Regolamento di certificazione della norma AOMAS:2010

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1 Regolamento di certificazione della norma AOMAS:2010 Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12

2 Informazioni sulla revisione La presente revisione del regolamento della norma AOMAS:2010 è stata approvata dal Comitato dell AOMAS il 13 ottobre È stata realizzata contemporaneamente alla revisione 2010 della norma AOMAS e sostituisce la versione precedente (AOMAS / SVOAM:2005 Règlement de certification). Questo nuovo regolamento entra in vigore il 1 gennaio 2011 insieme alla revisione del testo della norma AOMAS:2010. Tutti i documenti relativi alla revisione della norma AOMAS si trovano sul seguente sito Internet: SVOAM / AOMAS 2010 Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12

3 Indice dei contenuti Pagina 1. Introduzione Generalità 1.2 Competenze 1.3 Ambienti interessati 1.4 Condizioni di ottenimento 2. Svolgimento della certificazione Label AOMAS Rilascio 3.2 Dichiarazione 3.3 Periodo di validità, mantenimento e revoca 3.4 Definizione e utilizzo del label 4. Revisione della norma Competenza 4.2 Periodicità 4.3 Informazioni sulle revisioni 4.4 Validità dei certificati 4.5 Diritto di proposta 5. Diritti e doveri Diritti e doveri del licenziatario 5.2 Diritti e doveri del certificatore Soluzione delle controversie 6. Tasse e premi Allegato 7.1 La procedura di certificazione in breve: Preparazione Iscrizione Livello dell'audit Validità Presentazione del label 12 Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12

4 1. Introduzione 1.1 Generalità La norma AOMAS:2010 offre alle organizzazioni che forniscono prestazioni nell'ambito dell'integrazione socioprofessionale, gli elementi che permettono loro di adottare un sistema di gestione per la qualità. Questa norma aiuta le organizzazioni a pianificare, realizzare e valutare processi di sostegno destinati alle persone che incontrano difficoltà d integrazione. AOMAS:2010 presenta numerose analogie rispetto alla norma eduqua:2004 ma definisce più ampie esigenze, in particolare in merito al sistema di gestione per la qualità. 1.2 Competenze Titolare della norma In qualità di titolare della norma l AOMAS, Associazione degli organizzatori di misure del mercato del lavoro in Svizzera, svolge le seguenti funzioni: 1) è responsabile del contenuto della norma e del suo sviluppo; 2) definisce le condizioni che gli auditor devono adempiere; 3) stabilisce la durata e la validità del certificato; 4) verifica regolarmente i requisiti della norma e le condizioni per la certificazione; 5) provvede a informare le organizzazioni e le autorità interessate. Enti di certificazione (in seguito certificatori ) La procedura di certificazione, che include il rilascio del certificato, è delegata ai certificatori. Su mandato dell AOMAS, i certificatori rilasciano le licenze; essi assegnano il label AOMAS:2010 agli organi che soddisfanno i requisiti della norma e del regolamento di certificazione. Per eseguire l audit relativo alla norma AOMAS:2010, i certificatori devono essere anzitutto accreditati dal Servizio di accreditamento svizzero (SAS). Il SAS esamina la conformità dei certificatori e dei loro auditor rispetto alla norma d accreditamento pertinente (ISO/IEC 17021) e alle condizioni stabilite dal responsabile della norma (l AOMAS) in base alla norma AOMAS:2010 e al presente regolamento. I certificatori accreditati per procedere alla certificazione AOMAS:2010 sono elencati sul sito del SAS ( sotto la rubrica Organismi accreditati ) e sul sito dell AOMAS ( 1.3 Ambienti interessati Lo scopo del label AOMAS:2010 è sostenere tutte le organizzazioni (pubbliche e private) che, principalmente su mandato degli uffici federali, cantonali e comunali (assicurazione contro la disoccupazione, aiuto sociale, assicurazione invalidità, settore dell asilo, ecc.) pianificano e realizzano misure volte a favorire l inserimento delle persone in cerca d impiego ai sensi del punto 1.1, dimostrando sia alle autorità committenti e ai partecipanti sia al grande pubblico la qualità tecnica e l efficienza economica della loro attività. 1.4 Condizioni di ottenimento Le condizioni che il licenziatario deve adempiere sono stabilite nel documento Norma AOMAS:2010. Esse sottolineano l importanza del fatto che l organizzazione candidata alla certificazione presenti un sistema di gestione in cui l organizzazione stessa si identifichi in quanto insieme di processi correlati a tre livelli: organizzativo, dell offerta e del sostegno individuale dei partecipanti. Questo approccio alla procedura permette di soddisfare la domanda di una qualità dell offerta sempre migliore, stabilendo azioni correttive e di miglioramento sulla base di confronti tra situazione reale e situazione auspicata in relazione all efficacia e all utilità degli obiettivi come pure ai processi e alle risorse. Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12

5 2. Svolgimento della certificazione L organizzazione che intende acquisire il label AOMAS si rivolge a un certificatore accreditato dal SAS. Il certificatore svolge l audit per il rilascio del label in base al documento Norma AOMAS:2010 e conferisce il marchio alle organizzazioni candidate che adempiono i requisiti della norma. Le azioni correttive o il rifiuto del rilascio possono essere impugnati dall organizzazione interessata presso l autorità di ricorso del certificatore. Procedura per la certificazione e il rinnovo della certificazione AOMAS:2010: Procedura Descrizione L organizzazione si informa Iscrizione alla certificazione Nuovo invio Audit preliminare: verifica dei documenti L organizzazione candidata si informa presso uno o più certificatori, i quali forniscono tutte le informazioni relative alla norma, alla revisione e alla prassi dell audit. L organo interessato inoltra l iscrizione alla certificazione in forma scritta a un certificatore di sua scelta. L organizzazione candidata invia al certificatore i documenti richiesti ai sensi della norma: elementi di controllo / documenti da trasmettere prima dell audit ; il certificatore esamina l integrità dei documenti. No Documenti conformi Se la documentazione è completa, il certificatore dà la sua conferma e invia al candidato il programma dell audit. No Audit di certificazione sul posto (1 anno) Ricorso possibile Rapporto d audit Decisione positiva L auditor conduce l audit secondo l elenco dei requisiti della norma direttamente presso la sede dell organizzazione candidata. Il certificatore decide se rilasciare il label, formulare eventuali azioni correttive o rifiutare il rilascio del certificato. La decisione viene trasmessa all organo interessato in forma scritta, con indicazione delle possibilità di ricorso. Il certificatore informa il segretariato dell AOMAS sulla sua decisione e su tutti i ricorsi pervenuti. Gli audit intermedi si svolgono sul posto. Ricorso possibile Audit intermedi (2 e 3 anno) Rapporto d audit Il certificatore conferma che l organizzazione soddisfa ancora i requisiti della norma, formula eventuali azioni correttive o revoca la certificazione. La decisione viene trasmessa all organizzazione certificata in forma scritta, con indicazione delle possibilità di ricorso. No Decisione positiva Rinnovo della certificazione Il certificatore informa il segretariato dell AOMAS su tutte le revoche di certificazioni e tutti i ricorsi. La certificazione ha un periodo di validità di tre anni. È responsabilità dell organizzazione certificata osservare il termine per il rinnovo della certificazione. Il rinnovo della certificazione apre un nuovo ciclo di audit: un audit di certificazione e due audit intermedi. cfr. anche Allegato 7.1 Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12

6 3. Label AOMAS 3.1 Rilascio Il certificatore rilascia il label AOMAS alle organizzazioni candidate che adempiono i requisiti della norma. Se l organo interessato non soddisfa o soddisfa solo in parte alcuni dei requisiti della norma, il certificatore può rilasciare il label a condizione che le azioni correttive formulate siano applicate entro l audit intermedio successivo. Il certificatore iscrive nel registro degli organismi certificati l organizzazione che ha ottenuto il label (licenziatario) e la pubblica sul suo sito web. In seguito informa il titolare della norma affinché aggiorni il registro degli organismi certificati del proprio sito. 3.2 Dichiarazione Mediante il label si attesta che il licenziatario, conformemente alle dimensioni e alla complessità della sua organizzazione, risponde ai requisiti posti dalla norma, garantendo un miglioramento in termini di efficacia, efficienza e qualità nell adempimento dei propri compiti, nella fornitura di prestazioni nel campo dell inserimento professionale come pure nel proprio campo d attività. 3.3 Periodo di validità, mantenimento e revoca La validità del label dura per un periodo di tre anni. Dopo la scadenza del termine l organo interessato deve sottoporsi a un audit per il rinnovo, secondo una procedura analoga all audit di certificazione. Per il rinnovo della certificazione il licenziatario può rivolgersi a un altro certificatore accreditato. Dopo un anno ha luogo un audit intermedio: ogni anno il licenziatario deve comprovare di soddisfare i requisiti posti, presentando al certificatore tutta la documentazione, nuova o modificata, pertinente alla norma AOMAS. Nel caso di inadempimento dei requisiti, il certificatore revoca l autorizzazione all utilizzo del label AOMAS e lo comunica all AOMAS in quanto titolare della norma. 3.4 Definizione e utilizzo del label Il label AOMAS è raffigurato in allegato. Il licenziatario è autorizzato a utilizzarlo durante il periodo di validità nel quadro del presente regolamento. Nell utilizzo del label deve essere chiaro il riferimento all organo responsabile; il marchio non deve essere riconducibile a prodotti, offerte o persone. L utente non può modificare l immagine, il testo o la scritta delle versioni disponibili, tuttavia è autorizzato ad adeguarne la dimensione. Il certificatore deve notificare al titolare del label qualsiasi abuso, in particolare l ulteriore utilizzo dopo la revoca o il mancato rinnovo. In caso di utilizzo abusivo il Comitato dell AOMAS decide, dopo l audizione del licenziatario, in merito a un eventuale estromissione dall associazione e a un avviso alle autorità committenti. Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12

7 4. Revisione della norma 4.1 Competenza Il titolare della norma, rappresentato dal suo Comitato, è responsabile dello sviluppo dei contenuti e della forma del label. Eventuali modifiche all attuale modello di base (cfr. tavola dei 3 livelli e dei 7 criteri) sono di competenza del Comitato. Tutte le altre modifiche devono essere approvate dall assemblea dei membri. 4.2 Periodicità Ogni tre anni la norma AOMAS e le relative disposizioni sono riesaminate dal punto di vista dell attualità dei contenuti e della forma e, all occorrenza, adeguate. La revisione della norma è designata in base all anno in cui è stata effettuata (es. AOMAS:2010 ). 4.3 Informazioni sulle revisioni Il Comitato dell AOMAS ha l obbligo di sottoporre all esame del SAS le revisioni previste prima della loro approvazione finale. I certificatori accreditati per la norma AOMAS come pure gli organismi certificati vengono debitamente informati in merito alla revisione della norma. 4.4 Validità dei certificati Nel caso di una prima certificazione, va applicata la revisione della norma entrata in vigore. Le organizzazioni che hanno stipulato un contratto con un certificatore prima dell entrata in vigore della revisione della norma possono decidere di adottare la versione aggiornata, a condizione che acquisiscano il label al più tardi entro un anno dall entrata in vigore della nuova versione della norma. La norma applicata ai fini della certificazione rimane la referenza per l audit intermedio; in occasione del rinnovo della certificazione va invece applicata la revisione della norma. 4.5 Diritto di proposta I certificatori accreditati hanno diritto di sottoporre al Comitato dell AOMAS proposte di modifica della norma. Non sussiste tuttavia alcun diritto di mettere in atto tali proposte; il loro rifiuto non deve essere motivato. Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12

8 5. Diritti e doveri 5.1 Diritti e doveri del licenziatario Il licenziatario ha il diritto di utilizzare il label a fini commerciali nella comunicazione interna ed esterna. È autorizzato a collocarlo nel proprio sito web, sulla carta intestata, su materiale pubblicitario, documenti e mezzi informativi ai sensi del punto Diritto di ricorso Le decisioni del certificatore (rifiuto del rilascio, azioni correttive o revoca del label) possono essere impugnate entro i termini stabiliti dallo stesso in base alla procedura di ricorso e presso l ufficio competente indicati dal certificatore Doveri del licenziatario Il licenziatario è tenuto a fornire al certificatore tutte le informazioni necessarie alla verifica dei requisiti e dell utilizzo del label AOMAS. In particolare, consente a quest ultimo di prendere in esame tutti i reclami da parte di autorità e partecipanti pervenuti negli ultimi tre anni (gruppi di clienti 1 e 2), e i relativi provvedimenti presi da parte del licenziatario. Dopo il rilascio dell autorizzazione all utilizzo, il licenziatario ha l obbligo di informare il certificatore in merito a tutte le modifiche rilevanti che influiscono sulla valutazione del label AOMAS; questo concerne in particolare: il rilevamento / l integrazione dell organo interessato da parte di / in un altra organizzazione o divisione amministrativa pubblica, rispettivamente la fusione con un altra organizzazione o divisione amministrativa; modifiche determinanti della struttura organizzativa dell organo interessato o della divisione amministrativa. Il licenziatario deve comunicare modifiche determinanti nell ambito dell offerta di prestazioni e delle risorse al cliente entro il termine da lui indicato così come al certificatore, affinché quest ultimo possa integrare la verifica delle modifiche in tempo utile per l audit successivo. Il licenziatario è tenuto a trasmettere al certificatore una volta all anno un breve rapporto sul rispetto delle direttive ai sensi della norma AOMAS, unitamente a tutta la documentazione modificata o adeguata. Il rapporto deve essere inoltrato entro la data stabilita in occasione dell ultimo audit, senza ulteriore avviso. L annuncio per il rinnovo della certificazione è di responsabilità del licenziatario. Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12

9 5.2 Diritti e doveri del certificatore Doveri del certificatore Ogni servizio del certificatore è garantito da personale qualificato secondo scienza e coscienza. La funzione degli auditor è svolta da specialisti che soddisfano i requisiti seguenti: esperienza professionale nell insegnamento agli adulti e/o nell inserimento professionale e/o sociale; comprovata formazione supplementare nell ambito dell assicurazione e dello sviluppo della qualità; Gli auditor adempiono almeno una delle due condizioni seguenti: formazione di livello terziario conclusa nel settore sociale, nel settore della formazione, in gestione aziendale o nell ingegneria; esperienza professionale nella direzione di aziende o istituzioni, e nella gestione della qualità. Il certificatore si impegna a trattare in via confidenziale tutte le informazioni messe a sua disposizione riguardanti l ente da certificare, in particolare quelle concernenti la gestione dei reclami. In caso di vertenze riguardanti il label AOMAS (azioni correttive, inadempimento dei requisiti o revoca), il certificatore ha l obbligo di informare il titolare del label, rappresentato dal Comitato Diritti del certificatore In caso di eventuali richieste di risarcimento da parte di terze persone in seguito ad aspettative di qualità disattese o a negato riconoscimento del label AOMAS quale mezzo di prova in controversie su responsabilità per danno da prodotti, il certificatore può declinare ogni responsabilità. Se vengono fatte richieste di risarcimento per danno da prodotti al committente, quest ultimo non può far valere diritti di alcun tipo nei confronti del certificatore in relazione al rilascio del label AOMAS. 5.3 Soluzione delle controversie L organizzazione rispettivamente il licenziatario riconosce l autorità di ricorso del certificatore quale organo superiore per la risoluzione delle controversie. Il ricorrente riconosce la giurisdizione e la composizione dell autorità di ricorso designata dal certificatore. Le spese processuali sono a carico della parte soccombente. Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12

10 6. Tasse e premi In quanto titolare della norma, l AOMAS stabilisce l importo massimo delle spese e delle tasse computabili da parte dei certificatori. Dal canto loro, i certificatori sono liberi di proporre alle organizzazioni interessate offerte più basse. 6.1 Obbligo di formulare un offerta I certificatori hanno l obbligo di sottoporre anticipatamente alle organizzazioni candidate un offerta che specifichi in modo vincolante tasse, premi, prestazioni e indennità orarie per i servizi supplementari. 6.2 Premio di base L organizzazione candidata che accetta l offerta di un certificatore versa il premio di base per l avvio della procedura. Queste spese vengono riscosse dal certificatore e vanno versate separatamente dalle tasse di certificazione (vedi punto 6.4). L importo massimo è di fr , a prescindere dal numero di prestazioni offerte dall organizzazione. 6.3 Tassa di registrazione La tassa di registrazione è dovuta per il rilascio del label, il diritto al suo utilizzo e l iscrizione nel registro degli organismi certificati. La tassa di registrazione permette all AOMAS di garantire il lavoro amministrativo come pure il continuo miglioramento e le periodiche revisioni della norma. L istituzione certificata versa la tassa di registrazione al certificatore al più tardi due mesi dopo la certificazione. La tassa di registrazione ammonta a fr in totale: fr per il rilascio del label e fr all anno per il diritto di utilizzo del label. Il certificatore versa l importo totale all AOMAS al più tardi sei mesi dopo il rilascio del certificato. 6.4 Tassa di certificazione La certificazione include: un colloquio informativo di circa due ore (audit preliminare); la verifica della documentazione trasmessa; il feedback in merito alla completezza della documentazione trasmessa; un audit di certificazione sul posto; il rapporto di audit; due audit intermedi sul posto secondo un programma prestabilito e relativo rapporto. Per le prestazioni summenzionate il certificatore può fatturare al massimo gli importi seguenti: fr per le organizzazioni che forniscono solo un offerta (livello B); fr per le organizzazioni che forniscono più offerte. Per ulteriori prestazioni (es. verifica di documentazione richiesta a posteriori e riesami), il certificatore può computare al massimo fr all ora (più fr all ora per tempo di viaggio e fr all ora per lavori amministrativi). L entità di queste prestazioni deve essere comunicata anticipatamente all organizzazione mediante preventivo. Comunicazioni telefoniche o scritte prima di un assegnazione definitiva del mandato non possono essere computate. Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12

11 7. ALLEGATO 7.1 La procedura di certificazione in breve (estratto della norma) Preparazione La preparazione alla procedura di certificazione rappresenta un processo formativo. La norma AOMAS:2010 fornisce un quadro tematico completo che illustra l intera struttura organizzativa dell organo candidato e l insieme delle sue offerte. L elaborazione della documentazione e la preparazione dei responsabili in vista dell audit sul posto consentono all organizzazione di verificare autonomamente i propri strumenti e la propria metodologia in termini di efficienza, efficacia e adeguatezza in base ai sette criteri fra loro in relazione e, all occorrenza, di ottimizzarli mediante adeguamenti e aggiunte. Iscrizione 1 L organizzazione candidata sceglie un ente di certificazione: gli enti di certificazione accreditati per la norma AOMAS:2010 sono elencati sul sito web del SAS ( sotto la rubrica Organismi accreditati ) e sul sito dell AOMAS ( 2 L ente di certificazione invia i relativi formulari d iscrizione e informa in merito alla procedura di certificazione. Procedura 1 L elenco dei documenti da trasmettere prima di stabilire la data definitiva dell audit sul posto è riportata a pagina 27 dell Allegato Elementi di controllo. I documenti vanno ordinati secondo la numerazione del modello AOMAS. Se vi sono documenti che fanno riferimento a più norme del modello, devono essere contrassegnati di conseguenza (es. linee guida: A.1.2 / A.1.2 / A.1.5 / A.2.1). Il certificatore conferma l integrità della documentazione pervenuta rispettivamente segnala eventuali lacune. 2 Audit sul posto: dopo la conferma da parte del certificatore, l organizzazione concorda con l auditor la data dell audit sul posto. L auditor comunica all organizzazione il programma dell audizione, in particolare, le offerte che intende trattare; l organo interessato provvede affinché le persone responsabili siano presenti e i documenti da verificare (vedi Elementi di controllo ) siano pronti. L organizzazione permette all auditor di consultare tutta la documentazione da lui richiesta. 3 Rapporto di audit e decisione in merito al rilascio del certificato: il certificatore stende un rapporto di audit in base ai punti 1 e 2 all attenzione dell organizzazione. Il rapporto contiene i risultati della verifica e la decisione in merito al rilascio del certificato (con o senza azioni correttive o menzione delle azioni correttive; rifiuto del rilascio con indicazione delle lacune). Il certificatore può inoltre valersi della possibilità di proporre dei miglioramenti. Il certificatore notifica il rilascio del certificato al segretariato dell AOMAS. Validità La certificazione ha una validità di tre anni. Ogni anno ha luogo un audit sul posto; il primo anno l auditor verifica tutti gli elementi necessari per stabilire se l organizzazione adempie i requisiti della norma. Nel secondo e nel terzo anno si tiene un audit intermedio che prende in esame principalmente gli elementi contestati durante la certificazione e quelli che dopo la certificazione hanno subito modifiche. Rinnovo della certificazione Il rispetto del termine per il rinnovo della certificazione è di responsabilità dell organo interessato. Il rinnovo della certificazione apre un nuovo ciclo di verifiche: un audit di certificazione e due audit intermedi. Quando un organizzazione rinuncia al rinnovo della certificazione, la relativa iscrizione quale organismo certificato nel registro centrale dell AOMAS viene cancellata. Nota: Il rinnovo della certificazione può aver luogo già prima della scadenza del termine. L organizzazione può scegliere un altro certificatore. Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12

12 7.2 Presentazione del label A colori In bianco e nero SVOAM / AOMAS 2010 Norma AOMAS / Regolamento: revisione 2010 Versione definitiva: / 12