ISTRUZIONE OPERATIVA DEL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO

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1 Pagina 1 di 11 INDICE 1- SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITA RIFERIMENTI MATERIALI MODALITA OPERATIVE.5 7- ETICHETTATURA ED IDENTIFICAZIONE CONSERVAZIONE E TRASPORTO ACCETTAZIONE DEGLI OGGETTI DI PROVA GESTIONE DELLE EMERGENZE MODULI Tutti Tutte Modalità di accettazione dei campioni-contenitori per prelievo Tutti Tutte Revisione generale (accordi ARTA-SIAN-R.A.) Tutti Tutte Revisione generale Tutti Tutte Variazione numerazione della I.O Tutti Tutte Prima emissione REV. PAR. PAG. MOTIVO DATA Preparato/firmato (RDSI) Verificato/firmato (RDSI) Approvato/firmato (Direttore Tecnico) X Controllata Distribuita a: Ente RDSI Copia n Non controllata RSI dipartimentali ARTA (AQ-PE-TE-CH) Copia n Controllata Distribuita a: Ente RSI Distretto Non controllata ARTA

2 Pagina 2 di 11 1 SCOPO Il campionamento è l azione mediante la quale una frazione di una determinata sostanza, materiale o prodotto è prelevata per fornire un campione rappresentativo dell oggetto del controllo nella sua totalità per l esecuzione della prova. Il prelievo e la conservazione dei campioni, rappresentano delle operazioni complesse e delicate e devono essere condotte in modo corretto al fine di evitare deterioramenti, alterazioni o possibili contaminazioni dei campioni, causa di possibili incidenze non trascurabili sull incertezza totale del risultato analitico finale. La presente Istruzione Operativa (IO) rappresenta un estratto delle diverse norme che disciplinano le attività su elencate e si applica ai campioni destinati a prove chimiche, chimico-fisiche e/o batteriologiche per campioni prelevati da terzi e consegnati presso i Laboratori ARTA ABRUZZO per le successive analisi. Lo Scopo della presente I.O. ha per oggetto: 1) le disposizioni generali, prescindendo dalle attività preparatorie del punto di prelievo già indicate nei rapporti ISTISAN 07/05 e 07/31 a cui si rimanda; 2) la gestione e la pianificazione delle operazioni e della attività di prelievo e di emergenza, fra i Laboratori ARTA ABRUZZO ed i Servizi SIAN competenti per territorio. 3) le modalità di accettazione dei campioni di prova da parte dei Laboratori ARTA ABRUZZO. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente I.O. si applica alle acque destinate al consumo umano, incluse le acque di sorgente e riguarda le attività riferite a: a) pianificazione delle attività; b) contenitori utilizzabili per il prelievo e la conservazione del campione; c) trasporto del campione presso i laboratori ARTA Abruzzo; d) accettazione del campione; e) gestione delle emergenze. Ai fini dell applicazione della presente IO i RAC dovranno effettuare una formazione specifica, secondo le modalità previste dalle procedure interne del SGI (PG10) 3 PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITA Per i controlli di idoneità dell acqua destinata al consumo umano di competenza del servizio SIAN delle ASL competenti per territorio, i Laboratori ARTA ABRUZZO, ai fini della pianificazione delle proprie attività analitiche, conformemente a quanto indicato nelle procedure del Sistema di Gestione Integrato conforme alla UNI EN ISO 9001:2008 e UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005 (PG01 Gestione delle analisi per compiti istituzionali pianificazione delle attività), adotteranno i Piani di campionamento annuali esterni elaborati dalle ASL competenti per Territorio sulla base della normativa vigente. Nei Programmi di controllo esterno dovranno essere evidenziati:

3 Pagina 3 di 11 - i parametri analitici da ricercare individuati in collaborazione con i Laboratori ARTA; - la frequenza di campionamento. Eventuali ulteriori richieste analitiche e/o necessità che dovessero verificarsi nel corso dell anno e che discostano dalle attività pianificate, dovranno essere concordate fra la Direzione Politiche della Salute, i Servizi SIAN territorialmente competenti ed i Laboratori ARTA. 4 RIFERIMENTI 1. Rapporti ISTISAN 07/31 ISS.PGA.901.REV00 Prelievo e conservazione dei Campioni. 2. Rapporti ISTISAN 07/05 PG.17 Modalità di campionamento e di conservazione dei campioni. 3. UNI EN :2004 Campionamento Guida per la conservazione ed il maneggiamento di campione d acqua. Milano: Ente Nazionale Italiano di Unificazione; APAT/IRSA-CNR: Metodi Analitici per le acque. 29/2003, 1030: Metodi di campionamento. Roma: APAT/IRSA-CNR; D.Lgs n 31 del Attuazione della direttiva 98/83/CE relativa alla qualità delle acque destinate al consumo umano. Pubblicato nella G.U. 3 marzo 2001, S.O. 6. D.G.R. n 135 del Acqua destinata al consumo umano (D.Lgs. 2 febbraio 2002, n 31 modificato ed integrato con successivo D.Lgs. 2 febbraio 2002 n 27) - Pubblicato sul BURA n 4 del 16 gennaio UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005 Requisiti generali per la competenza dei Laboratori di prova e di Taratura. 8. UNI EN ISO 9001:2008 Sistemi di gestione per la Qualità. Requisiti. 9. PG 01 Procedura interna del SGI ARTA Gestione delle analisi per compiti istituzionali e per privati. 10. IO 03/01 Istruzione operativa interna del SGI ARTA Taratura interna delle apparecchiature termometriche.

4 Pagina 4 di 11 5 MATERIALI I contenitori utilizzati per il prelievo e la conservazione dei campioni devono rispondere a requisiti generali di robustezza e idoneità alle condizioni di conservazione e a requisiti specifici che riguardano l inerzia dei materiali. In particolare possono essere utilizzate: a) per il prelievo di acque destinate all analisi dei metalli e composti inorganici: - contenitori in materiale plastico (polietilene, policarbonato, polimetilpentene) avente chiusura ermetica con tappo a vite; - vetro b) per il prelievo di acque destinate all analisi di sostanze organiche (IPA, antiparassitari): - bottiglie in vetro scuro avente chiusura ermetica con tappo a vite e/o vials termicamente decontaminate per analisi dei composti organici volatili; c) per il prelievo di acque destinate all analisi di sostanze organiche volatili (aromatiche, organoalogenate): - vials in vetro con chiusura a tenuta; I volumi minimi da prelevare sono: - 1,0 L per le determinazioni delle sostanze inorganiche; ml per le determinazioni dei metalli; - 1,0 L per le determinazioni di sostanze organiche; - 2 vials da 40 ml per le determinazioni di sostanze organiche volatili (nota: per quanto attiene particolari analisi organiche in tracce e/o ultratracce sarà necessario, preventivamente, concordare con il Laboratorio le quantità necessarie in base alla tipologia di parametri da determinare); d) per il prelievo di acque destinate all analisi batteriologiche (vol. minimo: routine 500 ml; verifica 1000ml): - flaconi in vetro pyrex o neutro sterili avente chiusura ermetica con tappo a vite; - bottiglie monouso in materiale plastico sterili avente chiusura ermetica con tappo a vite. Per campioni contenenti cloro o suoi composti è necessario che nel contenitore venga immesso, prima delle attività di sterilizzazione, 0,1 ml di soluzione di sodio tiosolfato al 10%, per ogni 100 ml di capacità dello stesso. Per i prelievi effettuati per immersione i contenitori devono essere sterilizzati avvolti in fogli protettivi.

5 Pagina 5 di 11 Nella seguente tabella riepilogativa vengono indicati tipi di contenitore ed i quantitativi minimi da prelevare, secondo le tipologie di analisi richieste: Tab. a) Tipologia di analisi richiesta Tipo di contenitore Quantità minima Composti inorganici Bottiglia plastica in polietilene (PE); vetro 1000 ml Metalli Bottiglia plastica in polietilene (PE); vetro 100 ml Composti organici Vetro scuro con chiusura a tenuta 1000 ml Composti organici volatili Vials con chiusura a tenuta 80 ml Analisi batteriologiche Vetro pyrex sterile; Bottiglia in plastica monouso sterile; (con aggiunta di tiosolfato al 10%, nella quantità di 0,1 ml in 100ml di capacità della bottiglia) 500/1000mL Nota: per particolari determinazioni di elementi in tracce e/o ultratracce o per analisi batteriologiche specifiche, sarà opportuno concordare preventivamente con il Laboratorio il quantitativo minimo da prelevarsi; 6 MODALITA OPERATIVA 6.1 Analisi batteriologiche Campione di acqua prelevata da rete di distribuzione. 1) flambare il punto di prelievo e lasciar scorrere l acqua senza cambiare flusso, per almeno 5 minuti; 2) aprire il flacone solo al momento, avendo cura di non toccare il tappo di chiusura ed il bordo con le mani o con altri oggetti al fine di evitare qualsiasi contaminazione; 3) non effettuare risciacqui ed evitando schizzi riempire non completamente (circa 2,5 cm dal collo) il contenitore;

6 Pagina 6 di 11 4) chiudere immediatamente il contenitore; 5) conservare il campione al riparo dalla luce solare ed a temperatura controllata secondo quanto contenuto nelle modalità indicate al punto 8 della presente I.O.; Campione di acqua prelevata in corpi idrici. 1) Togliere l involucro dalla bottiglia senza toccarla con le mani utilizzando una pinza sterile e/o altro analogo sistema atto al mantenimento del contenitore; 2) aprire, al momento il contenitore avendone cura di non toccare il tappo di chiusura ed il bordo dello stesso con le mani; 3) calare il contenitore, tenendolo fermo con la pinza dal fondo, nel corpo idrico ed immergerlo con il collo 15 cm sotto alla superficie dell acqua; 4) piegare la bottiglia verso l alto e lasciarla riempire fino a circa 2,5 cm dal collo; 5) chiudere immediatamente il contenitore; 6) conservare il campione al riparo dalla luce solare ed a temperatura controllata secondo quanto contenuto nelle modalità indicate al punto 8 della presente I.O.; 6.2 Prelievi per analisi chimiche Campione di acqua prelevata in rete di distribuzione 1) Lasciare scorrere l acqua per almeno 5 minuti prima del prelevamento; 2) avvinare il contenitore per almeno ¾ volte; 3) riempire il contenitore evitando il gorgogliamento (turbolenza) che potrebbe comportare la perdita di sostanze volatili; 4) chiudere immediatamente il contenitore; 5) conservare il campione al riparo dalla luce solare ed a temperatura controllata secondo quanto contenuto nelle modalità indicate al punto 8 della presente I.O.; Campione di acqua prelevata in corpi idrici. 1) Tenere il contenitore per il fondo ed immergerne il collo per circa 15 cm sotto la superficie dell acqua; 2) ruotare il contenitore verso l alto e lasciarlo riempire; 3) chiudere immediatamente il contenitore; 4) conservare il campione al riparo dalla luce solare ed a temperatura controllata secondo quanto contenuto nelle modalità indicate al punto 8 della presente I.O.; 7 ETICHETTATURA ED IDENTIFICAZIONE Ogni campione deve essere sigillato a garanzia di rappresentatività per l eventuale controparte. Lo stesso deve riportare un etichetta identificativa indelebile che lo renda univocamente identificabile. Il cartellino identificativo che accompagna il campione deve contenere le seguenti indicazioni minime: a) tipo di acqua; b) tipologia e/o codice del punto di prelievo (es. rete, pozzo ecc..); c) data ed ora del campionamento;

7 Pagina 7 di 11 d) luogo e punto di campionamento; e) temperatura al prelievo; f) riferimento al verbale di campionamento; g) firma degli operatori presenti al prelievo; Oltre all etichetta identificativa i campioni devono essere accompagnati dal verbale di prelievo come contenuto nell allegato A della D.G.R. n 135 del 12 marzo 2004 (nel quale sarà necessario indicare la temperatura del campione all atto ). Nel caso di campioni prelevati da privati le indicazioni contenute nell etichetta del campione saranno utilizzate, dai laboratori dipartimentali di ARTA ABRUZZO, per l accettazione. Tuttavia è necessario che prima della effettuazione delle attività di prelievo da parte di soggetto privato, lo stesso venga istruito dal RES sulle modalità da assumere nelle attività di prelievo, conservazione e trasporto del campione. 8 CONSERVAZIONE E TRASPORTO Il trasporto del campione deve avvenire in ambiente buio e refrigerato utilizzando borse termiche equipaggiate con piastre eutettiche o frigoriferi portatili. La temperatura di conservazione e di trasporto del campione dalle fasi di prelevamento, fino alla consegna presso i Laboratori ARTA deve essere compresa fra 2-8 C. Il campione non deve essere congelato. Il campione deve essere consegnato al Laboratorio di ARTA Abruzzo nel più breve tempo possibile e comunque entro lo stesso giorno di prelievo, fermo restando il rispetto delle condizioni di conservazione e trasporto di cui sopra.

8 Pagina 8 di 11 La seguente tabella riepilogativa indica i criteri di accettabilità per i campioni in fase di accettazione: Tab. b) QUANTITATIVI MINIMI PER ANALISI DI VERIFICA Tipologia di analisi richiesta Tipo di contenitore Quantità minima Tempo massimo di consegna dal prelievo Temperatura (1) Analisi batteriologiche Vetro pyrex sterile; Bottiglia in plastica monouso sterile; 1000 ml Composti inorganici Bottiglia plastica in polietilene o vetro pyrex 1000 ml Metalli Bottiglia plastica in polietilene o vetro 100 ml Composti organici residuali (es. IPA e antiparassitari) Composti organici volatili-solventi (organo alogenati e aromatici) (1) Bottiglia di vetro scura pyrex Vetro con chiusura a tenuta (vials) 1000ml 2 vials da 40 ml (riempiti fino all orlo senza formazione di bolla di aria) per le temperature al prelievo comprese fra 2 e 8 C, la temperatura di consegna in laboratorio del campione dovrà essere compresa nell intervallo 2 8 C Tab. c) QUANTITATIVI MINIMI PER ANALISI DI ROUTINE Tipologia di analisi richiesta Analisi batteriologiche Tipo di contenitore Vetro pyrex sterile; Bottiglia in plastica monouso sterile; Quantità minima 500ml Tempo massimo di consegna dal prelievo Temperatura (1) Composti inorganici Bottiglia plastica in polietilene o vetro pyrex 1000 ml Metalli Bottiglia plastica in polietilene 100 ml

9 Pagina 9 di 11 (1) per le temperature al prelievo comprese fra 2 e 8 C, la temperatura di consegna in laboratorio del campione dovrà essere compresa nell intervallo 2 8 C. 9 ACCETTAZIONE DEGLI OGGETTI DI PROVA Il campione non accompagnato da verbale di prelievo ed etichetta identificativa non sarà accettato dai Laboratori ARTA ABRUZZO. Per il prelievo effettuato da parte di soggetto privato è necessaria almeno la presenza di una etichetta identificativa (vedi punto 7). Al ricevimento del campione presso il laboratorio ARTA, verrà effettuato una verifica della temperatura, mediante l uso di un pirometro, che consente la misura sulla parete esterna del contenitore. Tale controllo, verrà effettuato da parte del personale dell accettazione (RAC o ASA) dell ARTA, mediante opportuno pirometro (termometro a raggi infrarossi), tarato annualmente secondo specifica Istruzione Operativa interna di Taratura IO 03/01 taratura interna delle apparecchiature termometriche. Il criterio di accettabilità dell incertezza estesa per l uso del pirometro in fase di taratura è di 5± 3 C. I campioni, prima della fase di accettazione e/o i campioni in attesa di giudizio di conformità (senza etichettatura) vengono depositati in apposita area (individuata da targhetta) denominata: AREA DI SEGREGAZIONE. Qualora la temperatura risulti maggiore di quella misurata all atto, il campione verrà accettato non conforme (mediante apposizione del check nella casella corrispondente del modulo accettazione LIMS) e verrà indicato il motivo della non conformità nell apposito spazio: La temperatura del campione, misurata all atto dell accettazione, risulta superiore a quella misurata al momento (tale dicitura verrà mostrata sia nel modulo di accettazione campione, sia nel Rapporto di Prova ). NOTA: Per le temperature al prelievo comprese fra 2 e 8 C, la temperatura di consegna in laboratorio del campione dovrà essere compresa nell intervallo 2 8 C. Ulteriori ed eventuali non conformità rilevate in fase di accettazione quali ad esempio: - sigillo non conforme; - modalità di imballo non conformi; - ecc.. verranno evidenziate con le modalità su indicate, specificandone i motivi che le hanno generate. Qualora la temperatura risulti conforme ai criteri di accettabilità indicati in tab b) e c), il campione verrà accettato conforme (mediante apposizione del check nella casella corrispondente del modulo accettazione LIMS) e verrà indicato nell apposito spazio note del modulo di accettazione la temperatura misurata all atto dell accettazione, con la seguente dicitura:

10 Pagina 10 di 11 La temperatura del campione, misurata in fase di accettazione, risulta di:. C. (tale dicitura verrà resa nota nel modulo di accettazione campione ). I tempi di consegna, verificati mediante il verbale di prelievo dei campioni, verranno controllati in sede di accettazione del campione dal RAC o ASA. Per i campioni consegnati oltre il tempo massimo previsto, sul modulo di accettazione verrà riportata la seguente dicitura campione consegnato presso i laboratori ARTA ABRUZZO oltre il limite massimo di tempo consentito dal metodo di prova. Il campione verrà accettato non conforme, anche nei casi in cui il RAC, sentito il parere del RES o analista delegato (TL o ANAL), riscontri la non adeguatezza della documentazione di accompagnamento (verbale / etichetta) e/o la conformità dell oggetto di prova (quantità, tipo di contenitore, tempo di consegna, sigillo ecc..). La/e irregolarità riscontrata/e verrà/anno indicata/e sul Modulo di accettazione e di conseguenza nel Rapporto di Prova. Per ogni oggetto di prova verrà stampato il modulo di accettazione dal LIMS nel quale verranno indicate le eventuali prove richieste e/o i pacchetti di prove stabilite, la temperatura misurata all atto, le eventuali non conformità rilevate ed il motivo della non conformità. Il modulo così redatto sarà firmato dal richiedente. Lo stesso modulo di accettazione conterrà, inoltre, le indicazioni sul metodo di prova utilizzato dal laboratorio, la temperatura misurata in fase di accettazione ed i tempi di consegna del rapporto di prova finale. Una copia del modulo di accettazione verrà consegnata al richiedente ed i campioni una volta accettati saranno consegnati dagli operatori ausiliari o commessi ed in caso di assenza o non disponibilità, dai RAC o ASA, agli Operatori di Laboratorio (TL o ANAL), per l esecuzione delle analisi o per l eventuale conservazione nei frigoriferi segnalati (reparto chimico e reparto microbiologico), negli appositi comparti. Per i SIAN, in sede di apertura del campione prima dell inizio delle attività analitiche, in presenza della controparte, l operatore di Laboratorio presente redigerà apposito verbale di apertura campione che sarà firmato da tutti i presenti. Nel caso non vi sia la presenza della controparte nell ora e nel giorno stabiliti per l apertura, si intende tacitamente garantita la difesa e non verrà redatto il verbale di apertura campione. Per i privati, il verbale di apertura campione, se non espressamente richiesto dal committente, non verrà redatto e si procederà direttamente alle determinazioni analitiche, nei tempi programmati dal Laboratorio. 10 GESTIONE DELLE EMERGENZE Nel caso di risultati analitici non conformi ai limiti stabiliti dalla normativa vigente, il Responsabile della Sezione acque potabili dei Distretti ARTA ABRUZZO, informa

11 Pagina 11 di 11 telefonicamente senza ritardo (su un numero telefonico sempre reperibile di allerta ed emergenza) l azienda ASL (SIAN) competente. Successivamente alla chiamata telefonica e senza ritardo, il Distretto ARTA ABRUZZO trasmette via fax (su un numero di Fax sempre reperibile di allerta ed emergenza) copia del Foglio di Lavoro o un Rapporto di Prova provvisorio incompleto o comunicazione scritta, firmato dal Responsabile di Sezione, nel quale vengono trascritti i risultati analitici dei parametri non conformi. Segue, a conclusione di tutte le analisi, l invio del Rapporto di Prova da parte dell Ufficio competente nei tempi indicati sul verbale di accettazione. 11 MODULI a) Modulo accettazione campione (LIMS); b) Verbale di apertura campione.