Procedura di gestione delle registrazioni della qualità < PQ 02 >

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1 IIS Ettore Majorana Via A. De Gasperi, Cesano Maderno (MB) PQ02 Rev 2 24/02//06 Pag 1/8 Procedura di gestione le registrazioni la qualità < PQ 02 > EMESSA DA: VERIFICATA DA: APPROVATA DA: Responsabile gestione documentazione Responsabile commissione qualità Dirigente scolastico

2 Indice 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Definizioni e riferimenti 4. Responsabilità 5. Modalità operative 6. Documenti di riferimento 7. Registrazioni 8. Funzioni destinatarie 9. Storia le revisioni Scopo Scopo di questa procedura è definire i criteri per l identificazione, la catalogazione, la raccolta, l archiviazione, l accesso e la conservazione le registrazioni Sistema di Gestione per la Qualità. Campo di applicazione Questa procedura si applica a tutte le attività connesse con la fornitura dei servizi da parte l Istituto. Definizioni e riferimenti Regio decreto 653/25 e successive modifiche Regolamento sugli alunni,gli esami e le tasse negli istituti medi di istruzione. Legge sulla privacy: Legge /12/1996 e successive integrazioni. DPR /06/1992: accesso ai documenti amministrativi. Circolare Ministeriale prot /11/1999: scarti atti d archivio. Responsabilità Dirigente scolastico Responsabile di gestione la documentazione Responsabili archivi Autorizza l accesso agli archivi per uso dei documenti Conserva la documentazione sistema qualità in formato elettronico e in formato cartaceo; aggiorna l elenco le registrazioni Gestiscono gli archivi secondo le modalità descritte nelle istruzioni specifiche Modalità operative La successiva tabella chiarisce i criteri di: identificazione, catalogazione, raccolta, archiviazione, accesso, conservazione, eliminazione le registrazioni Sistema di Gestione. La protezione dei documenti è garantita attraverso i criteri ed i luoghi di accesso ai documenti definiti nella successiva tabella. L accesso ai documenti amministrativi avviene con richiesta scritta al, che può accettarla o rifiutarla con debita motivazione;nel richiesto in visione vengono sempre evidenziati solo i dati relativi alla persona interessata. La protezione dei dati personali è garantita attraverso la conformità alle leggi pertinenti, nonché attraverso l'accesso regolamentato ai documenti archiviati. L elenco le registrazioni viene predisposto e aggiornato dal la Documentazione Sistema. La responsabilità controllo le registrazioni avviene in accordo a quanto stabilito nelle procedure di riferimento. Tali responsabili la raccolta e archiviazione curano anche che l archiviazione avvenga evitando danni e deterioramenti. In particolare: l archiviazione elettronica di dati e dei documenti sistema di gestione la qualità è affidata al la gestione la documentazione che esegue le operazioni di backup secondo le modalità riportate nell istruzione operativa n. 03/PQ01 2

3 L archiviazione elettronica programma SISSI (fornito dal MIUR) è affidata agli addetti all ufficio che eseguono le operazioni di backup secondo le modalità riportate nell Istruzione Operativa n.03/pq01 l archiviazione dei documenti in formato cartaceo avviene secondo le modalità previste dalle vigenti disposizioni legislative sugli archivi e secondo le specifiche istruzioni : Is.Op.05/PQ02 gestione archivi ufficio personale; Is.Op.06/PQ02 gestione archivi ufficio bilancio; Is.Op.05/PQ02 gestione archivi ufficio. 3

4 Prescrizioni la norma Riesame da parte vertice l organizzazione (5.6) Competenza, consapevolezza e addestramento (6.2.2) Pianificazione la realizzazione servizio (7.1) Riesame dei requisiti relativi al prodotto (7.2.2) Elementi in ingresso alla progettazione e sviluppo (7.3.2) Riesame la progettazione e sviluppo (7.3.4) Verifica la progettazione e sviluppo (7.3.5) Titolo e forma la registrazione Tutti i documenti sono disponibili in formato cartaceo, alcuni anche in formato elettronico(e) Verbali di Riesame Relazione Rappresentante la Direzione Azione correttiva/preventiva Schede le attività di formazione Attestati corsi Piani di lavoro dei docenti-programmirelazioni finali Registri di classe Registri dei docenti Scheda servizio POF(E) Programma annuale Schede di iscrizione alle classi Elenchi iscritti (E) Autorizzazioni visite Riferimento alla documentazione S.Q. PQ05 PQ06 PQ12 P.O.F Programma annuale PQ09, P.O.F., circolari ministeriali P.O.F. Criterio di catalogazione Verbali di Riesame: cronologici Relazioni: cronologiche Azioni correttive/preven tive: cronologiche Piani di formazione Fascicoli personali docenti/ata Per classe e per anno scolastico progetti POF Responsabile progetti Fascicoli personali studenti suddivisi per classe In ordine alfabetico la raccolta e archiviazione Rappresentante la Direzione Responsabili incaricati dal, responsabile, GA, personale Accesso al Luogo di conservazione Tempo di conservazione Componenti alta direzione Ufficio, responsabili incaricati dal, docenti POF e programma annuale: pubblico, sala consiglio, GA, personale, GA, responsabile,, responsabile,, responsabile, Ufficio GA personale e archivio di deposito (fascicolo personale). Aula docente referente per tutto il periodo di servizio 5 anni 5 anni dopo l ultimo frequentato Modalità di eliminazione Consegna alla nuova scuola (nel caso di trasferimento ) (solo su autorizzazion e CSA)

5 8 9 Validazione la progettazione e sviluppo (7.3.6) Gestione le modifiche la progettazione e sviluppo (7.3.7) 10 Qualifica fornitori 11 Processo di approvvigionamento (7.4.1) Questionari Albo dei fornitori Scheda di valutazione dei fornitori Scheda di valutazione dei docenti esperti Albo dei fornitori di docenza Richieste di acquisto Richieste di offerta Prospetto comparativo Ordini ai fornitori Ddt comprovanti il controllo in accettazione Schede di controllo le forniture Verbale di collaudo Giornale magazzino (E) Bolla di prelevamento PQ07 Delibere CdI PQ08 Albo dei fornitori, raccolta schede fornitori, raccolta schede docenti Raccoglitori anno solare ufficio acquisti, l ufficio acquisti l ufficio di magazzino l ufficio contabile, responsabile,, responsabile,, GA, fornitori su autorizzazione GA GA, GA, personale ufficio acquisti e contabile Ufficio GA Ufficio Ufficio acquisti Magazzino Archivio di deposito dei documenti // 12 Erogazione servizio ( ) Progetto approvato e finanziato dall ente erogatore Registri di Verbali CdI classe,archivio di deposito,raccoglito Registro di classe re piani di lavoro Aula insegnanti docenti suddivisi Verifiche studenti,ga, (anno in corso) 2 anni per classe, Docenti (anno in, personale Archivio di raccoglitore Piano lavoro docenti programmi svolti corso) deposito 5 anni Programmi effettivamente PQ12 suddivisi per, Ufficio, docenti, 5 anni svolti e relazioni finali classe, registri ufficio amm.vo Registro docente verbali CdC, Ufficio Vicario Piano annuale le registri verbali dipartimenti di 5 anni attività materia, registro Registro inventario verbale CD generale Verbali CdC 5

6 13 14 Identificazione e rintracciabilità (7.5.3) Proprietà dei clienti e parti interessate (7.5.4) Verbali dipartimenti di materia Verbali CD Registro inventario di reparto Verbali riunioni personale ATA Pagelle scolastiche Relazioni finali visite d istruzione Schede di iscrizione Registro iscrizioni Anagrafica iscritti all istituto (E) Tasse scolastiche Quote di partecipazione ad iniziative scolastiche (ricevute di versamento sul c/c/p l Istituto) Comunicazioni alla Provincia (gestione e manutenzione edificio ed impianti) PQ09 PQ09 Fascicoli personali studenti suddivisi per classe Registro iscrizioni Elenco alunni anno Fascicolo personale c/c/p Cartella Provincia ufficio protocollo, GA, personale, responsabili incaricati dal, Ufficio Tecnico, GA studenti frequentanti(fa scicolo personale) Archivio (anno corrente) Archivio Cinque anni dopo l ultimo frequentato 10 anni (solo su autorizzazion e CSA) 15 Gestione dei dispositivi di monitoraggio e misurazione (7.6) Elenco la documentazione (revisioni questionario PQ09 questionari Commissione POF, responsabili incaricati dal (anno corrente) Archivio 5 anni Verifiche ispettive interne (8.2.2) Monitoraggio e misurazione dei servizi (8.2.4) Gestione dei prodotti non conformi (8.3) Piani annuali di audit Piani di dettaglio di audit Verbali di audit Rapporto di nc Lista degli auditor qualificati Questionario per gli studenti Questionario per le famiglie tabulati dei questionari Registro non conformità dei laboratori Registro non conformità servizi formativi/reclami PQ03 PQ09 PQ04 PQ07 verifiche ispettive interne questionari Registro non conformità dei laboratori Registro non conformità servizi formativi/reclami Responsabile la gestione la documentazione Commissione POF Assistente di laboratorio Referente di materia, responsabile dei piani di audit, auditor Responsabile la gestione la documentazione, Commissione POF, GA, docenti, personale di Ufficio Ufficio Vicario laboratorio anno corrente Presidenza anni precedenti Ufficio Presidenza 6

7 19 Azioni correttive (8.5.2) 20 Azioni preventive (8.5.3) Relazione finale CdC Registro non conformità servizi amm.vi Scheda valutazione fornitori beni e servizi Scheda di valutazione documentazione esterna Modulo non conformità/reclamo Registro non conformità servizi formativi/reclami Registro di accesso ai documenti amm.vi Domanda di accesso ai documenti amm.vi Modulo azione correttiva /preventiva Verbale CdC Verbale Dipartimento di materia Modulo azione correttiva /preventiva Verbale CdC Verbale Dipartimento di materia PQ05 PQ05 Relazione finale CdC Registro non conformità servizi amm.vi schede fornitori Registro non conformità servizi formativi/reclami Registro accesso ai documenti amm.vi domande accesso ai documenti amm.vi verbali di riesame verbali di riesame Coordinatore CdC GA Ufficio GA, di di Rappresentante la direzione Rappresentante la direzione, componenti la direzione, Coordinatori di classe, coordinatori di materia, componenti la direzione, Coordinatori di classe, coordinatori di materia Ufficio GA Ufficio acquisti Ufficio Presidenza Ufficio Ufficio Ufficio Ufficio perenne 7

8 Documenti di riferimento Istruzione Operativa 03/PQ01A per il salvataggio dei dati e dei documenti di gestione sistema qualità Istruzioni Operative per la gestione l archivio. Registrazioni Vedi Tabella Funzioni destinatarie Vedi Tabella Rev. 1 31/05/03 : emissione definitiva. Storia le revisioni Rev. 2 24/02/06 : modifica punto 16 luogo di conservazione modifica punto 18 titolo e forma la registrazione, criterio di catalogazione e luogo di conservazione.