Convegno del 04/04/2014 Corso Breve sul Processo Civile Telematico Promosso dal Movimento Forense

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1 DEPOSITO DI UN ATTO ENDOPROCESSUALE CON USO DI CONSOLLE AVVOCATO NETSERVICE SENZA SERVIZI GOLD E SPEDIZIONE A MEZZO DI PEC ESTERNA (Avv. Francesco Tregnaghi ) Convegno del 04/04/2014 Corso Breve sul Processo Civile Telematico Promosso dal Movimento Forense APRO LA CONSOLLE AVVOCATO NETSERVICE, cliccando sull icona della medesima. Può comparire una finestra di errore: Security Warning Do you want to run this application? E normale. Cliccare su esegui o run. Si aprirà la CONSOLLE AVVOCATI ed inserire il PIN, e cliccare OK. Siamo entrati nel programma. CERCARE IL FASCICOLO NEL QUALE DEVO DEPOSITARE L ATTO: se il fascicolo è esistente, ma non ancora inserito nella CONSOLLE perché non si sono ancora eseguito adempimenti telematici, cliccare su LIVE! (vedi la freccia nell immagine) Cliccare su FASCICOLI PERSONALI (vedi la freccia nell immagine)

2 Inserire i dati del fascicolo (Ufficio/Registro, cioè l Ufficio giudiziario il numero di ruolo e l anno) e cliccare su RICERCA (vedi la freccia) Comparirà qui a destra il fascicolo. DEPOSITI TELEMATICI INSERISCO L ATTO E GLI ALLEGATI NELLA CONSOLLE Selezionare il fascicolo di riferimento, e cliccare poi su DEPOSITI TELEMATICI (vedi la freccia ) Comparirà la finestra Creazione fascicolo locale Per creare un deposito è necessario creare un fascicolo locale. Proseguire? Cliccare su YES La CONSOLLE creerà il fascicolo locale automaticamente, proponendo il Codice Interno della procedura, che però può essere cambiato dall utente Cliccare OK Compare la schermata SELEZIONE NUOVO ATTO TELEMATICO. Selezionare il tipo di atto da depositare e cliccare OK Compare la schermata MODIFICA DATI AGGIUNTIVI, con tre sezioni da compilare. In particolare nella prima sezione in alto Testo della domanda o delle conclusioni è possibile copiare ed incollare le domande e/o conclusioni come rassegnate nell atto. 2

3 NON è obbligatorio compilare questa schermata, ma si tratta di collaborazione con Giudici e Cancellerie, che potranno all occorrenza copiare ed incollare il testo. Concluse le operazioni, cliccare OK Compare la finestra GESTIONE DEPOSITO e bisogna ora procedere ad inserire l ATTO (nello Stato Deposito segnala che manca l atto principale) ed eventuali DOCUMENTI allegati. Per importare l ATTO, cliccare su IMPORTA nella sezione Atto Principale (vedi freccia) Comparirà una finestra ATTO (directory) di ricerca, che consente di trovare nel PC DOC. dell utente il file (in PDF) dell atto da importare, di selezionarlo e caricarlo nella CONSOLLE cliccando APRI o OPEN Nb. Cliccando su VISUALIZZA sarà possibile vedere l atto e verificare la correttezza dell inserimento. Per importare eventuali DOCUMENTI ALLEGATI, cliccare su IMPORTA a destra nella sezione Allegati (vedi freccia bianca). Si aprirà la nota finestra di ricerca, che consentirà di trovare nel PC dell utente i documenti da caricare nella CONSOLLE, selezionandoli e cliccando su APRI o OPEN Nb. Cliccando su VISUALIZZA sarà possibile vedere il documento e verificare la correttezza dell inserimento. Concluse le operazioni di inserimento ATTO ed ALLEGATI, nella sezione STATO DEPOSITO (sempre nella schermata Gestione Deposito ), - comparirà la spunta verde con scritto PRONTO - ma più in basso si vedrà il segnale giallo di pericolo con l avviso che NON è stata eseguita la Verifica Consultazione Fascicolo Live! (online). Non è un errore bloccante, ma il sistema invita caldamente ad eseguire tale verifica, cliccando su LIVE (vedi freccia) 3

4 Comparirà la schermata DETTAGLI FASCICOLO ONLINE che visualizza i dettagli del fascicolo presi direttamente dal server del Tribunale, dando la possibilità così di verificare di stare operando nel fascicolo corretto. Nb. E possibile stampare la schermata di dettaglio cliccando su STAMPA. Eseguita la verifica, cliccare CHIUDI Compare la schermata VERIFICA RIFERIMENTI NEL FASCICOLO DI CANCELLERIA in cui è possibile verificare la corrispondenza - dei dati Riferimento Fascicolo/PARTI/LEGALI del fascicolo della CONSOLLE (sezione in alto della finestra) - con i dati R.G./PARTI/LEGALI del fascicolo della CANCELLERIA dal Server del Tribunale (sezione in basso della finestra) Verificata la corrispondenza cliccare CHIUDI Si tornerà alla schermata GESTIONE DEPOSITO, dove nella sezione Stato Deposito (in basso) vi sarà la la spunta verde con scritto PRONTO. CREAZIONE DELLA BUSTA Ora ATTO+DOCUMENTI sono importati nella CONSOLLE. Per procedere al deposito nella Cancelleria dell Ufficio Giudiziario Competente occorre - firmare digitalmente ciò che deve essere sottoscritto (come con il cartaceo), - e spedirli a mezzo di posta elettronica certificata (PEC). Questa operazione può essere eseguita 4

5 direttamente dalla CONSOLLE se si sono attivati i servizi GOLD e si è dunque titolari di una casella PEC interna alla CONSOLLE. Nel caso invece in cui non si siano attivati i servizi GOLD e pertanto si sia titolari di una PEC esterna alla CONSOLLE, occorrerà seguire una procedura specifica. Procediamo per fasi. Cliccare su CREA BUSTA (vedi freccia bianca immagine precedente) ed inserire il Codice PIN come richiesto. E si apre la finestra FIRMA ATTI ED INVIO BUSTA. Procedere alla FIRMA dell atto cliccando su FIRMA Atto principale (vedi freccia). Comparirà la finestra VERIFICA DI CONFORMITA che chiede di verificare la conformità tra atto principale (in file pdf) ed i dati strutturati (xml). Cliccare su VISUALIZZA CONFRONTO e si aprirà la pagina di confronto in cui è visualizzato l atto che si va a firmare. Chiudere la finestra cliccando sulla croce in alto a destra (vedi freccia). 5

6 Ricomparirà la finestra VERIFICA DI CONFORMITA dove si dovrà spuntare la casella conformità verificata tra atto (PDF) e dati strutturati (XML). Cliccare quindi su CHIUDI Comparirà la conferma che il file è stato firmato con successo. Cliccare su OK Si tornerà alla finestra FIRMA ATTI ED INVIO BUSTA dove accanto ad Atto Principale si vedrà il simbolo CAdES a conferma dell avvenuta sottoscrizione in via digitale. Procedere a firmare anche DATI ATTO cliccando su FIRMA. Comparirà la conferma che il file è stato firmato con successo. Cliccare su OK Cliccare su INVIA Compare una finestra di CONFERMA in cui si attesta che la busta è stata creata. DEPOSITO/SPEDIZIONE DELL ATTO+ALLEGATI PRESSO LA CANCELLERIA DEL TRIBUNALE La finestra chiede se si intende ora inviare il deposito al Tribunale. Se si è titolari di una 6

7 casella PEC interna alla Consolle, cliccare su YES Se invece si è titolari di un indirizzo PEC esterno alla CONSOLLE, per il deposito dell atto e degli allegati, attenersi alla procedura seguente. La finestra di CONFERMA chiede se si intende ora inviare il deposito al Tribunale?. Cliccare su NO Compare l avviso che il deposito è pronto per l invio. Cliccare su OK Si ritorna alla schermata GESTIONE DEPOSITO. Cliccare sull icona ESPORTA BUSTA (vedi freccia). Compare una finestra di Avviso (WARNING), in cui si avvisa che depositando la busta manualmente non sarà possibile verificarne lo stato tramite la Consolle. Cliccare OK Nb. Sarà possibile verificare lo stato di deposito nella casella PEC! Compare una finestra in cui è chiesto se si intende Esportare la busta per il deposito manuale in cancelleria?. Cliccare SI E questo infatti un passaggio necessario per esportare la busta dalla CONSOLLE al PC dell utente. 7

8 Comparirà un messaggio ( ATTENZIONE ) con cui si chiede di selezionare il formato della busta per il salvataggio della stessa nel PC. Sono corrette entrambe le opzioni, perciò le illustreremo entrambe. 1) SALVATAGGIO DELLA BUSTA NEL PC IN FORMATO Atto.ENC (procedura consigliato) Cliccare su Atto.ENC Comparirà una finestra SAVE (o SALVA CON NOME ) che consente di salvare nel PC dell utente il contenuto della busta (sarà un file.enc ). E possibile - scegliere dove salvare la busta nel PC selezionando la cartella di destinazione - scegliere il nome del file che si sta salvando. Cliccare su SAVE o SALVA Si tornerà alla schermata della CONSOLLE GESTIONE DEPOSITO. La CONSOLLE non serve più e si potrà uscire dal programma, cliccare su CHIUDI, e successivamente chiudere la CONSOLLE cliccando sulla freccia in alto a destra. La spiegazione continua dal punto 3) REDAZIONE E SPEDIZIONE DELLA PEC DEPOSITO (PROCEDURA COMUNE) a pag. 10 2) SALVATAGGIO DELLA BUSTA NEL PC IN FORMATO Busta.EML (procedura opzionale e più complessa) Cliccare su Busta. EML 8

9 Comparirà una finestra SAVE (o SALVA CON NOME ) che consente di salvare nel PC dell utente il contenuto della busta (sarà un file eml ). E possibile - scegliere dove salvare la busta nel PC selezionando la cartella di destinazione - scegliere il nome del file che si sta salvando. Cliccare su SAVE o SALVA Si tornerà alla schermata della CONSOLLE GESTIONE DEPOSITO. La CONSOLLE non serve più e si potrà uscire dal programma, cliccare su CHIUDI, e successivamente chiudere la CONSOLLE cliccando sulla freccia in alto a destra. Nel PC dell UTENTE trovare il file della BUSTA esportato e salvato (è un file EML), ed aprirlo con un programma idoneo alla lettura dei files eml (ad es. Windows Mail). Atto.enc InfoInoltro.xml Aperta la BUSTA (file EML) con apposito programma, è necessario esportare e salvare nel PC i due ALLEGATI - Atto.enc (obbligatorio) - InfoInoltro.xml (facoltativo) (i nomi saranno sempre gli stessi per ogni BUSTA salvata ed aperta). Questi 2 allegati dovranno essere NECESSARIAMENTE allegati alla PEC che verrà spedita all Ufficio Giudiziario presso cui deve essere eseguito il deposito. Nb. E obbligatorio allegare solo il file Atto.enc, mentre l allegazione di InfoInoltro.xml è opzionale. Procedere dunque a salvare i due files nel PC (non cambiare il nome) 9

10 3) REDAZIONE E SPEDIZIONE DELLA PEC DEPOSITO (PROCEDURA COMUNE) ATTENZIONE! Perché il deposito dell Atto (e degli eventuali allegati) a mezzo di PEC esterna alla CONSOLLE vada a buon fine devono essere rispettate 4 CONDIZIONI: 1) devono essere ALLEGATI AL MESSAGGIO PEC i 2 files allegati alla BUSTA: Atto.enc (allegazione OBBLIGATORIA) InfoInoltro.xml (allegazione NON OBBLIGATORIA) 2) il MITTENTE DELLA PEC, che deve risultare dai pubblici registri ReGIndE, deve essere il medesimo soggetto che ha firmato digitalmente l ATTO PRINCIPALE ed i DATI ATTO nella CONSOLLE (verranno eseguiti automaticamente i controlli di corrispondenza del codice fiscale) 3) l indirizzo del DESTINATARIO DELLA PEC deve essere corretto, e deve essere quello dell Ufficio Giudiziario competente per la ricezione dell atto 4) Nell OGGETTO DELLA PEC deve essere scritta, in maiuscolo e come prima parola DEPOSITO. Senza questa parola nell oggetto, il deposito non supererà il vaglio dei controlli automatici. DEPOSITO DELL ATTO A MEZZO DI PEC ESTERNA ALLA CONSOLLE

11 Aprire il proprio programma di Posta Elettronica Certificata (PEC), quello in cui l indirizzo PEC del mittente risulta dai pubblici registri (ReGIndE) ed è nella titolarità del medesimo soggetto che ha firmato digitalmente l Atto Principale ed i Dati Atto nella CONSOLLE. 1) ALLEGATI: Allegare al messaggio PEC i due files precedentemente salvati nel proprio PC: - Atto.enc (obbligatorio) - InfoInoltro.xml (facoltativo e nel caso la BUSTA sia stata esportata con formato.eml e si sia poi salvato anche questo file) Come già detto, è obbligatorio allegare solo il file atto.enc, che contiene tutti i dati. Pertanto non è necessario allegare il file "InfoInoltro.xml". In ogni caso, allegarli entrambi alla PEC di DEPOSITO non determina alcun errore. La procedura sin qui descritta (salvataggio dei files Atto.enc e InfoInoltro.xml sul proprio PC, ed allegazione degli stessi alla PEC), è una modalità standard. Ovviamente, laddove si utilizzasse un "client" di posta (Outlook, Thunderbird, etc) configurato correttamente, potrebbe essere sufficiente aprire il file.eml (la BUSTA esportata dalla CONSOLLE e salvata sul PC, che sarà appunto un file.eml) e cliccare INOLTRA A: se i due files compaiono in allegato alla mail da inoltrare, si potrà procedere a compilare quella per la spedizione del DEPOSITO. 2) MITTENTE: Accertarsi che l indirizzo di PEC del MITTENTE sia quello comunicato al Consiglio dell Ordine ed ai Registri ReGIndE, e che sia riferito al medesimo soggetto che ha apposto firma digitale all ATTO PRINCIPALE ed ai DATI ATTO nella CONSOLLE. Attenzione: Verranno eseguiti controlli automatici di corrispondenza del codice fiscale, ed in caso di difformità il deposito non andrà a buon fine 3) DESTINATARIO: Inserire l indirizzo PEC CORRETTO dell Ufficio Giudiziario (CORRETTAMENTE IDENTIFICATO) presso la cui Cancelleria deve essere depositato l atto (es. Tribunale Civile Ordinario di Verona, indirizzo pec tribunale.verona@civile.ptel.giustiziacert.it) Gli indirizzi PEC degli Uffici Giudiziari sono consultabili nel sito nella sezione SERVIZI UFFICI GIUDIZIARI cliccare su ACCEDI Inserire i dati richiesti (Distretto Città/Comune Tipo Ufficio, qui è possibile lasciare tutti gli uffici ) e cliccare su RICERCA Compariranno gli Uffici Giudiziari cercati, con indicata la PEC. Inoltre cliccando sul nome dell Ufficio Giudiziario (ad es. Tribunale Ordinario Verona), comparirà l indicazione dei servizi PCT abilitati e relativo decreto scaricabile. 4) OGGETTO: Inserire nell OGGETTO DELLA PEC la parola DEPOSITO in maiuscolo e come prima parola dell oggetto. Attenzione: Senza la parola DEPOSITO nell oggetto inserita come sopra precisato, il deposito non supererà i controlli automatici, e non andrà a buon fine. Il corpo della PEC, invece, può restare vuoto. 11

12 Dopo la parola DEPOSITO, sarà possibile aggiungere un riferimento per identificare la spedizione (ad es. DEPOSITO memoria di replica Tizio/Caio), così da differenziare ogni deposito eseguito. Ed è prassi molto utile anche - per riconoscere immediatamente le successive mail di conferma o di errore; - per l eventuale successiva archiviazione del deposito nel PC (cioè nel caso si volesse salvare la PEC di invio del deposito, e le relative PEC di conferma/errore) Verificate le 4 CONDIZIONI SOPRA DETTE, procedere con la spedizione della PEC (cliccando su INVIA) I MESSAGGI SUCCESSIVI ALL INVIO DELLA PEC DI DEPOSITO Inviata la PEC di DEPOSITO, nella casella POSTA IN ARRIVO della PEC verranno ricevuti 4 messaggi: 1) RICEVUTA DI ACCETTAZIONE, emessa dal gestore della PEC del mittente. 2) RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA, emessa dal gestore della PEC del Ministero della Giustizia, nella quale è indicata la data e l ora in cui il messaggio PEC di DEPOSITO (identificato nella ricevuta) è stato consegnato nella casella di destinazione. La ricevuta di avvenuta consegna è il documento che attesta l esecuzione del DEPOSITO. 3) POSTA CERTIFICATA: ESITO CONTROLLI AUTOMATICI, emessa dal Tribunale destinatario in via automatica (la PEC di DEPOSITO non è ancora stata letta dal Cancelliere). Nel corpo si leggerà: Codice Esito:.., ad es. 1 Descrizione Esito:, ad es. Controlli terminati con successo. Busta in attesa di accettazione In caso di mancato superamento dei controlli automatici, sarà possibile risalire al motivo dell errore, e provvedere a correzione e, se del caso e laddove i termini lo consentano, procedere con nuova spedizione dell atto. Quid Iuris se la PEC di DEPOSITO viene scartata dai controlli automatici? Secondo la normativa, il deposito è tempestivo laddove sia attestata l AVVENUTA CONSEGNA, tuttavia, se i controlli automatici non hanno esito positivo, il DEPOSITO potrebbe non avrà buon fine con la conseguenza che l atto non sarà inserito nel fascicolo. Sul punto dovrà esprimersi la giurisprudenza. Tuttavia, parrebbe ragionevole supporre che, laddove l errore non debba imputarsi al depositante, e nel caso di termini scaduti, sarà possibile chiedere al Giudice la rimessione in termini. 4) POSTA CERTIFICATA: ACCETTAZIONE DEPOSITO, emessa dal Tribunale destinatario, quando la Cancelleria ricevente apre la PEC di DEPOSITO. Nel corpo si leggerà: Codice Esito:.., ad es. 2 12

13 Descrizione Esito:, ad es. Accettazione avvenuta con successo Solo con la ricezione di questa PEC, e la conferma dell ACCETTAZIONE, si avrà certezza che l atto depositato è stato inserito nel fascicolo informatico e sarà visibile (e scaricabile) alle parti tramite CONSOLLE. Attenzione: La Cancelleria è tenuta a verifiche di conformità, quindi il deposito potrebbe non superare questi controlli, ed arriverà un messaggio di mancata accettazione. Pertanto è consigliabile non procedere con il deposito degli atti in scadenza di termine, proprio per aver tempo e modo di verificare eventuali errori e/o disservizi. Si aggiunga che le cancellerie potrebbero procedere all apertura delle PEC di deposito secondo i tempi dettati da ogni singola organizzazione nei vari Fori. Pertanto la 4 ricevuta (di accettazione o meno del deposito) potrebbe richiedere qualche tempo. Nella CONSOLLE si potrà visualizzare l avvenuto deposito, con la normale procedura di accesso ai FASCICOLI PERSONALI. Aprire la CONSOLLE cliccare su FASCICOLI PERSONALI Comparirà la schermata Informazioni Generali cliccare su EVENTI DI STORICO Compariranno le memorie/atti depositati, in file pdf, scaricabili dalle parti, dal Giudice e dai soggetti abilitati all accesso. 13