati... sia pur complesso e ancora non omogeneo, coerente e strutturato hanno consentito la realizzazione del nuovo...

5 SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALIZZATO caratteristiche i tendenziale, completa dematerializzazione della documentazione firma digitale posta elettronica certificata archiviazione e conservazione sostitutiva in formato digitale sistema di classificazione basato su materie/argomenti integrato con la fascicolazione

6 Adozione della firma digitale CARATTERISTICHE Utilizzo di sistemi telematici di trasmissione: utilizzo della rete aziendale (comunicazioni tra Strutture della Banca) caselle di posta elettronica certificata servizio io di posta ibrida ida Dematerializzazione della documentazione mediante: produzione di documenti informatici trasformazione dei documenti cartacei in formato digitale tramite scansione Conservazione sostitutiva Nuovo Titolario e criteri di fascicolazione Area organizzativa omogenea unica a livello aziendale e unico responsabile per la conservazione sostitutiva

7 AVVIODELNUOVOSISTEMA 22 GIUGNO 2009 IMPATTI ORGANIZZATIVI E GESTIONALI Modifiche profonde della cultura aziendale indotte dalla radicale trasformazione dei processi di lavoro Trasversalità del progetto e ricadute su tutti i livelli lli gerarchici i Resistenza al cambiamento SOLUZIONI formazione teorica preventiva disponibilità all utenza dell ambiente di collaudo prima dell avvio in esercizio help desk telefonico dedicato per i primi cinque mesi di esercizio interventi formativi in loco workshop interventi di manutenzione evolutiva

8 COMUNICAZIONI ESTERNE IN ARRIVO SERVIZIO SEGRETARIATO STRUTTURA COMPETENTE documenti informatici con firma digitale o da casella di PEC anche senza firma digitale CASELLA DI PEC protocollati e assegnati in formato digitale AREA SEGRETARIALE ASSEGNAZIONE ALL UNITÀ OPERATIVA COMPETENTE documenti cartacei CENTRO DI PROTOCOLLO UNITÀ OPERATIVA COMPETENTE CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE

9 COMUNICAZIONI ESTERNE IN PARTENZA STRUTTURA COMPETENTE DESTINATARIO PREDISPOSIZIONE CLASSIFICAZIONE FASCICOLAZIONE FIRMA PROTOCOLLO INVIO destinatario senza casella di PEC destinatario con casella di PEC Posta ibrida - atti non procedimentali Canali tradizionali atti procedimentali e riservati SU CASELLA DI PEC DOMICILIO

10 QUALCHE NUMERO Nel periodo luglio 2009 marzo 2011 sono pervenuti dall esterno circa 1 milione di documenti, di cui il 7% da caselle PEC Sono stati inviati all esterno documenti per circa protocolli, di cui il 43% attraverso procedure digitalizzate (PEC, posta ibrida e documenti per copia conforme ) Dei documenti in partenza gestiti attraverso processi digitalizzati, il 57% viaggia attraverso canali telematici: o interamente (PEC: 20%); o in maniera ibrida id (37%) Grazie alla digitalizzazione delle comunicazioni (nativa o a seguito di scansione degli originali cartacei) è stata dismessa l alimentazione cartacea degli archivi correnti e di deposito

11 QUALCHE GRAFICO (1) POSTA IN ARRIVO DALL ESTERNO INTERO ISTITUTO (AC + Filiali) (numero di protocolli) luglio marzo 2011 NUMERI DI PROTOCOLLO luglio % PEC CARTACEO NUMERI DI PROTOCOLLO da luglio2009 a marzo % 7% PEC CARTACEO 93% NUMERI DI PROTOCOLLO marzo % PEC CARTACEO 86%

12 QUALCHE GRAFICO (2) POSTA IN PARTENZA PER L ESTERNO INTERO ISTITUTO (AC + Filiali) (numero di protocolli) luglio marzo 2011 NUMERI DI PROTOCOLLO luglio 2009 NUMERI DI PROTOCOLLO da luglio 2009 a marzo % 19% 9% 72% FIRMA AUTOGRAFA (PER CARTA) FIRMA DIGITALE (PER PEC O COPIA AUTENTICA) FIRMA DIGITALE (POSTA IBRIDA) 28% 56% FIRMA AUTOGRAFA (PER CARTA) FIRMA DIGITALE (PER PEC O COPIA AUTENTICA) FIRMA DIGITALE (POSTA IBRIDA) 21% NUMERI DI PROTOCOLLO marzo % FIRMA AUTOGRAFA (PER CARTA) 41% FIRMA DIGITALE (PER PEC O COPIA AUTENTICA) FIRMA DIGITALE (POSTA IBRIDA)

13 GRAZIE PER L ATTENZIONE Politiche e strumenti per la

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