La Pubblica Amministrazione digitale e la gestione dell archivio informatico 23 febbraio 2015

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1 La Pubblica Amministrazione digitale e la gestione dell archivio informatico 23 febbraio 2015 L esperienza dell Università degli Studi di Napoli Federico II Clelia Baldo C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi di Ateneo Area tecnica egovernment

2 Verso l Open Government Partecipazione Semplificazione Trasparenza Collaborazione Ottimizzazione Miglioramento dei servizi egovernment Contenimento dei costi C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 2

3 Il ciclo di vita di un documento informatico Formazione documento Esibizione Sottoscrizione Reperimento Condivisione Conservazione Classificazione e fascicolazione elettronica Trasmissione Produzione copie e copie conformi Registrazione di protocollo Iter di approvazione e Workflow (Documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti) C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 3

4 Trasparenza e gestione dell archivio di una PA. Formazione, raccolta e conservazione di dati e informazioni Estrazione, integrazione, elaborazione, collaborazione, cooperazione Archivio Pubblicazione e accesso in rete Servizi e Processi Amministrazione aperta e trasparente C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 4

5 Dall archivio all archivio informatico Archivio Complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto Archivio produttore durante lo svolgimento dell attività. (Allegato 1 al DPCM Regole tecniche per il protocollo informatico) Archivio informatico Archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali Archivio informatico informatiche, gestiti e conservati in ambiente informatico. (Allegato 1 al DPCM Regole tecniche per il protocollo informatico) Definizione alternativa di Archivio: struttura organizzata di persone e sistemi che accetti la responsabilità di conservare l informazione e renderla disponibile per una comunità di riferimento (rif. ISO 14721:2002 OAIS) C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 5

6 Il fascicolo informatico Definizione: Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all esercizio di una data attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizione stabilite dall art. 41 del CAD. (Allegato 1 al DPCM Regole tecniche conservazione) Tipologie: A. Fascicoli per procedimento, affare o attività B. Fascicoli per oggetto o soggetto C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 6

7 La struttura distribuita dell archivio informatico UNINA TITOLARIO PROCEDIMENTI PIANO DI TIPOLOGIE CONSERVAZIONE DOCUMENTARIE Archivio Corrente Contabilità Gestione studenti Gestione personale Gestione OO.CC. Archivio Storico e di deposito SISTEMI OPERAZIONALI C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 7

8 Il sistema edocumento Firma Digitale Condivisione Accesso Gestione Studenti Interfaccia HTML/CSS/JS Posta Elettronica Web App JEE/Spring Alfresco + Activiti PostgreSQL SAN Solr PEC Organizzazione archivio Collaborazione (BPM) Protocollo IAM Sicurezza C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 8

9 L architettura di servizio edocumento Utenti Servizi applicativi ECM Alfresco BPM Activiti ESB Mule Analisti SOA Governance Tecnici C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 9

10 I tre moduli del sistema edocumento Gestione documentale WF WF 1 Processi Università Scrivanie Sicurezza Ripartizione I Amministrazio ne Centrale Ripartizione II Dipartimenti Scuole Utenti Ufficio I Organigramma Conservazione C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 10

11 Modulo Documentale: le principali funzionalità Gestione, per ciascun utente/scrivania, delle aree: Personale (legata all utente) Di lavoro cartelle (endo-procedimento) Di lavoro fascicoli (procedimento) Gestione del contesto archivistico (repertori, tipologie documentarie, formati, procedimenti e iter) Gestione processi Indicizzazione e ricerca Reportistica Versionamento, Firma digitale, Segnatura, Registrazione di protocollo, Invio PEC Esibizione degli atti Audit Versamento di fascicoli e documenti C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 11

12 Modulo Conservazione: le principali funzionalità Gestione di: Controlli sui Pacchetti di Versamento (PdV) Creazione Pacchetti di Archiviazione (PdA) Certificazione PdA Materializzazione PdA su memoria esterna CAS Richieste esibizione e creazione Pacchetti di distribuzione Controlli Migrazione formati, verifiche integrità, scarto Catalogo volumi materializzati Audit e messaggistica C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 12

13 Oggetti della conservazione Il sistema di conservazione tratta i seguenti pacchetti informativi: a) Pacchetti di versamento b) Pacchetti di archiviazione c) Pacchetti di distribuzione Produttore Pacchetto di versamento Rapporto di versamento Pacchetto di distribuzione edocumento CONSERVAZIONE Responsabile Conservazione Pacchetto di archiviazione Richiesta di esibizione Utenti SISTEMA CONSERVAZIONE C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 13

14 L architettura logica del sistema di conservazione UNINA C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 14

15 L interfaccia utente del modulo documentale C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 15

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42 Il sito per l egovernment UNINA Per informazioni aggiuntive: clelia.baldo@unina.it egov@pec.unina.it Tel C.S.I. Centro di Ateneo per i Servizi Informativi 42