ALLEGATO B GLOSSARIO AGID. Archivio corrente. Archivio di deposito. Archivio storico. Archivio aggregato. Area Organizzativa Omogenea (AOO)

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1 ALLEGATO B GLOSSARIO AGID L'Agenzia per l'italia Digitale (AGID) ha il compito di garantire la realizzazione degli obiettivi dell Agenda digitale italiana (in coerenza con l Agenda digitale europea) e contribuire alla diffusione dell'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, favorendo l'innovazione e la crescita economica. Archivio corrente Si intende il complesso dei documenti relativi ad atti singoli e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o, comunque, verso i quali sussiste un interesse corrente. Archivio di deposito Si intende il complesso dei documenti relativi ad atti singoli e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o, comunque, verso i quali sussiste un interesse sporadico e non ancora sottoposti al procedimento di selezione. Archivio storico Si intende il complesso dei documenti relativi ad atti singoli e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa l effettuazione dell operazione di scarto, alla conservazione permanente. Archivio aggregato Gli archivi aggregati sono archivi che si formano e vengono conservati dalla Camera nell esercizio di funzioni ad essa attribuite, attraverso gli opportuni strumenti giuridici, da Enti Terzi che conservano comunque la titolarità dei documenti in essi contenuti. Area Organizzativa Omogenea (AOO) È un insieme definito di Unità Organizzative di una Amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare, ciascuna Area Organizzativa Omogenea mette a disposizione delle Unità Organizzative che la compongono il servizio di protocollazione dei documenti in entrata, in uscita e interni utilizzando un unica sequenza numerica, rinnovata ad ogni anno solare. Casella istituzionale E la casella di posta elettronica adibita alla protocollazione dei messaggi ricevuti istituita da una Area Organizzativa Omogenea (art 15 comma 3 D.P.C.M. 31 ottobre 2000).

2 Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) Il Codice è entrato in vigore il 1 gennaio Esso ha lo scopo di assicurare e regolare la disponibilità, la gestione, l accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell informazione in modalità digitale, utilizzando le tecnologie dell informazione e della comunicazione all interno della Pubblica Amministrazione, nei rapporti tra Amministrazione e privati e, in alcuni limitati casi, disciplina anche l uso del documento informatico nei documenti tra i privati. Il Nuovo CAD è il testo vigente è quello contenuto nel Decreto Legislativo 30 dicembre 2010, n "Modifiche ed integrazioni al Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della Legge 18 giugno 2009, n. 69", a sua volta modificato e integrato da successivi interventi normativi. Codice della Privacy Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 Codice in materia di protezione dei dati personali e successive modificazioni e integrazioni. Documento informatico E la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. FAQ AGID Quesiti frequenti afferenti la Gestione documentale edito da AGID Agenzia per l Italia digitale Fascicolo Si tratta di un insieme organico di documenti relativi ad un medesimo affare o procedimento amministrativo, classificati in maniera omogenea. La forma può essere quella di un dossier, di una pratica, di una papèla, di una carpetta, ecc. Formato Modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l estensione del file Funzionalità aggiuntive Le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti nonché all accessibilità delle informazioni Funzionalità interoperative Le componenti del sistema di protocollo informatico finalizzate a rispondere almeno ai requisiti di interconnessione di cui all articolo 60 del Testo unico

3 Funzionalità minima La componente del sistema di protocollo informatico che rispetta i requisiti di operazioni ed informazioni minime di cui all articolo 56 del Testo unico Immodificabilità caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso Integrità insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato Interoperabilità capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi Leggibilità insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l intero ciclo di gestione dei documenti Linee Guida Le Linee Guida dell Agid e i Quaderni n. 21 CNIPA di febbraio 2006 Manuale di gestione del Protocollo informatico, dei documenti e dell archivio delle Pubbliche Amministrazioni Modello di riferimento Manuale di gestione documentale strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi delle regole tecniche per il protocollo informatico DPR 3 dicembre 2013 Memorizzazione processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti: documento, che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di gestione informatica dei documenti da possibili rischi nell ambito dell organizzazione di appartenenza Mezzo di corredo Strumento tecnico predisposto dall archivista per descrivere un archivio (o un fondo o una serie o comunque un insieme di unità archivistiche): a secondo del grado di analisi e dello scopo per il quale viene approntato, può trattarsi di inventario, elenco di consistenza, elenco di versamento, indice, rubrica, ecc. Piano di classificazione (v. Titolario)

4 Presa in carico accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione Processo di conservazione insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione Posta elettronica certificata (P.E.C.) Sistema di comunicazione in grado di attestare l invio e l avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili a terzi. Registro Per registro si intende un documento amministrativo costituito dalla registrazione in sequenza, secondo criteri predefiniti (tendenzialmente cronologici), in un unica unità documentaria di una pluralità di atti giuridici. In ambiente digitale i registri possono assumere la forma di database: sono propriamente detti Sistemi informatici e sono documenti informatici costituiti dall insieme di una procedura informatica e di una base di dati gestite tramite dispositivi di elaborazione elettronica digitale (es. protocollo informatico). Regole tecniche Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il Protocollo informatico di cui agli articoli 40-bis, 41, 57-bis e 71 del Codice Regole tecniche per la Conservazione Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44-bis e 71 del Codice Regole tecniche della firma digitale Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71 del Codice. Repertorio Per repertorio si intende una serie di documenti originali tipologicamente omogenei corredata da un indice (=registro) che, quale strumento di corredo coevo, ne rende più rapida la consultazione e ne assicura la registrazione secondo determinati criteri (i documenti vengono annotati con un numero progressivo secondo

5 l ordine cronologico in cui si costituiscono). In genere è un unità archivistica condizionata in più volumi che risponde ad un esigenza amministrativa dell Ente. Responsabile del procedimento amministrativo (RPA) È la persona fisica incaricata dell istruzione e degli adempimenti di un affare o di un procedimento amministrativo. Riferimento temporale informazione contenente la data e l ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento Scarto operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale (v. Selezione) Segnatura di protocollo apposizione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso: numero di protocollo, data di protocollo, indicazione o codice dell amministrazione o dell AOO. Selezione dei documenti Periodicamente, e comunque prima del passaggio dei fascicoli alla sezione separata d archivio, devono essere effettuate le operazioni di selezione, cioè di individuazione dei documenti da destinare alla conservazione permanente o, qualora ritenuti inutili, allo scarto, cioè all eliminazione fisica (per macero o termodistruzione). Serie documentale Si intende un raggruppamento, dettato da esigenze funzionali, di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti (serie delle determinazioni, dei contratti, dei registri di protocollo, ecc.) o in relazione all oggetto e alla materia (serie dei fascicoli personali, delle pratiche di finanziamento, ecc.). Sistema di classificazione strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell'amministrazione interessata Sistema di conservazione sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all articolo 44 del Codice Sistema di gestione informatica dei documenti nell ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui all'articolo 52 del Testo unico.

6 Testo unico Decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, e successive modificazioni e integrazioni. Titolario di classificazione Per Titolario di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per la formazione, gestione e conservazione dei documenti. Si tratta quindi di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata dall Ente che li produce, permettendo di organizzare in fascicoli secondo criteri omogenei i documenti che si riferiscono ad affari e a procedimenti amministrativi. Il Titolario di classificazione delle Camere di Commercio si suddivide gerarchicamente in categorie, le quali si suddividono in classi e sottoclassi. Unità Organizzativa (U.O.) Con il termine Unità Organizzativa si indica una struttura operativa costituita da un complesso di risorse umane e strumentali a cui vengono affidate competenze omogenee, nell ambito della trattazione di affari o procedimenti amministrativi. Per tutte le altre definizioni è necessario fare riferimento al Glossario/Definizioni di cui all allegato 1 delle Regole Tecniche adottate con il D.P.C.M , da cui, tra l altro, le presenti sono state tratte.