Gestione delle Vaccinazioni nell Azienda Sanitaria Locale

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1 Seminario I VACCINI: STRUMENTO DI PREVENZIONE Gestione delle Vaccinazioni nell Azienda Sanitaria Locale Paolo D Argenio 9 Ottobre 2013 Ospedale M. Bufalini (Cesena)

2 Vaccinazioni nella Asl Programma Vaccinale Modello Organizzativo Processi Operativi Strumenti Gestionali

3 Il programma vaccinale dell infanzia Popolazione Reclutamento Vaccinazione Popolazione Vaccinata Infrastruttura Piano Strategico Approvvigi onamento Sistema di Controllo Consumi Coperture Casi Costi Trattamento Eccezioni Aggiornamento Formazione Riduzione Incidenza Informazione Popolazione

4 Vaccinazioni nella Asl Programma Vaccinale Modello Organizzativo Processi Operativi Strumenti Gestionali

5 Organizzazione: Centri e Punti Vaccinali

6 Funzioni del Centro Vaccinale Approvvigionamento e conservazione Reclutamento, inviti e re-inviti Vaccinazioni e registrazione Verifica dello stato vaccinale singoli Verifica coperture vaccinali Essere preparati a gestire le emergenze Cooperare alla sorveglianza di malattie e reazioni avverse, e indagini particolari Formazione e aggiornamento

7 Organizzazione & Integrazione Coordinamento

8 Funzioni di Coordinamento Redigere e aggiornare il programma Uniformare le procedure Sovraintendere al sistema informativo Sorveglianza di malattie e reazioni avverse Garantire gli approvvigionamenti Essere di riferimento per le eccezioni Organizzare l aggiornamento Promuovere il miglioramento della qualità Relazionarsi con resto Asl e con Regione

9 Organizzazione & Integrazione Direzione ASL Farmaceutico Controllo di Gestione Provveditorato Coordinamento Relazioni con il Pubblico

10 Organizzazione & Integrazione Direzione ASL Pediatra Farmaceutico Controllo di Gestione Provveditorato Relazioni con il Pubblico Centro di Coordinamento Genitori Medico di Famiglia Insegnanti Associazioni

11 Vaccinazioni nella Asl Programma Vaccinale Modello Organizzativo Processi Operativi Strumenti Gestionali

12 Gestione dei Programmi Vaccinali (1) Gestione di: Obiettivo Informazioni su: Informazioni da: Scelta vaccini Vaccini efficaci e sicuri Efficacia/ Sicurezza Letteratura Scientifica Catena Freddo Vaccini ben conservati Interruzioni catena freddo Sistemi registrazione dei frigo Magazzino Minimizzare le scorte Consumi e Giacenze Sistema informatizzato Moduli Performance Popolazione target vaccinata Coperture vaccinali Sistema informatizzato Survey periodico Efficacia pratica Riduzione malattie/focolai Casi e Focolai Sorveglianza Sicurezza Minimizzare le reazioni Incidenza Reazioni Sorveglianza

13 Gestione dei Programmi Vaccinali (2) Gestione di: Obiettivo Informazioni su: Informazioni da: Qualità delle Strutture Adeguamento a Standard Caratteristiche Strutturali Questionari e Visite Qualità Organizzativa Adeguamento a Standard Caratteristiche organizzative Rapporti informali, Riunioni, Indagini Competenza degli Operatori Buone procedure Pratica vaccinale Studi qualitativi Proteste Pediatri Gestione Budget Minimizzare i costi Costi vaccini e personale Servizi Amministrativi Considerazione dei Genitori Genitori soddisfatti Soddisfazione dei Genitori Questionari o Interviste Condivisione da parte dei Pediatri Indicazioni univoche Indicazioni date ai Genitori Proteste dai Vaccinatori

14 Vaccinazioni nella Asl Programma Vaccinale Modello Organizzativo Processi Operativi Strumenti Gestionali

15 Strumenti Gestionali Programmazione annuale Valutazione a fine anno Protocollo vaccinale Manuale di accreditamento Benchmarking Sorveglianza Gestione informatizzata Formazione Comunicazione

16 Programmazione La programmazione di inizio anno: Definisce gli obiettivi della Asl, i risultati attesi, la tempistica e le responsabilità serve alle strutture che concorrono alla realizzazione è un mezzo di condivisione con gli altri attori interni alla Asl: responsabili centri vaccinali, direttori di distretto, uffici amministrativi serve a impegnare il vertice della Asl che la approva e la fa propria

17 Contenuti essenziali programma Area tematica Numero id Obiettivo Risultati attesi Tempistica Responsabilità Facile da leggere

18 Esempio N Obiettivo Risultato Quando? Chi? Performance MPR adeguata (copertura > 95%) Confermare sorveglianza m. prevenibili con vaccino Progettazione Rilevazione Accreditamento Confermare coperture Distretti 1,2,3. Aumentare copertura distretto4 di x% Tutti pediatri partecipano a sorveglianza. Modulo compilato ogni lunedì. Documento metodi e schede di rilevazione Gennaio 2012 Centri Vacc. Coord + Pedibas Coord 4 Rilevazione Adeguatezza Ambulatori Differenza tra reale e standard regionale Febbraio - Marzo 2012 Centri Vacc.

19 Valutazione fine anno La valutazione di fine anno: uno strumento indispensabile per comunicare il raggiungimento o meno degli obiettivi serve a dar di conto a chi partecipa al programma per valorizzare o meno serve a dar di conto alla Direzione della Asl e mostrare senso di responsabilità serve a impostare il programma successivo In quanto strumenti di comunicazione, programma e valutazione dovrebbero essere facili da leggere

20 Esempio N Obiettivo Risultato Quando Chi? OK? 1 2 Performance MPR adeguata (copertura > 95%) Confermare sorveglianza m. prevenibili con vaccino Confermare coperture Distretti 1,2,3. Aumentare copertura distretto 4 del x% Tutti i pediatri partecipano alla sorveglianza. Modulo compilato ogni lunedì Centri Vaccinali Coordinam ento + Pedibas 3 Progettazione Rilevazione Accreditamento Documento metodi e schede di rilevazione Gennaio 2012 Coordinam ento 4 Rilevazione adeguatezza ambulatori Differenza tra reale e standard regionale Febbraio - Marzo 2012 Centri Vaccinali

21 Protocollo Vaccinale Il protocollo esplicita le regole di base: quali vaccini, per chi, Quando, Quali vantaggi attesi, Quali svantaggi, Controindicazioni ecc. Serve per: la trasparenza uniformare le procedure in campo vaccinale nella ASL la formazione degli operatori per costruire alleanze se non lo si prepara da soli, ma confrontandosi con operatori, pediatri e comunità professionale

22 Calendario Procedure di esecuzione Vaccinazioni per gruppi a rischio Reazioni avverse Controindicazioni (vere e false)

23 Manuale di accreditamento Base per il miglioramento continuo della qualità strutturale e organizzativa dei centri vaccinali e la qualità professionale degli operatori. Il manuale può prevedere : i requisiti minimi delle strutture e gli standard di riferimento delle procedure come si certifica l adeguatezza di strutture e procedure agli standard di riferimento la formazione continua del personale sanitario e non come si acquisiscono i dati sulle caratteristiche strutturali e organizzative dei centri

24 Benchmarking Il confronto evolutivo è uno strumento per il coordinamento e il miglioramento I dati su coperture vaccinali e incidenza di malattie prevenibili con vaccino, per distretto, dovrebbero essere pubblici Più cautela per i dati su strutture, personale ecc.

25 Graduatoria dei Distretti della ASL (2002) Copertura contro il Morbillo Distretti dei nati negli anni Sanitari % 99% 21 83% 90% 24 72% 92% 22 62% 87% 18 52% 82% 17 62% 81% 23 37% 76% 19 51% 72% ASLX 66% 85%

26 Sorveglianza Casi e focolai di malattie prevenibili con vaccino Serve a dar di conto dell impatto di salute Reazioni avverse Serve a dar di conto degli effetti negativi delle vaccinazioni

27 Casi di Parotite nella mia Asl segnalati dai Pediatri sentinella (Spes )

28 Un focolaio di Morbillo nella mia Asl (2002) Gen Mar Mag Lug

29 Epidemia di Sindrome Influenzale (mia ASL) Ot 30 Ge 10 Ap

30 Efficacia Pratica della Vaccinazione, nei confronti della Sindrome Influenzale, tra gli Anziani (ASL, anno) Stato Vaccinale Assistiti 65+ SI Tasso per 100 Vaccinati ,6 NON Vaccinati ,8 (8,8 3,6) Efficacia pratica = 100 = 59,4% 8,8

31 Stima dei Casi di SI Risparmiati tra gli Anziani Residenti nella ASL (2002) Tasso in assenza di Vaccinazione 8,8 per cento Vaccinati Tasso in presenza di Vaccinazione 3,6 per cento Stima Casi Influenza se non fossero stati Vaccinati Stima Casi Influenza tra i Vaccinati 1335 Casi Risparmiati

32 Reazioni per 100 vaccinazioni EXA ASS Medio Friuli ( )

33 Formazione Preparazione base per i nuovi operatori Risultati della ricerca e innovazione vaccinale Implementazione di nuove vaccinazioni Problemi nella relazione con l utenza Nuove tecnologie (es. una nuova vaccinazione o il sistema informatizzato ) Formazione nel quotidiano, attraverso il rapporto informale collaborativo tra più e meno esperti, Studio della documentazione interna e pubblica, Partecipazione periodica a corsi, Partecipazione a network specialistici in internet.

34 Gestione informatizzata Seduta Vaccinale Aggiorna anagrafica Aggiorna Dati Vaccinazione Anagrafe Assistiti ASL Elenco assistiti Assistiti da vaccinare Assistiti non vaccinati Certificati Vaccinali Anagrafe Vaccinale Copertura (per distretto, sesso, stato anagrafico, comune) Lotto da registro magazzino Vaccinazioni/giorno Utilizzo lotto Giacenze magazzini

35 Comunicazione Il programma vaccinale dovrebbe disporre di mezzi per comunicare verso: Gli operatori partecipanti al programma l interno della Asl e del mondo sanitario professionale l esterno in direzione della comunità. Le possibilità offerte da internet dovrebbero essere sfruttate per informare questi tre target relativamente ai protocolli, ai risultati in termini di coperture, incidenza di malattie e focolai, reazioni avverse

36 Gestione delle Vaccinazioni 1. Programma Popolazione Obiettivi 3. Processi Operativi Vaccini Efficaci e Sicuri Controllo Performance, Efficacia e Sicurezza Miglioramento Continuo Qualità Partecipazione Comunità Gestione del budget 2. Modello Organizzativo Responsabilità Coinvolgimento Azienda Coinvolgimento Comunità 4. Strumenti Gestionali Programmazione Protocollo Accreditamento Benchmarking Sorveglianza Formazione Comunicazione