REGOLAMENTO PER LA SEGNALAZIONE DI ILLECITI E IRREGOLARITÀ ( WHISTLEBLOWING POLICY)

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1 REGOLAMENTO PER LA SEGNALAZIONE DI ILLECITI E IRREGOLARITÀ ( WHISTLEBLOWING POLICY) Determina Amministratore Unico dell 11 luglio 2017

2 Indice: 1. Premessa 2. Definizione di whistleblowing 3. Principi generali 4. Contenuto delle segnalazioni 5. Modalità di trasmissione delle segnalazioni 6. Gestione delle segnalazioni 7. Forme di tutela del whistleblower 8. Divieto di discriminazione 9. Responsabilità del whistleblower 10. Attività del RPC Appendice: Modulo di segnalazione condotte illecite al RPC 2/9

3 1. Premessa F.I.L. Formazione Innovazione Lavoro è una Società a responsabilità limitata costituita dalla Provincia di Prato, dai comuni di Montemurlo e Vaiano appartenenti allo stesso territorio provinciale. Attualmente il capitale sociale è così ripartito: Provincia di Prato 98,85%; Comune di Montemurlo 0,82%; Comune di Vaiano 0,33%. Costituita nel 1995 in attuazione di un accordo tra la Provincia di Prato, i Comuni, la Camera di Commercio e le parti sociali locali per rispondere ai problemi derivanti dalla gestione del mercato del lavoro locale e delle politiche attive del lavoro, a partire dal gennaio 2010, F.I.L. si trasforma in una società in house con capitale interamente pubblico, come previsto dall art. 4 dello Statuto della Società dove si recita che esso con può essere inferiore al 100% per tutta la durata della Società. La F.I.L. S.r.l. si qualifica come una società strumentale per la gestione delle politiche attive del lavoro decise dalla Provincia di Prato. Sulla base della modifica apportata all articolo 11 del D.Lgs. 33 del 2013 da parte dell articolo 24- bis del D.L. 90 del 2014, la FIL rientra tra gli enti di cui alla lettera b) enti di diritto privato in controllo pubblico che esercitano funzioni amministrative e pertanto, è tenuta all applicazione delle norme a cui si riferisce il presente documento. Tutte le attività della Società, come dettagliate nello Statuto, sono quindi da ritenere di pubblico interesse, anche qualora non direttamente orientate alle politiche in materia di lavoro, in quanto sono strumentali a queste ultime. Ciò comporta l applicazione integrale alle attività di F.I.L. S.r.l. della normativa in ambito di prevenzione della corruzione previste dalla L. 190/12. La L. 190/2012 (cd. legge anticorruzione) ha inserito l'articolo 54-bis ("Tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti") nell'ambito del D.Lgs. n. 165/2001, introducendo nell ordinamento una particolare misura finalizzata a favorire l emersione delle fattispecie di illecito all interno delle pubbliche amministrazioni (misura nota nei paesi anglosassoni come whistleblowing). La citata norma prevede la tutela del dipendente (whistleblower) che segnala, agli organi legittimati ad intervenire, violazioni o irregolarità commesse ai danni dell amministrazione di appartenenza e, di riflesso, dell interesse pubblico. La legislazione vigente prevede che sia approntata una specifica tutela per la segnalazione di fatti illeciti da parte dei dipendenti pubblici delle Amministrazioni di cui all art. 1, co. 2, del d.lgs. 165/2001. L Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), con determinazione n. 6 del 28 aprile 2015, ha ritenuto opportuno che, in mancanza di una specifica previsione normativa relativa alla tutela dei dipendenti che segnalano condotte illecite negli Enti di diritto privato in controllo pubblico, le amministrazioni controllanti e vigilanti promuovano da parte dei suddetti Enti, l adozione di misure di tutela analoghe a quelle previste nelle Linee guida adottate in materia dall ANAC. Con determinazione n. 8 del 17 giugno 2015, l ANAC ha confermato il suddetto orientamento in ordine alla tutela del dipendente che segnala illeciti nelle società. 2. Definizione di whistleblowing Con l espressione whistleblower, in ambito aziendale, si fa riferimento al dipendente che riferisce al proprio superiore gerarchico condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro. Attraverso la segnalazione, il whistleblower contribuisce all emersione di situazioni di degenerazione e di malfunzionamenti del sistema interno alla singola gestione societaria e inoltre, partecipa ad un processodi prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la Società e, di riflesso, anche per l interesse pubblico collettivo. Il whistleblowing è la procedura volta a incentivare le segnalazioni e a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, il whistleblower. 3. Principi generali 3/9

4 L art. 12 del Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione (PTPC) di F.I.L. riguarda le segnalazioni protette al RPC ( whistleblowing ). Esso recita: allo scopo di favorire un ambiente di diffusa percezione della necessità del rispetto della legge il PTPC di F.I.L. S.r.l. prevede la possibilità di segnalare le anomalie, sintomatiche di fenomeni o eventi corruttivi. Tale possibilità è riservata a tutti i dipendenti e a tutti gli utenti, imprese, collaboratori, associazioni. Nel corso del 2017 saranno predisposte le modalità di invio e di gestione delle segnalazioni a tutela del segnalante. Lo scopo del presente Regolamento è di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all istituto del whistleblowing da parte dei dipendenti di F.I.L. Srl, quali gli eventuali dubbi ed incertezze del dipendente su come effettuare le segnalazioni, nonché di fugare i timori di ritorsioni o discriminazioni conseguenti alla segnalazione stessa. In particolare il Regolamento intende: chiarire i principi ispiratori dell istituto e il ruolo del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione (RPC) quale destinatario della segnalazione; indicare le modalità di gestione delle segnalazioni, attraverso un iter procedurale predefinito, che prevede termini certi per l avvio e la conclusione dell istruttoria; dettagliare le modalità che verranno seguite per tutelare la riservatezza dell identità del dipendente che effettua la segnalazione, del contenuto della segnalazione e dell identità di eventuali soggetti indicati. Il procedimento di gestione delle segnalazioni garantisce la riservatezza dell identità del segnalante sin dalla ricezione e in ogni contatto successivo alla stessa. Ciò, tuttavia, non significa che le segnalazioni siano anonime. Il dipendente che segnala illeciti è tenuto a dichiarare la propria identità, ma questa verrà tenuta riservata nei limiti previsti dalla legislazione vigente. 4. Contenuto delle segnalazioni L art. 54-bis del d.lgs. 165/2001 prevede espressamente che il dipendente possa segnalare le condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro (e non riportate o riferite da altri soggetti). Si deve trattare, dunque, di fatti accaduti all interno della Società o comunque relativi ad essa. Non sono invece meritevoli di tutela le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci. Le condotte illecite oggetto delle segnalazioni meritevoli di tutela comprendono non solo l intera gamma dei delitti contro la Pubblica Amministrazione di cui al Titolo Il, Capo I, del codice penale (ossia le ipotesi di corruzione per l esercizio della funzione, corruzione per atto contrario ai doveri di ufficio e corruzione in atti giudiziari di cui agli artt. 318, 319 e 319-ter del codice penale), ma anche le situazioni in cui, nel corso di svolgimento dell attività della società, si riscontri l abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato al fine di ottenere vantaggi privati, nonché i fatti in cui a prescindere dalla rilevanza penale venga in evidenza un mal funzionamento della società a causa dell uso a fini privati delle funzioni attribuite. La segnalazione non può riguardare, invece, doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro, o rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi. Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili affinché gli uffici competenti possano procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi: generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione del ruolo/funzione svolta nell ambito della Società; chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione; se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi; 4/9

5 se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati; l indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione; l indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti; ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati. 5. Modalità di trasmissione delle segnalazioni Il whistleblower utilizza per la propria segnalazione l apposito Modulo per la segnalazione di condotte illecite, allegato al presente Regolamento e scaricabile sul sito web aziendale nella sezione Società Trasparente/ Altri contenuti/ Prevenzione della corruzione. Il modulo deve essere sottoscritto dal segnalante. Le segnalazioni anonime verranno prese in considerazione solo se relative a fatti di particolare gravità e con contenuto adeguatamente dettagliato e circoscritto. La segnalazione deve essere indirizzata al RPC di F.I.L. Srl e può essere presentata mediante invio all indirizzo di posta elettronica appositamente attivato: anticorruzione@filprato.it. Alla casella di posta elettronica ha accesso solo il RPC di F.I.L. Srl. La segnalazione ricevuta da qualsiasi soggetto diverso dal RPC deve essere tempestivamente inoltrata dal ricevente al RPC. Qualora le segnalazioni riguardino il RPC gli interessati possono inviare le stesse direttamente all ANAC. 6. Gestione delle segnalazioni Il RPC di F.I.L. Srl prende in carico la segnalazione verifica la fondatezza della segnalazione attraverso qualsiasi attività che ritenga opportuna, inclusa l audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti segnalati, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza. Nella attività di gestione e verifica della fondatezza della segnalazione, il RPC si confronta con l Organismo di Vigilanza (OdV) della Società, soggetto agli stessi vincoli di riservatezza e alle stesse responsabilità cui è sottoposto il RPC (l art. 8 del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 prevede un canale di comunicazione dedicato la casella organismovigilanza@filprato.it tale da agevolare il processo di comunicazione all OdV di notizie relative alla commissione di reati o a comportamenti non in linea con il Modello e/o il Codice Etico di F..I.L.; il Modello 231/2000 prevede che l OdV assicuri che i segnalanti non siano soggetti a forme di ritorsione, discriminazione o penalizzazione e fa in modo che sia tutelata la riservatezza della loro identità, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede). Il RPC, sulla base di una valutazione dei fatti oggetto della segnalazione, può decidere, in caso di evidente e manifesta infondatezza, di archiviare la segnalazione. Nel caso in cui, completata l attività di verifica, la segnalazione risulti fondata, il RPC provvederà, in relazione alla natura della segnalazione e ai profili di illiceità riscontrati, a: presentare denuncia all autorità giudiziaria competente; presentare denuncia alla Corte dei Conti; inoltrare la segnalazione all ANAC; comunicare l esito dell accertamento al dirigente responsabile della struttura di appartenenza dell autore della violazione accertata, per i provvedimenti di competenza, comunicare l esito dell accertamento alla Direzione se sussistono i presupposti per l azione disciplinare. Il RPC, a conclusione degli accertamenti, e comunque entro 90 giorni dal ricevimento della segnalazione, informa dell esito o dello stato degli stessi il segnalante, secondo la modalità che lo 5/9

6 stesso potrà eventualmente indicare e con le opportune precauzioni a garanzia della sua tutela. I dati e i documenti oggetto della segnalazione vengono conservati a norma di legge. 7. Forme di tutela del whistleblower Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell art Codice Civile e delle ipotesi in cui l anonimato non è opponibile per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l identità del whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione, sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. La violazione dell obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall ordinamento. Per quanto concerne, in particolare, l ambito del procedimento disciplinare, l identità del segnalante può essere rivelata all autorità disciplinare e all incolpato solo nei casi in cui: il segnalante presti il proprio esplicito consenso; la contestazione che ha dato origine al procedimento disciplinare si basa unicamente sulla denuncia del dipendente, colui che è sottoposto al procedimento disciplinare può accedere al nominativo del segnalante, anche in assenza del consenso di quest ultimo, solo se ciò sia assolutamente indispensabile per la propria difesa, come previsto dall art. 54-bis, co. 2, del D.lgs. 165/2001 La segnalazione del whistleblower è, inoltre, sottratta al diritto di accesso previsto dagli articoli 22 eseguenti della legge n. 241/1990 e smi. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione, di estrazione, di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell ambito delle ipotesi di esclusione di cui all art. 24, comma 1, lett. a), della legge n. 241/1990 smi. 8. Divieto di discriminazione Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura, non è consentita alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione stessa. Il dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve dare notizia circostanziata dell avvenuta discriminazione al RPC di F.I.L. Srl che, valutata la sussistenza degli elementi, potrà segnalare l ipotesi di discriminazione alla Direzione della Società che valuterà tempestivamente l opportunità e/o la necessità di adottare atti o provvedimenti per ripristinare la situazione e/o per rimediare agli effetti negativi della discriminazione e la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti del dipendente autore della discriminazione. 9. Responsabilità del whistleblower La tutela del segnalante non può essere assicurata, e resta ferma la sua responsabilità, nel caso in cui la segnalazione configuri un ipotesi di calunnia e diffamazione ai sensi del codice penale o un fatto illecito ai sensi dell art del codice civile. Qualora a seguito degli accertamenti svolti, la segnalazione risulti manifestamente infondata ed effettuata per finalità opportunistiche o al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, saranno valutate azioni di responsabilità disciplinare a carico del segnalante. 10. Attività del RPC 6/9

7 Il RPC di F.I.L. Srl invia a tutto il personale della Società comunicazioni ed informative specifiche in cui sono illustrate le finalità dell istituto del whistleblowing. Il RPC rende conto nella Relazione Annuale di cui all art. 1 comma 14 della Legge 190/2012 del numero di segnalazioni ricevute e del loro stato di avanzamento. 7/9

8 Modulo di SEGNALAZIONE CONDOTTE ILLECITE ai sensi della L. 190/2012 e della Det. ANAC 6/2015 (per i dipendenti di F.I.L. Srl) Dati del segnalante Nome cognome Ufficio/servizio dove è collocato Qualifica Ruolo Telefono Informazioni sulla condotta illecita Soggetto che ha commesso il fatto (nome, cognome, qualifica, ruolo) Eventuali ulteriori soggetti coinvolti Data/ periodo in cui si è verificato il fatto Luogo fisico in cui si è verificato il fatto Modalità con cui è venuto a conoscenza del fatto Eventuali ulteriori soggetti che possono riferire sul fatto (nome, cognome, qualifica, ruolo) Descrizione della condotta illecita Alla c.a. del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione F.I.L. FORMAZIONE INNOVAZIONE LAVORO S.R.L. via Galcianese, 20/f Prato (Po) anticorruzione@filprato.it Ai sensi del D.P.R. 445/2000, il sottoscritto dichiara e attesta la veridicità delle informazioni contenute nella presente istanza. Il segnalante è consapevole delle responsabilità e delle conseguenze civili e penali previste in caso di dichiarazioni mendaci e/o formazione o uso di atti falsi, anche ai sensi e per gli effetti dell'art. 76 del d.p.r. 445/2000 Luogo e data Firma Allegare all' (oltre al presente modulo) la copia di un documento di riconoscimento del segnalante e l'eventuale documentazione a corredo della denuncia. Obblighi di riservatezza sull identità e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione. Divieto di discriminazione Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell art cod. civ. e delle ipotesi in cui l anonimato non è opponibile per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l identità del whisteblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione, sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. La violazione dell obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall ordinamento. Per quanto concerne, in particolare, l ambito del procedimento disciplinare, l identità del segnalante può essere rivelata all autorità disciplinare e all incolpato solo nei casi in cui: 1. il segnalante presti il proprio esplicito consenso; 2. la contestazione dell addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell incolpato, sempre che tale circostanza venga da questo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive. La segnalazione del whistleblower è, inoltre, sottratta al diritto di accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge n. 241/1990 e smi. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione, di estrazione, di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell ambito delle ipotesi di esclusione di cui all art. 24, comma 1, lett. a), della legge n. 241/1990 smi. Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia. 8/9

9 Modulo di SEGNALAZIONE CONDOTTE ILLECITE ai sensi della L. 190/2012 e della Det. ANAC 6/2015 (per cittadini, imprese, associazioni, collaboratori, etc) Alla c.a. del Responsabile per la Prevenzione della Corruzione F.I.L. FORMAZIONE INNOVAZIONE LAVORO S.R.L. via Galcianese, 20/f Prato (Po) anticorruzione@filprato.it La/il sottoscritta/o cognome nome nata/o residente in prov ( ) via n. tel. Fax, posta elettronica certificata, documento d identità (indicare carta d identità o passaporto altro documento di riconoscimento valido) numero rilasciato il.. da. In qualità di: [ ] privato cittadino [ ] titolare/ rappresentante legale dell'azienda [ ] titolare/ rappresentante legale dell'associazione [ ] altro, specificare Cosa si segnala: [ ] Fatto illecito [ ] Suggerimento per prevenire la corruzione Descrizione del fatto illecito/ testo suggerimento: Ai sensi del D.P.R. 445/2000, il sottoscritto dichiara e attesta la veridicità delle informazioni contenute nella presente istanza. Il segnalante è consapevole delle responsabilità e delle conseguenze civili e penali previste in caso di dichiarazioni mendaci e/o formazione o uso di atti falsi, anche ai sensi e per gli effetti dell'art. 76 del d.p.r. 445/2000 Luogo e data Firma Allegare all' (oltre al presente modulo) la copia di un documento di riconoscimento del segnalante e l'eventuale documentazione a corredo della denuncia. Informativa ai sensi dell articolo 13 del D.lgs. 196/03 in materia di protezione dei dati personali I dati personali raccolti mediante il presente modulo e tutti quelli che risulteranno necessari per istruire e dare attuazione alla sua richiesta saranno trattati solo per tali scopi. Il conferimento dei dati è obbligatorio. In loro assenza non è possibile assolvere a quanto richiesto. I dati saranno trattati su supporto informatico e cartaceo. Ai dati hanno accesso i dipendenti di F.I.L. S.r.l. che sono stati nominati incaricati del trattamento. I dati non sono comunicati a terzi o diffusi. Si rammenta che ai sensi dell art. 7 del D.lgs.196/03, l'interessato ha diritto ad avere conferma dell'esistenza di dati che lo riguardano, di rettificarli o aggiornarli, di cancellarli o di opporsi per motivi legittimi al loro trattamento. Il Titolare è F.I.L. Srl, con sede in Via Galcianese, 20/f, Prato (PO), cap Il Responsabile è Michele Del Campo. Luogo e data Firma 9/9