e-procurement Hera MANUALE FORNITORI: FUNZIONALITA DI UPLOAD/DOWNLOAD EXCEL

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1 e-procurement Hera MANUALE FORNITORI: FUNZIONALITA DI UPLOAD/DOWNLOAD EXCEL 1

2 E possibile operare il download / upload del documento di Offerta per consentire una più agevole indicazione dei prezzi nel caso siano presenti un cospicuo numero di posizioni. Tale funzionalità consiste, in fase di creazione e/o modifica dell Offerta, nelle seguenti attività: Download dell Offerta creata in un file Excel tramite il pulsante Esportare (è necessario prima aver salvato l offerta tramite il pulsante Salvare ) Inserimento dei dati nel file Excel scaricato Upload del file Excel nel sistema tramite il pulsante Importare Alla pressione del pulsante Esportare si apre una finestra che consente il salvataggio in locale del file in formato.xls Premere il pulsante Salvare 2

3 Il file scaricato in locale ha il seguente layout: Schermata 1 Riferimento al N dell Offerta a sistema Dati interni di elaborazione del sistema Informazioni relative al riepilogo delle posizioni (continua nella slide successiva) Indica il tipo di posizione: 1 Materiale 2 Prestazione di servizio Il formato file.xls riporta tutte le informazioni necessarie al fornitore coerentemente con quelle inserite all interno del Portale del sistema e-procurement 3

4 Schermata 2 Una volta scaricato il file Excel in locale, il fornitore può avviare l inserimento dei dati relativi alla propria offerta (analogamente a quelli modificabili via portale). In particolare, le colonne compilabili dall utente sono: Codice Prodotto Fornitore: il codice del prodotto offerto per la posizione corrispondente alla riga di inserimento Offerta del fornitore: il valore dell offerta coerentemente con la Tipologia di offerta richiesta (QUOT, SCPER, SCASS) per la posizione corrispondente alla riga di inserimento Non disponibile: l eventuale inserimento del valore X nella cella indica la volontà di non presentare offerta per la posizione corrispondente alla riga di inserimento Tempo di consegna: i giorni previsti per la consegna per la posizione corrispondente alla riga di inserimento Testo fornitore: eventuali testi che rappresentatno le Osservazioni dell Offerente per la posizione corrispondente alla riga di inserimento (limitati ad un max di 150 caratteri) In alcuni casi previsti dal buyer, è anche possibile modificare le quantità offerte nell apposita colonna Qta. Nel caso in cui, invece, il fornitore modifichi tale dato, senza che sia prevista tale opzione dal buyer, tali modifiche saranno ignorate dal sistema. 4

5 Esempio di file compilato, pronto per effettuare il caricamento (Upload) a sistema: In rosso le colonne compilabili dal fornitore N.B: Possono verificarsi eventuali anomalie per il formato della data trasformato dal programma Excel. Nella slide 13 sono descritte le attività da fare sul proprio PC per la risoluzione Il file che è possibile importare nel sistema con le modifiche effettuate dal buyer deve essere rigorosamente in formato.xls. ATTENZIONE: Non è possibile operare più di un operazione di download all interno della stessa sessione, in quanto successive esportazioni del file sono consentite dal sistema nel solo formato *csv. Eventuali upload consecutivi possono essere operati solo sullo stesso file.xls di partenza esportato per la prima volta. 5

6 Una volta effettuate le modifiche necessarie al file, è necessario salvare nuovamente il file in locale. Il sistema propone tre pop-up di conferma: è necessario confermare tutti i messaggi senza effettuare alcuna modifica al formato del file proposto. Sostituire il file scaricato con quello modificato Confermare tutti i messaggi del sistema 6

7 Per effettuare l upload del file modificato, è necessario entrare in modifica della Richiesta d Offerta a sistema. In tal modo si attiva il pulsante Importare. Premendo il pulsante, si apre una finestra che permette la scelta del file da caricare a sistema tramite il pulsante Browse : E necessario premere quindi il pulsante Eseguire caricamento per effettuare l upload. Eventuali non conformità dell operazione sono segnalate dal sistema tramite messaggi di errore (dovuti ad esempio ad un formato del file non conforme). Pulsante di navigazione Alla pressione del pulsante Importare si apre una finestra che consente il caricamento del file in formato.xls Il sistema restituisce un messaggio di errore. Il messaggio viene in ogni caso ignorato successivamente dal sistema, e non impedisce pertanto il proseguimento dell operazione. 7

8 Nella schermata il file per cui è stato eseguito l Upload (con dettaglio dei dati caricati per la posizione test 1 ). Posizioni modificate 8

9 Particolari tipi di posizioni, come le gerarchie e le relative sottoposizioni, sono rappresentate nel file Excel come segue: Outline: Tipo di posizione che individua una riga corrispondente alla Macro Posizione della gerarchia Item: Tipo di posizione che individua tutte le righe corrispondenti alle sotto-posizioni della gerarchia posizionate immediatamente di seguito alla posizione Outline. Nell esempio il risultato del Download in un file Excel, con evidenza della Macro- Posizione della gerarchia (il campo N Posizione per questa riga ha il valore 1-Outline ). 9

10 Nei casi previsti dal buyer, è inoltre possibile aggiungere nuove posizioni a quelle segnalate dal buyer (il tasto Aggiungere nuovo nel riepilogo posizioni è attivo). Anche attraverso la funzionalità di Download / Upload Excel, è possibile caricare in maniera rapida un numero elevato di posizioni, indicando per esse l offerta puntuale ed altre informazioni. Per inserire nuove posizioni, è sufficiente quindi nel file Excel di origine, aggiungere tante righe quante sono le posizioni da inserire. E consigliabile quindi partire dalla copia di una riga esistente e procedere quindi per modifica. 10

11 In particolare, è possibile specificare: Descrizione: descrizione libera breve della posizione che si desidera inserire Tipo prod.: tipologia di prodotto (1 per Materiali, 2 per Prestazioni di Servizio) Prodotto: codice di prodotto per materiali codificati Cat.: codice della Categoria Mercelogica (generalmente come copia di quello della posizione originale inserita dal buyer) Codice Prodotto Forn. : il codice del prodotto offerto per la posizione corrispondente alla riga di inserimento Qta: quantità offerta UdM: Unità di Misura Tipologia di offerta: inserire il valore QUOT Offerta del fornitore: il prezzo puntuale del fornitore (in questo caso il sistema infatti come unica tipologia d offerta possibile la QUOTAZIONE). Unità di prezzo: Fattore di conversione (immettere almeno il valore 1) Tempo di consegna: Giorni di consegna Testo fornitore: eventuale testo di posizione del fornitore Attenzione! Per le nuove posizioni inserite non immettere alcun valore nel campo N. Pos.. Il sistema automaticamente assegna un nuovo numero di posizione per le righe inserite. 11

12 Nell esempio, il file Excel caricato con evidenziate in giallo le colonne in cui è possibile inserire informazioni nelle nuove posizioni aggiunte dal fornitore. RISULTATO DELL UPLOAD DEL FILE EXCEL NEL SISTEMA Posizioni aggiunte dal fornitore Attenzione: per le sole posizioni inserite dal fornitore di tipo Prest. di servizio, non è possibile inserire tramite la funzionalità di Upload/Download Excel la Data di Consegna. Tale valore puà comunque essere inserito via portale. 12

13 Risoluzione delle anomalie per il formato della Data A causa delle impostazioni locali del PC, potrebbero riscontrarsi dei problemi in fase di download / upload dei campi di tipo Data (nello specifico Data di consegna ). Per risolvere tali problemi, è sufficiente quindi modificare alcune impostazioni dell utente locale coerentemente con quelle utilizzate dal sistema. In particolare: 1. Entrare nel Pannello di Controllo Impostazioni internazionali 2. Impostare per il formato Data GG MM AAAA, il separatore., in maniera tale da visualizzare sul proprio PC il formato data seguente: GG.MM.AAAA Una volta impostati tali valori, non si dovrebbe più riscontrare alcun tipo di anomali nell Upload/Download in Excel del documento. 13