RELAZIONE SULLA SITUAZIONE COMPLESSIVA DEI RECLAMI PER L ANNO 2012

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1 RELAZIONE SULLA SITUAZIONE COMPLESSIVA DEI RECLAMI PER L ANNO 2012 Marzo 2013 Società del Gruppo

2 Indice 1. Introduzione Reclami / esposti pervenuti nell esercizio Reclami - dati quantitativi Esito dei reclami Esposti a Enti Istituzionali dati quantitativi Esito degli esposti a Enti Istituzionali

3 1. Introduzione Le disposizioni della Banca d Italia del 29 luglio 2009 riguardanti la Trasparenza delle operazioni e dei servizi bancari correttezza delle relazioni tra intermediari e clienti prevedono, in materia di reclami, procedure ed adempimenti specifici finalizzati a garantire ai clienti risposte sollecite ed esaustive. In particolare la normativa dispone, oltre ad obblighi di natura informativa, anche requisiti organizzativi per la trattazione dei reclami, quali l adozione di procedure che prevedano: le forme di inoltro dei reclami da parte della clientela e di risposta da parte degli intermediari, che includono, in ogni caso, la posta ordinaria e la posta elettronica; la gratuità per il cliente dell interazione con il personale preposto alla gestione dei reclami e agli eventuali call center, fatte salve le spese normalmente connesse al mezzo di comunicazione adottato (ad esempio, costo della telefonata a tariffazione non maggiorata); la modalità di trattazione dei reclami; i tempi massimi di risposta, che per i servizi di pagamento non devono superare 30 giorni dalla ricezione del reclamo; la registrazione degli elementi essenziali di ogni reclamo pervenuto, nonché delle eventuali misure adottate per risolvere il problema sollevato. In ottemperanza alle disposizioni normative, Setefi S.p.A. presta una costante attenzione alle esigenze della clientela in ogni fase della relazione: dall ideazione del prodotto, alla predisposizione della documentazione informativa, alla commercializzazione, fino alla gestione degli eventuali reclami, che rappresentano un significativo indicatore della qualità del servizio offerto. L efficace gestione dei reclami consente a Setefi di individuare con tempestività le cause che hanno provocato il disagio del cliente ed avviare conseguentemente le opportune azioni correttive. Tale impostazione risulta altresì coerente con il più ampio obiettivo di porre in essere, nell ambito di una sana e prudente gestione, tutte le azioni necessarie per assicurare rapporti corretti con la clientela e ridurre considerevolmente i rischi operativi, reputazionali e legali attraverso il miglioramento della relazione società-cliente. Setefi ha provveduto ad aggiornare la propria documentazione di trasparenza mettendo a disposizione della clientela, per l inoltro di eventuali reclami sui servizi ricevuti, i seguenti canali comunicativi: posta ordinaria indirizzo Setefi S.p.A. Reclami Viale G. Richard, Milano posta elettronica fax dedicato interno 02/ Non essendo possibile accettare reclami in forma verbale, tutto il Personale di Setefi, se contattato, ha il compito di verificare se il cliente voglia procedere alla richiesta di informazioni, chiarimenti o trasmissione di documentazione oppure se, effettivamente, il cliente intenda formulare un vero e proprio reclamo. In tal caso il Personale di Setefi riferisce al cliente i mezzi possibili per effettuare formale reclamo. Setefi, sul proprio sito ha messo a disposizione della clientela, direttamente in formato PDF o tramite link agli specifici siti, i seguenti documenti in tema di trasparenza: principali diritti del cliente fogli informativi regolamenti di Ombudsman-Giurì Bancario e Conciliatore bancario Finanziario Guida pratica all ABF 3

4 2. Reclami / esposti pervenuti nell esercizio Reclami - dati quantitativi Esposizione dei dati sull attività di gestione dei reclami pervenuti nel periodo 1 gennaio 31 dicembre 2012, ripartita per prodotto/servizio gestito: Categoria Servizi relativi ad apparecchiature POS 178 Servizi relativi a carte di pagamento 0 Totale 178 Per quanto attiene ai motivi lamentati dalla clientela, si evidenzia quanto segue: Tipologia Applicazione delle condizioni 40 Relazioni con la clientela 2 Comunicazione ed informazione al cliente 0 Malfunzionamento apparecchiature 106 Esecuzione operazioni 20 Frodi e smarrimenti 0 Altro 10 Totale complessivo 178 In relazione ai tempi di evasione delle istanze dei clienti, Setefi ha definito la seguente tabella: Tempistiche evasione reclami Entro 10 giorni 9 Entro 20 giorni 29 Entro 30 giorni 129 Oltre il limite dei 30 giorni 10 Totale Esito dei reclami Nel corso del 2012 la funzione reclami struttura preposta alla gestione (Settore Rischi Operativi, Indagini e Reclami del Servizio Organizzazione) ha accolto complessivamente 120 reclami, che rappresentano il 67% dei 178 complessivamente pervenuti. 4

5 2.3 Esposti a Enti Istituzionali dati quantitativi Sono classificate come esposti a Enti Istituzionali le istanze pervenute per il tramite dei seguenti interlocutori: A.G.C.M., ABF, Banca d Italia, (Consob), Prefetture, Ombudsman Bancario e Organismi di Mediazione. L attività nei confronti di tali Enti per il 2012 viene complessivamente riepilogata nel prospetto che segue. Enti istituzionali Banca d'italia 0 Consob - AGCM - Prefetture 0 Arbitro Bancario Finanziario 1 Ombudsman - Giurì Bancario 0 Mediazione 4 Totale Esito degli esposti a Enti Istituzionali Nel corso del 2012 non è stato accolto alcun esposto presentato a Enti Istituzionali come evidenziato dalla successiva tabella di dettaglio. Tipologia Banca d Italia 0 Consob - AGCM - Prefetture 0 Arbitro Bancario Finanziario 0 Ombudsman Giurì Bancario 0 Mediazione 0 Totale 0 5

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