PROGETTO INTRODUZIONE NELLE SCUOLE DELLA PROVINCIA DI PISA DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO PREMESSA

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1 PROGETTO INTRODUZIONE NELLE SCUOLE DELLA PROVINCIA DI PISA DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO PREMESSA Il Codice dell Amministrazione Digitale (D.Lgs 82/2005, modificato con D.Lgs 159/2005 e con D.Lgs 4/04/2006) è la fonte normativa principale che introduce significative innovazioni nella gestione dei flussi documentali nelle Pubbliche Amministrazioni. Il Codice stesso chiarisce che per Pubbliche Amministrazioni si intendono le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado... Tra le principali innovazioni introdotte, si prevede che la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avvenga mediante la Posta Elettronica Certificata (PEC); la posta elettronica proveniente dalla PA sarà certificata; i cittadini e le imprese che ne fanno richiesta hanno diritto a ricevere tutte le comunicazioni dalle Pubbliche Amministrazioni via . La PEC, oltre ad essere un obbligo imposto dal Codice, permette di inviare comunicazioni con valore legale pari alla raccomandata con ricevuta di ritorno ed è un sistema sicuro, veloce, semplice ed economico. Inoltre, la finanziaria 2008 comprende norme in materia di innovazione informatica e telematica riguardanti anche le istituzioni scolastiche, ed in particolare la fatturazione elettronica :emissione, trasmissione, archiviazione di fatture, note, parcelle,... e simili, dovrà essere effettuata esclusivamente in forma elettronica le amministrazioni non potranno accettare (e tanto meno pagare) fatture cartacee Per l attuazione degli adempimenti riferiti alla fatturazione elettronica è indispensabile disporre di un sistema di protocollo informatico. L Ufficio Scolastico Provinciale di Pisa ha promosso un progetto per introdurre in tutte le scuole della provincia la Posta Elettronica Certificata e il Protocollo Informatico. Il progetto è articolato in 2 Fasi. A compimento della I Fase ( maggio 2009 ) le comunicazioni dell U.S.P. alle scuole, agli altri enti pubblici avverranno attraverso le nuove tecnologie. A compimento della II Fase ( dicembre 2009 ) tutte le Scuole avranno istituito il Protocollo Informatico e il Servizio della Gestione Informatica dei flussi documentali e degli archivi. DIREZIONE DEL PROGETTO Ufficio Scolastico Provinciale Pisa Dirigente: Maria Gloria Bracci Marinai

2 PROGETTAZIONE E COORDINAMENTO OPERATIVO Piero Ceraolo Dirigente Scolastico ITC Pacinotti Pisa Pierluigi Robino Dirigente Scolastico ITI Marconi Pontedera Monica Menesini Ufficio Scolastico Provinciale di Pisa - Ufficio Studi e Programmazione IN COLLABORAZIONE CON : PROVINCIA DI PISA La Provincia di Pisa ha realizzato un sistema di Posta Elettronica Certificata che permette di erogare il servizio per la stessa Provincia e anche per le scuole ed ha assegnato gratuitamente a ogni Istituto Scolastico caselle di posta elettronica. certificata DESTINATARI DEL PROGETTO Istituti comprensivi della Provincia di Pisa Istituti di II grado della Provincia di Pisa FINALITA rendere più efficiente il servizio erogato all utenza; rendere più trasparente l attività amministrativa delle scuole migliorare e rendere più efficace lo scambio di informazioni tra istituzioni ed enti pubblici; rendere più sicuro e rapido l inserimento e la diffusione dei dati; abbassare i costi di esercizio attraverso la dematerializzazione documentale; migliorare le condizioni di lavoro del personale degli uffici.

3 ATTUAZIONE DEL PROGETTO I FASE Febbraio Maggio 2009 Conferenza di Servizio con Dirigenti scolastici e DSGA per l illustrazione e la condivisione del Progetto ( febbraio 2009 ) assegnazione di Caselle di posta elettronica Certificata alle Scuole da parte della Provincia (marzo-aprile 2009) Formazione del personale (marzo-aprile- maggio 2009) * Conferenza di Servizio con Dirigenti Scolastici e DSGA di verifica del Progetto (maggio 2009) Attivazione del servizio di Posta Elettronica Certificata nelle comunicazioni tra Scuole e con Ufficio Scolastico Provinciale (maggio 2009) II FASE Settembre Dicembre 2009 Attivazione del servizio di Protocollo Informatico e di Gestione Informatica dei flussi documentali e degli archivi. DESTINATARI * FORMAZIONE DEL PERSONALE Dirigenti Scolastici, DSGA e due assistenti amministrativi per ogni Istituto Scolastico. METODOLOGIE DI LAVORO lezioni frontali, esempi pratici di applicazioni, risposte a quesiti, presentazione in power point, materiali didattici semistrutturati, esercitazioni pratiche di utilizzo dei sistemi. RISORSE STRUMENTALI aula video, video-proiettore, collegamento web, software di gestione della posta tipo Microsoft Outlook RISORSE PROFESSIONALI Enti di formazione scelti su proposta del Nucleo di Supporto all Ufficio Studi e Programmazione dell Ufficio Scolastico provinciale e delibera della Conferenza di servizio di Dirigenti Scolastici e DSGA del 3 febbraio 2009 TDGroup (agenzia formativa) Proteo Fare Sapere Pisa (Sogg. Qualificato per la Formazione ai sensi DM 23.5.'02 e 8.6.'05) SYSMAR srl CONTENUTI DEL CORSO PRIMA PARTE: POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA, DOCUMENTO INFORMATICO, FIRMA DIGITALE Il codice dell amministrazione digitale: principi generali; L evoluzione normativa: le nuove

4 tecnologie; L organizzazione della P.A. alla luce dell introduzione delle nuove tecnologie; Digitalizzazione e riorganizzazione. Procedimento e fascicolo informatico; Gli istituti scolastici e il trattamento dei dati personali; il Codice dell Amministrazione digitale e Codice della Privacy; La carta d identità elettronica e la carta nazionale dei servizi; Firma elettronica, firma qualificata e firma digitale: elementi generali, la sicurezza e la crittografia, l integrità del documento e la sua non modificabilità, il non ripudio; Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: la materializzazione e l archiviazione(cenni), le normative tecniche, l efficacia probatoria della firma digitale; Trasmissione informatica dei documenti. Valore giuridico della trasmissione. Trasmissione di comunicazione tra Pubbliche Amministrazioni e tra Amministrazioni e privati (cenni). Controlli e ruolo del CNIPA; SECONDA PARTE: IL PROTOCOLLO INFORMATICO NELLA GESTIONE DEL FLUSSO DOCUMENTALE NELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE Il flusso documentale nella p.a., principi generali, riferimenti normativi; La disciplina del documento informatico e della firma digitale; Il servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi ; Le funzionalità del protocollo informatico; principi generali di archivistica, funzione dell archivio; Ciclo di vita del fascicolo: istituzione, gestione, chiusura, scarto, conservazione e consultazione; Elementi di sicurezza informatica; Il progetto per l introduzione del protocollo informatico; il manuale di gestione del protocollo, struttura e linee per la costruzione; Problematiche relative alla gestione del flusso documentale nelle istituzioni scolastiche. ORGANIZZAZIONE DEI CORSI e DURATA sede numero corsi scuole coinvolte corsisti coinvolti PISA ITC Pacinotti PONTEDERA ITCG Fermi MONTOPOLI IC Galilei VOLTERRA IC Jacopo Ogni corso è strutturato in 4 incontri di 4 ore ciascuno: periodo marzo-aprile e 2 incontro: modulo con TDGroup - 3 e 4 incontro: modulo con Proteo Fare Sapere Sysmar

5 Costo complessivo dei corsi : ,00 RISORSE FINANZIARIE Costo per partecipante (sulla base di 3 partecipanti per scuola) : 100,00 Gli importi sono stati direttamente accreditati alle scuole sede dei corsi e traggono origine dalla somma disponibile a livello provinciale per la formazione del personale MONITORAGGIO E VALUTAZIONE Alla fine della prima fase si è proceduto alla verifica dell efficacia e della funzionalità delle procedure acquisite attraverso: un questionario di soddisfazione dell utenza elaborato da parte del gruppo di progettazione e coordinamento, e la valutazione delle risposte dei corsisti. un incontro di verifica dell Ufficio Scolastico Provinciale con i Dirigenti Scolastici, i DSGA e le Agenzie formative. DOCUMENTAZIONE MATERIALI PRODOTTI AL TERMINE DEI CORSI DI FORMAZIONE CD in Power Point riassuntivo delle procedure analizzate e da applicare sul piano operativogestionale prodotto da Proteo fare sapere e Sysmar Materiale documentario riassuntivo delle lezioni tenute da TD-Group ALLEGATO A Questionario sul grado di soddisfazione dell utenza ALLEGATO B Elaborazione dati sui questionari somministrati ai corsisti (160) Descrizione II FASE Settembre Dicembre 2009 Attivazione del servizio di Protocollo Informatico e di Gestione Informatica dei flussi documentali e degli archivi. A tal fine le Scuole dovranno: definire il progetto per la istituzione del Servizio per la Gestione Informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi; istituire il Servizio per la Gestione Informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi (articolo 61 DPR. 445/2000); acquisire una procedura per la gestione del Protocollo rispondente alla normativa; dotarsi di idonei strumenti per la gestione degli archivi (titolario di classificazione etc.); predisporre il manuale di gestione che descrive il sistema di gestione e di conservazione di documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio (art.5 DPCM );

6 formare adeguatamente il personale addetto al Servizio. In considerazione della complessità degli adempimenti si propone un ulteriore azione formativa, impostata sullo schema ricerca-azione rivolta a coloro che hanno partecipato ai Corsi svolti nella I Fase del progetto e che si occupano o si dovranno occupare di Protocollo e Archivi. Ogni Corso è rivolto ad una aggregazione di Scuole. Ogni Scuola costituirà un gruppo di lavoro stabile formato dal DSGA, 2 Assistenti Amministrativi e dall amministratore di sistema ( se non presente da chi si occupa degli aspetti informatici). Ogni Corso avrà la durata di 12 ore ( 3 incontri ) in forma congiunta fra le Scuole ed è articolato in 3 moduli Modulo Contenuti Modalità Durata Output 1 progetto per la istituzione del servizio; definizione quadro conoscitivo relativo al sistema di protocollo e del flusso documentale Formazione ; Ricerca Azione 4 ore lezione in forma congiunta avvio definizione quadro conoscitivo relativo al sistema di Protocollo ed al flusso documentale e degli archivi. 2 individuazione criticità per l introduzione del Protocollo informatico e linee per la soluzione; livello realizzativo: criteri per la scelta; Linee per la definizione progetto. Ricerca Azione 4 ore lezione in forma congiunta. definizione quadro conoscitivo relativo al sistema di protocollo etc.; verifica rispondenza del software di protocollo in uso alle disposizione di legge; Progetto per la istituzione del Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi. 3 definizione del manuale di gestione. formazione ; Ricerca Azione 4 ore lezione in forma congiunta; Manuale di gestione per ogni istituzione Al termine del Corso le Scuole avranno elaborato insieme ai docenti del Corso, in coerenza con la propria struttura organizzativa: il Progetto per la istituzione del Servizio di Protocollo informatico e di gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi; il Manuale di gestione ed inoltre disporranno di personale formato per la gestione del servizio.

7 Allegato A UFFICIO SCOLASTICO PROVINCIALE DI PISA CORSO DI FORMAZIONE PEC E PROTOCOLLO INFORMATICO QUESTIONARIO DI VALUTAZIONE DEL CORSO DSGA Assistente amministrativo Grado scuola Conoscenza della materia prima del corso Facendo riferimento al periodo precedente il corso, quale delle seguenti affermazioni descrive meglio la sua conoscenza dell argomento trattato Non conoscevo affatto la materia Conoscevo poco la materia Conoscevo la materia a grandi linee Avevo una buona conoscenza della materia Valutazione del corso Aspetti organizzativi e didattici Chiarezza ed efficacia delle spiegazioni da parte dei formatori Completezza delle informazioni ricevute Validità del materiale e della documentazione fornita Adeguatezza dell aula e della strumentazione Durata del corso in relazione agli obiettivi fissati dal progetto insufficiente sufficiente buono ottimo Complessivamente, in riferimento alle sue esigenze lavorative, ritiene adeguata la formazione ricevuta? poco 1234molto Avrebbe bisogno di ulteriore formazione sulle stesse tematiche? poco 1234 molto Rispetto alle sue aspettative, nel complesso il corso le è sembrato Poco rispondente 1234 molto rispondente

8 Allegato B CORSO PEC E PROTOCOLLO INFORMATICO SCUOLE COINVOLTE 53 PARTECIPANTI AI CORSI 155 CASELLE DI POSTA ATTIVATE Istituti comprensivi 27 (su 33) Istituti superiori 20 (su 21) RISULTATI QUESTIONARIO Questionari esaminati 164 Conoscenza precedente al corso Nessuna 5 3,2% Poca 54 35,1% A grandi linee 78 50,6% Buona 17 11,11% totale % Giudizio su chiarezza ed efficacia delle spiegazioni da parte dei formatori Insufficiente 0 0 Sufficiente 22 13,6% Buono 94 58% Ottimo 46 28,4% totale % Giudizio su completezza delle informazioni ricevute Insufficiente 1 0,6% Sufficiente 18 11,2% Buono ,8% Ottimo 36 22,4% totale % Giudizio su validità del materiale e della documentazione fornita Insufficiente 3 1,8% Sufficiente 24 14,9% Buono ,1% Ottimo 34 21,2% totale % Giudizio su adeguatezza dell aula e della strumentazione Insufficiente 2 1,2% Sufficiente 31 19,3% Buono 95 59% Ottimo 33 20,5% totale % Giudizio su durata del corso in relazione agli obiettivi fissati dal progetto Insufficiente 6 3,8% Sufficiente 40 25% Buono 89 55,6% Ottimo 25 15,6% totale % Giudizio su adeguatezza della formazione ricevuta (scala 1-4) : 2,99 Bisogno di ulteriore formazione (scala 1-4) : 2,60 Rispondenza alle aspettative (scala 1-4) : 3,22