Informativa sul trattamento dei dati personali del cliente

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1 Informativa sul trattamento dei dati personali del cliente La presente informativa, predisposta ai sensi dell articolo 13 del Regolamento EU n. 679/2016 in materia di protezione dei dati personali - General Data Protection Regulation (di seguito per brevità anche GDPR ), fornisce al Cliente o potenziale Cliente, in qualità di soggetto Interessato, di BG SAXO SIM S.p.A. informazioni sulle finalità e sulle modalità di trattamento dei dati personali del Cliente e sui diritti che quest ultimo può esercitare secondo quanto previsto dal GDPR, nonché sulla circolazione dei dati del Cliente. 1. Titolare del trattamento dei dati Il Titolare del trattamento dei dati del Cliente è BG SAXO SIM S.p.A. (di seguito anche il Titolare o come già definito BG Saxo o la SIM ), con sede legale in via Ugo Bassi n. 6, Milano. 2. Responsabile della protezione dei dati (DPO) La SIM ha nominato un proprio responsabile della protezione dei dati Data Protection Officer - (di seguito anche DPO ), che può essere contattato dal Cliente ai seguenti recapiti: indirizzo postale: BG SAXO SIM S.p.A. - Data Protection Officer -, via Ugo Bassi n. 6, Milano; posta elettronica: DPO@bgsaxo.it 3. Categoria di dati trattati Dati personali La SIM, per le finalità indicate nella presente informativa, tratta i dati personali del Cliente che includono, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati anagrafici (quali nome, cognome, indirizzo etc.), informazioni sulla sua situazione finanziaria (quale situazione economico/patrimoniale, operazioni poste in essere nel corso del rapporto etc.), dati relativi alla propria immagine (quale foto su carta d identità), registrazioni vocali (quali registrazioni di ordini telefonici e conversazioni telefoniche riferibili allo svolgimento del rapporto contrattuale con il Cliente) e, eventualmente, anche dati giudiziari. Categorie particolari di dati La SIM non richiede e non tratta di sua iniziativa dati particolari del Cliente (quali quelli relativi all origine raziale ed etnica, le convinzioni religiose o filosofiche, le opinioni politiche, lo stato di salute etc.). Non si può comunque escludere che la SIM, in relazione a specifiche operazioni o servizi richiesti dal Cliente, venga occasionalmente a conoscenza dei predetti dati, che comunque saranno sempre trattati e 1

2 conservati nel rispetto dei principi di sicurezza, riservatezza e confidenzialità in conformità a quanto disposto dal GDPR. Origine dei dati trattati I dati del Cliente trattati dalla SIM trovano origine da: i) informazioni e/o dichiarazioni fornite direttamente dal Cliente; ii) processi interni derivanti dallo svolgimento di operazioni e/o servizi richieste dal Cliente ai sensi del rapporto contrattuale in essere ovvero di cui la SIM possa venire a conoscenza a seguito dell eventuale notifica di provvedimenti giudiziari e/o amministrativa; iii) soggetti terzi quali enti e/o organismi tenutari di pubblici registri e/o intermediari finanziari con i quali la SIM collabora (ivi compresi i soggetti collocatori dei servizi di investimento) e/o società esterne a fini di informazioni commerciali, ricerche di mercato, offerte dirette di prodotti o servizi. 4. Finalità, base giuridica del trattamento e periodo di conservazione dei dati La SIM può trattare i dati dei Clienti per le seguenti finalità. Finalità pre-contrattuali e contrattuali Finalità necessarie alla gestione dei servizi di investimento offerti dalla SIM contrattualizzati e/o in corso di contrattualizzazione con il Cliente o potenziale Cliente, cioè per eseguire obblighi, compresi quelli amministrativi e contabili, derivanti dai contratti dei quali il Cliente è parte o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste del potenziale Cliente, anche mediante tecniche di comunicazione a distanza o, ove necessario, di profilazione. La base giuridica del trattamento è il Contratto per la prestazione dei servizi di negoziazione per conto proprio, esecuzione di ordini per conto dei clienti, ricezione e trasmissione di ordini (di seguito l Accordo ) o la necessità di riscontrare la richiesta del Cliente formulata prima della stipula del predetto contratto, pertanto, non è necessario acquisire il consenso del Cliente o potenziale Cliente per il trattamento dei dati. I dati del Cliente saranno trattati per il tempo necessario all esecuzione delle finalità del trattamento sopra descritto. In caso di mancato perfezionamento del contratto o scioglimento del vincolo contrattuale, i dati del Cliente saranno conservati esclusivamente per il periodo di tempo necessario, pari a 10 anni dallo scioglimento del contratto. Il mancato conferimento dei dati comporterà l impossibilità per la SIM di dare seguito alle richieste precontrattuali/contrattuali del Cliente e di eseguire il Contratto di per la prestazione dei servizi di negoziazione per conto proprio, esecuzione di ordini per conto dei clienti, ricezione e trasmissione di ordini. Finalità legate ad obblighi di legge Finalità legate all'assolvimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti, dalla normativa comunitaria nonché da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge o da competenti Autorità di vigilanza o di controllo, nonché di evasione di richieste avanzate dalle Autorità Giudiziarie. La 2

3 base giuridica del trattamento è l'adempimento di un obbligo legale, pertanto, non è necessario il consenso del Cliente al trattamento dei dati. Il periodo di conservazione dei dati quello previsto dalle specifiche norme di legge dalle quali discendono gli obblighi della SIM di cui sopra. Processo decisionale automatizzato Finalità legate all adempimento da parte della SIM degli obblighi di protezione del Cliente sanciti dalle vigenti disposizioni di legge comunitarie e nazionali quali a titolo esemplificativo l adeguata verifica ai fine della normativa antiriciclaggio e la valutazione di appropriatezza nello svolgimento dei servizi di cui al Contratto di per la prestazione dei servizi di negoziazione per conto proprio, esecuzione di ordini per conto dei clienti, ricezione e trasmissione di ordini. Le basi giuridiche del trattamento sono da rinvenirsi negli obblighi di legge e nel predetto contratto concluso con il Cliente. I dati del Cliente saranno conservati esclusivamente per il periodo di tempo necessario prescritto dalle norme vigenti. Finalità di rendicontazione e controllo interno Finalità legate alla verifica di funzionalità ed adeguatezza dell'organizzazione interna, al fine di assicurare la conformità dei processi alle disposizioni di legge e garantire il corretto funzionamento della SIM. Le basi giuridiche del trattamento sono, in funzione della tipologia dei controlli e delle analisi condotte, gli obblighi di legge e l'interesse legittimo del titolare. Ai sensi del GDPR, il consenso del Cliente non è necessario. Il periodo di conservazione dei dati è differenziato a seconda della normativa di riferimento. Finalità di recupero del credito e gestione di eventuali reclami e/o controversie Finalità legate al recupero del credito ed alla gestione di eventuali reclami e/o controversie di qualsiasi natura e in qualsiasi sede e grado, sia giudiziale che stragiudiziale. Le basi giuridiche del trattamento sono, in funzione della tipologia del trattamento e della controversia, il Contratto di per la prestazione dei servizi di negoziazione per conto proprio, esecuzione di ordini per conto dei clienti, ricezione e trasmissione di ordini, gli obblighi di legge e l'interesse legittimo di accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria della SIM. Ai sensi del GDPR il consenso del Cliente non è necessario. Il periodo di conservazione dei dati è differenziato a seconda della normativa di riferimento. Finalità di marketing Finalità legate alla possibilità per la SIM di trattare i dati del Cliente al fine di inviargli comunicazioni commerciali/pubblicitarie di prodotti e servizi della SIM, nonché di prodotti e/o servizi offerti da società del Gruppo Saxo Bank e/o di terzi mediante l impiego di strumenti quali la posta elettronica, SSM, MMS, etc.. La base giuridica del trattamento è l espresso consenso del Cliente, fermo restando che il mancato consenso non influenzerà sull assolvimento da parte della SIM degli obblighi contrattuali assunti nei confronti del Cliente e che il consenso potrà essere revocato in qualsiasi momento dal Cliente. Con riferimento a tale specifica finalità di marketing, i dati saranno conservati fino all eventuale decisione di revoca del consenso e/o sino all esercizio del diritto di opposizione da parte del Cliente. 3

4 Trasferimento / comunicazione dei dati Finalità legate alla possibilità della SIM di trasferire dati del Cliente a qualsiasi entità del Gruppo Saxo Bank al fine di rispettare previsioni di legge e/o regolamentari, fornire e svolgere i servizi di cui al Contratto di per la prestazione dei servizi di negoziazione per conto proprio, esecuzione di ordini per conto dei clienti, ricezione e trasmissione di ordini. Si fa inoltre presente che i dati del Cliente trasferiti a entità del Gruppo Saxo Bank potrebbero essere trasferite dallo stesso ad ulteriori soggetti terzi al fine di (i) rispettare normative internazionali, (ii) svolgere attività finalizzate ad eseguire i rapporti contrattuali tra la SIM ed il Cliente. Inoltre, la SIM può trasferire/comunicare dati del Cliente ad un soggetto terzo che svolge attività per conto e nell interesse della stessa, al fine di effettuare analisi sulla clientela da utilizzare nelle attività di vendita e marketing della SIM. In tale ultima ipotesi e nell ipotesi di trasferimento dei dati a società del Gruppo Saxo Bank per finalità di marketing, la base giuridica del trattamento è l espresso consenso del Cliente, fermo restando che il mancato consenso non influenzerà sull adempimento degli obblighi contrattuali assunti nei confronti del Cliente e che il Cliente potrà revocare il consenso in qualsiasi momento. 5. Modalità del trattamento Il trattamento dei dati del Cliente avviene mediante strumenti manuali e/o automatizzati, con modalità strettamente correlate alle finalità indicate nel presente documento informativo e, comunque, in modo da garantire la sicurezza, la protezione e la riservatezza dei dati del Cliente. Per le finalità sopra indicate, i suoi dati potrebbero essere trattati con modalità di profilazione, cioè trattamenti automatizzati utilizzati per analizzare e valutare determinati aspetti personali quali, ad esempio, la situazione economica e patrimoniale, l'operatività, l'affidabilità, gli interessi commerciali, per adempiere a particolari obblighi di legge (ad esempio, antiriciclaggio, Markets in Financial Instruments Directive, c.d. "MIFID II", etc.). 6. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati La SIM, per il perseguimento delle finalità descritte al precedente punto 4, rende noto che i dati personali del Cliente saranno conosciuti dai dipendenti, dal personale assimilato, dai collaboratori e dagli agenti della SIM stessa. La SIM, inoltre, può avere la necessità di comunicare i dati personali del Cliente a soggetti terzi, appartenenti o meno al Gruppo Saxo Bank, (aventi sede anche al di fuori dell Unione Europea, nel rispetto dei presupposti normativi che lo consentono) rientranti, a titolo esemplificativo, nelle seguenti categorie: altre entità appartenenti al Gruppo Saxo Bank; soggetti che forniscono servizi di supporto per l esecuzione delle disposizioni impartite dal Cliente ai sensi del Contratto di per la prestazione dei servizi di negoziazione per conto proprio, esecuzione di ordini per conto dei clienti, ricezione e trasmissione di ordini ; soggetti che svolgono attività di emissione, offerta, collocamento, negoziazione, custodia di prodotti e/o servizi bancari, finanziari e assicurativi; 4

5 ulteriori soggetti di cui la SIM a vario titolo si avvale per la fornitura del prodotto o del servizio richiesto, ovvero per le elaborazioni connesse ai trattamenti di cui al precedente punto 4; soggetti che forniscono servizi per la gestione dei sistemi informatici della SIM; soggetti che gestiscono il recupero crediti o forniscono prestazioni professionali di consulenza e assistenza fiscale, legale e giudiziale; soggetti che curano la revisione contabile e la certificazione del bilancio; autorità e organi di vigilanza e controllo e in generale soggetti, pubblici o privati, con funzioni di tipo pubblicistico; soggetti terzi che operano in qualità di prestatori di servizi di disposizione di ordini di pagamento o servizi di informazioni sui conti; società di marketing e aziende di ricerche di mercato. L elenco dettagliato dei soggetti a cui la SIM può comunicare i dati del Cliente può essere consultato sul sito internet della SIM 7. Diritti del cliente/interessato Il GDPR garantisce specifici diritti a tutela del Cliente/Interessato in merito al trattamento dei propri dati. Più in particolare il Cliente ha i seguenti diritti: Diritto di accesso: diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che riguardano il Cliente e, in tal caso, ottenere l'accesso ai suoi dati personali, compresa una copia degli stessi; Diritto di rettifica: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che riguardano il Cliente e/o l integrazione dei dati personali incompleti; Diritto alla cancellazione (diritto all oblio): diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che riguardano il Cliente; Diritto di limitazione al trattamento: diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati del Cliente qualora ne ricorrano i presupposti; Diritto alla portabilità: diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che riguardano il Cliente forniti alla SIM e il diritto di trasmetterli a un altro titolare senza impedimenti, qualora il trattamento si basi sul consenso e sia effettuato con mezzi automatizzati. Inoltre, il diritto di ottenere che i dati personali del Cliente siano trasmessi direttamente dalla Banca ad altro titolare qualora ciò sia tecnicamente fattibile; Diritto di opporsi: diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla situazione particolare del Cliente, al trattamento dei dati personali che lo riguardano; 5

6 Diritto di revoca del consenso: nei casi in cui il trattamento sia basato sul consenso, diritto di revocare il consenso al trattamento dei dati in qualsiasi momento, restando ferma la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca; Diritto di proporre reclamo all Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza di Montecitorio n. 121, 00186, Roma (RM). I diritti di cui sopra potranno essere esercitati, nei confronti della SIM, contattando i riferimenti indicati nel precedente punto 2. L esercizio dei diritti in qualità di Cliente/Interessato è gratuito ai sensi dell articolo 12 GDPR. Tuttavia, nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, anche per la loro ripetitività, la SIM potrebbe addebitarle un contributo spese ragionevole, alla luce dei costi amministrativi sostenuti per gestire la richiesta del Cliente/Interessato, o negare motivatamente la soddisfazione della richiesta del Cliente/Interessato. 8. Modifica e aggiornamento La SIM può apportare modifiche alla presente informativa. Si rende noto che, comunque, la versione costantemente aggiornata è disponibile sul sito 6