INTRODUZIONE di Giuseppe Bernoni 19. INTRODUZIONE di Benedetto Santacroce 21

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2 L OPINIONE INTRODUZIONE di Giuseppe Bernoni 19 INTRODUZIONE di Benedetto Santacroce 21 ANALISI CAPITOLO 1 FATTURAZIONE ELETTRONICA OBBLIGATORIA 1. FATTURA ELETTRONICA OBBLIGATORIA L Unione Europea ed il progetto i L esperienza danese OBBLIGHI E DIVIETI AMMINISTRAZIONI STATALI INTERESSATE OBBLIGHI PER GLI OPERATORI FLUSSI DI FATTURAZIONE 27 CAPITOLO 2 INTRODUZIONE AI PROGETTI DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E FATTURAZIONE ELETTRONICA di Claudia Paltrinieri 1. PREMESSA STRATEGIA E COMMITMENT VERSO LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA SERVIZIO O SOLUZIONE DALLA FATTURA TRADIZIONALEALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA I BENEFICI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA IL MERCATO DEI FORNITORI, TRA CUSTOMER CARE E VISION 44 CAPITOLO 3 I DOCUMENTI INFORMATICI di Simona Ficola, Benedetto Santacroce e Isidoro Volo 1. IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO La Direttiva 2001/115/CE Il D.M. 23/01/ La Delibera CNIPA 19/02/2004, n Il D.Lgs. 20/02/2004, n La digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione - D.Lgs. 82/ INDICE 9

3 2. I DOCUMENTI INFORMATICI E LE DEFINIZIONI TERMINOLOGICHE FORMA E CARATTERISTICHE DEL DOCUMENTO INFORMATICO LE INTERFERENZE FRA REGOLE FISCALI E REGOLE DEL CNIPA I DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI DOGANALI: ESCLUSIONE 69 CAPITOLO 4 FIRMA DIGITALE, VALIDAZIONE TEMPORALE E POSTA CERTIFICATA di Manlio Cammarata 1. LA FIRMA DIGITALE: ASPETTI GENERALI A che serve la firma digitale Le risposte alle esigenze di sicurezza CRITTOGRAFIA E FIRMA DIGITALE La natura della firma digitale Come funziona la firma digitale DALLA CRITTOGRAFIA ALLA FIRMA DIGITALE: L IMPRONTA (HASH) La crittografia al contrario Conviene riassumere il documento LA VERIFICA DELLA FIRMA Come si verifica la firma La verifica del certificato LA CERTIFICAZIONE E IL DISPOSITIVO DI FIRMA Necessità della certificazione Il dispositivo sicuro VALIDAZIONE DEI DATI E VALIDAZIONE DELL IDENTITÀ La validazione dei dati La validazione dell identità Il documento statico e non modificabile LE FIRME ELETTRONICHE NEL CODICE DELL AMMINISTRAZIONE DIGITALE Validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge Gli effetti probatori del documento informatico LA VALIDAZIONE TEMPORALE L equivalente del timbro postale LA POSTA CERTIFICATA La raccomandata informatica Come funziona la posta certificata Il valore legale della posta certificata 84 CAPITOLO 5 LA VALIDITÀ GIURIDICA DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. IL VALORE PROBATORIO DELLE PROVE DOCUMENTALI IL VALORE PROBATORIO DEL DOCUMENTO INFORMATICO 89

4 3. LA FIRMA MASSIVA DI DOCUMENTI INFORMATICI IL DOCUMENTO INFORMATICO RILEVANTE A FINI TRIBUTARI 92 CAPITOLO 6 LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI 1. PREMESSA LE SCRITTURE CONTABILI ED I DOCUMENTI FISCALMENTE RILEVANTI _ Tipologia e soggetti obbligati PROCESSO DI CONSERVAZIONE DIGITALE DI UN DOCUMENTO INFORMATICO Memorizzazione del documento informatico La garanzia dell ordine cronologico, senza soluzione di continuità Conservazione sostitutiva del documento informatico Conservazione sostitutiva delle fatture Conservazione di documenti diversi dalle fatture PROCESSO DI CONSERVAZIONE DIGITALE DI UN DOCUMENTO ANALOGICO Documento analogico originale unico e non unico Distruzione del documento analogico LE COMUNICAZIONI DA EFFETTUARSI ALLE AGENZIE FISCALI: MODALITÀ E TERMINI L IMPOSTA DI BOLLO SUI DOCUMENTI INFORMATICI ADEMPIMENTI PRELIMINARI ALL AVVIO DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE ACCESSI, ISPEZIONI E VERIFICHE - PROFILI SANZIONATORI VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE ELETTRONICA 121 CAPITOLO 7 IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE 1. IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA INDIVIDUAZIONE DEL SOGGETTO RESPONSABILE NOMINA DEL SOGGETTO RESPONSABILE 125 CAPITOLO 8 IL MANUALE OPERATIVO 1. MANUALE OPERATIVO DI CONSERVAZIONE 127 INDICE 11

5 CAPITOLO 9 FATTURAZIONE ELETTRONICA E ADEMPIMENTI IVA di Roberto Moscati, Isidoro Volo e Benedetto Santacroce 1. PREMESSA MOMENTO DI EFFETTUAZIONE DELLE OPERAZIONI LA FATTURAZIONE DELLE OPERAZIONI: ART. 21, D.P.R. 633/ Rivalsa e detrazione Operazioni rilevanti ai fini della fatturazione Operazioni senza addebito dell imposta ma con l obbligo della fattura Dispensa dall obbligo di emissione della fattura SOGGETTI OBBLIGATI ALL EMISSIONE DELLA FATTURA EMISSIONE DELLA FATTURA DA PARTE DEL CLIENTE O DI UN TERZO: FATTURAZIONE IN OUTSOURCING Comunicazione preventiva Inizio attività e violazioni sostanziali Operazioni straordinarie CONTENUTO DELLA FATTURA Elementi obbligatori Ulteriori elementi previsti da altre disposizioni IVA MOMENTO DI EMISSIONE DELLA FATTURA MODALITÀ DI EMISSIONE DELLA FATTURA Fattura cartacea Fattura elettronica Coesistenza di fatture in formato elettronico e formato cartaceo INVIO DELLA FATTURA REGISTRAZIONE DELLE FATTURE La gestione dei protocolli IVA delle fatture in caso di contabilità elettronica (Risoluzione 318/E/2007) 148 CAPITOLO 10 LA TRASMISSIONE ELETTRONICA E TELEMATICA DEI DOCUMENTI FISCALMENTE RILEVANTI di Roberto Moscati, Isidoro Volo e Benedetto Santacroce 1. LA TRASMISSIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI NELL ATTUALE NORMATIVA FISCALE ITALIANA LE NOVITÀ INTRODOTTE DALLA DIRETTIVA 2001/115/CE LE MODALITÀ DI INVIO Trasmissione elettronica Trasmissione con mezzi tradizionali Conclusioni

6 CAPITOLO 11 TENUTA, CONSERVAZIONE ED ESIBIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI di Roberto Moscati, Isidoro Volo e Benedetto Santacroce 1. PREMESSA DOCUMENTI SMATERIALIZZABILI PROCESSO DI CONSERVAZIONE La cadenza temporale della conservazione Per le fatture: ogni 15 giorni Per gli altri documenti: una volta l anno In caso di accessi, ispezioni e verifiche MODALITÀ DI CONSERVAZIONE LUOGO DI CONSERVAZIONE CONTROLLO DEI DOCUMENTI CONSERVATI IN FORMATO ELETTRONICO 165 CAPITOLO 12 CONSERVAZIONE E FATTURAZIONE ELETTRONICA E VERIFICHE FISCALI di Stefano Salvadeo e Giulio Tedeschi 1. NORMATIVA DI RIFERIMENTO PER LE VERIFICHE FISCALI: PREMESSE _ OBBLIGHI DEL CONTRIBUENTE IN CASO DI VERIFICA VERIFICHE FISCALI E PRIME INDICAZIONI OPERATIVE VERIFICHE FISCALI E FATTURAZIONE ELETTRONICA VERIFICHE FISCALI E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE ALL ESTERO E VERIFICHE FISCALI ASPETTI SANZIONATORI DI NATURA AMMINISTRATIVA (CENNI) PROFILI PENALI (CENNI) 181 CAPITOLO 13 L OPPORTUNITÀ DI OUTSOURCING di Rita Menichini 1. PREMESSA OUTSOURCING: MOTIVAZIONI COME SI CARATTERIZZA IL PROCESSO DI OUTSOURCING Il tipo di legame tra azienda e fornitore Tipologie di outsourcing Le forme contrattuali CICLO DI VITA DELL OUTSOURCING 191 INDICE 13

7 5. BENEFICI DELL OUTSOURCING DALL OUTSOURCING AL BPO CONCLUSIONI: VERSO LO STRATEGIC SOURCING 193 CAPITOLO 14 PROFILI CONTRATTUALI DELL OUTSOURCING di Amedeo Rosboch 1. IL CONTRATTO DI OUTSOURCING QUALIFICAZIONE DELL OUTSOURCING L OUTSOURCING ATTRAVERSO CONTRATTI TIPICI IL TRASFERIMENTO DEL RAMO DI AZIENDA L OUTSOURCING DI SISTEMA INFORMATICO 199 CAPITOLO 15 CONTRATTO DI OUTSOURCING PER LA CONSERVAZIONE 1. PROCESSO DI CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING RESPONSABILITÀ DELL OUTSOURCER CONTRATTO E ALLEGATI 202 PROCEDURE E MODELLI CAPITOLO 16 QUESITI SU CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA FATTURA ELETTRONICA E POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA di Benedetto Santacroce 203 CAPITOLO 17 IL NUOVO CICLO ATTIVO di Mauro De Vecchi e Fabio Visentin 1. STRUTTURA DEL CICLO ATTIVO Premessa Un modello di classificazione Ciclo Attivo: definizione Ciclo Passivo: definizione Un modello di rappresentazione del Ciclo Attivo Ciclo dell ordine Consegna del prodotto Fatturazione Gestione della contabilità clienti Gestione del ritardo di pagamento LA VALUTAZIONE DELLA SITUAZIONE DI PARTENZA Lo scenario per la Piccola Media Impresa in Italia Una misura della propria efficacia 224

8 2.2. Lo scenario per i grandi volumi di fatturazione Lettura dati Anagrafica DB clienti e dati transazionali Estrazione dati e applicativo di fatturazione Produzione e Distribuzione documento fattura Archiviazione e Conservazione Sostitutiva Gestione solleciti Customer Care UN MODELLO DI EVOLUZIONE IL PERCORSO DEL CAMBIAMENTO 229 CAPITOLO 18 IL NUOVO CICLO PASSIVO di Massimiliano Baiocco 1. PREMESSA Definizione di core business aziendale La gestione del Ciclo Passivo IL PROCESSO DI ACCOUNT PAYBLE A/P LE FASI DEL PROCESSO, ATTIVITÀ ED UNITÀ ORGANIZZATIVE COINVOLTE IL MODELLO DI ANALISI DEL PROCESSO DI A/P La misurazione delle prestazioni: la dimensione costo La misurazione delle prestazioni: la dimensione tempo La misura delle prestazioni: la dimensione qualità I TIMORI DEGLI IMPRENDITORI I PROCESSI ESTERNALIZZABILI Facility Management (FM) Application Management (AM) Information Technology Outsourcing (ITO) Business Process Outsourcing (BPO) Business Trasformation Outsourcing (BTO) 246 CAPITOLO 19 ADOZIONE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN IMPRESE DI GRANDI DIMENSIONI di Stefano Salvadeo 1. PREMESSA CAUSE DI ADOZIONE DOCUMENTI COINVOLTI FUNZIONI AZIENDALI COINVOLTE CONSULENTI ESTERNI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO 251 INDICE 7. RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

9 8. MANUALE DELLA CONSERVAZIONE TEMPISTICHE DELL ADOZIONE CONCLUSIONI 257 CAPITOLO 20 L INTEGRAZIONE TRA FATTURAZIONE ELETTRONICA E STRUMENTI DI INCASSO E PAGAMENTO NEL CONTESTO NAZIONALE. CASE HISTORY: IL CASO INTESA SANPAOLO di Roberto Gorlier 1. LO SCENARIO DI RIFERIMENTO Le iniziative italiane sulla fattura elettronica Il CBI2 e i nuovi servizi Il posizionamento dell offerta del Gruppo Intesa Sanpaolo in ambito nazionale IL SERVIZIO EASY FATTURA DEL GRUPPO INTESA SANPAOLO NEL CONTESTO NAZIONALE Gli obiettivi del progetto per il lancio del servizio Easy Fattura L organizzazione e le fasi di progetto Descrizione della soluzione Easy Fattura: caratteristiche generali La gestione del ciclo attivo e passivo La conservazione a norma dei documenti VALUTAZIONE DELL ESPERIENZA Il successo di mercato grazie ai benefici abilitati per gli utenti finali Le communities interessate Le ulteriori opportunità fornite dal progetto: l estensione verso lo scenario internazionale 265 CAPITOLO 21 I SERVIZI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA INTERNAZIONALE di Renato A. Sica 1. IL CONTESTO DI RIFERIMENTO I PRESUPPOSTI DI BUSINESS PER I SERVIZI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA INTERNAZIONALE E LE OPPORTUNITÀ PER IL SISTEMA BANCARIO I SERVIZI BANCARI OGGETTO DI UNA POSSIBILE OFFERTA SULLA FATTURAZIONE ELETTRONICA INTERNAZIONALE 269 CAPITOLO 22 CASE HISTORY di Claudia Paltrinieri e Emanuela Giacomini 1. DALLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ALLO SVILUPPO DI NUOVI SCENARI INNOVATIVI FATTURAZIONE ELETTRONICA ALL INTERNO DELLA FILIERA DEL COMPARTO ELETTRICO

10 CAPITOLO 23 WHITE PAPER SULL ARCHIVIAZIONE A LUNGO TERMINE di Remo Tabanelli 1. PREMESSA ALCUNI INDISPENSABILI PREREQUISITI Considerazioni sulla durata o intervallo temporale di validità legale e relativo periodo di conservazione degli archivi Dati di contesto comuni o indispensabili alle operazioni di verifica RAPPRESENTAZIONE LOGICA DEL DOCUMENTO NOTE DI ANALISI TECNICA DELLE STRUTTURE FORMALI PER L ARCHIVIAZIONE A LUNGO TERMINE DEI DOCUMENTI Il concetto di originale riferito al documento digitale Attori e partecipanti al processo di archiviazione elettronica PROCESSI E FLUSSI Acquisizione e analisi dei documenti da archiviare Interazione con la/le C.A Time stamping Storage operations CONSIDERAZIONI SU ALCUNE IMPORTANTI FUNZIONALITÀ ACCESSORIE INTEROPERABILITÀ FORMATI DELLA STRUTTURA E STANDARDS 288 DOCUMENTAZIONE DIRETTIVA CEE DEL 20/12/2001, N DECRETO DEL 23/01/ DECRETO LEGISLATIVO DEL 20/02/2004, N DELIBERAZIONE CNIPA N. 11 DEL 19/02/ DELIBERAZIONE CNIPA N. 11/2004 DEL 19/02/ NOTE ESPLICATIVE DELLE REGOLE TECNICHE PER LA RIPRODUZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO OTTICO 310 DELIBERAZIONE 17/02/ REGOLE PER IL RICONOSCIMENTO E LA VERIFICA DEL DOCUMENTO INFORMATICO 315 DECRETO LEGISLATIVO DEL 07/03/2005 N CIRCOLARE N. 5/D DEL 25/01/ CIRCOLARE N. 45/E 365 CIRCOLARE N. 36/E 385 RISOLUZIONE N. 161/E 407 RISOLUZIONE N RISOLUZIONE N RISOLUZIONE N INDICE 17