Guida rapida per accesso e utilizzo degli applicativi dell Osservatorio Contratti

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1 Guida rapida per accesso e utilizzo degli applicativi dell Osservatorio Contratti Lo scopo di questo documento è fornire una guida rapida all accesso e utilizzo degli applicativi dell Osservatorio contratti pubblici di Regione Lombardia. Il sito è puramente gestionale. Per poter consultare la documentazione disponibile e tenersi aggiornati sulle attività dell osservatorio, (news, faq, documenti, comunicati, manuali ecc..,) cliccare sul link portale osservatorio sempre presente in qualunque pagina dell applicativo. Il link riporta alla pagina web della Direzione Generale Infrastrutture e Mobilità - sezione Osservatorio. 1 REGISTRAZIONE E ACCESSO AL SITO Dal sito della direzione Generale Trasporti/Osservatorio di Regione Lombardia cliccare sul pulsante accedi agli applicativi. Si visualizza la schermata seguente (fig. 1) Fig UTENTE GIA REGISTRATO Se l utente è già in possesso di credenziali di accesso ( nome utente e password ) inserirle negli appositi campi e cliccare su entra. Nel caso in cui l utente sia stato disabilitato 1 per inutilizzo delle credenziali, si attiva una procedura informatica per la riattivazione automatica dell utenza. 1 La mancata modifica della password e/o il mancato accesso all applicativo per un periodo superiore ai 6 mesi, comporta la disabilitazione automatica dell utente, secondo criteri di sicurezza informatica ai sensi della normativa vigente. 1

2 Se l utente digita in maniera errata nome utente e/o password (esce il messaggio login o password errate ) tornare indietro con l apposita icona del browser e cliccare su Recupera password. Il sistema richiede username e indirizzo mail associato alla scheda di registrazione dell utente. Se con la funzionalità recupero password non si ottengono le credenziali di accesso, compilare il modulo di richiesta password scaricabile dalla sezione Manuali e Modulistica presente in questo portale Integrazioni del profilo utente Può verificarsi il caso che un utente sia già abilitato per alcuni servizi applicativi dell Osservatorio ma non abbia tra questi quelli che permettono la comunicazione dei dati degli appalti ai sensi della normativa (Contratti Pubblici Lavori e/o Contratti Pubblici Servizi Forniture) (vedi fig. 2). Per poter richiedere l integrazione della propria registrazione è necessario cliccare sul link modifica profilo e poi aggiungi rimuovi servizi. Per la definizione dei ruoli e i successivi passaggi vedere paragrafo 1.2 Nuova Registrazione. Fig. 2 2

3 1.2 NUOVA REGISTRAZIONE Se l utente non è in possesso di credenziali d accesso cliccare prima sul link istruzioni per la registrazione, per scaricare il manuale per la registrazione utente, e successivamente sul link registrazione utente. Compare un messaggio che avvisa l utente che sta per registrarsi per gli applicativi e i servizi dell Osservatorio Contratti Pubblici. Cliccare su Prosegui per procedere con la registrazione. Compare la seguente schermata (fig. 3) Fig. 3 Compilare tutti i dati richiesti (consultare il manuale per la registrazione). ATTENZIONE Una volta inseriti l Ente di appartenenza, creato l ufficio e inserito i dati personali dell utente che si sta registrando è necessario richiedere i servizi applicativi di cui si necessita. I servizi disponibili per l area Contratti Pubblici sono Contratti Pubblici Lavori Contratti Pubblici Servizi Forniture Bandi di gara Lavori Bandi di gara Servizi Forniture Osservatorio lavori pubblici Programma Triennale Pubblicazioni Project Financing Pubblicazioni Avvisi Beni Culturali 3

4 Ai fini dell assolvimento degli obblighi informativi di cui alla vigente normativa, i servizi applicativi che permettono la comunicazione dei dati sono Contratti Pubblici Lavori Contratti Pubblici Servizi Forniture Si ricorda che l invio delle comunicazioni è di responsabilità del RUP - Responsabile Unico del Procedimento - dell appalto. ATTENZIONE Al momento della definizione del ruolo per l applicativo Contratti. (colonna centrale della tabella) se l utente che si sta registrando è il Responsabile del procedimento - selezionare il ruolo RUP. Gli altri due profili (amministratore e compilatore) non permettono l invio delle comunicazioni. Definizioni dei ruoli - RUP: inserisce i dati degli appalti e li invia. E l unico responsabile di quanto viene comunicato. - Amministratore: è un supervisore. Può solamente vedere quanto comunicato dai vari rup della stazione appaltante ma non può operare sui singoli contratti. Può solamente trasferire i contratti da un rup a un altro, previa assegnazione on line dei contratti da parte del rup uscente. - Compilatore: può solo inserire i dati degli appalti. L invio degli stessi deve essere fatto con le credenziali del Rup, preventivamente accreditato per l Osservatorio Contratti. Gestore degli Utenti. Nella tabella dei servizi applicativi per i quali si richiede l abilitazione è presente, nella terza colonna, la voce Gestore Utenti. Tale attributo è disponibile solo per gli applicativi dei contratti pubblici lavori e servizi forniture. Il gestore utente è un utente della stazione appaltante che ha il compito di abilitare/disabilitare altri utenti del proprio Ente all utilizzo degli applicativi dei contratti. E obbligatorio che per i servizi applicativi Contratti Pubblici Lavori e Contratti Pubblici Servizi Forniture esista almeno un Gestore utenti per ogni Ente e per ogni tipologia di servizio. N.B. se in fase di conferma della registrazione, la stazione appaltante è sprovvista di gestore utente, la persona che si sta registrando, per poter confermare la registrazione, dovrà obbligatoriamente selezionare l opzione del gestore utente, spuntando l apposita casella. L abilitazione del / dei Gestori degli utenti è sempre responsabilità di Regione Lombardia. Nel caso sia già presente all interno della stazione appaltante un gestore utente abilitato, le richieste di autorizzazione all uso degli applicativi dei Contratti dovranno essere inoltrate al gestore stesso. Nel caso di registrazione per servizi applicativi che non prevedono il Gestore utenti, le richieste di autorizzazione saranno inoltrate a Regione Lombardia Pertanto se in calce al modulo di registrazione è presente il numero di fax del collega significa che lo stesso è gestore utenti e sarà suo compito abilitarvi per l applicativo contratti scelto. Dopo aver compilato tutti i campi richiesti, cliccare sul pulsante registrazione. Si genererà un modulo da stampare, firmare e inviare ai numeri di fax segnati in fondo alla pagina. Il modulo così precompilato è possibile stamparlo solo al termine della procedura di registrazione. Se non viene stampato non è più possibile rigenerarlo. Per poter avere un nuovo modulo scaricare il file pdf Modulo di autocertificazione per l'adesione ai servizi dell'osservatorio dalla sezione Documenti, faq e link utili Manuali e Modulistica del sito della direzione generale Trasporti, compilarlo e inviarlo per fax al numero

5 Dopo aver ricevuto il fax, l osservatorio o il gestore utente della stazione appaltante provvede ad abilitare l utente. All indirizzo mail indicato dall utente nella scheda di registrazione verranno inviate le credenziali d accesso. ATTENZIONE Per il primo accesso al sistema si consiglia vivamente di fare un copia e incolla della password, al fine di evitare la digitazione di caratteri non corretti. 5

6 2 INSERIMENTO CONTRATTI Una volta inserite le credenziali di accesso compare la seguente schermata (fig. 4): Fig. 4 Per una consultazione più approfondita della documentazione inerente l attività dell Osservatorio Comunicati, Faq, Manuali, ecc - cliccare sul link portale osservatorio. Per effettuare l inserimento dei dati degli appalti cliccare sul riquadro Contratti Pubblici. Compare la seguente schermata (fig. 5) in cui vengono resi visibili tutti i servizi applicativi per i quali l utente è abilitato (nel caso specifico l utente è abilitato per tutti gli applicativi dell Osservatorio): Fig. 5 6

7 Cliccare sul riquadro Contratti pubblici Lavori oppure Contratti Pubblici Servizi Forniture in base al tipo di contratto da comunicare. Si precisa che la procedura per l inserimento e gestione di un contratto è la stessa per entrambe gli applicativi. Si supponga di dover inserire un contratto di servizi o forniture. Cliccare sul riquadro Contratti Pubblici Servizi Forniture. Compare la seguente schermata (fig. 6) Fig. 6 Per inserire un nuovo contratto cliccare su Inserisci contratto. Compare la seguente schermata (fig. 7) Fig. 7 Inserire il Codice Identificativo Gara Cig, staccato dal rup presso il Simog dell AVCP. 7

8 In base al cig digitato il sistema effettua una serie di controlli. Ad esito positivo di tali controlli viene proposto in grassetto la fattispecie contrattuale da comunicare. Cliccare sulla voce in grassetto (fig. 8) per l apertura della scheda (fig. 9) Fig. 8 Fig. 9 Se l esito dei controlli non fosse positivo compaiono schermate con messaggi diversi. 8

9 Una delle più frequenti è la seguente (fig. 10): Fig. 10 Questa schermata rappresenta un controllo non bloccante per l inserimento del contratto. Il sistema avvisa che non sono stati pubblicati gli atti della procedura di affidamento (bando/esito per procedure aperte; solo esito per procedure negoziate). Selezionando uno degli utenti presenti nella tabella e cliccando su invia, all utente selezionato verrà inviata una mail automatica con la quale si richiede la pubblicazione degli atti di gara. Successivamente è possibile proseguire con l inserimento del contratto. Se invece non si vuole inviare nessuna mail, al presentarsi della schermata cliccare direttamente sul tasto procedi. Il sistema proporrà la maschera di fig. 7 (inserisci Cig) Per altri messaggi proposti dal sistema consultare il manuale dei Contratti Pubblici. 9

10 2.1 COMPILAZIONE SCHEDE. Una volta selezionata la fattispecie contrattuale da comunicare (fig. 7), si apre la prima scheda da compilare (fase aggiudicazione) i cui campi da valorizzare variano a seconda del tipo di cig. Nella figura 8 viene presentata una scheda di aggiudicazione di un cig ordinario superiore a (11 sezioni). Nel caso di cig di importo inferiore a o escluso la scheda propone 9 sezioni. I campi obbligatori sono contrassegnati da *. All interno delle schede da comunicare è presente una guida on line che supporta l utente nella compilazione delle varie sezioni. Tramite l icona, il sistema visualizza e stampa la guida help on line con informazioni e descrizioni sui vari campi da valorizzare in tutta la fase di aggiudicazione. Tramite l icona visualizza e stampa informazioni e descrizioni dei campi di quella specifica sezione (es. 1 Princ, 2 Dati.., ecc). Dopo aver compilato la scheda è possibile salvare la stessa cliccando sul tasto bozza o conferma. Tasto bozza : permette di salvare quanto inserito in qualsiasi momento, anche a seguito di parziale completamento della scheda. Il sistema non effettua controlli. Tasto conferma : da utilizzare una volta compilati tutti i campi obbligatori. Una volta confermata la scheda sarà pronta per essere inviata all Osservatorio. Il sistema effettua una serie di controlli sulla correttezza formale dei dati. Eventuali errori nella compilazione saranno riportati in una scheda aggiuntiva, visualizzata in coda alle sezioni componenti la scheda (fig. 11) Fig

11 Cliccando sulla descrizione dell errore il sistema rimanda alla sezione contenente il campo con l errore. Una volta apportate tutte le correzioni richieste, cliccare su Conferma. Compare la seguente schermata: Fig. 12 In alto a sinistra compare il numero di contratto, da utilizzare per la successiva gestione dello stesso. Il tasto stampa permette di stampare le schede in formato pdf. Il tasto gestione rimanda alla pagina di gestione del contratto, con il dettaglio delle schede inserite/comunicate/da inserire. Il tasto esci riporta all area operativa del sito dell Osservatorio. 2.2 GESTIONE FASI E CONTRATTI Alla tabella sotto riportata (fig. 13) vi si accede - cliccando sul pulsante gestione di figura 12 (il pulsante compare ogni qualvolta si conferma una scheda) oppure - per riprendere un contratto precedentemente inserito, dall area operativa cliccare sul riquadro Contratti Pubblici, sul riquadro Contratti Pubblici Servizi Forniture e poi su Gestione Contratto. Inserire il codice contratto e cliccare sul pulsante cerca. Se non si inserisce nessun parametro di ricerca vengono visualizzati tutti i contratti in carico all utente - se si sta accedendo con ruolo Rup. Se invece si sta accedendo come compilatore o amministratore verranno visualizzati tutti i contratti della stazione appaltante. Fig

12 Gli elementi attivi in questa tabella che permettono di proseguire con la gestione del contratto sono gestione fase, di gestione eventi, per eliminare il contratto. di Il sistema propone in automatico fasi/eventi dovuti per ogni fattispecie contrattuale. Nella tabella riepilogativa del contratto, cliccando sulla F di gestione fase viene visualizzato il dettaglio delle fasi di quel contratto con relativo stato dell arte (fig. 14). Cliccando invece sulla E di gestione eventi verranno visualizzati gli eventi (eventualmente) da comunicare: subappalti, sospensioni, varianti, accordi bonari. n.b.: L icona gestione eventi è presente solo per cig ordinari superiori a a Fig. 14 L icona modifica (foglio con matita) permette di riaprire la scheda, per modificare i dati inseriti. L icona stampa permette di visualizzare le schede in formato pdf. L icona invia dati Osservatorio (busta con freccia verde) permette l invio telematico delle schede. Per poter inviare una scheda è necessario che questa sia in stato inserito (confermato pallino verde). Se una scheda è salvata in bozza (avrà quindi il pallino verde tagliato a metà) non può essere inviata all Osservatorio. In questo caso saranno attive solo le icone modifica e stampa. Per poter inviare la scheda, riaprirla con l icona modifica e cliccare su conferma. Una volta bloccata (inviata all Osservatorio) la fase precedente, cliccando sul + in corrispondenza della fase successiva da inviare, si aprirà la successiva scheda dovuta per quel contratto. Nel caso ci si accorga di dover apportare delle correzioni a una scheda già inviata all Osservatorio (pallino blu) è necessario richiedere all Osservatorio lo sblocco della stessa cliccando sull icona lucchetto a fianco 12

13 della fase da sbloccare. Inserire la motivazione e verificare l indirizzo mail: confermando l Osservatorio riceverà automaticamente la richiesta di sblocco. Quando la fase sarà resa modificabile, verrà inviata conferma al Rup di avvenuto sblocco e si riattiverà l icona modifica. Apportare le dovute correzioni, confermare la scheda e reinviarla. 13

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